DMS Imple­men­tie­rung: Sechs Tipps für einen erfolg­rei­chen Piloten

Bei der Umset­zung digi­ta­ler Arbeits­wei­sen befin­det sich ein ein Drit­tel der Unter­neh­men in der DACH-Region aktu­ell in der Eva­lu­ie­rungs- bzw. Pla­nungs- und Pilo­ti­sie­rungs­phase. Dies hat eine Stu­die von IDC und Kyocera erge­ben. Damit die Imple­men­tie­rung von DMS- und ECM-Lösun­gen gelingt, gilt es sechs Regeln einzuhalten. Unter­neh­men, die noch immer dar­auf set­zen, Doku­mente für geschäfts­kri­ti­sche Pro­zesse wie Ein­kauf, Per­so­nal oder Buch­hal­tung ana­log zu ver­wal­ten, gehö­ren heute zur Aus­nahme. Dies zeigt eine gemein­sam von Kyocera und dem IT-Markt­for­schungs­un­ter­neh­men IDC durch­ge­führte Umfrage unter IT-Ent­schei­dern in Deutsch­land, Öster­reich und der Schweiz. Das Ergeb­nis: Nur zwei Pro­zent der klei­nen und mit­tel­gro­ßen Unter­neh­men im deutsch­spra­chi­gen Raum sind im Hin­blick auf die Digi­ta­li­sie­rung von doku­men­ten­in­ten­si­ven Pro­zes­sen noch untätig. 

Erfolg­rei­che Imple­men­tie­rung von DMS-Lösun­gen in sechs Schritten

Aller­dings digi­ta­li­siert nur ein Vier­tel der Unter­neh­men die eige­nen doku­men­ten­in­ten­si­ven Pro­zesse umfas­send. 36 Pro­zent der Fir­men befin­den sich in der Eva­lu­ie­rung, der Pla­nung oder in der Umset­zung eines Pilot-Pro­jekts. Bei 31 Pro­zent kam es bis­lang zumin­dest zu einer begrenz­ten Umset­zung. Damit die Umstel­lung von ana­loge Pro­zes­sen auf digi­tale Arbeits­wei­sen und Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme (DMS) gelingt, soll­ten sie fol­gende sechs Tipps beher­zi­gen!

Regel 1: Klare Ziele, klare Verantwortung

42 Pro­zent der Unter­neh­men räumt ein, dass ihnen Wett­be­wer­ber, die früh­zei­tig auf Digi­ta­li­sie­rung gesetzt haben, aus der eige­nen Bran­che bereits vor­aus sind. Dies geht aus einer im Jahr 2019 durch­ge­führ­ten Bit­kom-Stu­die her­vor. Gleich­zei­tig gaben jedoch nur 15 Pro­zent an, dass sie einen Digi­tal-Ver­ant­wort­li­chen ein­ge­setzt haben. Über eine zen­trale unter­neh­mens­weite Digi­tal­stra­te­gie ver­fügt gerade ein­mal jedes dritte Unter­neh­men. Die Folge: Digi­ta­li­sie­rung geschieht im Mit­tel­stand oft neben­bei. Doch wo kon­krete Ziele feh­len und Ver­ant­wor­tung nicht defi­niert ist, sind die Vor­aus­set­zun­gen für eine effi­zi­ente Imple­men­tie­rung digi­ta­ler Arbeits­wei­sen nicht gege­ben.

Regel 2: Mit Plan zum Piloten

Ziele sind auch die Vor­aus­set­zung für einen schlüs­si­gen Plan zur Imple­men­tie­rung digi­ta­ler Pro­zesse. Er beruht auf einer Ana­lyse betriebs­in­ter­ner Ist-Pro­zesse wie dem monat­li­chen Rech­nungs­ein­gang und den damit ver­bun­de­nen Auf­ga­ben. Aus der Abbil­dung sol­cher Work­flows wird deut­lich, wel­che Anfor­de­run­gen an die Mit­ar­bei­ter gestellt wer­den und wo etwa Dru­cker und Scan­ner spä­ter bei­spiels­weise mit dem DMS inein­an­der­grei­fen müs­sen. Um die Ana­lyse zu opti­mie­ren, soll­ten Mit­tel­ständ­ler viele Betei­ligte ein­bin­den – von den Anwen­dern, über die Admi­nis­tra­to­ren bis hin zu den IT-Ver­ant­wort­li­chen. In vie­len Fäl­len lohnt es auch, auf externe Exper­tise zu set­zen. So unter­stützt bei­spiels­weise KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons Fir­men dabei, Poten­zi­al­ana­ly­sen und Work­flow-Opti­mie­run­gen pro­fes­sio­nell zu pla­nen. Dort, wo laut Ana­lyse die meis­ten Doku­mente ver­ar­bei­tet wer­den und der größte Digi­ta­li­sie­rungs­be­darf exis­tiert, sollte zunächst ein Pilot­pro­jekt anset­zen. Auf diese Weise umge­hen Fir­men zu hohe Inves­ti­tio­nen.

