Wie mit Doku­men­ten­ma­nage­ment das „New Nor­mal“ Nor­ma­li­tät wird

12. August 2020

Wie arbei­ten wir nach Corona? Mobi­ler – und damit digi­ta­ler, sagen wis­sen­schaft­li­che Stu­dien. Ob Mit­tel­ständ­ler oder Groß­kon­zern: Die Ver­ant­wort­li­chen wer­den Wege fin­den müs­sen, mit denen die Umstel­lung auf neue Pro­zesse gelin­gen kann. Dies kann mit­tels Doku­men­ten­ma­nage­ment (DMS) gelingen.

Seit einem guten hal­ben Jahr hat die Corona-Pan­de­mie die Welt fest im Griff. Sie hat im pri­va­ten All­tag vie­les ver­än­dert – vom Tra­gen einer Mund-Nase-Maske über Infek­ti­ons­tests für Urlaubs­rück­keh­rer bis hin zur Ver­klei­ne­rung des Teil­neh­mer­krei­ses bei Familienfeiern.

Doch wel­che Aus­wir­kun­gen hat die Krise auf die Arbeits­welt? Erste wis­sen­schaft­li­che Stu­dien geben Hin­weise, wie hier das „new nor­mal“ aus­se­hen dürfte. Für Unter­neh­men erge­ben sich dar­aus Ansatz­punkte, wie sie die Her­aus­for­de­run­gen der „neuen Nor­ma­li­tät“ wäh­rend und nach der Corona-Pan­de­mie meis­tern können.

Home­of­fice und mobi­les Arbei­ten erwünscht

So hat das Mann­hei­mer Zen­trum für Euro­päi­sche Wirt­schafts­for­schung (ZEW) im Juli 2020 rund 1.800 Unter­neh­men aus den Berei­chen Infor­ma­ti­ons­wirt­schaft und Ver­ar­bei­ten­den Gewerbe zu ihren bis­he­ri­gen Erfah­run­gen und ihrer Pla­nung rund um Corona befragt. Wich­tigs­tes Ergeb­nis: In vie­len Unter­neh­men lie­ßen sich mehr Tätig­kei­ten als erwar­tet ins Home­of­fice über­tra­gen – und zwar nicht nur bei IT-Unter­neh­men, Medi­en­fir­men und wis­sens­ba­sier­ten Dienst­leis­tern (mehr als 50 Pro­zent der Befrag­ten), son­dern auch in der Indus­trie (über 40 Pro­zent). Die „flä­chen­de­ckende Erkennt­nis“ dar­über ver­stärkt aus Sicht von Stu­di­en­lei­ter Daniel Erd­siek „den Impuls, den die Corona-Krise auf die Ver­brei­tung orts­fle­xi­bler Arbeit ausübt“.

Digi­tale Arbeits­mit­tel „all­ge­gen­wär­tig“

Der Trend zum Home­of­fice dürfte Bestand haben. So ermit­telte das ZEW etwa bei Groß­un­ter­neh­men mit 100 Beschäf­tig­ten und mehr aus dem Bereich Infor­ma­ti­ons­wirt­schaft einen Anteil von etwa 75 Pro­zent, die von einer dau­er­haf­ten Stei­ge­rung der Tele­ar­beit aus­ge­hen. Bei Unter­neh­men mitt­le­rer Größe sind es gut zwei Drit­tel – und selbst bei klei­nen Fir­men mit 5 bis 19 Mit­ar­bei­tern liegt der Wert immer noch bei 40 Pro­zent. Für die Ein­schät­zung, ob künf­tig weni­ger Tätig­kei­ten im Büro erle­digt wür­den, ergibt sich ein ähn­li­ches Bild. Übri­gens musste rund ein Drit­tel der befrag­ten Unter­neh­men inves­tie­ren, um die Arbeit aus dem Home­of­fice zu ermög­li­chen. Diese wird sich nach Ein­schät­zung des ZEW indes „auch lang­fris­tig auszahlen“.

