Diese Geschäfts­pro­zesse soll­ten Sie unbe­dingt digitalisieren

Noch immer hat ein Groß­teil der Unter­neh­men in Deutsch­land und Öster­reich seine doku­men­ten­ba­sier­ten Geschäfts­pro­zesse nicht digi­ta­li­siert. Dies geht aus der aktu­el­len Kyocera-Stu­die her­vor. Abhilfe schaf­fen Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme (DMS). Für drei Geschäfts­pro­zesse ist es beson­ders loh­nend, sie mit­tels DMS zu digitalisieren.

Die Suche nach Doku­men­ten ist einer der größ­ten Zeit­fres­ser im Unter­neh­men. Dies hat eine aktu­elle Umfrage von Kyocera erge­ben: Zwi­schen ein und zwei Stun­den pro Tag lie­ßen sich laut den Befrag­ten durch die Ein­füh­rung von digi­ta­len Lösun­gen ein­spa­ren. Doch Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme wie der Kyocera Work­flow Mana­ger ver­mö­gen noch mehr, als nur die Doku­men­ten­su­che zu beschleu­ni­gen: Neben der Schaf­fung eines digi­ta­len Archivs unter­stüt­zen DMS-Lösun­gen Ihre Mit­ar­bei­ter dabei, Geschäfts­work­flows zu opti­mie­ren.

Inves­ti­tion in DMS-Lösung lohnt sich fast immer

Abläufe wer­den damit nicht nur nach­voll­zieh­ba­rer und effi­zi­en­ter – auch gesetz­li­che Anfor­de­run­gen wie die GoBD kön­nen so bes­ser ein­ge­hal­ten wer­den. Zudem schaf­fen Unter­neh­men durch die Ein­füh­rung von digi­ta­len Work­flows die Infra­struk­tur, die mobi­les und fle­xi­bles Arbei­ten ermög­licht. Anstatt ins Büro zu kom­men, kön­nen Mit­ar­bei­ter auch aus dem Home­of­fice auf Doku­mente Zugriff neh­men bzw. diese gemein­sam bearbeiten.
Gerade für kleine und mitt­lere Unter­neh­men lohnt sich die Inves­ti­tion in ein DMS. Mit dem Kyocera Work­flow Mana­ger bie­ten wir eine DMS-Lösung, die spe­zi­ell für KMU ent­wi­ckelt wurde. Dank des modu­la­ren Auf­baus kann die Soft­ware schnell imple­men­tiert wer­den. Auf­wen­dige Work­shops und Cus­to­mi­zing-Pro­zesse ent­fal­len. So las­sen sich Geschäfts­pro­zesse schnell digitalisieren.

Drei digi­tale Geschäfts­pro­zesse, von denen Sie profitieren

Diese drei Work­flows loh­nen sich beson­ders, da hier sehr schnell große Effekte erzielt wer­den kön­nen. So ist der Return-on-Invest­ment schnell gege­ben und die Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit steigt:

Pro­zess #1: Ein­gangs­rech­nun­gen digi­tal verarbeiten

In vie­len Unter­neh­men sieht der Rech­nungs­ein­gangs­pro­zess wie folgt aus: Rech­nun­gen gehen am Emp­fang auf dem Post­weg ein. Hier wer­den sie von der Emp­fangs­mit­ar­bei­te­rin geöff­net, mit einem Ein­gangs­stem­pel ver­se­hen und in die Buch­hal­tung gege­ben. Danach wer­den die Rech­nun­gen phy­sisch zum jeweils zustän­di­gen Mit­ar­bei­ter in der Abtei­lung beför­dert, der die sach­li­che Rich­tig­keit prüft und bestätigt.

Oft macht die­ser dann noch eine Kopie, bevor er die Rech­nung an die Buch­hal­tung über­gibt. Dort erfolgt noch­mals eine Prü­fung der rech­ne­ri­schen Rich­tig­keit (Abwei­chun­gen vom Ange­bot, Mehr­wert­steuer rich­tig berech­net). Erst danach wird die Rech­nung in die Soft­ware für Buchhal­tung und Rech­nungs­we­sen ein­ge­bucht. Mit dem nächs­ten Rech­nungs­lauf wird der Betrag über­wie­sen. Ist der Rech­nungs­stel­ler noch unbe­kannt, wird ein Debi­to­ren­konto ange­legt. Ins­ge­samt sind also schnell bis zu sechs Per­so­nen über einen Zeit­raum von meh­re­ren Tagen mit dem Vor­gang beschäf­tigt – zeit­kri­ti­scher wird es, wenn einer oder meh­rere Betei­ligte krank­heits- oder urlaubs­be­dingt fehlen.