Regel 3: Mit­ar­bei­ter früh­zei­tig einbeziehen

Der Pilot beant­wor­tet außer­dem die Frage, ob das Opti­mie­rungs­kon­zept pra­xis­taug­lich und für andere Fach­ab­tei­lun­gen geeig­net ist. Die Ant­wort dar­auf geben maß­geb­lich die Mit­ar­bei­ter. Sie müs­sen daher früh­zei­tig in die Imple­men­tie­rung digi­ta­ler Arbeits­wei­sen ein­be­zo­gen wer­den, damit das Pro­jekt nicht an man­geln­der Akzep­tanz schei­tert. Ein­füh­run­gen, Schu­lun­gen und per­sön­li­che Gesprä­che sind Teil die­ses Pro­zes­ses. Im Zuge einer Pilo­tie­rung aus­ge­wählte Key-User kön­nen vorab im Umgang mit der neuen Soft­ware geschult wer­den. Damit tra­gen sie dazu bei, die DMS-Lösung an die Bedürf­nisse der Abtei­lung anzu­pas­sen. Auch dies kann zur Moti­va­tion der Mit­ar­bei­ter bei­tra­gen, sich im Team über die neue Soft­ware aus­zu­tau­schen und gemein­sam die Umset­zung zu beglei­ten.

Regel 4: Bedien­bar­keit schafft Akzeptanz

Bei der Ein­füh­rung neuer Soft­ware ist ein wei­te­rer Aspekt wich­tig: die Anwen­der­freund­lich­keit. Wenn Mit­ar­bei­ter neue PC-Anwen­dun­gen nicht nut­zen wol­len oder kön­nen, schei­tern digi­tale Arbeits­wei­sen. Einer Sta­tista-Umfrage unter 1.000 Büro­an­ge­stell­ten zufolge ist eine ein­fa­che Bedie­nung für zwei Drit­tel der Befrag­ten der wich­tigste Aspekt bei einer ent­spre­chen­den Soft­ware. In einer IDC-Umfrage kom­men sogar 93 Pro­zent der Anwen­der zu dem Schluss, dass die Benut­zer­freund­lich­keit ein wesent­li­cher Aspekt einer DMS-Soft­ware ist. Auf eine intui­tive Nut­zer­füh­rung, wie sie bei­spiels­weise der KYOCERA Work­flow Mana­ger bie­tet, soll­ten Fir­men daher bei der DMS-Aus­wahl ach­ten. Doku­mente direkt über eine E‑Mail-Anbin­dung oder per Drag & Drop in einen Vor­gang ein­fü­gen zu kön­nen, gehört zu sol­chen Standards. 

Regel 5: Wich­ti­ger Erfolgs­fak­tor Datenschutz

Ein wei­te­rer wich­ti­ger Fak­tor bei der Digi­ta­li­sie­rung und Auto­ma­ti­sie­rung von doku­men­ten­in­ten­si­ven Pro­zes­sen und Work­flows ist die Gewähr­leis­tung des Daten­schut­zes. 38 Pro­zent der von IDC befrag­ten IT-Ver­ant­wort­li­chen nannte die­sen Aspekt sogar vor allen ande­ren! Je nach Aus­rich­tung des Unter­neh­mens, müs­sen hier unter­schied­li­che Fra­gen beant­wor­tet wer­den. Wie wird bei­spiels­weise die mobile Ver­ar­bei­tung und Wei­ter­lei­tung digi­ta­ler Doku­mente gehand­habt? Wie las­sen sich Zugriffs­rechte ver­wal­ten? Sind die ein­ge­setz­ten Lösun­gen mit der Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DSGVO) kon­form? Und garan­tie­ren sie Revi­si­ons­si­cher­heit? Wei­tere Infor­ma­tio­nen zum Thema Auf­be­wah­rungs­fris­ten haben wir in die­sem Blog-Bei­trag für Sie zusam­men­ge­stellt.

Regel 6: Ska­lier­bar­keit spart Kosten

Bei der Aus­wahl der Soft­ware soll­ten kleine und mitt­lere Unter­neh­men dar­auf ach­ten, dass das DMS-Sys­tem zu den Bedürf­nis­sen passt. Stan­dar­di­sierte Lösun­gen für Mit­tel­ständ­ler hel­fen dabei, die Kos­ten über­schau­bar zu hal­ten. Denn kleine und mit­tel­große Unter­neh­men brau­chen nicht den­sel­ben Funk­ti­ons­um­fang wie ein gro­ßer Kon­zern. Je nach Pilot­pro­jekt sind für diese Fir­men zunächst nur gewisse Funk­tio­nen rele­vant. Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­teme wie der KYOCERA Work­flow Mana­ger set­zen daher auf vor­kon­fi­gu­rierte Module, die sich an Ver­wal­tungs­ein­hei­ten und Geschäfts­pro­zesse anleh­nen: dar­un­ter Post­ein­gang, Lie­fe­ran­ten, Kun­den und Per­so­nal. Das Sys­tem ent­hält dar­über hin­aus Vor­la­gen, Ver­träge und wei­tere Doku­mente, die indi­vi­du­ell aus­ge­wählt und ange­passt wer­den kön­nen. Fast jedes Modul lässt sich ein­zeln bezie­hen. Die Ein­füh­rung und Migra­tion der Bestands­da­ten kann klein­schrit­tig, abtei­lungs­weise und somit kos­ten­güns­tig ska­liert wer­den. Wei­tere Infor­ma­tio­nen zur Imple­men­tie­rung von DMS-Lösun­gen fin­den Sie auch in unse­rem Rat­ge­ber, den wir gemein­sam mit IDC erstellt haben.