Die ZEW-Ergeb­nisse wer­den von der Ber­tels­mann-Stif­tung bestä­tigt. Dort haben For­scher für eine Son­der­be­fra­gung zur Zukunfts­stu­die „Leben, Arbeit, Bil­dung 2035“ eine Son­der­er­he­bung bei 211 Exper­tin­nen und Exper­ten für Digi­ta­li­sie­rung, Tech­no­lo­gie und Künst­li­che Intel­li­genz (KI) durch­ge­führt – 85 Pro­zent von ihnen gaben an, dass sich Home­of­fice und/oder mobi­les Arbei­ten als Alter­na­tive zum Büro in Zukunft durch­set­zen wird: Digi­tale Kom­mu­ni­ka­ti­ons- und Arbeits­mit­tel wür­den „all­ge­gen­wär­tig“ wer­den. Zugleich gehen 92 Pro­zent der Befrag­ten davon aus, dass die Corona-Krise die digi­tale Trans­for­ma­tion in Unter­neh­men beschleu­ni­gen wird.

Kun­den­be­zie­hun­gen bedroht

Dazu sei jedoch neben neuer (Büro-)Ausstattung auch die Eta­blie­rung einer neuen Füh­rungs­kul­tur nötig. Denn das Virus habe Ent­schei­der in den Unter­neh­men gezwun­gen, zur Wei­ter­füh­rung des Betriebs im Lock­down Lösungs­an­sätze zu ver­fol­gen, die in Bezug auf die Arbeits­welt eigent­lich nicht neu seien. Zwar hät­ten auch vor der Krise bereits viele Unter­neh­men „zag­haft den Zei­chen der Digi­ta­li­sie­rung Rech­nung getra­gen“, aber wei­ter­hin „gewohn­heits­mä­ßig Kon­trolle vor Ver­trauen“ gesetzt und zum Bei­spiel auf Büro­prä­senz beharrt. Dabei ist diese laut den befrag­ten Exper­ten weni­ger wich­tig: Für 87 Pro­zent von ihnen wird außer­halb des Büros „min­des­tens gleich viel, wenn nicht sogar mehr gear­bei­tet“ – und für 44 Pro­zent von ihnen steht fest, dass sich die „Füh­rungs­kul­tur von Kon­trolle hin zu Ver­trauen wan­deln“ wird.

Eben­falls über­wie­gend posi­tive Erfah­run­gen mit dem Mehr an Tele­ar­beit stellt für Deutsch­land Ipsos in einer im Juni 2020 ver­öf­fent­lich­ten Stu­die fest. Die Markt­for­scher arbei­ten aller­dings auch her­aus, dass die Umstel­lung aufs Arbei­ten außer­halb des Büros „kein Selbst­läu­fer“ sei: Um die Her­aus­for­de­run­gen erfolg­reich zu bewäl­ti­gen, müss­ten Unter­neh­men „kurz- und mit­tel­fris­tig in die Befä­hi­gung ihrer Füh­rungs­kräfte und Beschäf­tig­ten inves­tie­ren und lang­fris­tig in einen kul­tu­rel­len Wandel“.

Zudem gab rund ein Fünf­tel der für die Stu­die Befrag­ten an, dass sich mit der Umstel­lung die „Bezie­hun­gen zum Kun­den ver­schlech­tert“ hät­ten. Dabei hat doch gerade die Lock­down-Phase bewie­sen, wie wich­tig die digi­tale Kun­den­bin­dung für das Geschäft inzwi­schen ist.

Digi­ta­les Doku­men­ten­ma­nage­ment hilft

Wo soll­ten Ent­schei­der nun also anset­zen, um auf die sich infolge der Corona-Krise abzeich­nende „neue Nor­ma­li­tät“ in der Arbeits­welt zu reagie­ren? Eine Ant­wort lässt sich aus den Stu­di­en­ergeb­nisse ablei­ten: Die Digi­ta­li­sie­rung ihrer Unter­neh­men vor­an­trei­ben! Dabei dürfte sich der Wan­del in der Füh­rungs- und Arbeits­kul­tur als schwie­rigste Auf­gabe erwei­sen, erfor­dert sie doch Fin­ger­spit­zen­ge­fühl, neue Wege der inter­nen Kom­mu­ni­ka­tion und das „Mit­neh­men“ der Beleg­schaft. Denn nur so kann die Umstel­lung auf moder­nes, mobi­les und eigen­ver­ant­wort­li­ches Arbei­ten gelingen.

