Unter dem Motto „Making information faster“ möchte Kyocera Unternehmen bei der digitalen Transformation unterstützen. Dietmar Nick, Geschäftsführer Kyocera Document Solutions, verrät wie dies gelingen soll.
Kyocera möchte Informationen schneller machen: Was bedeutet das und wie genau geht Kyocera hier vor?
Dietmar Nick: Kyocera hat sich in den vergangenen Jahren massiv weiterentwickelt. Das ist insbesondere an unserem Produktportfolio erkennbar: So kümmern wir uns seit rund acht Jahren nicht mehr nur um das gedruckte Dokument, sondern decken sämtliche Aspekte des Informationsmanagements ab: Vom Input über die Verarbeitung bis zum Output. Auf diese Weise bieten wir Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz, um ihre Geschäftsprozesse zukunftsfähig zu machen: Also nicht nur schneller, sondern auch mobiler, sicherer und nachhaltiger.
Warum ist es so wichtig, dass Unternehmen ihre Geschäftsprozesse optimieren?
Nick: Dokumenten-Workflows sind die Grundlage der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Daher können Unternehmen nur dann ihr ganzes Potenzial abrufen, wenn ihre Geschäftsprozesse vernetzt, agil und effizient sind. Genau dies ermöglicht der Einsatz von intelligenter Soft-und Hardware sowie Services: Abläufe lassen sich automatisieren, Vorgänge werden nachvollziehbar beziehungsweise kontrollierbar und auch mobiles Arbeiten wird gefördert.
Die digitale Transformation ist ja schon seit vielen Jahren das Thema in der Wirtschaft: Wie weit sind Unternehmen?
Nick: Hier besteht oft noch Verbesserungsbedarf: Die Corona-Pandemie und im Speziellen die Homeoffice-Pflicht hat aufgedeckt, dass in vielen Unternehmen Prozesse nicht wirklich agil sind. Wenn Manager zur Freigabe von Rechnungen ins Büro kommen müssen, um Unterschriften zu leisten, sind die Prozesse nicht wirklich State-of-the-Art. Das gilt auch, wenn Mitarbeitende für die Suche nach bestimmten Informationen erst einen Aktenordner im Archiv suchen müssen. All diese Workflows lassen sich effizienter gestalten, was in vielen Unternehmen noch nicht der Fall ist. So haben laut Bitkom-Studie 61 Prozent der Unternehmen durch Corona festgestellt, dass viele ihrer analogen Geschäftsprozesse das Arbeiten im Homeoffice behindern. 95 Prozent wollen daher die Digitalisierung ihrer Workflows vorantreiben. Genau hier setzen wir an.
Wie viel Potenzial steck in den Geschäftsprozessen eines Unternehmens?
Nick: Es gibt eine Reihe von Mehrwerten, die optimierte Geschäftsprozesse bringen: Kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Beantwortung auf Kundenanfragen, Realisation von hybriden Arbeitskonzepten, Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und noch viel mehr. Zudem lässt sich auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Laut einer Studie, die Statista im Jahr 2020 für uns umgesetzt hat, verbringen Büroangestellte im Schnitt zwei Stunden am Tag mit der Dokumentenverwaltung. Diese Zeit können wir mit unseren Lösungen deutlich reduzieren und ermöglichen es Mitarbeitenden, nicht Stunden mit der lästigen Informationsbeschaffung zu verbringen.
Warum ist der Mittelstand bei der Optimierung der Geschäftsprozesse eher verhalten?
Nick: Die größte Hürde beim Einsatz neuer Technologien ist gerade für kleine und mittlere Unternehmen die fehlende Zeit im Alltagsgeschäft. Digitalisierung muss häufig nebenher mitgemacht werden. Fehlendes Know-how und Personal hindern bei der Umsetzung von Projekten. Insbesondere dann, wenn der Nutzen einer Investition nicht klar ist. Hier setzen wir mit dem Kyocera Workflow Manager an. Dieser lässt sich durch seinen modularen Aufbau leicht in Abläufe implementieren, sodass eine Prozessverbesserung sehr schnell zu erkennen ist. Durch den skalierbaren Aufbau können Unternehmen mit unserer DMS-Lösung im Vergleich direkt starten.
