Wie arbeiten wir nach Corona? Mobiler – und damit digitaler, sagen wissenschaftliche Studien. Ob Mittelständler oder Großkonzern: Die Verantwortlichen werden Wege finden müssen, mit denen die Umstellung auf neue Prozesse gelingen kann. Dies kann mittels Dokumentenmanagement (DMS) gelingen.

Seit einem guten halben Jahr hat die Corona-Pandemie die Welt fest im Griff. Sie hat im privaten Alltag vieles verändert – vom Tragen einer Mund-Nase-Maske über Infektionstests für Urlaubsrückkehrer bis hin zur Verkleinerung des Teilnehmerkreises bei Familienfeiern.

Doch welche Auswirkungen hat die Krise auf die Arbeitswelt? Erste wissenschaftliche Studien geben Hinweise, wie hier das „new normal“ aussehen dürfte. Für Unternehmen ergeben sich daraus Ansatzpunkte, wie sie die Herausforderungen der „neuen Normalität“ während und nach der Corona-Pandemie meistern können.

Homeoffice und mobiles Arbeiten erwünscht

So hat das Mannheimer Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) im Juli 2020 rund 1.800 Unternehmen aus den Bereichen Informationswirtschaft und Verarbeitenden Gewerbe zu ihren bisherigen Erfahrungen und ihrer Planung rund um Corona befragt. Wichtigstes Ergebnis: In vielen Unternehmen ließen sich mehr Tätigkeiten als erwartet ins Homeoffice übertragen – und zwar nicht nur bei IT-Unternehmen, Medienfirmen und wissensbasierten Dienstleistern (mehr als 50 Prozent der Befragten), sondern auch in der Industrie (über 40 Prozent). Die „flächendeckende Erkenntnis“ darüber verstärkt aus Sicht von Studienleiter Daniel Erdsiek „den Impuls, den die Corona-Krise auf die Verbreitung ortsflexibler Arbeit ausübt“.

Digitale Arbeitsmittel „allgegenwärtig“

Der Trend zum Homeoffice dürfte Bestand haben. So ermittelte das ZEW etwa bei Großunternehmen mit 100 Beschäftigten und mehr aus dem Bereich Informationswirtschaft einen Anteil von etwa 75 Prozent, die von einer dauerhaften Steigerung der Telearbeit ausgehen. Bei Unternehmen mittlerer Größe sind es gut zwei Drittel – und selbst bei kleinen Firmen mit 5 bis 19 Mitarbeitern liegt der Wert immer noch bei 40 Prozent. Für die Einschätzung, ob künftig weniger Tätigkeiten im Büro erledigt würden, ergibt sich ein ähnliches Bild. Übrigens musste rund ein Drittel der befragten Unternehmen investieren, um die Arbeit aus dem Homeoffice zu ermöglichen. Diese wird sich nach Einschätzung des ZEW indes „auch langfristig auszahlen“.

Die ZEW-Ergebnisse werden von der Bertelsmann-Stiftung bestätigt. Dort haben Forscher für eine Sonderbefragung zur Zukunftsstudie „Leben, Arbeit, Bildung 2035“ eine Sondererhebung bei 211 Expertinnen und Experten für Digitalisierung, Technologie und Künstliche Intelligenz (KI) durchgeführt – 85 Prozent von ihnen gaben an, dass sich Homeoffice und/oder mobiles Arbeiten als Alternative zum Büro in Zukunft durchsetzen wird: Digitale Kommunikations- und Arbeitsmittel würden „allgegenwärtig“ werden. Zugleich gehen 92 Prozent der Befragten davon aus, dass die Corona-Krise die digitale Transformation in Unternehmen beschleunigen wird.

Kundenbeziehungen bedroht

Dazu sei jedoch neben neuer (Büro-)Ausstattung auch die Etablierung einer neuen Führungskultur nötig. Denn das Virus habe Entscheider in den Unternehmen gezwungen, zur Weiterführung des Betriebs im Lockdown Lösungsansätze zu verfolgen, die in Bezug auf die Arbeitswelt eigentlich nicht neu seien. Zwar hätten auch vor der Krise bereits viele Unternehmen „zaghaft den Zeichen der Digitalisierung Rechnung getragen“, aber weiterhin „gewohnheitsmäßig Kontrolle vor Vertrauen“ gesetzt und zum Beispiel auf Büropräsenz beharrt. Dabei ist diese laut den befragten Experten weniger wichtig: Für 87 Prozent von ihnen wird außerhalb des Büros „mindestens gleich viel, wenn nicht sogar mehr gearbeitet“ – und für 44 Prozent von ihnen steht fest, dass sich die „Führungskultur von Kontrolle hin zu Vertrauen wandeln“ wird.

