Digi­tale Doku­mente: Wenn der Post­mann nicht mehr klingelt

6. November 2019

Digi­tale Doku­mente und Geschäfts­pro­zesse gewin­nen im Mit­tel­stand laut Bit­kom zuneh­mend die Ober­hand. Dazu wird auch das E‑Rechnungsgesetz bei­tra­gen. Gehört der papier­ba­sierte Geschäfts­brief daher bald der Ver­gan­gen­heit an?

Es gab Zei­ten, da begann die Ver­ar­bei­tung von Doku­men­ten mit einem Klin­geln. Der Post­bote gab die wich­ti­gen Geschäfts­briefe am Emp­fang ab. Danach wur­den sie gestem­pelt, gesta­pelt, ein­ge­sam­melt, kopiert, gedruckt, sor­tiert, ver­teilt, abge­tippt, kor­ri­giert und schließ­lich in Regal­wän­den vol­ler Papier­hef­ter verstaut.

Zwar geben noch immer nur vier Pro­zent der Büro­an­ge­stell­ten in Deutsch­land und Öster­reich an, voll­kom­men papier­los zu arbei­ten. Dies hat eine eine Befra­gung von 1.560 Arbeit­neh­mern durch Sta­tista im Auf­trag von KYOCERA erge­ben. Viele Mit­tel­ständ­ler haben den Nut­zen von digi­ta­len Doku­men­ten und digi­ta­li­sier­ter Geschäfts­pro­zesse aber erkannt. 45 Pro­zent der Fir­men ver­fol­gen der Stu­die zufolge schon jetzt die kom­plette Digi­ta­li­sie­rung ihres Doku­men­ten­ma­nage­ments. Dies deckt sich mit den neu­es­ten Erkennt­nis­sen des Bit­kom. Dem­nach plant fast jeder vierte Mit­tel­ständ­ler seine Zukunft mit digi­ta­len Dokumenten.

Kos­ten sen­ken, Kun­den­nut­zen steigern

Ein Grund für den Sie­ges­zug digi­ta­ler Doku­mente: Allein im Back­of­fice kön­nen durch ein moder­nes Print- und Doku­men­ten-Manage­ment mas­siv Kos­ten gespart wer­den. Denn manu­elle Auf­wände sowie Liege- und Trans­port­zei­ten in der Bear­bei­tung von Rech­nun­gen sind unge­nau, umfang­reich, lang­wie­rig und somit teuer.

Dar­über hin­aus ermög­li­chen digi­tale Doku­mente bei vie­len Geschäfts­pro­zes­sen Pro­duk­ti­vi­täts­sprünge durch mobi­les Arbei­ten oder die kom­plette Auto­ma­ti­sie­rung von Work­flows. Die Ein­bin­dung von Echt­zeit-Daten­ana­ly­sen oder Künst­li­cher Intel­li­genz, um bei­spiels­weise kun­den­freund­li­che und auto­ma­ti­sierte Online-Dienste bereit­zu­stel­len, wer­den durch digi­ta­li­sierte Doku­mente zudem erst ermöglicht.

Hard­ware macht Daten mobil

Ohne die pas­sende Infra­struk­tur geht jedoch nichts. Ob Kun­den, Geschäfts­part­ner oder eigene Mit­ar­bei­ter, ob pri­vat oder geschäft­lich, die Mobi­li­tät digi­ta­ler Doku­mente kennt keine Gren­zen. Com­pu­ter, Tablets oder Smart­pho­nes allein rei­chen da nicht aus. Leis­tungs­starke und orts­un­ab­hän­gige Scan­ner und Dru­cker sind unum­gäng­lich, um die Ver­knüp­fung von ana­lo­ger und digi­ta­ler Geschäfts­welt zu meis­tern. So kommt die Stu­die „Print- und Doku­men­ten­ma­nage­ment in Deutsch­land 2019“ des Markt­for­schungs­in­sti­tuts IDC zu fol­gen­dem Ergeb­nis: Schon jetzt trei­ben 45 Pro­zent der Fir­men das mobile Dru­cken und 41 Pro­zent das mobile Scan­nen und Wei­ter­lei­ten von Doku­men­ten voran.

Auch die Mit­ar­bei­ter müs­sen die Digi­ta­li­sie­rung im wahrs­ten Sinne des Wor­tes auf dem Schirm haben. Denn umso grö­ßer bei­spiels­weise die Com­pu­ter­dis­plays sind, desto ein­fa­cher kön­nen Tabel­len, Rech­nun­gen oder Pläne am Bild­schirm gele­sen werden.

Soft­ware hilft beim Verknüpfen

Eine E‑Mail aus­zu­dru­cken, um sie einer Kol­le­gin zu zei­gen, ist somit über­flüs­sig. Zumal die digi­tale Kom­mu­ni­ka­tion auch längst durch Col­la­bo­ra­tion-Tools ergänzt wird. Das E‑Mail-Post­fach ist nur eines von vie­len inte­grier­ten Ele­men­ten. Neben Chats, Messaging- oder Video­kon­fe­renz-Pro­gram­men ermög­li­chen sie den Zugriff auf ver­schie­dene Daten­ban­ken und digi­tale Dokumente.

