Christian Pudzich
4. Juli 2018
Auch im deut­schen Mit­tel­stand schrei­tet der digi­tale Wan­del voran. Doch gerade kleine und mitt­lere Unter­neh­men (KMU) tun sich schwer. Dabei sind sie nicht etwa Fort­schritts-Muf­fel, son­dern es man­gelt ihnen häu­fig an den Res­sour­cen. Dies hat der Digi­tal Office Index von Bit­kom ergeben. 

Ältere Spiel­filme und Fern­seh­kri­mis bie­ten eine ein­fa­che Mög­lich­keit zum Zeit­rei­sen: Wer bei­spiels­weise in einem alten Tat­ort-Strei­fen die Amts­stube von Kom­mis­sar Schi­man­ski aus den 1990er Jah­ren betrach­tet, erkennt schnell, wie der digi­tale Wan­del Büros ver­än­dert hat. Schreib­ma­schi­nen und klo­bige Com­pu­ter­mo­ni­tore fin­det man heute fast nir­gendwo mehr, Wähl­schei­ben­te­le­fone höchs­tens noch im IT-Museum und selbst das Fax­ge­rät erfreut sich heute nicht mehr ganz so gro­ßer Beliebt­heit wie noch vor weni­gen Jah­ren. Ein Inter­net­zu­gang ist kei­nes­wegs Neu­land, son­dern längst eine Selbst­ver­ständ­lich­keit. Büro­ar­beit wurde zuneh­mend digitalisiert!

Digi­ta­ler Wan­del als Chance

Doch auch im zwei­ten Jahr­zehnt des 21. Jahr­hun­derts ist der digi­tale Wan­del der Büro­ar­beit alles andere als abe­ge­schlos­sen. Ins­be­son­dere der Mit­tel­stand tut sich schwer. Das hat aber meis­tens nichts mit Kon­ser­va­ti­vis­mus oder Behä­big­keit zu tun. Ganz im Gegen­teil: Neun von zehn Unter­neh­men sehen den Trans­for­ma­ti­ons­pro­zess heute als Chance. Nur rund ein Zehn­tel fürch­tet sich vor den Risi­ken. Das sind Zah­len aus dem Bit­kom Digi­tal Office Index 2018. Für die Erstel­lung der u.a. von KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons unter­stütz­ten Stu­die wur­den über 1.100 Unter­neh­men in Deutsch­land mit min­des­tens 20 Mit­ar­bei­tern befragt.

Die Unter­su­chung offen­bart deut­li­che Unter­schiede zwi­schen ein­zel­nen Bran­chen und eine kräf­tig aus­ein­an­der­klaf­fende Schere zwi­schen klei­nen und gro­ßen Unter­neh­men. Auf einer Skala von 0 bis 100 Punk­ten wur­den die befrag­ten Unter­neh­men ein­grup­piert. Dabei steht 0 für „über­haupt nicht digi­ta­li­siert“ und 100 für „voll­stän­dig digi­ta­li­siert“. Große Betriebe mit mehr als 500 Mit­ar­bei­tern erreich­ten dabei einen Durch­schnitt von 63 Punk­ten, wäh­rend Fir­men mit weni­ger als 100 Mit­ar­bei­tern im Mit­tel erst 53 Punkte schaffen.

Bit­kom Digi­tal Office Index legt Unter­schiede offen

Ebenso bestehen große Unter­schiede zwi­schen den ein­zel­nen Bran­chen: Ban­ken oder Ver­si­che­run­gen ver­fü­gen heute im Regel­fall über eine fort­schritt­li­che bis top­mo­derne IT-Aus­stat­tung. 89 Pro­zent der Mit­ar­bei­ter nut­zen hier etwa einen eige­nen Com­pu­ter, 56 Pro­zent nut­zen ein geschäft­li­ches Smart­phone. In der Trans­port- und Logis­tik­bran­che steht hin­ge­gen nicht ein­mal jedem zwei­ten Mit­ar­bei­ter ein PC zur Ver­fü­gung (41 Pro­zent). Dem Per­so­nal in der ver­meint­lich mobi­len Auto­bran­che steht häu­fig kein Smart­phone zur geschäft­li­chen Nut­zung zur Ver­fü­gung: Nur 29 Pro­zent der hier täti­gen Men­schen nut­zen es.

