Home-Office: Wie team­fä­hig sind Ihre Prozesse?

31. März 2020

Die Corona-Krise zwingt zur­zeit viele Unter­neh­men, ihre Mit­ar­bei­ter ins Home-Office zu schi­cken. Denn trotz „Social Distancing“ müs­sen die Geschäfts­pro­zesse so weit wie mög­lich auf­recht­erhal­ten wer­den. Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen (DMS-Lösun­gen) hel­fen dabei.

Die Corona-Krise wir­belt die Arbeits­welt durch­ein­an­der – Mil­lio­nen von Berufs­tä­ti­gen orga­ni­sie­ren ihren Arbeits­platz neu im Home-Office. Laut einer aktu­el­len Umfrage arbei­tet wegen Covid-19 jeder fünfte Ange­stellte aus dem Home-Office oder per Telearbeit.

Das kommt den Mit­ar­bei­tern ent­ge­gen: Laut einer Umfrage des Bun­des­ver­bands Digi­tale Wirt­schaft (BVDW) von Anfang März 2020 kön­nen sich inzwi­schen drei Vier­tel aller Ange­stell­ten klei­ner und mitt­le­rer Betriebe vor­stel­len, von zuhause aus zu arbei­ten, 58 Pro­zent der Befrag­ten wün­schen dies sogar aus­drück­lich. Dahin­ter dürfte vor allem auch die Sorge um Fami­lie und Freunde ange­sichts der Anste­ckungs­ge­fah­ren durch das neu­ar­tige Coro­na­vi­rus stehen.

Tech­ni­sche Her­aus­for­de­run­gen im Home-Office

Viele Mit­ar­bei­ter haben zudem mitt­ler­weile nicht mehr die Wahl, zu ent­schei­den, etwa weil sie sich in Qua­ran­täne befin­den oder ihre Kin­der beauf­sich­ti­gen müs­sen. Laut der aktu­el­len Umfrage erwar­ten 80 Pro­zent der Mit­ar­bei­ter in Groß­kon­zer­nen, dass ihr Arbeit­ge­ber eine ent­spre­chende tech­ni­sche Lösung fürs Home-Office bereit­stellt. In mitt­le­ren Unter­neh­men sind es 67,7 Pro­zent, in klei­ne­ren immer­hin 58,1 Pro­zent. Doch längst nicht alle Mit­ar­bei­ter sehen ihren Arbeit­ge­ber in der Lage, eine tech­ni­sche Infra­struk­tur für effi­zi­en­tes Arbei­ten aus dem Home-Office zu orga­ni­sie­ren: Laut BVDW sieht fast die Hälfte (45,7 Pro­zent) hier tech­ni­sche Mängel.

Daten­si­cher­heit geht vor

Die Umstel­lung für die Beschäf­tig­ten ist groß. Vor noch höhe­ren Her­aus­for­de­run­gen ste­hen die Unter­neh­men, die ihre Geschäfts­pro­zesse am Lau­fen hal­ten, zugleich Tele­ar­beit ermög­li­chen und auch Mit­ar­bei­ter schu­len müs­sen. Dabei kön­nen bei­spiels­weise neu­er­li­che Hin­weise auf den Daten­schutz nicht scha­den. Wer beruf­lich mit sen­si­blen Daten zu tun hat oder online Doku­mente bear­bei­tet, die der Geheim­hal­tung unter­lie­gen, muss eini­ges beach­ten. Grund­sätz­lich gilt es, Doku­mente nie­mals offen lie­gen zu las­sen – weder aus­ge­druckt noch auf dem Bild­schirm, selbst wenn es sich nur um einen kur­zen Gang in die Küche handelt.

Auch soll­ten Doku­mente mit sen­si­blen Infor­ma­tio­nen, etwa Ver­träge oder Rech­nun­gen, aus­schließ­lich auf dem Gerät bear­bei­tet wer­den, das für die beruf­li­che Tätig­keit vor­ge­se­hen ist. Dateien per Mail an den pri­va­ten E‑Mail-Account zu schi­cken, um von einem ande­ren Com­pu­ter – mög­li­cher­weise mit grö­ße­rem Bild­schirm oder Anschluss an den eige­nen Dru­cker – dar­auf zuzu­grei­fen, ent­spricht nicht der Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DSGVO) . Auch der Anschluss eines pri­va­ten USB-Sticks an den Arbeits­rech­ner kann pro­ble­ma­tisch sein, da so dem Angriff von Com­pu­ter-Schad­pro­gram­men Tür und Tor geöff­net werden.

Kom­mu­ni­ka­tion entscheidend

Wie im nor­ma­len Büro ist die Kom­mu­ni­ka­tion unter­ein­an­der ent­schei­dend für das erfolg­rei­che Arbei­ten von zuhause aus. Abtei­lungs­lei­ter bzw. Unter­neh­mens­ver­ant­wort­li­che soll­ten daher die wich­tigs­ten Tele­fon­num­mern und Infor­ma­ti­ons­quel­len zur IT-Aus­stat­tung kom­pakt im Intra­net oder per Mail zur Ver­fü­gung stel­len. Eine regel­mä­ßige und aktive Kom­mu­ni­ka­tion über die aktu­elle Situa­tion im Unter­neh­men sowie in den ein­zel­nen Berei­chen ist drin­gend zu emp­feh­len. Dies umfasst regel­mä­ßige Tel­kos, E‑Mails oder die Nut­zung von Collaboration-Software.

