Digi­tale Doku­men­ten­ver­wal­tung spart zwei Arbeits­stun­den täglich

Die Büro­ar­beit in den meis­ten Unter­neh­men in Deutsch­land und Öster­reich ist nach wie vor papier­ba­siert. Dies geht aus einer aktu­el­len Umfrage von Sta­tista im Auf­trag von Kyocera Docu­ment Solu­ti­ons her­vor. Laut den darin befrag­ten Büro­an­ge­stell­ten könn­ten durch die Ein­füh­rung von digi­ta­len Lösun­gen zur Archi­vie­rung bis zu zwei Stun­den Arbeits­zeit pro Tag gespart werden.

Aus­dru­cke bzw. Papier sind in den meis­ten Unter­neh­men in Deutsch­land und Öster­reich nach wie vor ein gro­ßer Teil des Arbeits­all­tags. So haben 44 Pro­zent zwar eine Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie erar­bei­tet oder haben diese bereits umge­setzt, 56 Pro­zent ste­hen bei der Umset­zung aber noch ganz am Anfang – in fast jedem vier­ten Unter­neh­men wird das papier­lose Büro noch nicht ein­mal diskutiert.

Dies hat eine Online-Umfrage des Por­tals Sta­tista im Auf­trag von Kyocera Docu­ment Solu­ti­ons erge­ben. 1.441 Büro­an­ge­stellte in mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men (20 bis 500 PC-Arbeits­plätze) wur­den darin im Juli 2020 zum Sta­tus ihrer Doku­men­ten­pro­zesse befragt. Das Ergeb­nis: Noch immer ist ein Groß­teil der Unter­neh­men nicht mehr­heit­lich auf digi­tale Archi­vie­rung umge­stie­gen. 57 Pro­zent der Büro­an­ge­stell­ten gibt an, in ihrem Unter­neh­men archi­viert man Doku­mente noch immer, zumin­dest zur Hälfte, in Papier­form. Dabei spielt die Unter­neh­mens­größe eine Rolle – je grö­ßer ein Unter­neh­men ist, desto eher wer­den Doku­mente über­wie­gend digi­tal archiviert.

Ange­stellte mit digi­ta­len Lösun­gen sind zufriedener

Ins­ge­samt funk­tio­niert der Erhalt, die Wei­ter­gabe und Ablage von Doku­men­ten bzw. Infor­ma­tio­nen in den Büros in Deutsch­land und Öster­reich aber noch papier­ba­siert. Knapp jeder vierte Befragte (22 Pro­zent) gab an, Doku­mente pri­mär oder sogar aus­schließ­lich in Papier­form zu erhalten.

Dabei fällt auf: Büro­an­ge­stellte, die Doku­mente digi­tal wei­ter­ge­ben, sind mit den damit ver­bun­de­nen Work­flows wie der Suche, Frei­gabe oder Ablage deut­lich zufrie­de­ner als sol­che, die Doku­mente über­wie­gend ana­log bear­bei­ten. Auch Per­so­nen, in deren Unter­neh­men die Opti­mie­rung des Büro­all­tags bereits aktiv vor­an­ge­trie­ben wer­den, sind zufrie­de­ner mit den ver­schie­de­nen Arbeitsschritten.

Zwei Stun­den täg­lich für Dokumentenverwaltung

Daher ver­wun­dert es nicht, dass vier von zehn Befrag­ten sich Tools oder Lösun­gen wün­schen, die die Suche respek­tive Archi­vie­rung von Doku­men­ten zeit­ef­fi­zi­en­ter gestal­ten. 41 Pro­zent der Befrag­ten gaben an, dass sie durch den Ein­satz einer digi­ta­len Doku­men­ten­ver­wal­tung ein bis zwei Stun­den Arbeits­zeit pro Tag ein­spa­ren könn­ten. Ein Vier­tel der Befrag­ten könne laut eige­ner Ein­schät­zung sogar mehr als zwei Stun­den täg­lich einsparen.

DMS-Lösun­gen unter­stüt­zen bei der Dokumentensuche

Abhilfe kann ein Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem (DMS) wie der KYOCERA Work­flow Mana­ger schaf­fen. Sol­che DMS-Lösun­gen hel­fen Unter­neh­men, Papier­berge zu redu­zie­ren bzw. diese zu archi­vie­ren. Statt des Gangs ins Archiv oder der Griff zum Akten­ord­ner genügt ein Maus­klick, schon ste­hen die gewünsch­ten Infor­ma­tio­nen zur Verfügung.

Dar­über hin­aus las­sen sich auf diese Weise auch zen­trale Geschäfts­pro­zesse wie die Frei­gabe oder Bear­bei­tung von Rech­nun­gen oder Ver­trä­gen auto­ma­ti­sie­ren. So  ermög­licht ein DMS nicht nur den sys­te­ma­ti­schen Zugriff auf Doku­mente. Es schafft auch Trans­pa­renz und sorgt dafür, dass recht­li­che Vor­ga­ben wie die DSGVO oder GoBD ein­ge­hal­ten werden.

Sie möch­ten die Suche nach Infor­ma­tio­nen opti­mie­ren und Ihren Mit­ar­bei­tern Zeit spa­ren? Dann spre­chen Sie uns gerne an und ver­ein­ba­ren Sie einen unver­bind­li­chen Bera­tungs­ter­min. Neh­men Sie ein­fach Kon­takt zu uns auf.