Es gab Zeiten, da begann die Verarbeitung von Dokumenten mit einem Klingeln. Der Postbote gab die wichtigen Geschäftsbriefe am Empfang ab. Danach wurden sie gestempelt, gestapelt, eingesammelt, kopiert, gedruckt, sortiert, verteilt, abgetippt, korrigiert und schließlich in Regalwänden voller Papierhefter verstaut.
Zwar geben noch immer nur vier Prozent der Büroangestellten in Deutschland und Österreich an, vollkommen papierlos zu arbeiten. Dies hat eine eine Befragung von 1.560 Arbeitnehmern durch Statista im Auftrag von KYOCERA ergeben. Viele Mittelständler haben den Nutzen von digitalen Dokumenten und digitalisierter Geschäftsprozesse aber erkannt. 45 Prozent der Firmen verfolgen der Studie zufolge schon jetzt die komplette Digitalisierung ihres Dokumentenmanagements. Dies deckt sich mit den neuesten Erkenntnissen des Bitkom. Demnach plant fast jeder vierte Mittelständler seine Zukunft mit digitalen Dokumenten.
Kosten senken, Kundennutzen steigern
Ein Grund für den Siegeszug digitaler Dokumente: Allein im Backoffice können durch ein modernes Print- und Dokumenten-Management massiv Kosten gespart werden. Denn manuelle Aufwände sowie Liege- und Transportzeiten in der Bearbeitung von Rechnungen sind ungenau, umfangreich, langwierig und somit teuer.
Darüber hinaus ermöglichen digitale Dokumente bei vielen Geschäftsprozessen Produktivitätssprünge durch mobiles Arbeiten oder die komplette Automatisierung von Workflows. Die Einbindung von Echtzeit-Datenanalysen oder Künstlicher Intelligenz, um beispielsweise kundenfreundliche und automatisierte Online-Dienste bereitzustellen, werden durch digitalisierte Dokumente zudem erst ermöglicht.
Hardware macht Daten mobil
Ohne die passende Infrastruktur geht jedoch nichts. Ob Kunden, Geschäftspartner oder eigene Mitarbeiter, ob privat oder geschäftlich, die Mobilität digitaler Dokumente kennt keine Grenzen. Computer, Tablets oder Smartphones allein reichen da nicht aus. Leistungsstarke und ortsunabhängige Scanner und Drucker sind unumgänglich, um die Verknüpfung von analoger und digitaler Geschäftswelt zu meistern. So kommt die Studie „Print- und Dokumentenmanagement in Deutschland 2019“ des Marktforschungsinstituts IDC zu folgendem Ergebnis: Schon jetzt treiben 45 Prozent der Firmen das mobile Drucken und 41 Prozent das mobile Scannen und Weiterleiten von Dokumenten voran.
Auch die Mitarbeiter müssen die Digitalisierung im wahrsten Sinne des Wortes auf dem Schirm haben. Denn umso größer beispielsweise die Computerdisplays sind, desto einfacher können Tabellen, Rechnungen oder Pläne am Bildschirm gelesen werden.
Software hilft beim Verknüpfen
Eine E‑Mail auszudrucken, um sie einer Kollegin zu zeigen, ist somit überflüssig. Zumal die digitale Kommunikation auch längst durch Collaboration-Tools ergänzt wird. Das E‑Mail-Postfach ist nur eines von vielen integrierten Elementen. Neben Chats, Messaging- oder Videokonferenz-Programmen ermöglichen sie den Zugriff auf verschiedene Datenbanken und digitale Dokumente.
Mit untereinander inkompatiblen Einzellösungen ist allerdings niemandem geholfen. Bei der digitalen Verarbeitung von Aufträgen und Bestellungen sind vielmehr professionelle Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sowie das Enterprise Content Management (ECM) das Mittel der Wahl. Um digitalisierte Verträge, Geschäftsbriefe, Rechnungen oder E‑Mails unternehmensübergreifend zu verwalten und Workflows zu digitalisieren, existieren für Mittelständler optimierte Lösungen wie der KYOCERA Workflow Manager.
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Compliance und Gesetze im Blick
Eine Stärke solcher professionellen Software ist die revisionssichere Archivierung. Dies gilt auch im Hinblick auf die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die seit Mai 2018 gilt. Denn zusammengewürfelte Systeme ohne klare Schnittstellen erfüllen die Anforderungen meist nicht. Die Gefahr von Strafzahlungen steigt.
Auch andere Gesetze treiben die Digitalisierung von Geschäftsprozessen immer schneller voran. So erleichtert das im Frühjahr 2017 vom Bundeskabinett verabschiedete „Vertrauensdienstegesetz“ beispielsweise die Verwendung elektronischer Geschäftsbriefe bzw. Dokumente. Es erlaubt digitale Unterschriften, Zeitstempel oder Firmensiegel – und zwar EU-weit.
E‑Rechnungsgesetz kommt
Auch das E‑Rechnungsgesetz wird einen Beitrag leisten, dass papierbasierte Geschäftsbriefe und Co. weniger werden. Unternehmen werden damit ab dem 27.11.2020 zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes verpflichtet. Bei rund 200 Millionen Rechnungen, die pro Jahr laut Bundeswirtschaftsministerium eingehen, wird dies die Digitalisierung des Mittelstands weiter vorantreiben. On Handwerkbetrieb, Agentur oder Lieferant: Wer mit öffentlichen Auftraggebern ins Geschäft kommen möchte, muss dies auf digitalen Wegen tun!
Mittelständler, die papierlose Geschäftsprozesse vorantreiben wollen, sollten nicht zuletzt die Mitarbeiter einbeziehen. Sinnvoll ist es daher, mit einem Pilotprojekt zu beginnen. Darüber hinaus sind Schulungen unverzichtbar, um neue Arbeitsroutinen zu erlernen. Informationen einer Website nicht nur auszudrucken, sondern stattdessen als PDF zu speichern und samt kurzer Erläuterung weiterzuleiten, ist nicht für jeden eine Selbstverständlichkeit.
Ein gutes Document-Management-System muss darüber hinaus intuitiv bedienbar sein. Sonst wird es von Mitarbeitern nicht akzeptiert. Dafür ist beispielsweise eine leistungsstarke Volltextsuche entscheidend, mit denen die Nutzer Dokumente und Informationen schnell finden können.
Digitale Dokumente steigern Effizienz
Dass sich der Wandel lohnt, wird vor den Mitarbeitern in mittelständischen Betrieben immer wieder bestätigt. Der Bitkom-Studie „ECM im Mittelstand“ zufolge sehen rund 90 Prozent derjenigen, die bereits mit einer Content-Management-Software arbeiten, darin einen relevanten Beitrag zur Effizienzsteigerung in dokumentenbezogenen Prozessen. So ist der Postmann am Ende vielleicht der einzige, der sich nicht über das papierlose Büro freut.
Wie sich der das papierlose Büro in die Praxis umsetzen lässt, verraten wir in unserem “Leitfaden: Digitales Arbeiten”. Dieser steht zum kostenfreien Download zur Verfügung.
