Digi­ta­li­sie­rung: Auf­bre­chen alter Struk­tu­ren ist größ­tes Hindernis

8. Januar 2020

Das Auf­bre­chen alter Struk­tu­ren wird von den meis­ten IT- und Unter­neh­mens­ent­schei­dern in der DACH-Region als größ­tes Hin­der­nis bei der Digi­ta­li­sie­rung gese­hen. Dies hat eine Umfrage von IDC im Auf­trag von Kyocera Docu­ment Solu­ti­ons ergeben.

Die Digi­ta­li­sie­rung von papier­ba­sier­ten Doku­men­ten gehört in den meis­ten Unter­neh­men zum Tages­ge­schäft. So geben 66 Pro­zent der Unter­neh­mens­ver­ant­wort­li­chen in Deutsch­land, Öster­reich und der Schweiz an, dass die Auto­ma­ti­sie­rung papier­ba­sier­ter Geschäfts­pro­zesse die Grund­lage für die digi­tale Trans­for­ma­tion des gesam­ten Unter­neh­mens sei. Dies geht aus der Stu­die „Digi­ta­les Arbei­ten“ her­vor, die das Markt­for­schungs­in­sti­tut IDC exklu­siv für Kyocera Docu­ment Solu­ti­ons durch­ge­führt hat. 250 IT- und Unter­neh­mens­ent­schei­der in Deutsch­land, Öster­reich und der Schweiz wur­den darin von den Markt­for­schern befragt.

Digi­ta­li­sie­rung der Geschäfts­pro­zesse genießt Priorität

Die Mehr­heit aller Unter­neh­men hat laut Stu­die damit begon­nen, Vertrags‑, Rech­nungs- und Bestell­pro­zesse zu digi­ta­li­sie­ren, oder plant dies zu tun. Doch es besteht nicht nur Einig­keit dar­über, dass die Digi­ta­li­sie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen das zen­trale Thema der IT im Jahr 2020 sein wird – auch bei der größ­ten Her­aus­for­de­rung ist man sich einig. So nannte die Mehr­heit der befrag­ten Ent­schei­der in allen drei Län­dern das Auf­bre­chen alter Struk­tu­ren als größ­tes Hin­der­nis, das es zu über­win­den gilt.

Woran liegt das? Die Digi­ta­li­sie­rung bestimmt seit meh­re­ren Jah­ren die Agenda in den meis­ten Unter­neh­men. Müsste nicht längst ein Bewusst­sein in den Köp­fen der Mit­ar­bei­ter und Füh­rungs­kräfte für den Wan­del vor­han­den sein? Nun ja, auch bei der Digi­ta­li­sie­rung ist es wie mit den Neu­jahrs­vor­sät­zen: Über neue Arbeits­wei­sen zu spre­chen ist eine Sache, neue Arbeits­wei­sen ein­zu­füh­ren eine ganz andere.

So stellt der digi­tale Wan­del vor allem tra­di­tio­nelle Unter­neh­men vor Her­aus­for­de­run­gen: Viele Betriebe sind in den ver­gan­ge­nen Jah­ren gut mit hier­ar­chi­schen Struk­tu­ren, Ent­schei­dun­gen, die par ordre du mufti getrof­fen wer­den, sowie Kon­trolle und Abtei­lungs­si­los gefah­ren. Diese Struk­tu­ren sind eta­bliert. Das Pro­blem: Im digi­ta­len Zeit­al­ter sind andere Werte wich­tig. Schnel­lig­keit, Agi­li­tät, Fle­xi­bi­li­tät, Team­ar­beit und Inno­va­ti­ons­fä­hig­keit sind gefragt, um sich dem Wett­be­werb zu stel­len. Des­halb steigt gerade der Druck auf ältere, tra­di­tio­nelle Unter­neh­men, sich orga­ni­sa­to­risch zu wandeln.

Es geht darum, eta­blierte Struk­tu­ren zu verändern

Die Ein­stel­lun­gen und Gewohn­hei­ten der Beleg­schaft zu ver­än­dern ist aber keine leichte Auf­gabe. Ein Pro­blem: Es gibt kein defi­nier­tes Ziel, an dem man sagt: „Geschafft, nun sind wir digi­tal!“ Die Digi­ta­li­sie­rung ist ein fort­lau­fen­der Pro­zess, der viel Zeit in Anspruch nimmt. Die­ses Kon­zept ist für eta­blierte Unter­neh­men mit ihren Quar­tals- und Jah­res­plä­nen unge­wohnt und trifft daher oft auf Skepsis.