Die Rech­nung wird auf der Post­stelle ein­ge­scannt, der Bestel­ler erhält eine Nach­richt über sein E‑Mail-Pro­gramm. Er loggt sich in den Kyocera Work­flow Mana­ger ein, kann die hier digi­tal abge­legte Rech­nung prü­fen bzw. die sach­li­che Rich­tigkeit bestä­ti­gen. Dies alles macht er mit nur weni­gen Maus­klicks. Die Rech­nung geht dann in einem fest de­finierten Work­flow an den nächs­ten zustän­di­gen Mit­ar­bei­ter oder, falls die­ser im Urlaub ist, an die Ver­tre­tung. In der Regel redu­zie­ren sich dadurch die Pro­zess­lauf­zei­ten auf Bruch­teile des Zeit­auf­wands für die hän­di­sche Bear­bei­tung. Des­halb las­sen sich auch alle Skonti aus­schöp­fen. Vor allem sin­ken die inter­nen Per­so­nal­kos­ten für die Bear­bei­tung. Wird die Rech­nung zudem mit einer OCR-Tex­terken­nung gescannt, ist auch die spä­tere Suche nach bestimm­ten Doku­men­ten in der Soft­ware kein Pro­blem mehr.

Pro­zess #2: Ver­träge digi­tal verwalten

Vom ers­ten Ver­trags­ent­wurf bis zur Ver­trags­schlie­ßung und ‑abwick­lung: Bei der Erstel­lung von Ver­trä­gen sind gleich meh­rere Mit­ar­bei­ter aus unter­schied­li­chen Abtei­lun­gen betei­ligt. Die ein­zel­nen Ver­träge und Ver­ein­ba­run­gen wer­den dann in einem Ver­zeich­nis abge­legt. Oft­mals sind hier auch Begleit­do­ku­mente zu fin­den, die für den Abschluss not­wen­dig sind. Doch wie sind die Kün­di­gungs­fris­ten? Wie lange ist die Ver­trags­lauf­zeit? Wurde das Doku­ment von der Rechts­ab­tei­lung bereits freigegeben?

Bei papier­ba­sier­ten Ver­trä­gen sind diese Fra­gen nicht leicht zu beant­wor­ten. Anders mit einer DMS-Lösung: Diese unter­stützt und über­wacht alle Pro­zess­schritte. Jeder Bear­bei­ter sieht nach dem Ein­log­gen recht­zei­tig, wel­che Auf­ga­ben er wahr­zu­neh­men hat, oder wird über eine vom Sys­tem aus­ge­löste E‑Mail dar­über infor­miert. Alle Vor­gänge, ob E‑Mails, Bil­der, Neben­ab­spra­chen oder Ereig­nisse rund um den Ver­trag, lan­den auto­ma­tisch in der elek­tro­ni­schen Ver­trags­akte. Und weil alles an defi­nier­ten Spei­cher­or­ten liegt, las­sen sich selbst nach Jah­ren alle Ver­träge mit weni­gen Maus­klicks wie­der­fin­den und weiterbearbeiten.

Pro­zess #3: Kun­den­ak­ten digitalisieren

Ob es um die Annahme von Bestel­lun­gen oder um Rekla­ma­tio­nen geht, um Aus­künfte zum aktu­el­len Lie­fer­sta­tus, um Fra­gen zu frü­he­ren Lie­fe­run­gen oder um tech­ni­sche Infor­ma­tio­nen – für alle Mit­ar­bei­ter mit Kun­den­kon­takt ist ein schnel­ler und zen­tra­ler Zugriff auf kun­den­be­zo­gene Infor­ma­tio­nen essen­ti­ell. Aller­dings sind die Infor­ma­tio­nen zu den ein­zel­nen Kun­den­pro­jek­ten nicht ein­heit­lich gepflegt, sodass die Sach­be­ar­bei­ter nicht umge­hend auf neue Anfra­gen reagie­ren können.

In einem DMS-Sys­tem kön­nen Mit­ar­bei­ter Kun­den­ak­ten digi­tal ver­wal­ten: So kön­nen Mit­ar­bei­ter über die inte­grierte Such­funk­tion sämt­li­che Ein­träge zu einem Kun­den schnell fin­den. Auch die Suche aus ande­ren Appli­ka­tio­nen, wie dem Edi­tor, dem ERP-Sys­tem oder einer Web­site, ist pro­blem­los mög­lich. So fin­den Mit­ar­bei­ter sehr ein­fach alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen zu einem Vor­gang in Sekundenschnelle.

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Der Kyocera Work­flow Mana­ger unter­stützt bereits zahl­rei­che Kun­den bei ihren Geschäfts­pro­zes­sen. Ver­ein­ba­ren Sie daher jetzt einen unver­bind­li­chen Bera­tungs­ter­min oder ler­nen Sie unsere Soft­ware ken­nen. Schrei­ben Sie uns ein­fach eine E‑Mail. Wei­tere Infor­ma­tio­nen zu unse­rer DMS-Lösung für den Mit­tel­stand fin­den Sie auch in die­sem E‑Book.