Making infor­ma­tion fas­ter: Wie Kyocera die digi­tale Trans­for­ma­tion ver­ein­fa­chen möchte

Unter dem Motto „Making infor­ma­tion fas­ter“ möchte Kyocera Unter­neh­men bei der digi­ta­len Trans­for­ma­tion unter­stüt­zen. Diet­mar Nick, Geschäfts­füh­rer Kyocera Docu­ment Solu­ti­ons, ver­rät wie dies gelin­gen soll.

Kyocera möchte Infor­ma­tio­nen schnel­ler machen: Was bedeu­tet das und wie genau geht Kyocera hier vor?

Diet­mar Nick: Kyocera hat sich in den ver­gan­ge­nen Jah­ren mas­siv wei­ter­ent­wi­ckelt. Das ist ins­be­son­dere an unse­rem Pro­dukt­port­fo­lio erkenn­bar: So küm­mern wir uns seit rund acht Jah­ren nicht mehr nur um das gedruckte Doku­ment, son­dern decken sämt­li­che Aspekte des Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ments ab: Vom Input über die Ver­ar­bei­tung bis zum Out­put. Auf diese Weise bie­ten wir Unter­neh­men einen ganz­heit­li­chen Ansatz, um ihre Geschäfts­pro­zesse zukunfts­fä­hig zu machen: Also nicht nur schnel­ler, son­dern auch mobi­ler, siche­rer und nachhaltiger.

Warum ist es so wich­tig, dass Unter­neh­men ihre Geschäfts­pro­zesse optimieren?

Nick: Doku­men­ten-Work­flows sind die Grund­lage der Wett­be­werbs­fä­hig­keit von Unter­neh­men. Daher kön­nen Unter­neh­men nur dann ihr gan­zes Poten­zial abru­fen, wenn ihre Geschäfts­pro­zesse ver­netzt, agil und effi­zi­ent sind. Genau dies ermög­licht der Ein­satz von intel­li­gen­ter Soft-und Hard­ware sowie Ser­vices: Abläufe las­sen sich auto­ma­ti­sie­ren, Vor­gänge wer­den nach­voll­zieh­bar bezie­hungs­weise kon­trol­lier­bar und auch mobi­les Arbei­ten wird gefördert.

Die digi­tale Trans­for­ma­tion ist ja schon seit vie­len Jah­ren das Thema in der Wirt­schaft: Wie weit sind Unternehmen?

Nick: Hier besteht oft noch Ver­bes­se­rungs­be­darf: Die Corona-Pan­de­mie und im Spe­zi­el­len die Home­of­fice-Pflicht hat auf­ge­deckt, dass in vie­len Unter­neh­men Pro­zesse nicht wirk­lich agil sind. Wenn Mana­ger zur Frei­gabe von Rech­nun­gen  ins Büro kom­men müs­sen, um Unter­schrif­ten zu leis­ten, sind die Pro­zesse nicht wirk­lich State-of-the-Art. Das gilt auch, wenn Mit­ar­bei­tende für die Suche nach bestimm­ten Infor­ma­tio­nen erst einen Akten­ord­ner im Archiv suchen müs­sen.  All diese Work­flows las­sen sich effi­zi­en­ter gestal­ten, was in vie­len Unter­neh­men noch nicht der Fall ist. So haben laut Bit­kom-Stu­die 61 Pro­zent der Unter­neh­men  durch Corona fest­ge­stellt, dass viele ihrer ana­lo­gen Geschäfts­pro­zesse das Arbei­ten im Home­of­fice behin­dern. 95 Pro­zent wol­len daher die Digi­ta­li­sie­rung ihrer Work­flows vor­an­trei­ben. Genau hier set­zen wir an.

Wie viel Poten­zial steck in den Geschäfts­pro­zes­sen eines Unternehmens?

Nick: Es gibt eine Reihe von Mehr­wer­ten, die opti­mierte Geschäfts­pro­zesse brin­gen: Kür­zere Durch­lauf­zei­ten, schnel­lere Beant­wor­tung auf Kun­den­an­fra­gen, Rea­li­sa­tion von hybri­den Arbeits­kon­zep­ten, Ein­hal­tung von Daten­schutz­richt­li­nien und noch viel mehr. Zudem lässt sich auch die Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit stei­gern. Laut einer Stu­die, die Sta­tista im Jahr 2020  für uns umge­setzt hat, ver­brin­gen Büro­an­ge­stellte im Schnitt zwei Stun­den am Tag mit der Doku­men­ten­ver­wal­tung. Diese Zeit kön­nen wir mit unse­ren Lösun­gen deut­lich redu­zie­ren und ermög­li­chen es Mit­ar­bei­ten­den, nicht Stun­den mit der läs­ti­gen Infor­ma­ti­ons­be­schaf­fung zu verbringen.

Warum ist der Mit­tel­stand bei der Opti­mie­rung der Geschäfts­pro­zesse eher verhalten?

Nick: Die größte Hürde beim Ein­satz neuer Tech­no­lo­gien ist gerade für kleine und mitt­lere Unter­neh­men die feh­lende Zeit im All­tags­ge­schäft. Digi­ta­li­sie­rung muss häu­fig neben­her mit­ge­macht wer­den. Feh­len­des Know-how und Per­so­nal hin­dern bei der Umset­zung von Pro­jek­ten. Ins­be­son­dere dann, wenn der Nut­zen einer Inves­ti­tion nicht klar ist. Hier set­zen wir mit dem Kyocera Work­flow Mana­ger an. Die­ser lässt sich durch sei­nen modu­la­ren Auf­bau leicht in Abläufe imple­men­tie­ren, sodass eine Pro­zess­ver­bes­se­rung sehr schnell zu erken­nen ist. Durch den ska­lier­ba­ren Auf­bau kön­nen Unter­neh­men mit unse­rer DMS-Lösung im Ver­gleich direkt starten.