Bei der digitalen Transformation ist seit Jahrzehnten vom papierlosen Büro die Rede. Wird Kyocera sich daher vom gedruckten Dokument verabschieden?
Nick: Auch wenn es gerade im Office-Bereich immer digitaler wird: Vom papierlosen Büro sind wir immer noch weit entfernt. Laut einer Umfrage, die wir in Auftrag gegeben haben arbeiteten 2019 nur vier Prozent der befragten Büroangestellten völlig papierlos. Zudem gibt es einige Bereiche wie die Logistik oder auch Branchen, in denen Papier unverzichtbar ist. Zu unserem Produktportfolio gehören dementsprechend auch in Zukunft Druck- und Multifunktionssysteme sowie Lösungen für den Produktionsdruck. Unser Ansatz ist es, Dokumenten- und Informationsprozesse ganzheitlich zu optimieren: Egal, ob Informationen gedruckt oder digital vorliegen.
Wie genau unterstützt Kyocera bei der Optimierung von Geschäftsprozessen?
Nick: Die digitale Transformation ist ein Prozess. Daher sollte man seine Workflows regelmäßig auf den Prüfstand stellen und schauen, ob diese die heutigen und zukünftigen Anforderungen erfüllen. Hier setzen wir gemeinsam mit unseren Fachhandelspartnern an, um eine Optimierungsstrategie zu entwickeln. Wichtig ist, dass Unternehmen „ans Machen“ kommen. Wir empfehlen bei besonders dokumentenintensiven Prozessen anzusetzen, da hier Erfolge schnell sichtbar werden. Klassisch ist dies der Rechnungsfreigabeprozess. Hier sind unterschiedliche Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen beteiligt. Diese Prozesskette kann man mit unseren Hardware- und Software-Lösungen sowie Services deutlich optimieren und Durchlaufzeiten beschleunigen. Zugleich steigt die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter bei Kundenrückfragen.
Zur Kyocera-Gruppe gehören auch Unternehmen wie die ALOS GmbH, die AKI GmbH sowie die DMS-Anbieter Ceyoniq Technology GmbH und Optimal Systems. Wie sieht die Zusammenarbeit mit diesen Unternehmen aus?
Jedes Unternehmen ist eigenständig und operiert unabhängig voneinander. Da aber alle zum Kyocera-Konzern gehören, gibt es viele Synergien. Unser Ziel ist es das Know-how, das in all diesen Unternehmen besteht zusammenzubringen. Wir kommen aus dem Office-Druck und verstehen mit unseren Fachhandelspartnern die Anforderungen des Mittelstands sehr genau. Mit der ALOS GMBH haben wir zudem ein Unternehmen, dass auf die Implementierung und Umsetzung von Dokumentenmanagement-Systemen spezialisiert ist. Die AKI GmbH ist auf die Optimierung von Druckprozessen beziehungsweise des Output Managements spezialisiert. Die Kompetenzen der Kyocera-Gruppe wollen wir unter dem gemeinsamen Leistungsversprechen „Making information faster“ zusammenbringen. Die Brand Kyocera soll somit für die ganzheitliche Optimierung von Informationsprozessen stehen – ob digital oder papierbasiert.
Vielen Dank für das Gespräch!
Das Kyocera-Markenversprechen: Making information faster
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Kyocera Podcast: So gelingt die digitale Transformation
Im Rahmen unseres Livestream-Formats Kyocera Insights diskutierte Moderator Torsten Knippertz mit Dietmar Nick (Kyocera) und Marco Becker (IDC Central Europe) darüber, wie die digitale Transformation im Unternehmen gelingt. Welche Herausforderungen bestehen bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten? Welches Potenzial bieten Dokumentenmanagement-Lösungen dabei? Die Aufzeichnung des Livestreams gibt es hier – den Talk überall, wo es Podcasts gibt. Einfach in der Podcast-App (z. B. Spotify, Google Podcast oder Apple Podcast) nach “Kyocera Podcast” suchen und abonnieren.
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