57 Prozent der Unternehmen in Deutschland und Österreich archivieren Dokumente überwiegend papierbasiert. Daher nimmt die Suche nach Informationen bis zu zwei Stunden Arbeitszeit pro Tag in Anspruch. Warum tun sich Unternehmen mit der Schaffung eines digitalen Archivs so schwer?

Wie bei jeder Investition ist die Antwort auf diese Frage vor allem mit einem Aspekt verbunden: dem Nutzen. Was bringt eine digitale Archivierungssoftware dem Unternehmen? Wie hoch ist der administrative und finanzielle Aufwand, diese Lösung zu implementieren? Und: Wie hoch ist der Return-on-Investment (ROI)?

Digitale Archivierung: Am Anfang war der Nutzen

Tatsächlich ist die Wirtschaftlichkeit einer solchen Lösung von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Sogar von Abteilung zu Abteilung kann es Unterschiede geben. So wird die Buchhaltung oder das Controlling mitunter deutlich mehr von einem digitalen Archiv profitieren als das Marketing. Der Grund ist einfach: In diesen Abteilungen haben die Mitarbeiter deutlich häufiger mit der Ablage und Suche nach Dokumenten bzw. Informationen zu tun.

Daher empfiehlt es sich, mit der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements in Bereichen zu beginnen, die besonders dokumentenintensiv sind. Die Buchhaltung aber auch das Personalwesen oder der Vertrieb sind hier Beispiele.

Gerade die Eingangsrechnungsverarbeitung bietet große Potenziale zur Effizienzsteigerung. Eine entsprechende Software automatisiert hier die einzelnen Prozessschritte, was schnell zu einem ROI führt. So lassen sich Durchlaufzeiten verkürzen und Skonto-Ziele erreichen.

Was bringt ein digitales Archiv?

Auch wenn die konkreten Nutzenpotenziale also recht unterschiedlich sein können – die Investition in ein digitales Archiv lohnt sich so gut wie immer. Deutlich wird dies allein anhand der Arbeitszeit, die Mitarbeiter täglich mit der Dokumentenverwaltung verbringen. Laut einer aktuellen Befragung im Auftrag von Kyocera suchen Büroangestellte in Deutschland und Österreich täglich bis zu zwei Stunden nach Dokumenten. Anders ausgedrückt: 25 Prozent – also ein Viertel des Arbeitstages – verwenden Angestellte auf eine Tätigkeit, die sich mittels Dokumentenmanagement-Software in wenigen Sekunden bewerkstelligen lässt.

Das schnelle Finden von Informationen resultiert wiederum in einer Reihe weiterer Vorteile. So verbessert sich die Auskunftsbereitschaft der Mitarbeiter und zugleich verkürzen sich die Reaktionszeiten etwa bei Kundenanfragen. Neben diesen Effizienzvorteilen, die sich direkt auf das Kerngeschäft auswirken, erzielen Unternehmen mit der Einführung eines digitalen Archivs aber auch eine höhere Sicherheit vor Datenverlusten sowie eine verbesserte Rechtssicherheit bzw. Compliance.

Rechtssichere Archivierung

Ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl von bedarfsgerechter Archivierungssoftware ist die digitale Bereitstellung von Dokumenten in einer Form, die den rechtlichen Vorgaben in puncto Verlässlichkeit der Urheberschaft, Unverfälschtheit ihrer Inhalte und Langzeitverfügbarkeit genügt. In Deutschland gelten hier nicht nur HGB und BGB, sondern zum Beispiel auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder das „Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen“ (GeschGehG).

Um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, sollte das Archivsystem aus einer Kombination von Datenbank, Archivierungssoftware und Speicher bestehen. Basis ist eine Referenzdatenbank, deren Index auf die in einem externen Speicher abgelegten Dokumente verweist. Damit die Daten auch tatsächlich revisionssicher archiviert sind, müssen sie zwar gelesen werden können, dürfen sich aber nicht verändern lassen. Hardwarekomponenten auf Basis des WORM-Standards (Write Once, Read Many) gewährleisten das.

Wie man ein digitales Archiv schafft

Es gibt also gleich eine Reihe von Gründen, warum sich der Umstieg auf ein digitales Archiv für Unternehmen fast immer bezahlt macht:

  • schnelleres Finden von Informationen
  • kürzere Durchlaufzeiten
  • verbesserte Auskunftspflicht
  • Einhaltung von gesetzlichen und branchenspezifische Vorgaben
  • mehr Platz durch Abschaffung des Papierarchivs

Wie sollte man daher am besten vorgehen, um auf ein digitales Archiv umzustellen? Bei der Auswahl einer Software ist darauf zu achten, dass diese möglichst skalierbar ist und auch auf andere Unternehmensbereiche ausgeweitet werden kann. So vermeiden Sie spätere Integrationsprobleme. Die Software darf somit keine Insellösung sein, um auch zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden.

Hier empfiehlt sich gerade für kleine und mittlere Unternehmen der Kyocera Workflow Manager. Dieser ist nicht nur hochgradig skalierbar, sondern ist zudem binnen wenigen Tagen implementiert. Für den Eishockey-Verein Krefeld Pinguine war die DMS-Lösung von Kyocera das ideale Mittel, um Spielerakten zu digitalisieren und Papierberge abzubauen.

Zusammenspiel von Software und Hardware

Neben der Software spielt aber auch die Hardware eine wichtige Rolle. Wer seine Papierberge digitalisieren möchte, kann hierzu – je nach Umfang – auf ein Multifunktionssystem zurückgreifen, das mindestens 300 dpi (dots per inch/Punkte pro Zoll) bietet und bis zu 40 Seiten pro Minute einliest. Wer mehr als nur ein paar Belege erfassen möchte, für den kann auch die Anschaffung einer eigenen Scan-Lösung lohnend sein. In Kooperation mit der Firma Kodak Alaris bzw. Alos GmbH bietet Kyocera hier alles aus einer Hand.

Sie möchten den nächsten Schritt gehen? Dann sprechen Sie uns gerne an und vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin. Weiterführende Informationen finden Sie zudem in unserem kostenfreien E-Book zur digitalen Archivierung.