Warum sich ein digi­ta­les Archiv für Unter­neh­men fast immer lohnt

57 Pro­zent der Unter­neh­men in Deutsch­land und Öster­reich archi­vie­ren Doku­mente über­wie­gend papier­ba­siert. Daher nimmt die Suche nach Infor­ma­tio­nen bis zu zwei Stun­den Arbeits­zeit pro Tag in Anspruch. Warum tun sich Unter­neh­men mit der Schaf­fung eines digi­ta­len Archivs so schwer?

Wie bei jeder Inves­ti­tion ist die Ant­wort auf diese Frage vor allem mit einem Aspekt ver­bun­den: dem Nut­zen. Was bringt eine digi­tale Archi­vie­rungs­soft­ware dem Unter­neh­men? Wie hoch ist der admi­nis­tra­tive und finan­zi­elle Auf­wand, diese Lösung zu imple­men­tie­ren? Und: Wie hoch ist der Return-on-Invest­ment (ROI)?

Digi­tale Archi­vie­rung: Am Anfang war der Nutzen

Tat­säch­lich ist die Wirt­schaft­lich­keit einer sol­chen Lösung von Unter­neh­men zu Unter­neh­men unter­schied­lich. Sogar von Abtei­lung zu Abtei­lung kann es Unter­schiede geben. So wird die Buch­hal­tung oder das Con­trol­ling mit­un­ter deut­lich mehr von einem digi­ta­len Archiv pro­fi­tie­ren als das Mar­ke­ting. Der Grund ist ein­fach: In die­sen Abtei­lun­gen haben die Mit­ar­bei­ter deut­lich häu­fi­ger mit der Ablage und Suche nach Doku­men­ten bzw. Infor­ma­tio­nen zu tun.

Daher emp­fiehlt es sich, mit der Ein­füh­rung eines digi­ta­len Doku­men­ten­ma­nage­ments in Berei­chen zu begin­nen, die beson­ders doku­men­ten­in­ten­siv sind. Die Buch­hal­tung aber auch das Per­so­nal­we­sen oder der Ver­trieb sind hier Beispiele.

Gerade die Ein­gangs­rech­nungs­ver­ar­bei­tung bie­tet große Poten­ziale zur Effi­zi­enz­stei­ge­rung. Eine ent­spre­chende Soft­ware auto­ma­ti­siert hier die ein­zel­nen Pro­zess­schritte, was schnell zu einem ROI führt. So las­sen sich Durch­lauf­zei­ten ver­kür­zen und Skonto-Ziele erreichen.

Was bringt ein digi­ta­les Archiv?

Auch wenn die kon­kre­ten Nut­zen­po­ten­ziale also recht unter­schied­lich sein kön­nen – die Inves­ti­tion in ein digi­ta­les Archiv lohnt sich so gut wie immer. Deut­lich wird dies allein anhand der Arbeits­zeit, die Mit­ar­bei­ter täg­lich mit der Doku­men­ten­ver­wal­tung ver­brin­gen. Laut einer aktu­el­len Befra­gung im Auf­trag von Kyocera suchen Büro­an­ge­stellte in Deutsch­land und Öster­reich täg­lich bis zu zwei Stun­den nach Doku­men­ten. Anders aus­ge­drückt: 25 Pro­zent – also ein Vier­tel des Arbeits­ta­ges – ver­wen­den Ange­stellte auf eine Tätig­keit, die sich mit­tels Doku­men­ten­ma­nage­ment-Soft­ware in weni­gen Sekun­den bewerk­stel­li­gen lässt.

Das schnelle Fin­den von Infor­ma­tio­nen resul­tiert wie­derum in einer Reihe wei­te­rer Vor­teile. So ver­bes­sert sich die Aus­kunfts­be­reit­schaft der Mit­ar­bei­ter und zugleich ver­kür­zen sich die Reak­ti­ons­zei­ten etwa bei Kun­den­an­fra­gen. Neben die­sen Effi­zi­enz­vor­tei­len, die sich direkt auf das Kern­ge­schäft aus­wir­ken, erzie­len Unter­neh­men mit der Ein­füh­rung eines digi­ta­len Archivs aber auch eine höhere Sicher­heit vor Daten­ver­lus­ten sowie eine ver­bes­serte Rechts­si­cher­heit bzw. Compliance.