Mit unter­ein­an­der inkom­pa­ti­blen Ein­zel­lö­sun­gen ist aller­dings nie­man­dem gehol­fen. Bei der digi­ta­len Ver­ar­bei­tung von Auf­trä­gen und Bestel­lun­gen sind viel­mehr pro­fes­sio­nelle Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme (DMS) sowie das Enter­prise Con­tent Manage­ment (ECM) das Mit­tel der Wahl. Um digi­ta­li­sierte Ver­träge, Geschäfts­briefe, Rech­nun­gen oder E‑Mails unter­neh­mens­über­grei­fend zu ver­wal­ten und Work­flows zu digi­ta­li­sie­ren, exis­tie­ren für Mit­tel­ständ­ler opti­mierte Lösun­gen wie der KYOCERA Work­flow Manager.

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Com­pli­ance und Gesetze im Blick

Eine Stärke sol­cher pro­fes­sio­nel­len Soft­ware ist die revi­si­ons­si­chere Archi­vie­rung. Dies gilt auch im Hin­blick auf die EU-Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DSGVO), die seit Mai 2018 gilt. Denn zusam­men­ge­wür­felte Sys­teme ohne klare Schnitt­stel­len erfül­len die Anfor­de­run­gen meist nicht. Die Gefahr von Straf­zah­lun­gen steigt.

Auch andere Gesetze trei­ben die Digi­ta­li­sie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen immer schnel­ler voran. So erleich­tert das im Früh­jahr 2017 vom Bun­des­ka­bi­nett ver­ab­schie­dete „Ver­trau­ens­dien­ste­ge­setz“ bei­spiels­weise die Ver­wen­dung elek­tro­ni­scher Geschäfts­briefe bzw. Doku­mente. Es erlaubt digi­tale Unter­schrif­ten, Zeits­tem­pel oder Fir­men­sie­gel – und zwar EU-weit.

E‑Rechnungsgesetz kommt

Auch das E‑Rechnungsgesetz wird einen Bei­trag leis­ten, dass papier­ba­sierte Geschäfts­briefe und Co. weni­ger wer­den. Unter­neh­men wer­den damit ab dem 27.11.2020 zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung gegen­über öffent­li­chen Auf­trag­ge­bern des Bun­des ver­pflich­tet. Bei rund 200 Mil­lio­nen Rech­nun­gen, die pro Jahr laut Bun­des­wirt­schafts­mi­nis­te­rium ein­ge­hen, wird dies die Digi­ta­li­sie­rung des Mit­tel­stands wei­ter vor­an­trei­ben. On Hand­werk­be­trieb, Agen­tur oder Lie­fe­rant: Wer mit öffent­li­chen Auf­trag­ge­bern ins Geschäft kom­men möchte, muss dies auf digi­ta­len Wegen tun!

Mit­tel­ständ­ler, die papier­lose Geschäfts­pro­zesse vor­an­trei­ben wol­len, soll­ten nicht zuletzt die Mit­ar­bei­ter ein­be­zie­hen. Sinn­voll ist es daher, mit einem Pilot­pro­jekt zu begin­nen. Dar­über hin­aus sind Schu­lun­gen unver­zicht­bar, um neue Arbeits­rou­ti­nen zu erler­nen. Infor­ma­tio­nen einer Web­site nicht nur aus­zu­dru­cken, son­dern statt­des­sen als PDF zu spei­chern und samt kur­zer Erläu­te­rung wei­ter­zu­lei­ten, ist nicht für jeden eine Selbstverständlichkeit.

Ein gutes Docu­ment-Manage­ment-Sys­tem muss dar­über hin­aus intui­tiv bedien­bar sein. Sonst wird es von Mit­ar­bei­tern nicht akzep­tiert. Dafür ist bei­spiels­weise eine leis­tungs­starke Voll­text­su­che ent­schei­dend, mit denen die Nut­zer Doku­mente und Infor­ma­tio­nen schnell fin­den können.

Digi­tale Doku­mente stei­gern Effizienz

Dass sich der Wan­del lohnt, wird vor den Mit­ar­bei­tern in mit­tel­stän­di­schen Betrie­ben immer wie­der bestä­tigt. Der Bit­kom-Stu­die „ECM im Mit­tel­stand“ zufolge sehen rund 90 Pro­zent der­je­ni­gen, die bereits mit einer Con­tent-Manage­ment-Soft­ware arbei­ten, darin einen rele­van­ten Bei­trag zur Effi­zi­enz­stei­ge­rung in doku­men­ten­be­zo­ge­nen Pro­zes­sen. So ist der Post­mann am Ende viel­leicht der ein­zige, der sich nicht über das papier­lose Büro freut.

Wie sich der das papier­lose Büro in die Pra­xis umset­zen lässt, ver­ra­ten wir in unse­rem “Leit­fa­den: Digi­ta­les Arbei­ten”. Die­ser steht zum kos­ten­freien Down­load zur Verfügung. 

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