Die Büroarbeit in den meisten Unternehmen in Deutschland und Österreich ist nach wie vor papierbasiert. Dies geht aus einer aktuellen Umfrage von Statista im Auftrag von Kyocera Document Solutions hervor. Laut den darin befragten Büroangestellten könnten durch die Einführung von digitalen Lösungen zur Archivierung bis zu zwei Stunden Arbeitszeit pro Tag gespart werden.

Ausdrucke bzw. Papier sind in den meisten Unternehmen in Deutschland und Österreich nach wie vor ein großer Teil des Arbeitsalltags. So haben 44 Prozent zwar eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet oder haben diese bereits umgesetzt, 56 Prozent stehen bei der Umsetzung aber noch ganz am Anfang – in fast jedem vierten Unternehmen wird das papierlose Büro noch nicht einmal diskutiert.

Dies hat eine Online-Umfrage des Portals Statista im Auftrag von Kyocera Document Solutions ergeben. 1.441 Büroangestellte in mittelständischen Unternehmen (20 bis 500 PC-Arbeitsplätze) wurden darin im Juli 2020 zum Status ihrer Dokumentenprozesse befragt. Das Ergebnis: Noch immer ist ein Großteil der Unternehmen nicht mehrheitlich auf digitale Archivierung umgestiegen. 57 Prozent der Büroangestellten gibt an, in ihrem Unternehmen archiviert man Dokumente noch immer, zumindest zur Hälfte, in Papierform. Dabei spielt die Unternehmensgröße eine Rolle – je größer ein Unternehmen ist, desto eher werden Dokumente überwiegend digital archiviert.

Digitale Archivierungen ist in Unternehmen noch die Ausnahme Angestellte mit digitalen Lösungen sind zufriedener

Insgesamt funktioniert der Erhalt, die Weitergabe und Ablage von Dokumenten bzw. Informationen in den Büros in Deutschland und Österreich aber noch papierbasiert. Knapp jeder vierte Befragte (22 Prozent) gab an, Dokumente primär oder sogar ausschließlich in Papierform zu erhalten.

Dabei fällt auf: Büroangestellte, die Dokumente digital weitergeben, sind mit den damit verbundenen Workflows wie der Suche, Freigabe oder Ablage deutlich zufriedener als solche, die Dokumente überwiegend analog bearbeiten. Auch Personen, in deren Unternehmen die Optimierung des Büroalltags bereits aktiv vorangetrieben werden, sind zufriedener mit den verschiedenen Arbeitsschritten.

Zwei Stunden täglich für Dokumentenverwaltung

Daher verwundert es nicht, dass vier von zehn Befragten sich Tools oder Lösungen wünschen, die die Suche respektive Archivierung von Dokumenten zeiteffizienter gestalten. 41 Prozent der Befragten gaben an, dass sie durch den Einsatz einer digitalen Dokumentenverwaltung ein bis zwei Stunden Arbeitszeit pro Tag einsparen könnten. Ein Viertel der Befragten könne laut eigener Einschätzung sogar mehr als zwei Stunden täglich einsparen.

DMS-Lösungen unterstützen bei der Dokumentensuche

Abhilfe kann ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie der KYOCERA Workflow Manager schaffen. Solche DMS-Lösungen helfen Unternehmen, Papierberge zu reduzieren bzw. diese zu archivieren. Statt des Gangs ins Archiv oder der Griff zum Aktenordner genügt ein Mausklick, schon stehen die gewünschten Informationen zur Verfügung.

Darüber hinaus lassen sich auf diese Weise auch zentrale Geschäftsprozesse wie die Freigabe oder Bearbeitung von Rechnungen oder Verträgen automatisieren. So  ermöglicht ein DMS nicht nur den systematischen Zugriff auf Dokumente. Es schafft auch Transparenz und sorgt dafür, dass rechtliche Vorgaben wie die DSGVO oder GoBD eingehalten werden.

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