Die aktu­elle Befra­gung von Sta­tista im Auf­trag von KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons macht deut­lich: In Deutsch­lands Büros wer­den täg­lich rund zwei Stun­den Arbeits­zeit in die Doku­men­ten­su­che und Doku­men­ten­ab­lage inves­tiert. Das ver­schlech­tert die Pro­duk­ti­vi­tät und nervt Mit­ar­bei­ter. Zum Teil müs­sen Unter­neh­men sogar Geset­zes­kon­flikte fürch­ten, weil Daten nicht oder nur man­gel­haft auf­find­bar sind. Dabei lie­ßen sich die Pro­bleme ein­fach lösen, wie KYOCERA Busi­ness Con­sul­tant Chris­toph Kuboth zu berich­ten weiß. 

smart: Herr Kuboth, laut der KYOCERA-Stu­die „Doku­mente gesucht – gefun­den“ ver­brin­gen die deut­schen Büro­an­ge­stell­ten bis zu zwei Stun­den mit admi­nis­tra­ti­ven Tätig­kei­ten wie der Suche und Ablage von Unter­la­gen. Über­rascht Sie die­ses Ergebnis? 

Kuboth: Tat­säch­lich hat es mich schon über­rascht, dass mehr als die Hälfte der befrag­ten Büro­an­ge­stell­ten zwei Stun­den täg­lich mit der Doku­men­ten­ver­wal­tung beschäf­tigt sind. Stel­len Sie sich vor, Sie sind Abtei­lungs­lei­ter und haben einen Mit­ar­bei­ter, der ein Vier­tel sei­nes Arbeits­tags für pri­vate Gesprä­che oder das Sur­fen durch das Inter­net auf­wen­det. Wür­den Sie solch einen Mit­ar­bei­ter ein­stel­len oder eher ermah­nen? Durch eine inef­fi­zi­ente Doku­men­ten­ab­lage pas­siert aber genau dies: Ihre Mit­ar­bei­ter arbei­ten weni­ger effi­zi­ent, was zugleich zu einer höhe­ren Unzu­frie­den­heit mit den Pro­zes­sen führt.

Das wird beson­ders deut­lich, wenn man sich doku­men­ten­in­ten­sive Berei­che wie die Buch­hal­tung oder die Finanz­ver­wal­tung anschaut: In unse­rer Stu­die kam her­aus, dass hier noch mehr Zeit bei der Doku­men­ten­su­che ver­lo­ren geht als in ande­ren Unter­neh­mens­be­rei­chen. Die dort arbei­ten­den Ange­stell­ten sind des­halb genervt: Nur rund ein Fünf­tel sagt, dass die Doku­men­ten­ab­lage „effi­zi­ent“ erfolgt. 38 Pro­zent der Befrag­ten spre­chen ent­we­der von einer „Her­aus­for­de­rung“ oder bezeich­nen die Doku­men­ten­ab­lage als „frus­trie­rend“ oder „belas­tend“.

smart: Was soll­ten Unter­neh­men Ihrer Mei­nung nach aus den Ergeb­nis­sen ableiten? 

Kuboth: Ich emp­fehle Betrie­ben und Orga­ni­sa­tio­nen aller Grö­ßen­ord­nun­gen, schnell ihre Haus­auf­ga­ben zu machen! Der Ein­schät­zung der Befrag­ten zufolge ist die Doku­men­ten­ab­lage in vie­ler­lei Hin­sicht ver­bes­se­rungs­be­dürf­tig: Doku­mente wer­den unvoll­stän­dig abge­legt, Auf­be­wah­rungs­fris­ten wer­den nicht ein­ge­hal­ten, nur rund ein Drit­tel geht davon aus, dass auf­be­wahrte Doku­mente nicht ver­fälscht wer­den kön­nen. Das sind alar­mie­rende Zah­len. Zumal bestehende und aktu­ell in Kraft tre­tende gesetz­li­che Anfor­de­run­gen – Stich­wort DSGVO – dazu füh­ren, dass bis­lang als Baga­telle ange­se­hene Miss­stände in Kürze bereits schmerz­hafte Buß­gel­der nach sich ziehen.

smart: Rech­nun­gen, Doku­men­ta­tio­nen, Vor­la­gen: Ohne Doku­mente geht es im Büro nicht. Wie kann ich als Ver­ant­wort­li­cher dazu bei­tra­gen, die­sen Frust abzubauen? 

