Jen­seits von Corona: Wird die Krise zum Turbo für die Digitalisierung?

22. April 2020

Die Corona-Krise lähmt die Wirt­schaft – vor­erst. Denn eine Krise birgt immer auch Chan­cen: So erwar­ten die aller­meis­ten deut­schen IT-Ent­schei­der, dass die Pan­de­mie zum Kata­ly­sa­tor für die Digi­ta­li­sie­rung von Unter­neh­men wird.

Um die Aus­brei­tung des Virus Covid 19 zu ver­lang­sa­men, waren viele Unter­neh­men und Men­schen gezwun­gen, ihre Arbeits­wei­sen umzu­stel­len. Auch die­ser Text ent­steht gerade an einem Schreib­tisch, mit Blick auf den hei­mi­schen Gar­ten anstelle auf die Kol­le­gen: Bei Kyocera arbei­ten wir näm­lich seit ebenso wie andere Unter­neh­men auf­grund der aktu­el­len Situa­tion vor­ran­gig aus dem Home-Office. Kon­fe­ren­zen und Kun­den­ter­mine fin­den fast aus­schließ­lich vir­tu­ell statt. Dabei hat uns gehol­fen, dass wir bereits in den ver­gan­ge­nen Jah­ren die ent­spre­chen­den Struk­tu­ren geschaf­fen haben. Dies geht aber nicht jedem Unter­neh­men so.

Warum Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jekte ins Sto­cken geraten

Viele Unter­neh­men hin­ken bei der Digi­ta­li­sie­rung von Pro­zes­sen und Work­flows hin­ter­her. Zwar gab es schon vor Aus­bruch der Pan­de­mie einen Trend hin zum mobi­len Erfas­sen und Bear­bei­ten von Doku­men­ten sowie Mög­lich­kei­ten, aus dem Home-Office zu arbei­ten. Aller­dings gaben im Jahr 2019 noch fast zwei Drit­tel der Büro­an­ge­stell­ten in Deutsch­land ihrem Unter­neh­men nur mäßige Noten für die Umset­zung von smar­ten Arbeits­wei­sen.

Aktu­ell stellt sich daher die Frage mehr denn je: Müs­sen Mit­ar­bei­ter tat­säch­lich ins Büro kom­men, um Rech­nun­gen oder Auf­träge zu bear­bei­ten? Kann ein Geschäfts­füh­rer Ver­träge nicht auch vom eige­nen Küchen­tisch frei­ge­ben? Schließ­lich gibt es für all diese Geschäfts­pro­zesse längst digi­tale Lösun­gen. Wäh­rend bereits viele Unter­neh­men auf Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen set­zen, stockt in ande­ren Betrie­ben die Einführung.

Was ver­hin­dert die Digitalisierung

Zwar sehen 68 Pro­zent der IT- und Busi­ness-Ent­schei­der in Deutsch­land, Öster­reich und der Schweiz die Digi­ta­li­sie­rung von doku­men­ten­in­ten­si­ven Work­flows als Teil ihrer Unter­neh­mens­stra­te­gie an. Nach einer Erhe­bung des Markt­for­schungs­in­sti­tuts IDC im Auf­trag von Kyocera aus dem Januar 2020 hat aber gerade ein­mal ein Vier­tel von ihnen diese Umstel­lung bereits umfas­send umge­setzt. Rund 17 Pro­zent begin­nen gerade erst mit den not­wen­di­gen Eva­lu­ie­run­gen und Planungen.

Die Gründe für das Fest­hal­ten am Papier sind laut Stu­di­en­teil­neh­mern vielfältig:

  • Gesetz­li­che Vor­schrif­ten ver­lan­gen ver­meint­lich die Archi­vie­rung in Papierform.
  • Die Kun­den wün­schen vom Anbie­ter bei Rech­nun­gen, Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen oder Brie­fen die Papier­form zu wahren.
  • Etwa jedes vierte Unter­neh­men prä­fe­riert papie­rene Doku­mente, weil das „schon immer“ so gemacht wurde.

Was dabei einige über­se­hen: Die aktu­elle Daten­schutz­grund­ver­ord­nung (DSGVO) kann bei elek­tro­ni­scher Erfas­sung und Spei­che­rung von Doku­men­ten sogar bes­ser ein­ge­hal­ten wer­den als bei der die Arbeit mit Papier. Wenn Unter­neh­men näm­lich nicht sofort erken­nen, wo sich bestimmte per­sön­li­che Daten von Kun­den oder Lie­fe­ran­ten befin­den, erschwert das deren Prü­fung. Zu Beden­ken gilt es zudem, dass immer mehr Geschäfts­part­ner selbst auf dem Weg zur Digi­ta­li­sie­rung vor­an­schrei­ten und daher oft die Umstel­lung auf digi­tale Pro­zesse und Work­flows einfordern.

