Im Kundenkontakt entstehen bei der ME Engineering GmbH aus Marl zahlreiche Dokumente. Hierzu gehören Angebote, Ausschreibungen oder Zertifikate. Um gerade bei der Auftragsbearbeitung schneller und einfacher auf diese Dokumente zuzugreifen, suchte das Unternehmen eine schnell zu implementierende DMS-Lösung. Hier entschied man sich für den KYOCERA Workflow Manager. 

Die ME Engineering GmbH in Marl ist ein erfahrener Dienstleister für Engineering und Consulting der Prozessautomatisierung und EMSR-Technik (Elektro-, Mess-, Steuerungs-, und Regelungstechnik) im industriellen Umfeld. Der Anspruch des im Jahr 1991 gegründeten Unternehmens ist es, neue Wege nachhaltig zu denken und dabei innovative Technologien einzusetzen. Auf diese Weise unterstützt die ME Engineering GmbH Unternehmen bei der digitalen Transformation ihrer Prozesse. Termintreue, eine hohe Kundenzufriedenheit sowie eine bestmögliche Service-Qualität sind dabei für die rund 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ME Engineering GmbH ausschlaggebend.

Informationsmanagement von zentraler Bedeutung

Um eine hohe Kundenzufriedenheit zu gewährleisten, ist das Informationsmanagement von immenser Bedeutung. So gehören zu jedem Projekt bzw. jedem Geschäftsvorgang zahlreiche Informationen und Dokumente, die zwischen den verschiedenen Mitarbeitern ausgetauscht und bearbeitet werden. Dies beginnt bereits bei der Angebotserstellung, wie Oliver Rapp, IT-Administrator bei der ME Engineering GmbH, erklärt: „Jedes Kundenprojekt ist immer auch dokumentenintensiv. Wir setzen im Projektmanagement daher eine eigenentwickelte Software-Lösung namens „mePMS“ ein, um Angebote digital zu erstellen.“

Die Angebotsabgabe umfasst zahlreiche Dokumente. Neben unterschiedlichen Kalkulationen gehören hierzu immer auch Produktinformationen und Zertifizierungen. Die von ME Engineering eingesetzte Software bündelt zwar die Dokumente, eine Recherche ist jedoch nicht möglich. Das Unternehmen suchte daher eine Dokumentenmanagement Lösung (DMS), mit der die Mitarbeiter Informationen zu Kundenprojekten schnell im Zugriff haben. „Unser Ziel war es, die Projektdokumentation zu verbessern und Dokumente revisionssicher aufzubewahren. Dies war mit unserer Lösung nicht möglich, da diese zum Beispiel keine Versionierung am Dokument erlaubte“, erklärt Rapp.

 

Der Firmensitz der ME Engineering GmbH in Marl. Das Unternehmen setzt bei der Auftragsbearbeitung auf die DMS-Lösung von Kyocera.

DMS-Lösung von Kyocera überzeugt

Durch die Einführung einer DMS-Software wollte man ein durchsuchbares, rechtssicheres Archivsystem schaffen. ME Engineering GmbH hat sich dazu verschiedene Dokumentenmanagement-Anbieter angeschaut. Am Ende wusste der Kyocera Workflow Manager zu überzeugen: „Bei der DMS-Lösung von KYOCERA hat uns besonders die offene Struktur sowie die Tatsache gefallen, dass die Software hochgradig skalierbar ist“, sagt Rapp.

Um sich von den Vorzügen der Kyocera-Lösung zu überzeugen, setzte man insgesamt zwei Pilotphasen um. Zunächst wurde die Funktionsweise sowie die Anwenderfreundlichkeit des KYOCERA Workflow Managers überprüft, in der zweiten die Software-Architektur. Oliver Rapp: „Wir wollten nicht nur wissen, ob die Software unsere Anforderungen an ein elektronisches Dokumentenmanagement erfüllt, sondern auch, wie das Zusammenspiel mit unseren vorhandenen Systemen funktioniert. In allen Bereichen hat uns der KYOCERA Workflow Manager überzeugt.“ Durch die im Rahmen der Pilotierung geleistete Vorarbeit konnte man das System schnell in den Produktivbetrieb überführen. Sämtliche Prozesse, die mit der Auftragsbearbeitung zusammenhängen, bildet man nun über die Kyocera Lösung ab.

Dokumente per Knopfdruck im Zugriff

Mit dem KYOCERA Workflow Manager stehen den Mitarbeitern der ME Engineering GmbH auf Knopfdruck sämtliche Informationen zu einem Kundenprojekt zur Verfügung. Die Suche nach bestimmten Unterlagen oder Zertifikaten, die vorher sehr aufwendig war, ist damit nur noch eine Sache von Sekunden. Angebote, Projektinformationen und der Schriftverkehr zu Kundenanforderungen oder Besonderheiten werden nun digital im System abgelegt und können jederzeit und von überall aufgerufen werden. Einkauf, Verkauf, Finanzbuchhaltung und Verwaltungsaufgaben konnte man dadurch optimieren: In der digitalen Kundenakte stehen alle Unterlagen zur Verfügung.

Auch die Revisionssicherheit wurde verbessert. So sind laut Gesetzgeber Unternehmen dazu verpflichtet, genau nachzuweisen, wie ein Dokument ins Unternehmen gekommen ist und auch wie ein Dokument die Firma verlassen hat. Änderungen müssen durch eine Versionierung vollständig belegt werden können. Der KYOCERA Workflow Manager bietet hierzu eine Vielzahl von Funktionen: Kommentierungen und Arbeitsstände werden automatisch gespeichert und lassen sich so jederzeit nachvollziehen.

Revisionssicherheit gegeben

Oliver Rapp zeigt sich daher vollends zufrieden: „Ich kann den KYOCERA Workflow Manager allen Unternehmen empfehlen, die eine einfach zu bedienende und schnell zu implementierende DMS-Lösung suchen. Gerade die Skalierbarkeit der Software, die eine nahtlose Integration in unsere bestehenden Systeme und Prozesse erlaubt, hat für uns den
Ausschlag gegeben. Aufwendiges und kostenpflichtiges Customizing, wie es bei anderen DMS-Systemen notwendig ist, ist bei Kyocera nicht erforderlich.“

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