Bit­kom-Stu­die: Digi­tale Büro­pro­zesse auf dem Vormarsch

30. Oktober 2019

Effi­zi­enz­stei­ge­rung ist die Haupt­mo­ti­va­tion dafür, dass mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men die Digi­ta­li­sie­rung der Büro­pro­zesse vor­an­trei­ben. Einer aktu­el­len Bit­kom-Stu­die zufolge plant fast jeder vierte Mit­tel­ständ­ler (23 Pro­zent) die digi­tale Doku­men­ten­ver­wal­tung. Im Ver­gleich zum Jahr 2017 ist das eine Stei­ge­rung um fünf Pro­zent. Ent­schei­dend für eine erfolg­rei­che Digi­ta­li­sie­rung ist es, bei der Ent­wick­lung die betei­lig­ten Mit­ar­bei­ter nicht aus den Augen zu verlieren.
Für die Stu­die „Digi­tal Office im Mit­tel­stand 2019“ des Bit­kom wur­den 613 mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men befragt. Die Ergeb­nisse zei­gen deut­lich: Der Mit­tel­stand ver­ab­schie­det sich vom ana­lo­gen Büro. Mit etwas Ver­zö­ge­rung im Ver­gleich zu gro­ßen Unter­neh­men nimmt damit die Digi­ta­li­sie­rung auch in den Büros mit­tel­stän­di­scher Unter­neh­men mit 20 bis 499 Mit­ar­bei­tern Fahrt auf.
Rund die Hälfte der befrag­ten mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men (47 Pro­zent) setzt bereits eine Stan­dard-Soft­ware für einige Auf­ga­ben im Büro ein, die aller­dings ledig­lich Teil­be­rei­che abdeckt. Ins­ge­samt sind nur 19 Pro­zent der Unter­neh­men mit Soft­ware aus­ge­stat­tet, die eine umfas­sende Digi­ta­li­sie­rung der Büro­ar­beit erlaubt. Im Ver­gleich zu Groß­un­ter­neh­men (86 Pro­zent Abde­ckung) ist das ein klei­ner Teil. Im Mit­tel­stand besteht also Nach­hol­be­darf in Sachen Digi­ta­li­sie­rung, zumal auch diese Betriebe einem hohen Wett­be­werbs- und Inno­va­ti­ons­druck aus­ge­setzt sind.

Ganz­heit­li­ches Den­ken setzt sich durch

Viele mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men haben das erkannt und pla­nen erst­mals die Ein­füh­rung einer ECM-Soft­ware, um ihre Büro­pro­zesse digi­tal zu orga­ni­sie­ren und zu ver­wal­ten. Mit der Digi­ta­li­sie­rung ihrer Doku­men­ten­pro­zesse gehen sie einen ent­schei­den­den Schritt in Rich­tung digi­ta­ler Trans­for­ma­tion und inves­tie­ren damit in ihre Zukunftsfähigkeit.
Mit dem stei­gen­den Inter­esse des Mit­tel­stands an Digi­ta­li­sie­rung hat sich auch das Ver­ständ­nis des Begriffs Enter­prise Con­tent Manage­ment (ECM) deut­lich wei­ter­ent­wi­ckelt: Ehe­mals eher eng gefasst, zählt mitt­ler­weile die deut­li­che Mehr­heit des Mit­tel­stan­des nicht nur die klas­si­schen Berei­che Archi­vie­rung und Doku­men­ten­ver­wal­tung zum Doku­men­ten­ma­nage­ment bezie­hungs­weise Enter­prise Con­tent Management.
Über 85 Pro­zent der Unter­neh­men zäh­len heute auch die Inte­gra­tion von Pro­zes­sen sowie die Kol­la­bo­ra­tion dazu. Das ist ein bedeu­ten­der Fak­tor, denn die Zusam­men­ar­beit über unter­schied­li­che Schnitt­stel­len und Abtei­lun­gen hin­weg ist ein Grund­pfei­ler von Fle­xi­bi­li­tät und dyna­mi­scher Adap­tion von Geschäfts­ab­läu­fen. Rund 30 Pro­zent der Unter­neh­men wol­len in naher Zukunft in eine inte­grierte Lösung auf die­sem Gebiet investieren.

Digi­tale Büro­pro­zesse: Der Chef entscheidet

Die Ent­schei­dung für eine der­ar­tige Inves­ti­tion ist fast immer Chef­sa­che. Bei 90 Pro­zent der befrag­ten Mit­tel­ständ­ler ist es die Unter­neh­mens­füh­rung, die über eine Ein­füh­rung oder einen Aus­bau der digi­ta­len Ver­zah­nung im Rah­men eines ECM bestimmt. Bei knapp der Hälfte der Fir­men hat die IT-Abtei­lung ein Mit­spra­che­recht. Mit­ar­bei­ter aus den betrof­fe­nen Fach­ab­tei­lun­gen haben aller­dings nur sehr wenige Mög­lich­kei­ten der Ein­fluss­nahme. Sie dür­fen nur in 14 Pro­zent der Unter­neh­men mitentscheiden.

Die Stu­di­en­au­toren emp­feh­len drin­gend, dass neben den Ent­schei­dern auch Mit­ar­bei­ter mit Fach­kom­pe­tenz in die Digi­tal-Office-Stra­te­gie mit­ein­be­zo­gen wer­den. Die ent­stan­de­nen Pro­zesse und Lösun­gen wer­den dann von einer hohen Akzep­tanz aller getra­gen und kön­nen so die Abläufe im Unter­neh­men nach­hal­tig verbessern.

91 Pro­zent der befrag­ten Mit­tel­ständ­ler ver­spre­chen sich von der inte­gra­ti­ven Digi­ta­li­sie­rung einen schnel­le­ren und effi­zi­en­te­ren Zugriff auf Infor­ma­tio­nen für die betei­lig­ten Mit­ar­bei­ter. Eine bes­sere Sicher­heit vor Daten- und Infor­ma­ti­ons­ver­lust folgt mit 88 Pro­zent auf Platz zwei. Nur wenn alle Mit­ar­bei­ter, die Geschäfts­lei­tung und die IT-Abtei­lung an einem Strang zie­hen, kön­nen diese Ziele der Unter­neh­men auch umge­setzt werden.
Wie man mit­tels Doku­men­ten­ma­nage­ment Büro­pro­zesse digi­ta­li­siert, ver­ra­ten wir in unse­rem E‑Book “Mit DMS digi­tale Geschäfts­pro­zes­sen”. Die­ses kön­nen Sie kos­ten­frei her­un­ter­la­den. Zudem fin­den Sie hier die Stu­di­en­ergeb­nisse des Bitkom.

 

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