Per DMS-Lösung zur digi­ta­len Auftragsbearbeitung

29. April 2020

Im Kun­den­kon­takt ent­ste­hen bei der ME Engi­nee­ring GmbH aus Marl zahl­rei­che Doku­mente. Hierzu gehö­ren Ange­bote, Aus­schrei­bun­gen oder Zer­ti­fi­kate. Um gerade bei der Auf­trags­be­ar­bei­tung schnel­ler und ein­fa­cher auf diese Doku­mente zuzu­grei­fen, suchte das Unter­neh­men eine schnell zu imple­men­tie­rende DMS-Lösung. Hier ent­schied man sich für den KYOCERA Work­flow Manager. 

Die ME Engi­nee­ring GmbH in Marl ist ein erfah­re­ner Dienst­leis­ter für Engi­nee­ring und Con­sul­ting der Pro­zess­au­to­ma­ti­sie­rung und EMSR-Tech­nik (Elektro‑, Mess‑, Steuerungs‑, und Rege­lungs­tech­nik) im indus­tri­el­len Umfeld. Der Anspruch des im Jahr 1991 gegrün­de­ten Unter­neh­mens ist es, neue Wege nach­hal­tig zu den­ken und dabei inno­va­tive Tech­no­lo­gien ein­zu­set­zen. Auf diese Weise unter­stützt die ME Engi­nee­ring GmbH Unter­neh­men bei der digi­ta­len Trans­for­ma­tion ihrer Pro­zesse. Ter­min­treue, eine hohe Kun­den­zu­frie­den­heit sowie eine best­mög­li­che Ser­vice-Qua­li­tät sind dabei für die rund 50 Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter der ME Engi­nee­ring GmbH ausschlaggebend.

Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment von zen­tra­ler Bedeutung

Um eine hohe Kun­den­zu­frie­den­heit zu gewähr­leis­ten, ist das Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment von immenser Bedeu­tung. So gehö­ren zu jedem Pro­jekt bzw. jedem Geschäfts­vor­gang zahl­rei­che Infor­ma­tio­nen und Doku­mente, die zwi­schen den ver­schie­de­nen Mit­ar­bei­tern aus­ge­tauscht und bear­bei­tet wer­den. Dies beginnt bereits bei der Ange­bots­er­stel­lung, wie Oli­ver Rapp, IT-Admi­nis­tra­tor bei der ME Engi­nee­ring GmbH, erklärt: „Jedes Kun­den­pro­jekt ist immer auch doku­men­ten­in­ten­siv. Wir set­zen im Pro­jekt­ma­nage­ment daher eine eigen­ent­wi­ckelte Soft­ware-Lösung namens „mePMS“ ein, um Ange­bote digi­tal zu erstellen.“

Die Ange­bots­ab­gabe umfasst zahl­rei­che Doku­mente. Neben unter­schied­li­chen Kal­ku­la­tio­nen gehö­ren hierzu immer auch Pro­dukt­in­for­ma­tio­nen und Zer­ti­fi­zie­run­gen. Die von ME Engi­nee­ring ein­ge­setzte Soft­ware bün­delt zwar die Doku­mente, eine Recher­che ist jedoch nicht mög­lich. Das Unter­neh­men suchte daher eine Doku­men­ten­ma­nage­ment Lösung (DMS), mit der die Mit­ar­bei­ter Infor­ma­tio­nen zu Kun­den­pro­jek­ten schnell im Zugriff haben. „Unser Ziel war es, die Pro­jekt­do­ku­men­ta­tion zu ver­bes­sern und Doku­mente revi­si­ons­si­cher auf­zu­be­wah­ren. Dies war mit unse­rer Lösung nicht mög­lich, da diese zum Bei­spiel keine Ver­sio­nie­rung am Doku­ment erlaubte“, erklärt Rapp.

 

Der Fir­men­sitz der ME Engi­nee­ring GmbH in Marl. Das Unter­neh­men setzt bei der Auf­trags­be­ar­bei­tung auf die DMS-Lösung von Kyocera.

DMS-Lösung von Kyocera überzeugt

Durch die Ein­füh­rung einer DMS-Soft­ware wollte man ein durch­such­ba­res, rechts­si­che­res Archiv­sys­tem schaf­fen. ME Engi­nee­ring GmbH hat sich dazu ver­schie­dene Doku­men­ten­ma­nage­ment-Anbie­ter ange­schaut. Am Ende wusste der Kyocera Work­flow Mana­ger zu über­zeu­gen: „Bei der DMS-Lösung von KYOCERA hat uns beson­ders die offene Struk­tur sowie die Tat­sa­che gefal­len, dass die Soft­ware hoch­gra­dig ska­lier­bar ist“, sagt Rapp.