Kuboth: Da gibt es eine Reihe von Mög­lich­kei­ten. Zunächst ein­mal ist es emp­feh­lens­wert, die jewei­li­gen Doku­men­ten­pro­zesse in einer Abtei­lung zu prü­fen. Ein gutes Bei­spiel ist hier der Rech­nungs­ein­gangs­pro­zess, weil jedes Unter­neh­men einen sol­chen Work­flow hat und hier in der Regel meh­rere Per­so­nen mit einem Doku­ment beschäf­tigt sind: So kommt eine Rech­nung – ob digi­tal oder ana­log – ins Unter­neh­men, wan­dert vom Emp­fang in die Buch­hal­tung, wo diese geprüft und erfasst wird. Die Buch­hal­tung schickt die Rech­nung dann zur sach­li­chen Prü­fung in die Fach­ab­tei­lung, die diese dann frei­gibt. Das Doku­ment kommt also zurück in die Buch­hal­tung, wo im Ide­al­fall die Buchung vor­ge­nom­men wird. Von hier wan­dert die Rech­nung dann ins Archiv und wird bei der Steu­er­prü­fung erneut her­vor­ge­holt. Dies ist nur ein Bei­spiel für einen Bereich, in dem digi­tale Doku­men­ten­lö­sun­gen hel­fen kön­nen, Abläufe zu beschleunigen.

smart: Und hier hel­fen Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen (DMS)?

Kuboth: Ja! Durch die Ein­füh­rung einer DMS-Lösung lässt sich aber nicht nur die Suche nach Infor­ma­tio­nen beschleu­ni­gen. Ein intel­li­gen­tes Rech­tema­nage­ment sorgt dafür, dass nur die jeweils berech­tig­ten Mit­ar­bei­ter Ein­blick in gewünschte Doku­mente erhal­ten. Anstatt ins Archiv zu gehen oder selbst mühe­voll Regale und Akten­schränke abzu­su­chen, erfolgt die Infor­ma­ti­ons­be­schaf­fung von jedem PC-­Ar­beits­platz aus. Und selbst­ver­ständ­lich wer­den alle Doku­mente revi­si­ons­si­cher auf­be­wahrt. So wer­den sämt­li­che Com­pli­an­ce­-Richt­li­nien ein­ge­hal­ten. Das Unter­neh­men muss keine Geset­zes­kon­flikte fürch­ten, und die übli­chen For­de­run­gen von Geschäfts­part­nern kön­nen pro­blem­los ein­ge­hal­ten werden.

smart: Wie viel Zeit lässt sich hier gene­rell mit einer digi­ta­len Doku­men­ten­ab­lage via DMS-Lösung einsparen? 

Kuboth: Diese Frage lässt sich pau­schal nicht beant­wor­ten, da das Ein­spar­po­ten­zial von Unter­neh­men zu Unter­neh­men unter­schied­lich ist und auch immer vom exis­tie­ren­den Pro­zess abhängt. Blei­ben wir beim Bei­spiel des Rech­nungs­ein­gangs: Unter­neh­men, die ihre Rech­nun­gen noch papier­ba­siert archi­vie­ren, haben natür­lich grö­ße­res Ver­bes­se­rungs­po­ten­zial als sol­che, die die Rech­nun­gen in einem Netz­werk­ord­ner able­gen – eine Abla­ge­art, die übri­gens nicht revi­si­ons­si­cher ist.