Was also kann man tun? Zunächst ein­mal ist es wich­tig, sich bei der Auto­ma­ti­sie­rung von Doku­men­ten­pro­zes­sen nicht nur auf den tech­no­lo­gi­schen Aspekt einer IT-Lösung zu kon­zen­trie­ren. Die Ein­füh­rung von Doku­men­ten­ma­nage­ment­lö­sun­gen (DMS) zielt dar­auf ab, die Arbeits­ge­wohn­hei­ten zu ver­än­dern. Das Auf­bre­chen alter Struk­tu­ren ist somit nicht nur die größte Her­aus­for­de­rung, son­dern zugleich das Ziel!

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So räu­men Sie Hin­der­nisse bei der Digi­ta­li­sie­rung aus

  1. Kom­mu­ni­zie­ren Sie bereits im Vor­feld die Vor­teile und Ziele, die Sie mit der Ein­füh­rung einer DMS-Lösung anstre­ben. Refe­ren­zen des Lösungs­an­bie­ters hel­fen, Abtei­lungs­lei­ter oder Ihren Geschäfts­füh­rer zu über­zeu­gen. So kön­nen Sie kon­krete Ziele und Kenn­zah­len (KPIs) benen­nen. Zei­gen Sie dabei nicht nur mone­täre Ziele auf, son­dern auch die Poten­ziale, die durch digi­tale Arbeits­wei­sen ent­ste­hen. Dies könn­ten zum Bei­spiel ein stär­ke­rer Kun­den­fo­kus, schnel­lere Durch­lauf­zei­ten oder ver­bes­serte Lie­fer­ge­schwin­dig­kei­ten sein.
  2. Bin­den Sie Mit­ar­bei­ter aus den betrof­fe­nen Abtei­lun­gen ein und vor allem: Neh­men Sie ihr Feed­back ernst. Wenn die IT ein­fach nur eine Lösung zur Ver­fü­gung stellt, die eine Ver­än­de­rung des Gewohn­ten mit sich bringt, kann dies Mit­ar­bei­ter und Kol­le­gen schnell ver­schre­cken. Schlim­mer noch: Es kann sie gegen das Pro­jekt und die von Ihnen favo­ri­sierte Lösung ein­neh­men. Kom­mu­ni­zie­ren Sie daher die Ziele eines Pro­jekts trans­pa­rent. Grei­fen Sie auf die Erfah­rung von exter­nen Bera­tern zurück, die bereits Erfah­rung in ande­ren Unter­neh­men gesam­melt haben.
  3. Zugleich ist es wich­tig, Zustän­dig­kei­ten und Ver­ant­wort­lich­kei­ten in der Zusam­men­ar­beit fest­zu­le­gen. Es gilt, begreif­bar zu machen, was genau die Digi­ta­li­sie­rung für den Arbeits­be­reich der jewei­li­gen Mit­ar­bei­ter bedeu­tet. Unter­stüt­zung bei der Kom­mu­ni­ka­tion der Inno­va­ti­ons­ziele kön­nen Sie zudem von der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ab­tei­lung bzw. Ihrem Mar­ke­ting erhal­ten. Diese kön­nen die Ein­füh­rung einer Soft­ware mit krea­ti­ven Mit­ar­bei­ter­ak­tio­nen lan­cie­ren. Auf diese Weise ist die Ein­füh­rung einer DMS-Lösung auto­ma­tisch nicht nur ein IT-Pro­jekt, son­dern eines, das das gesamte Unter­neh­men verfolgt.

 

Case Study KYOCERA Work­flow Manager

Wie die Ein­füh­rung einer sol­chen Lösung gelingt, zeigt unser Pra­xis­bei­spiel vom Abfall­ent­sor­gungs­ver­band Schwarze Els­ter. Hier ent­schied man sich für den KYOCERA Work­flow Mana­ger. Die­ser zeich­net sich durch eine hohe Ska­lier­bar­keit sowie Anwen­der­freund­lich­keit aus. So war es mög­lich, digi­tale Geschäfts­pro­zesse zunächst in der Buch­hal­tung umzu­set­zen. Hier band man direkt die Key-User ein, um auf diese Weise einen inter­nen Case zu schaf­fen. Die­ser half im Anschluss andere Abtei­lun­gen zu überzeugen:

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