Ebenfalls überwiegend positive Erfahrungen mit dem Mehr an Telearbeit stellt für Deutschland Ipsos in einer im Juni 2020 veröffentlichten Studie fest. Die Marktforscher arbeiten allerdings auch heraus, dass die Umstellung aufs Arbeiten außerhalb des Büros „kein Selbstläufer“ sei: Um die Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen, müssten Unternehmen „kurz- und mittelfristig in die Befähigung ihrer Führungskräfte und Beschäftigten investieren und langfristig in einen kulturellen Wandel“.

Zudem gab rund ein Fünftel der für die Studie Befragten an, dass sich mit der Umstellung die „Beziehungen zum Kunden verschlechtert“ hätten. Dabei hat doch gerade die Lockdown-Phase bewiesen, wie wichtig die digitale Kundenbindung für das Geschäft inzwischen ist.

Digitales Dokumentenmanagement hilft

Wo sollten Entscheider nun also ansetzen, um auf die sich infolge der Corona-Krise abzeichnende „neue Normalität“ in der Arbeitswelt zu reagieren? Eine Antwort lässt sich aus den Studienergebnisse ableiten: Die Digitalisierung ihrer Unternehmen vorantreiben! Dabei dürfte sich der Wandel in der Führungs- und Arbeitskultur als schwierigste Aufgabe erweisen, erfordert sie doch Fingerspitzengefühl, neue Wege der internen Kommunikation und das „Mitnehmen“ der Belegschaft. Denn nur so kann die Umstellung auf modernes, mobiles und eigenverantwortliches Arbeiten gelingen.

Technisch gesehen können die Verantwortlichen hingegen eher auf etablierte Lösungen zurückgreifen. Ein erster Ansatz ist die Digitalisierung bisher papiergebundener Prozesse. Schließlich ist es schwer vorstellbar, dass bei örtlich ungebundenen Mitarbeitern Aktenstapel regelmäßig per Post verschickt oder in der Tasche an den Heimarbeitsplatz mitgenommen werden.

Unternehmen sollten daher die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems prüfen. Denn dieses ermöglicht nicht nur erst die Mobilisierung bisher bürogebundener Arbeiten.  Es kann auch die Effizienz einzelner Arbeitsschritte deutlich steigern und die Teamarbeit verbessern, zum Beispiel, wenn verschiedene Beschäftigte zugleich auf ein Dokument zugreifen und es bearbeiten.

Kyocera Workflow Manager ermöglicht flexible Arbeitsweisen

Ein bewährtes Angebot in diesem Bereich ist der Kyocera Workflow Manager. Dieser lässt sich mit verhältnismäßig wenig Aufwand und vergleichsweise geringen Kosten implementieren. Er kann passgenau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden – egal, ob es dort 20.000 oder nur 2 Computerarbeitsplätze gibt. Das Besondere: Durch den modularen Aufbau ist die Umstellung auf flexible Arbeitsweisen sehr schnell und kostengünstig möglich. Davon hat sich auch die Fachzeitschrift FACTS überzeugt.

Die Redaktion hat unsere DMS-Software über mehrere Monate im Einsatz gehabt, um Workflows, die mit der Abonnement-Verwaltung zusammenhängen, zu digitalisieren. Dabei lobte man vor allem die schnelle Einrichtung sowie die selbsterklärende Funktionsweise. Diese sind ein wesentlicher Faktor, um möglichst schnell auf digitale Prozesse umzusatteln.

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Kundenbindung durch digitale Akten

Neben der Effizienzsteigerung für Arbeitsprozesse, beispielsweise über eine smarte Aufgabenverwaltung, bietet der Kyocera Workflow Manager zudem die Möglichkeit, verschiedene Datenquellen rechtssicher zusammenzuführen. So werden alle Informationen etwa zu einem Kunden an einem Ort gebündelt. Anfragen können damit schneller und besser beantwortet werden, was die Kundenbindung erhöht. Davon zeugt auch unser Referenzbericht von der Rüter GmbH. Das Unternehmen suchte eine digitale Lösung, um Kundenakten schneller im Zugriff zu haben. So sind die Kunden bei Rückfragen deutlich auskunftsfähiger.

Weitere Informationen, wie Dokumente dazu beitragen, Geschäftsprozesse mobiler und flexibler zu machen, bieten wir in diesem E-Book. Zudem stehen unsere DMS-Experten selbstverständlich für einen unverbindlichen Beratungstermin zur Verfügung.