Gene­rell ist in den ver­gan­ge­nen Jah­ren Team­ar­beit immer wich­ti­ger gewor­den. Und tech­nisch ist es inzwi­schen kein Pro­blem mehr, dass meh­rere Betei­ligte gleich­zei­tig auf Geschäfts­un­ter­la­gen zugrei­fen und diese bear­bei­ten kön­nen. Für den nach wie vor uner­läss­li­chen per­sön­li­chen Kon­takt unter­ein­an­der und zu den Kun­den bie­ten sich Video­kon­fe­ren­zen an, die mitt­ler­weile selbst dann mög­lich sind, wenn dazu eine eher lang­same pri­vate Daten­lei­tung genutzt wird. Chefs und Vor­ge­setzte soll­ten zudem beden­ken, dass Mit­ar­bei­ter­füh­rung in Zei­ten von Home-Office und Digi­ta­li­sie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen auch an sie neue Anfor­de­run­gen stellt – der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­weg Video­kon­fe­renz kann bei der Lösung die­ser Auf­ga­ben hilf­reich sein.

Zugriff auf Doku­mente aus dem Home-Office

Unter­neh­men, deren Mit­ar­bei­ter oft im Außen­dienst unter­wegs sind und daher mobil Daten abru­fen, ein­ge­ben und bear­bei­ten kön­nen, wer­den wahr­schein­lich am ein­fachs­ten die Her­aus­for­de­run­gen der Corona-Umstel­lung bewäl­ti­gen kön­nen. Unwei­ger­lich schwie­ri­ger wird es für Fir­men, die nur vor Ort pro­du­zie­ren kön­nen, bei denen die Anwe­sen­heit der Beleg­schaft im Betrieb also uner­läss­lich ist. Doch auch für den Hand­werks­meis­ter oder das mit­tel­große Indus­trie­un­ter­neh­men ist es heut­zu­tage kei­nes­wegs mehr nötig, Auf­träge, Rech­nun­gen oder Ver­träge aus­schließ­lich auf Papier zu doku­men­tie­ren. Für sie kann sich lang­fris­tig der Ein­satz digi­ta­ler Lösun­gen für die Doku­men­ten­ver­wal­tung auszahlen.

Kyocera bie­tet hier spe­zi­ell für kleine und mitt­lere Unter­neh­men den KYOCERA Work­flow Mana­ger. So müs­sen die meis­ten Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme (DMS) an die indi­vi­du­el­len Gege­ben­hei­ten in einem jeden Unter­neh­men oder jeder Abtei­lung ange­passt wer­den. Das dau­ert seine Zeit, denn es müs­sen alle Pro­zesse durch­dacht und ana­ly­siert wer­den. Anschlie­ßend ste­hen Lehr­gänge für die Mit­ar­bei­ter an. Und das alles geht ganz schön ins Geld.

DMS-Lösung für kleine und mitt­lere Unternehmen

Der KYOCERA Work­flow Mana­ger bie­tet hierzu eine Alter­na­tive: Er ist hoch­gra­dig stan­dar­di­siert, doch stellt er Mög­lich­kei­ten bereit, die Ein­stel­lun­gen indi­vi­du­ell anzu­pas­sen. Dadurch braucht es nicht viel Zeit, um ihn zu imple­men­tie­ren, denn alles ist direkt bereit zum Start. Noch dazu ist er zukunfts­si­cher skalierbar.

Durch Module für Rech­nun­gen, Ver­träge, Kun­den und Per­so­nal, die den übli­chen Abtei­lun­gen ent­spre­chen und sich ein­zeln oder kom­bi­niert nut­zen las­sen, erhält jeder Nut­zer Zugriff auf die gerade benö­tig­ten Doku­mente. Natür­lich auch aus dem Home-Office. So bie­tet die DMS-Lösung von Kyocera fol­gende Vorteile:

  • selbst­er­klä­rende Bedie­nung ohne beson­de­ren Schulungsaufwand
  • über­sicht­li­che Abla­ge­struk­tur und schnel­ler Zugriff auf Infor­ma­tio­nen über Such­maske oder Volltextsuche
  • Ein­bin­den von Doku­men­ten und E‑Mails per Drag and Drop
  • hohe Ska­lier­bar­keit
  • Schnell zu implementieren

Case Study: KYOCERA Work­flow Manager

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Anstoß für mehr Digitalisierung?

Zwar kann zur­zeit nie­mand sagen, wie lange die Corona-Krise und die damit ver­bun­de­nen Ein­schrän­kun­gen im Pri­vat- wie im Arbeits­le­ben andau­ern wer­den. Doch auf Sicht wird der Still­stand enden. Unter­neh­men, die bei der Digi­ta­li­sie­rung bereits vor­an­ge­schrit­ten sind, dürf­ten die Fol­gen leich­ter bewältigen.

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