Rechts­si­chere Archivierung

Ein ent­schei­den­des Kri­te­rium bei der Aus­wahl von bedarfs­ge­rech­ter Archi­vie­rungs­soft­ware ist die digi­tale Bereit­stel­lung von Doku­men­ten in einer Form, die den recht­li­chen Vor­ga­ben in puncto Ver­läss­lich­keit der Urhe­ber­schaft, Unver­fälscht­heit ihrer Inhalte und Lang­zeit­ver­füg­bar­keit genügt. In Deutsch­land gel­ten hier nicht nur HGB und BGB, son­dern zum Bei­spiel auch die „Grund­sätze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff“ (GoBD), die Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DSGVO) oder das „Gesetz zum Schutz von Geschäfts­ge­heim­nis­sen“ (GeschGehG).

Um die recht­li­chen Anfor­de­run­gen zu erfül­len, sollte das Archiv­sys­tem aus einer Kom­bi­na­tion von Daten­bank, Archi­vie­rungs­soft­ware und Spei­cher bestehen. Basis ist eine Refe­renz­da­ten­bank, deren Index auf die in einem exter­nen Spei­cher abge­leg­ten Doku­mente ver­weist. Damit die Daten auch tat­säch­lich revi­si­ons­si­cher archi­viert sind, müs­sen sie zwar gele­sen wer­den kön­nen, dür­fen sich aber nicht ver­än­dern las­sen. Hard­ware­kom­po­nen­ten auf Basis des WORM-Stan­dards (Write Once, Read Many) gewähr­leis­ten das.

Wie man ein digi­ta­les Archiv schafft

Es gibt also gleich eine Reihe von Grün­den, warum sich der Umstieg auf ein digi­ta­les Archiv für Unter­neh­men fast immer bezahlt macht:

• schnel­le­res Fin­den von Informationen
• kür­zere Durchlaufzeiten
• ver­bes­serte Auskunftspflicht
• Ein­hal­tung von gesetz­li­chen und bran­chen­spe­zi­fi­sche Vorgaben
• mehr Platz durch Abschaf­fung des Papierarchivs

Wie sollte man daher am bes­ten vor­ge­hen, um auf ein digi­ta­les Archiv umzu­stel­len? Bei der Aus­wahl einer Soft­ware ist dar­auf zu ach­ten, dass diese mög­lichst ska­lier­bar ist und auch auf andere Unter­neh­mens­be­rei­che aus­ge­wei­tet wer­den kann. So ver­mei­den Sie spä­tere Inte­gra­ti­ons­pro­bleme. Die Soft­ware darf somit keine Insel­lö­sung sein, um auch zukünf­ti­gen Anfor­de­run­gen gerecht zu werden.

Hier emp­fiehlt sich gerade für kleine und mitt­lere Unter­neh­men der Kyocera Work­flow Mana­ger. Die­ser ist nicht nur hoch­gra­dig ska­lier­bar, son­dern ist zudem bin­nen weni­gen Tagen imple­men­tiert. Für den Eis­ho­ckey-Ver­ein Kre­feld Pin­guine war die DMS-Lösung von Kyocera das ideale Mit­tel, um Spie­ler­ak­ten zu digi­ta­li­sie­ren und Papier­berge abzubauen.

Zusam­men­spiel von Soft­ware und Hardware

Neben der Soft­ware spielt aber auch die Hard­ware eine wich­tige Rolle. Wer seine Papier­berge digi­ta­li­sie­ren möchte, kann hierzu – je nach Umfang – auf ein Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem zurück­grei­fen, das min­des­tens 300 dpi (dots per inch/Punkte pro Zoll) bie­tet und bis zu 40 Sei­ten pro Minute ein­liest. Wer mehr als nur ein paar Belege erfas­sen möchte, für den kann auch die Anschaf­fung einer eige­nen Scan-Lösung loh­nend sein. In Koope­ra­tion mit der Firma Kodak Ala­ris bzw. Alos GmbH bie­tet Kyocera hier alles aus einer Hand.

Sie möch­ten den nächs­ten Schritt gehen? Dann spre­chen Sie uns gerne an und ver­ein­ba­ren Sie einen unver­bind­li­chen Bera­tungs­ter­min. Wei­ter­füh­rende Infor­ma­tio­nen fin­den Sie zudem in unse­rem kos­ten­freien E-Book zur digi­ta­len Archivierung.