Die Corona-Krise zwingt zurzeit viele Unternehmen, ihre Mitarbeiter ins Home-Office zu schicken. Denn trotz „Social Distancing“ müssen die Geschäftsprozesse so weit wie möglich aufrechterhalten werden. Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS-Lösungen) helfen dabei.

Die Corona-Krise wirbelt die Arbeitswelt durcheinander – Millionen von Berufstätigen organisieren ihren Arbeitsplatz neu im Home-Office. Laut einer aktuellen Umfrage arbeitet wegen Covid-19 jeder fünfte Angestellte aus dem Home-Office oder per Telearbeit.

Das kommt den Mitarbeitern entgegen: Laut einer Umfrage des Bundesverbands Digitale Wirtschaft (BVDW) von Anfang März 2020 können sich inzwischen drei Viertel aller Angestellten kleiner und mittlerer Betriebe vorstellen, von zuhause aus zu arbeiten, 58 Prozent der Befragten wünschen dies sogar ausdrücklich. Dahinter dürfte vor allem auch die Sorge um Familie und Freunde angesichts der Ansteckungsgefahren durch das neuartige Coronavirus stehen.

Technische Herausforderungen im Home-Office

Viele Mitarbeiter haben zudem mittlerweile nicht mehr die Wahl, zu entscheiden, etwa weil sie sich in Quarantäne befinden oder ihre Kinder beaufsichtigen müssen. Laut der aktuellen Umfrage erwarten 80 Prozent der Mitarbeiter in Großkonzernen, dass ihr Arbeitgeber eine entsprechende technische Lösung fürs Home-Office bereitstellt. In mittleren Unternehmen sind es 67,7 Prozent, in kleineren immerhin 58,1 Prozent. Doch längst nicht alle Mitarbeiter sehen ihren Arbeitgeber in der Lage, eine technische Infrastruktur für effizientes Arbeiten aus dem Home-Office zu organisieren: Laut BVDW sieht fast die Hälfte (45,7 Prozent) hier technische Mängel.

Datensicherheit geht vor

Die Umstellung für die Beschäftigten ist groß. Vor noch höheren Herausforderungen stehen die Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse am Laufen halten, zugleich Telearbeit ermöglichen und auch Mitarbeiter schulen müssen. Dabei können beispielsweise neuerliche Hinweise auf den Datenschutz nicht schaden. Wer beruflich mit sensiblen Daten zu tun hat oder online Dokumente bearbeitet, die der Geheimhaltung unterliegen, muss einiges beachten. Grundsätzlich gilt es, Dokumente niemals offen liegen zu lassen – weder ausgedruckt noch auf dem Bildschirm, selbst wenn es sich nur um einen kurzen Gang in die Küche handelt.

Auch sollten Dokumente mit sensiblen Informationen, etwa Verträge oder Rechnungen, ausschließlich auf dem Gerät bearbeitet werden, das für die berufliche Tätigkeit vorgesehen ist. Dateien per Mail an den privaten E-Mail-Account zu schicken, um von einem anderen Computer – möglicherweise mit größerem Bildschirm oder Anschluss an den eigenen Drucker – darauf zuzugreifen, entspricht nicht der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) . Auch der Anschluss eines privaten USB-Sticks an den Arbeitsrechner kann problematisch sein, da so dem Angriff von Computer-Schadprogrammen Tür und Tor geöffnet werden.

Kommunikation entscheidend

Wie im normalen Büro ist die Kommunikation untereinander entscheidend für das erfolgreiche Arbeiten von zuhause aus. Abteilungsleiter bzw. Unternehmensverantwortliche sollten daher die wichtigsten Telefonnummern und Informationsquellen zur IT-Ausstattung kompakt im Intranet oder per Mail zur Verfügung stellen. Eine regelmäßige und aktive Kommunikation über die aktuelle Situation im Unternehmen sowie in den einzelnen Bereichen ist dringend zu empfehlen. Dies umfasst regelmäßige Telkos, E-Mails oder die Nutzung von Collaboration-Software.

Generell ist in den vergangenen Jahren Teamarbeit immer wichtiger geworden. Und technisch ist es inzwischen kein Problem mehr, dass mehrere Beteiligte gleichzeitig auf Geschäftsunterlagen zugreifen und diese bearbeiten können. Für den nach wie vor unerlässlichen persönlichen Kontakt untereinander und zu den Kunden bieten sich Videokonferenzen an, die mittlerweile selbst dann möglich sind, wenn dazu eine eher langsame private Datenleitung genutzt wird. Chefs und Vorgesetzte sollten zudem bedenken, dass Mitarbeiterführung in Zeiten von Home-Office und Digitalisierung von Geschäftsprozessen auch an sie neue Anforderungen stellt – der Kommunikationsweg Videokonferenz kann bei der Lösung dieser Aufgaben hilfreich sein.

Zugriff auf Dokumente aus dem Home-Office

Unternehmen, deren Mitarbeiter oft im Außendienst unterwegs sind und daher mobil Daten abrufen, eingeben und bearbeiten können, werden wahrscheinlich am einfachsten die Herausforderungen der Corona-Umstellung bewältigen können. Unweigerlich schwieriger wird es für Firmen, die nur vor Ort produzieren können, bei denen die Anwesenheit der Belegschaft im Betrieb also unerlässlich ist. Doch auch für den Handwerksmeister oder das mittelgroße Industrieunternehmen ist es heutzutage keineswegs mehr nötig, Aufträge, Rechnungen oder Verträge ausschließlich auf Papier zu dokumentieren. Für sie kann sich langfristig der Einsatz digitaler Lösungen für die Dokumentenverwaltung auszahlen.

Kyocera bietet hier speziell für kleine und mittlere Unternehmen den KYOCERA Workflow Manager. So müssen die meisten Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) an die individuellen Gegebenheiten in einem jeden Unternehmen oder jeder Abteilung angepasst werden. Das dauert seine Zeit, denn es müssen alle Prozesse durchdacht und analysiert werden. Anschließend stehen Lehrgänge für die Mitarbeiter an. Und das alles geht ganz schön ins Geld.

DMS-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen

Der KYOCERA Workflow Manager bietet hierzu eine Alternative: Er ist hochgradig standardisiert, doch stellt er Möglichkeiten bereit, die Einstellungen individuell anzupassen. Dadurch braucht es nicht viel Zeit, um ihn zu implementieren, denn alles ist direkt bereit zum Start. Noch dazu ist er zukunftssicher skalierbar.

Durch Module für Rechnungen, Verträge, Kunden und Personal, die den üblichen Abteilungen entsprechen und sich einzeln oder kombiniert nutzen lassen, erhält jeder Nutzer Zugriff auf die gerade benötigten Dokumente. Natürlich auch aus dem Home-Office. So bietet die DMS-Lösung von Kyocera folgende Vorteile:

  • selbsterklärende Bedienung ohne besonderen Schulungsaufwand
  • übersichtliche Ablagestruktur und schneller Zugriff auf Informationen über Suchmaske oder Volltextsuche
  • Einbinden von Dokumenten und E-Mails per Drag and Drop
  • hohe Skalierbarkeit
  • Schnell zu implementieren

Case Study: KYOCERA Workflow Manager

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Anstoß für mehr Digitalisierung?

Zwar kann zurzeit niemand sagen, wie lange die Corona-Krise und die damit verbundenen Einschränkungen im Privat- wie im Arbeitsleben andauern werden. Doch auf Sicht wird der Stillstand enden. Unternehmen, die bei der Digitalisierung bereits vorangeschritten sind, dürften die Folgen leichter bewältigen.