GoBD okay? Dar­auf müs­sen Unter­neh­men achten

31. August 2017

Die „Grund­sätze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff” – kurz GoBD – sind nicht nur ein Wort­un­ge­tüm. Gerade kleine und mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men (KMU) stel­len sie vor Herausforderungen.

Mit den GoBD hat das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­rium eine Ver­ord­nung erlas­sen, die die Ord­nungs­mä­ßig­keit des IT-Ein­sat­zes in der Buch­hal­tung regeln soll. Sie ist dabei vor allem als Leit­fa­den für die Finanz­be­hörde gedacht, wie die Vor­schrif­ten der Abga­ben­ord­nung (AO) und des Han­dels­ge­setz­buchs (HGB) in der Pra­xis umge­setzt wer­den sollen.

Ein wich­ti­ger Fokus der GoBD liegt auf der ord­nungs­ge­mä­ßen Ver­bu­chung von Bar­er­lö­sen. Diese kom­men nicht nur in der Gas­tro­no­mie vor, son­dern sind auch in vie­len KMU durch­aus üblich. Lei­der las­sen sich die Anfor­de­run­gen kon­ven­tio­nel­ler, papier­ner Buch­füh­rung nicht direkt auf die digi­tale Buch­hal­tung übertragen.

In KMU besteht Handlungsbedarf

Mit zuneh­men­der Digi­ta­li­sie­rung kam es daher zu Rechts­un­si­cher­hei­ten, die letzt­end­lich zum Inkraft­tre­ten der GoBD im Jahre 2015 führ­ten. Seit dem 1. Januar 2017 sind sie nach einer Über­gangs­frist von zwei Jah­ren voll­um­fäng­lich ver­bind­lich. Ernst wird es in den Jah­ren 2018 oder 2019, denn dann ste­hen die Wirt­schafts­jahre 2015 bis 2017 zur Betriebs­prü­fung an.

Für Unter­neh­men erge­ben sich dar­aus gewisse Pflich­ten für die Buch­füh­rung: Erfüllt man diese nicht, dro­hen Kon­se­quen­zen. So kann eine nicht ord­nungs­ge­mäße Buch­füh­rung dazu füh­ren, dass das zustän­dige Finanz­amt die­ser nicht traut und die Steu­ern nach eige­nen Ermitt­lun­gen fest­setzt. In der Regel ist dies nicht von Vor­teil für die betrof­fe­nen Unter­neh­men – dem­entspre­chend besteht hier Handlungsbedarf!

Da prak­tisch alle Unter­neh­mens­be­rei­che betrof­fen sind, stellt ein GoBD-kon­for­mes Daten­hand­ling hohe Anfor­de­run­gen an Fir­men. Da kein Unter­neh­men und kein Gewerbe wie das andere ist, unter­schei­den sich die Anfor­de­run­gen an die inner­be­trieb­li­che Struk­tur im Detail jedoch deutlich.

Um den Anfor­de­run­gen der GoBD bei­spiels­weise hin­sicht­lich der Archi­vie­rung, Durch­such­bar­keit und Vor­hal­tung von Doku­men­ten zu Prüf­zwe­cken zu ent­spre­chen, emp­fiehlt sich für die Fir­men der Ein­satz einer Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösung. Diese unter­stützt Unter­neh­men bei der Buch­füh­rung in den wesent­li­chen GoBD-rele­van­ten Punkten:

Punkt 1: Unver­än­der­bar­keit sicherstellen

Ein wesent­li­cher Aspekt der GoBD ist die Unver­än­der­bar­keit von Doku­men­ten. So gilt es, Doku­mente immer im Ori­gi­nal abzu­le­gen. Eine Archi­vie­rung von Kopien ist nicht gestat­tet. Als Ori­gi­nal wird dabei zum Bei­spiel ent­we­der die PDF-Rech­nung eines Geschäfts­part­ners oder aber der kon­forme Scan und die dann erfolgte Ablage in einem DMS gewertet.

Sollte das Kas­sen­sys­tem im Auf­be­wah­rungs­zeit­raum abge­löst wer­den, müs­sen die Ori­gi­nal­da­ten abge­si­chert in einem doku­men­tier­ten Ver­fah­ren in ein Archiv­sys­tem migriert wer­den. Ein Umko­pie­ren ist nicht erlaubt.

Punkt 2: Pro­zesse nach­voll­zieh­bar machen

Ein wei­te­rer wich­ti­ger Punkt ist, die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion sicher­zu­stel­len. Das bedeu­tet, dass bei­spiels­weise der Betriebs­prü­fer die digi­tale Buch­füh­rung jeder­zeit auf ihre sach­li­che und for­melle Rich­tig­keit hin prü­fen und nach­voll­zie­hen kön­nen muss. Das ver­pflich­tet selbst kleine Fir­men dazu, dem Buch­prü­fer eine Beschrei­bung aller Ver­fah­rens­be­stand­teile, Daten und Doku­ment­be­stände zur Ver­fü­gung stel­len zu können.

Sie müs­sen genau beschrei­ben kön­nen, wann ihre Doku­mente und Belege erfasst wor­den sind oder wer sie wann ver­ar­bei­tet und archi­viert hat. Auch dabei gilt es, die vor­ge­ge­be­nen Richt­li­nien ein­zu­hal­ten. Auch hier­bei erweist sich der Ein­satz eines geeig­ne­ten Scan­ners im Zusam­men­spiel mit einem aus­ge­reif­ten DMS auch im Hin­blick auf künf­tige Prü­fun­gen als wert­volle Hilfe.

Punkt 3: Doku­mente auf­find­bar machen

Dar­über hin­aus müs­sen Doku­mente jeder­zeit auf­find­bar und damit idea­ler­weise durch­such­bar sein. Damit der Auf­wand für diese Anfor­de­run­gen nicht den Arbeits­rah­men von klei­nen und mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men sprengt, emp­fiehlt sich das Erfas­sen von Doku­men­ten mit einer OCR-fähi­gen Scan-Lösung.

Wie immer bei gesetz­li­chen Rege­lun­gen gilt der alt­be­kannte Sinn­spruch: „Unwis­sen­heit schützt vor Strafe nicht.” Die Ver­ant­wor­tung für die ord­nungs­ge­mäße Umset­zung der GoBD trägt der Gewer­be­trei­bende bezie­hungs­weise der Unter­neh­mer. Das gilt auch dann, wenn externe Dienst­leis­ter ein­ge­setzt wer­den soll­ten. Daher ist es wich­tig, ein beson­de­res Augen­merk auf die Lösun­gen oder den Dienst­leis­ter zu legen, mit deren Hilfe die GoBD rechts­kon­form umge­setzt wer­den sollen.

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