Auf­bre­chen alter Struk­tu­ren und Denkweisen

Das größte Hin­der­nis ist laut der Umfrage aber kein tech­no­lo­gi­sches: Die Ein­füh­rung von digi­ta­len Arbeits­wei­sen bzw. die Akzep­tanz ent­spre­chen­der Lösun­gen kann nur gelin­gen, wenn sowohl Füh­rungs­kräfte als auch Mit­ar­bei­ter auf die Reise mit­ge­nom­men werden.

So sehen die meis­ten Ent­schei­der das Auf­bre­chen alter Struk­tu­ren als größ­tes Hin­der­nis bei der Umset­zung von Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jek­ten. Dage­gen tre­ten sogar andere Hemm­nisse wie die Bereit­stel­lung von Bud­gets, feh­len­des Know-how oder die Sicher­stel­lung des Daten­schut­zes in den Hin­ter­grund. Für eine erfolg­rei­che Digi­ta­li­sie­rung wird damit die Mit­nahme der eige­nen Mit­ar­bei­ter und Kol­le­gen zum Schlüs­sel­ele­ment. Gleich­zei­tig müs­sen diese moti­viert wer­den, die neuen Arbeits­ver­hält­nisse für sich anzunehmen.

Die Corona-Krise als Chance für die Digitalisierung

Genau hier kann aber die aktu­elle Krise zur Chance wer­den: Durch die Restrik­tio­nen wer­den wir im Moment dazu gezwun­gen, pri­mär digi­tal zu arbei­ten und uns ent­spre­chen­den Tech­no­lo­gien zu öff­nen. Corona kann somit zu einer brei­te­ren Akzep­tanz von digi­ta­len Lösun­gen sowie der Arbeit aus dem Home-Office beitragen.

Dies wird durch eine Umfrage des Baye­ri­schen For­schungs­in­sti­tuts für Digi­tale Trans­for­ma­tion (BIDT) bestä­tigt: 1.595 Erwerbs­tä­tige wur­den darin Ende März 2020 zu ihrem Arbeits­le­ben befragt. Laut den For­schern arbei­te­ten vor Corona 35 Pro­zent der Befrag­ten zumin­dest ab und zu im Home-Office. In der Krise sind es 43 Pro­zent. Die Umfrage zeigt auch, dass die meis­ten Men­schen zufrie­den mit dem Home-Office sind. Das Gros kann sich nach der Krise vor­stel­len, auch wei­ter von zu Hause aus zu arbeiten.

Trei­ben Sie jetzt die Digi­ta­li­sie­rung im Unter­neh­men voran

Ver­ant­wort­li­che in klei­nen und mitt­le­ren Unter­neh­men soll­ten daher die aktu­elle Situa­tion zum Anlass neh­men, ihre Pro­zesse in Bezug auf Fle­xi­bi­li­tät und Mobi­li­tät zu über­prü­fen. Dies gilt vor allem für die doku­men­ten­in­ten­si­ven Geschäfts­ab­läufe. Ob Ver­trags- oder Ange­bots­er­stel­lung, Rech­nungs­frei­ga­ben oder Per­so­nal­pla­nung – die meis­ten Pro­zesse in Unter­neh­men sind doku­men­ten­ba­siert. Fra­gen Sie sich daher, ob Ihre aktu­el­len Doku­men­ten­work­flows die Anfor­de­run­gen an einer neuen Arbeits­welt erfül­len? Kön­nen Ihre Mit­ar­bei­ter sicher auf die in den Geschäfts­do­ku­men­ten ent­hal­te­nen Infor­ma­tio­nen sicher und schnell zugrei­fen? Wer­den dabei die Anfor­de­run­gen an die DSGVO ein­ge­hal­ten? Las­sen sich Pro­zesse in Unter­neh­mens­be­rei­chen optimieren?

Rat­ge­ber: Mobi­les Arbeiten

Einige Tipps, wie Sie die Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Doku­men­ten­pro­zesse vor­an­trei­ben kön­nen fin­den Sie in unse­rem Rat­ge­ber. Die­sen haben wir gemein­sam mit IDC ent­wi­ckelt und kann hier kos­ten­frei her­un­ter­ge­la­den werden.

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