Die Gründe für die spür­bar abwei­chen­den Fort­schritte bei der Digi­ta­li­sie­rung lie­gen jedoch häu­fig auf der Hand: Natür­lich läuft heute im glo­ba­li­sier­ten Finanz­sek­tor ohne den Kol­le­gen Com­pu­ter so gut wie nichts mehr. Hin­ge­gen dort, wo pro­du­ziert oder hand­werk­lich gear­bei­tet wird, gehört der Rech­ner nicht in jedem Fall zum Arbeits­all­tag. Auch andere Fak­to­ren spie­len eine Rolle: Wenn ein Spe­di­ti­ons­un­ter­neh­men mit digi­ta­len Fracht­pa­pie­ren arbei­ten möchte, kann die­ses Vor­ha­ben ins Leere lau­fen, wenn inter­na­tio­nale Geschäfts­part­ner unver­zagt auf Papier­do­ku­mente set­zen. Ein wesent­li­cher Fak­tor, warum KMU beim digi­ta­len Wan­del den gro­ßen Unter­neh­men häu­fig hin­ter­her­lau­fen sind aber per­so­nelle Res­sour­cen: Mehr als einem Drit­tel der befrag­ten Unter­neh­men man­gelt es laut Stu­die an Per­so­nal, um Fort­schritte kon­se­quent vor­an­zu­trei­ben. Dabei ste­hen Groß­un­ter­neh­men nur gering­fü­gig bes­ser dar als KMU.

Gesucht: Stra­te­gien für den digi­ta­len Wandel

Eine wei­tere Schwie­rig­keit: Die Digi­ta­li­sie­rung ist längst nicht über­all stra­te­gisch ver­an­kert. Eine klare Tak­tik in Bezug auf die Digi­ta­li­sie­rung von Büro- und Ver­wal­tungs­pro­zes­sen ver­folgt der Befra­gung zufolge heute nahezu jedes zweite Unter­neh­men (49 Pro­zent). Vor zwei Jah­ren waren es nur 40 Pro­zent. Doch beim Detail­blick wird hier deut­lich, das Groß­un­ter­neh­men deut­lich wei­ter sind. Hier ver­fü­gen 73 Pro­zent über eine Digitalisierungsstrategie.

Die geschil­der­ten Punkte ver­deut­li­chen, warum kleine Unter­neh­men und Mit­tel­stand bei ihren Digi­ta­li­sie­rungs­be­stre­bun­gen häu­fig nicht so schnell vor­wärts kom­men wie Groß­be­triebe. Weit­ge­hend Einig­keit herrscht aber den­noch auch im Mit­tel­stand dar­über, dass wei­tere Schritte zur Digi­ta­li­sie­rung not­wen­dig sind und umge­setzt wer­den müs­sen. Die Inves­ti­ti­ons­be­reit­schaft ist wei­ter­hin hoch und der Nut­zen ist erkannt. So sag­ten im Rah­men der Bit­kom-Befra­gung 72 Pro­zent, dass sich die inter­nen Büro- und Ver­wal­tungs­pro­zesse seit der Ein­füh­rung von digi­ta­len Lösun­gen ver­bes­sert haben. 68 Pro­zent sehen Com­pli­ance-Richt­li­nien bes­ser erfüllt. 46 Pro­zent ver­zeich­nen eine höhere Trans­pa­renz ihrer Ver­wal­tungs­pro­zesse und eine bes­sere IT-Sicher­heit. Kurzum: Der Mit­tel­stand kämpft mit dem digi­ta­len Wan­del. Die Ziele sind aber klar abge­steckt und defi­ni­tiv erreichbar.

Gro­ßes Poten­zial für elek­tro­ni­schen Rechnungsempfang

Ein guter Ansatz um den digi­ta­len Wan­del im Unter­neh­men vor­an­zu­trei­ben sind die eige­nen Geschäfts­pro­zesse. Ein Bei­spiel ist hier das Thema Rech­nungs­emp­fang. Laut Bit­kom emp­fan­gen im Jahr 2018 noch 38 Pro­zent aller Unter­neh­men Rech­nun­gen noch in Papier-Form. Der Rech­nungs­ein­gang ist dabei einer der loh­nends­ten Pro­zesse, mit der Digi­ta­li­sie­rung zu star­ten. Der Grund: Bis Papier­rech­nun­gen erfasst, wei­ter­ge­lei­tet, geprüft, abge­rech­net und archi­viert wer­den, geht viel Zeit ins Land. Erst recht, wenn Rech­nun­gen krank­heits­be­dingt oder auf­grund feh­ler­haf­ter Anga­ben lie­gen blei­ben. Hier geht Unter­neh­men nicht nur Skonto ver­lo­ren, etwa­ige Mah­nun­gen und Nach­fra­gen läh­men den Betrieb. Durch einen elek­tro­ni­schen Rech­nungs­emp­fang, der sich durch ein Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem (DMS) wie dem KYOCERA Work­flow Mana­ger rela­tiv leicht umset­zen lässt, kön­nen diese Abläufe deut­lich opti­miert wer­den: Mit­ar­bei­ter kön­nen schnel­ler Aus­kunft und Frei­ga­ben ertei­len, Stell­ver­tre­ter las­sen sich bei Abwe­sen­hei­ten im Work­flow defi­nie­ren und auch die Ablage erfüllt sämt­li­che gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen. Natür­lich ist das Office dann noch nicht digi­tal … es ist aber ein ers­ter und vor allem gro­ßer Schritt in die rich­tige Rich­tung getan.

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