Um sich von den Vor­zü­gen der Kyocera-Lösung zu über­zeu­gen, setzte man ins­ge­samt zwei Pilot­pha­sen um. Zunächst wurde die Funk­ti­ons­weise sowie die Anwen­der­freund­lich­keit des KYOCERA Work­flow Mana­gers über­prüft, in der zwei­ten die Soft­ware-Archi­tek­tur. Oli­ver Rapp: „Wir woll­ten nicht nur wis­sen, ob die Soft­ware unsere Anfor­de­run­gen an ein elek­tro­ni­sches Doku­men­ten­ma­nage­ment erfüllt, son­dern auch, wie das Zusam­men­spiel mit unse­ren vor­han­de­nen Sys­te­men funk­tio­niert. In allen Berei­chen hat uns der KYOCERA Work­flow Mana­ger über­zeugt.“ Durch die im Rah­men der Pilo­tie­rung geleis­tete Vor­ar­beit konnte man das Sys­tem schnell in den Pro­duk­tiv­be­trieb über­füh­ren. Sämt­li­che Pro­zesse, die mit der Auf­trags­be­ar­bei­tung zusam­men­hän­gen, bil­det man nun über die Kyocera Lösung ab.

Doku­mente per Knopf­druck im Zugriff

Mit dem KYOCERA Work­flow Mana­ger ste­hen den Mit­ar­bei­tern der ME Engi­nee­ring GmbH auf Knopf­druck sämt­li­che Infor­ma­tio­nen zu einem Kun­den­pro­jekt zur Ver­fü­gung. Die Suche nach bestimm­ten Unter­la­gen oder Zer­ti­fi­ka­ten, die vor­her sehr auf­wen­dig war, ist damit nur noch eine Sache von Sekun­den. Ange­bote, Pro­jekt­in­for­ma­tio­nen und der Schrift­ver­kehr zu Kun­den­an­for­de­run­gen oder Beson­der­hei­ten wer­den nun digi­tal im Sys­tem abge­legt und kön­nen jeder­zeit und von über­all auf­ge­ru­fen wer­den. Ein­kauf, Ver­kauf, Finanz­buch­hal­tung und Ver­wal­tungs­auf­ga­ben konnte man dadurch opti­mie­ren: In der digi­ta­len Kun­den­akte ste­hen alle Unter­la­gen zur Verfügung.

Auch die Revi­si­ons­si­cher­heit wurde ver­bes­sert. So sind laut Gesetz­ge­ber Unter­neh­men dazu ver­pflich­tet, genau nach­zu­wei­sen, wie ein Doku­ment ins Unter­neh­men gekom­men ist und auch wie ein Doku­ment die Firma ver­las­sen hat. Ände­run­gen müs­sen durch eine Ver­sio­nie­rung voll­stän­dig belegt wer­den kön­nen. Der KYOCERA Work­flow Mana­ger bie­tet hierzu eine Viel­zahl von Funk­tio­nen: Kom­men­tie­run­gen und Arbeits­stände wer­den auto­ma­tisch gespei­chert und las­sen sich so jeder­zeit nachvollziehen.

Revi­si­ons­si­cher­heit gegeben

Oli­ver Rapp zeigt sich daher voll­ends zufrie­den: „Ich kann den KYOCERA Work­flow Mana­ger allen Unter­neh­men emp­feh­len, die eine ein­fach zu bedie­nende und schnell zu imple­men­tie­rende DMS-Lösung suchen. Gerade die Ska­lier­bar­keit der Soft­ware, die eine naht­lose Inte­gra­tion in unsere bestehen­den Sys­teme und Pro­zesse erlaubt, hat für uns den
Aus­schlag gege­ben. Auf­wen­di­ges und kos­ten­pflich­ti­ges Cus­to­mi­zing, wie es bei ande­ren DMS-Sys­te­men not­wen­dig ist, ist bei Kyocera nicht erforderlich.“

Sie sind auch auf der Suche nach einer ein­fach zu imple­men­tie­ren­den DMS-Lösung? Sie wol­len Ihre Doku­men­ten­pro­zesse smar­ter gestal­ten? Dann spre­chen Sie uns gerne an oder laden Sie sich hier kos­ten­frei unser E‑Book “Mit DMS zu digi­ta­len Geschäfts­pro­zes­sen” her­un­ter. 

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