Um die Ausbreitung des Virus Covid 19 zu verlangsamen, waren viele Unternehmen und Menschen gezwungen, ihre Arbeitsweisen umzustellen. Auch dieser Text entsteht gerade an einem Schreibtisch, mit Blick auf den heimischen Garten anstelle auf die Kollegen: Bei Kyocera arbeiten wir nämlich seit ebenso wie andere Unternehmen aufgrund der aktuellen Situation vorrangig aus dem Home-Office. Konferenzen und Kundentermine finden fast ausschließlich virtuell statt. Dabei hat uns geholfen, dass wir bereits in den vergangenen Jahren die entsprechenden Strukturen geschaffen haben. Dies geht aber nicht jedem Unternehmen so.
Warum Digitalisierungsprojekte ins Stocken geraten
Viele Unternehmen hinken bei der Digitalisierung von Prozessen und Workflows hinterher. Zwar gab es schon vor Ausbruch der Pandemie einen Trend hin zum mobilen Erfassen und Bearbeiten von Dokumenten sowie Möglichkeiten, aus dem Home-Office zu arbeiten. Allerdings gaben im Jahr 2019 noch fast zwei Drittel der Büroangestellten in Deutschland ihrem Unternehmen nur mäßige Noten für die Umsetzung von smarten Arbeitsweisen.
Aktuell stellt sich daher die Frage mehr denn je: Müssen Mitarbeiter tatsächlich ins Büro kommen, um Rechnungen oder Aufträge zu bearbeiten? Kann ein Geschäftsführer Verträge nicht auch vom eigenen Küchentisch freigeben? Schließlich gibt es für all diese Geschäftsprozesse längst digitale Lösungen. Während bereits viele Unternehmen auf Dokumentenmanagement-Lösungen setzen, stockt in anderen Betrieben die Einführung.
Was verhindert die Digitalisierung
Zwar sehen 68 Prozent der IT- und Business-Entscheider in Deutschland, Österreich und der Schweiz die Digitalisierung von dokumentenintensiven Workflows als Teil ihrer Unternehmensstrategie an. Nach einer Erhebung des Marktforschungsinstituts IDC im Auftrag von Kyocera aus dem Januar 2020 hat aber gerade einmal ein Viertel von ihnen diese Umstellung bereits umfassend umgesetzt. Rund 17 Prozent beginnen gerade erst mit den notwendigen Evaluierungen und Planungen.
Die Gründe für das Festhalten am Papier sind laut Studienteilnehmern vielfältig:
- Gesetzliche Vorschriften verlangen vermeintlich die Archivierung in Papierform.
- Die Kunden wünschen vom Anbieter bei Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Briefen die Papierform zu wahren.
- Etwa jedes vierte Unternehmen präferiert papierene Dokumente, weil das „schon immer“ so gemacht wurde.
Was dabei einige übersehen: Die aktuelle Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) kann bei elektronischer Erfassung und Speicherung von Dokumenten sogar besser eingehalten werden als bei der die Arbeit mit Papier. Wenn Unternehmen nämlich nicht sofort erkennen, wo sich bestimmte persönliche Daten von Kunden oder Lieferanten befinden, erschwert das deren Prüfung. Zu Bedenken gilt es zudem, dass immer mehr Geschäftspartner selbst auf dem Weg zur Digitalisierung voranschreiten und daher oft die Umstellung auf digitale Prozesse und Workflows einfordern.
Aufbrechen alter Strukturen und Denkweisen
Das größte Hindernis ist laut der Umfrage aber kein technologisches: Die Einführung von digitalen Arbeitsweisen bzw. die Akzeptanz entsprechender Lösungen kann nur gelingen, wenn sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter auf die Reise mitgenommen werden.
So sehen die meisten Entscheider das Aufbrechen alter Strukturen als größtes Hindernis bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten. Dagegen treten sogar andere Hemmnisse wie die Bereitstellung von Budgets, fehlendes Know-how oder die Sicherstellung des Datenschutzes in den Hintergrund. Für eine erfolgreiche Digitalisierung wird damit die Mitnahme der eigenen Mitarbeiter und Kollegen zum Schlüsselelement. Gleichzeitig müssen diese motiviert werden, die neuen Arbeitsverhältnisse für sich anzunehmen.
Die Corona-Krise als Chance für die Digitalisierung
Genau hier kann aber die aktuelle Krise zur Chance werden: Durch die Restriktionen werden wir im Moment dazu gezwungen, primär digital zu arbeiten und uns entsprechenden Technologien zu öffnen. Corona kann somit zu einer breiteren Akzeptanz von digitalen Lösungen sowie der Arbeit aus dem Home-Office beitragen.
Dies wird durch eine Umfrage des Bayerischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation (BIDT) bestätigt: 1.595 Erwerbstätige wurden darin Ende März 2020 zu ihrem Arbeitsleben befragt. Laut den Forschern arbeiteten vor Corona 35 Prozent der Befragten zumindest ab und zu im Home-Office. In der Krise sind es 43 Prozent. Die Umfrage zeigt auch, dass die meisten Menschen zufrieden mit dem Home-Office sind. Das Gros kann sich nach der Krise vorstellen, auch weiter von zu Hause aus zu arbeiten.
Treiben Sie jetzt die Digitalisierung im Unternehmen voran
Verantwortliche in kleinen und mittleren Unternehmen sollten daher die aktuelle Situation zum Anlass nehmen, ihre Prozesse in Bezug auf Flexibilität und Mobilität zu überprüfen. Dies gilt vor allem für die dokumentenintensiven Geschäftsabläufe. Ob Vertrags- oder Angebotserstellung, Rechnungsfreigaben oder Personalplanung – die meisten Prozesse in Unternehmen sind dokumentenbasiert. Fragen Sie sich daher, ob Ihre aktuellen Dokumentenworkflows die Anforderungen an einer neuen Arbeitswelt erfüllen? Können Ihre Mitarbeiter sicher auf die in den Geschäftsdokumenten enthaltenen Informationen sicher und schnell zugreifen? Werden dabei die Anforderungen an die DSGVO eingehalten? Lassen sich Prozesse in Unternehmensbereichen optimieren?
Ratgeber: Mobiles Arbeiten
Einige Tipps, wie Sie die Digitalisierung Ihrer Dokumentenprozesse vorantreiben können finden Sie in unserem Ratgeber. Diesen haben wir gemeinsam mit IDC entwickelt und kann hier kostenfrei heruntergeladen werden.