Bei der digi­ta­len Trans­for­ma­tion ist seit Jahr­zehn­ten vom papier­lo­sen Büro die Rede. Wird Kyocera sich daher vom gedruck­ten Doku­ment verabschieden?

Nick: Auch wenn es gerade im Office-Bereich immer digi­ta­ler wird: Vom papier­lo­sen Büro sind wir immer noch weit ent­fernt. Laut einer Umfrage, die wir in Auf­trag gege­ben haben arbei­te­ten 2019 nur vier Pro­zent der befrag­ten Büro­an­ge­stell­ten völ­lig papier­los. Zudem gibt es einige Berei­che wie die Logis­tik oder auch Bran­chen, in denen Papier unver­zicht­bar ist. Zu unse­rem Pro­dukt­port­fo­lio gehö­ren dem­entspre­chend auch in Zukunft Druck- und Mul­ti­funk­ti­ons­sys­teme sowie Lösun­gen für den Pro­duk­ti­ons­druck. Unser Ansatz ist es, Doku­men­ten- und Infor­ma­ti­ons­pro­zesse ganz­heit­lich zu opti­mie­ren: Egal, ob Infor­ma­tio­nen gedruckt oder digi­tal vorliegen.

Wie genau unter­stützt Kyocera bei der Opti­mie­rung von Geschäftsprozessen?

Nick: Die digi­tale Trans­for­ma­tion ist ein Pro­zess. Daher sollte man seine Work­flows regel­mä­ßig auf den Prüf­stand stel­len und schauen, ob diese die heu­ti­gen und zukünf­ti­gen Anfor­de­run­gen erfül­len. Hier set­zen wir gemein­sam mit unse­ren Fach­han­dels­part­nern an, um eine Opti­mie­rungs­stra­te­gie zu ent­wi­ckeln. Wich­tig ist, dass Unter­neh­men „ans Machen“ kom­men. Wir emp­feh­len bei beson­ders doku­men­ten­in­ten­si­ven Pro­zes­sen anzu­set­zen, da hier Erfolge schnell sicht­bar wer­den. Klas­sisch ist dies der Rech­nungs­frei­ga­be­pro­zess. Hier sind unter­schied­li­che Mit­ar­bei­ter aus ver­schie­de­nen Abtei­lun­gen betei­ligt. Diese Pro­zess­kette kann man mit unse­ren Hard­ware- und Soft­ware-Lösun­gen sowie Ser­vices deut­lich opti­mie­ren und Durch­lauf­zei­ten beschleu­ni­gen. Zugleich steigt die Aus­kunfts­fä­hig­keit der Mit­ar­bei­ter bei Kundenrückfragen.

Zur Kyocera-Gruppe gehö­ren auch Unter­neh­men wie die ALOS GmbH, die AKI GmbH sowie die DMS-Anbie­ter Ceyo­niq Tech­no­logy GmbH und Opti­mal Sys­tems. Wie sieht die Zusam­men­ar­beit mit die­sen Unter­neh­men aus?

Jedes Unter­neh­men ist eigen­stän­dig und ope­riert unab­hän­gig von­ein­an­der. Da aber alle zum Kyocera-Kon­zern gehö­ren, gibt es viele Syn­er­gien. Unser Ziel ist es das Know-how, das in all die­sen Unter­neh­men besteht zusam­men­zu­brin­gen. Wir kom­men aus dem Office-Druck und ver­ste­hen mit unse­ren Fach­han­dels­part­nern die Anfor­de­run­gen des Mit­tel­stands sehr genau. Mit der ALOS GMBH haben wir zudem ein Unter­neh­men, dass auf die Imple­men­tie­rung und Umset­zung von Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­te­men spe­zia­li­siert ist. Die AKI GmbH ist auf die Opti­mie­rung von Druck­pro­zes­sen bezie­hungs­weise des Out­put Manage­ments spe­zia­li­siert. Die Kom­pe­ten­zen der Kyocera-Gruppe wol­len wir unter dem gemein­sa­men Leis­tungs­ver­spre­chen „Making infor­ma­tion fas­ter“ zusam­men­brin­gen. Die Brand Kyocera soll somit für die ganz­heit­li­che Opti­mie­rung von Infor­ma­ti­ons­pro­zes­sen ste­hen – ob digi­tal oder papierbasiert.

Vie­len Dank für das Gespräch!

Das Kyocera-Mar­ken­ver­spre­chen: Making infor­ma­tion faster

Kyocera Pod­cast: So gelingt die digi­tale Transformation

Im Rah­men unse­res Live­stream-For­mats Kyocera Insights dis­ku­tierte Mode­ra­tor Tors­ten Knip­pertz mit Diet­mar Nick (Kyocera) und Marco Becker (IDC Cen­tral Europe) dar­über, wie die digi­tale Trans­for­ma­tion im Unter­neh­men gelingt. Wel­che Her­aus­for­de­run­gen bestehen bei der Umset­zung von Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jek­ten? Wel­ches Poten­zial bie­ten Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen dabei? Die Auf­zeich­nung des Live­streams gibt es hier – den Talk über­all, wo es Pod­casts gibt. Ein­fach in der Pod­cast-App (z. B. Spo­tify, Google Pod­cast oder Apple Pod­cast) nach “Kyocera Pod­cast” suchen und abonnieren.