Aus die­sem Grund haben wir mit der KYOCERA Work­flow Opti­mie­rung einen vier­stu­fi­gen Bera­tungs­an­satz geschaf­fen, mit dem wir uns die jewei­li­gen Doku­men­ten­work­flows genau anschauen: Gemein­sam mit einem Kun­den ver­fol­gen wir dabei den Weg, den ein Doku­ment durch das Unter­neh­men nimmt – von der Erfas­sung über die Bear­bei­tung, die Prü­fung, den Druck und den Ver­sand bis zur Ablage. Dabei stel­len wir fest, wel­che Mit­ar­bei­ter und Abtei­lun­gen in die ein­zel­nen Work­flows invol­viert sind und wel­che Arbeits­auf­wände und Work­flow­kos­ten tat­säch­lich ent­ste­hen. Das Resul­tat sind dann kon­krete Vor­schläge, die die not­wen­di­gen Hard- und Soft­ware­an­wen­dun­gen beschrei­ben, um die jewei­li­gen Abläufe zu opti­mie­ren und kos­ten­güns­tig zu gestal­ten. Auf die­ser Grund­lage errech­nen wir Ihr tat­säch­li­ches Ein­spar­po­ten­zial und erhal­ten so eine Basis für Ihre ROI-Berech­nung. Es gibt Kun­den, bei denen wir auf diese Weise eine Kos­ten­sen­kung von meh­re­ren tau­send Euro erzie­len konnten.

smart: Nun sind Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme (DMS) vor allem ein Thema für große Unter­neh­men. Wel­che Mög­lich­kei­ten habe ich als mit­tel­stän­di­sches Unter­neh­men, Doku­men­ten­pro­zesse zu optimieren? 

Kuboth: Eine effi­zi­ente Doku­men­ten­ab­lage ist nicht nur für grö­ßere Unter­neh­men rele­vant. Im Gegen­teil: Gerade in klei­nen und mitt­le­ren Unter­neh­men – und das hat unsere Stu­die deut­lich gezeigt – besteht gro­ßes Poten­zial, Work­flows zu opti­mie­ren. Zwar haben bei tech­ni­schen Inves­ti­tio­nen große Unter­neh­men meist die Nase vorn, doch in Sachen Doku­men­ten­ma­nage­ment kann der Mit­tel­stand schnell nach­zie­hen. So haben wir mit dem KYOCERA Work­flow Mana­ger etwa eine DMS-Lösung ent­wi­ckelt, die spe­zi­ell auf den Mit­tel­stand zuge­schnit­ten ist: Er ist leicht zu instal­lie­ren und kommt ohne auf­wen­di­ges Cus­to­mi­zing oder lange Res­sour­cen­bin­dung auf Kun­den­seite aus. So las­sen sich zen­trale Doku­men­ten­pro­zesse wie die Rech­nungs­be­ar­bei­tung oder das Per­so­nal­we­sen sehr schnell digi­tal abbil­den. Durch die Voll­text­su­che sind Doku­mente und Infor­ma­tio­nen bequem und schnell zu fin­den. Aus die­sem Grund emp­fehle ich: Vor allem Ver­ant­wort­li­che in Buch­hal­tung und Con­trol­ling müs­sen drin­gend ihre Doku­men­ten­ab­lage überprüfen!

smart: Vie­len Dank für das Gespräch!

Zwei Stun­den täg­lich für Dokumentenverwaltung

Die unter 1.000 deut­schen Büro­an­ge­stell­ten durch­ge­führte KYOCERA-Befra­gung zur Doku­men­ten­su­che gibt detail­liert Auf­schluss dar­über, wo nach Ein­schät­zung von Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­tern drin­gend Hand­lungs­be­darf besteht. Die Kern­er­geb­nisse der KYOCERA-Stu­die kön­nen Sie hier kos­ten­frei her­un­ter­la­den.