Tech­nisch gese­hen kön­nen die Ver­ant­wort­li­chen hin­ge­gen eher auf eta­blierte Lösun­gen zurück­grei­fen. Ein ers­ter Ansatz ist die Digi­ta­li­sie­rung bis­her papier­ge­bun­de­ner Pro­zesse. Schließ­lich ist es schwer vor­stell­bar, dass bei ört­lich unge­bun­de­nen Mit­ar­bei­tern Akten­sta­pel regel­mä­ßig per Post ver­schickt oder in der Tasche an den Heim­ar­beits­platz mit­ge­nom­men werden.

Unter­neh­men soll­ten daher die Ein­füh­rung eines digi­ta­len Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tems prü­fen. Denn die­ses ermög­licht nicht nur erst die Mobi­li­sie­rung bis­her büro­ge­bun­de­ner Arbei­ten.  Es kann auch die Effi­zi­enz ein­zel­ner Arbeits­schritte deut­lich stei­gern und die Team­ar­beit ver­bes­sern, zum Bei­spiel, wenn ver­schie­dene Beschäf­tigte zugleich auf ein Doku­ment zugrei­fen und es bearbeiten.

Kyocera Work­flow Mana­ger ermög­licht fle­xi­ble Arbeitsweisen

Ein bewähr­tes Ange­bot in die­sem Bereich ist der Kyocera Work­flow Mana­ger. Die­ser lässt sich mit ver­hält­nis­mä­ßig wenig Auf­wand und ver­gleichs­weise gerin­gen Kos­ten imple­men­tie­ren. Er kann pass­ge­nau auf die Bedürf­nisse Ihres Unter­neh­mens zuge­schnit­ten wer­den – egal, ob es dort 20.000 oder nur 2 Com­pu­ter­ar­beits­plätze gibt. Das Beson­dere: Durch den modu­la­ren Auf­bau ist die Umstel­lung auf fle­xi­ble Arbeits­wei­sen sehr schnell und kos­ten­güns­tig mög­lich. Davon hat sich auch die Fach­zeit­schrift FACTS überzeugt.

Die Redak­tion hat unsere DMS-Soft­ware über meh­rere Monate im Ein­satz gehabt, um Work­flows, die mit der Abon­ne­ment-Ver­wal­tung zusam­men­hän­gen, zu digi­ta­li­sie­ren. Dabei lobte man vor allem die schnelle Ein­rich­tung sowie die selbst­er­klä­rende Funk­ti­ons­weise. Diese sind ein wesent­li­cher Fak­tor, um mög­lichst schnell auf digi­tale Pro­zesse umzusatteln.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzep­tie­ren Sie die Daten­schutz­er­klä­rung von You­Tube.
Mehr erfah­ren

Video laden

Kun­den­bin­dung durch digi­tale Akten

Neben der Effi­zi­enz­stei­ge­rung für Arbeits­pro­zesse, bei­spiels­weise über eine smarte Auf­ga­ben­ver­wal­tung, bie­tet der Kyocera Work­flow Mana­ger zudem die Mög­lich­keit, ver­schie­dene Daten­quel­len rechts­si­cher zusam­men­zu­füh­ren. So wer­den alle Infor­ma­tio­nen etwa zu einem Kun­den an einem Ort gebün­delt. Anfra­gen kön­nen damit schnel­ler und bes­ser beant­wor­tet wer­den, was die Kun­den­bin­dung erhöht. Davon zeugt auch unser Refe­renz­be­richt von der Rüter GmbH. Das Unter­neh­men suchte eine digi­tale Lösung, um Kun­den­ak­ten schnel­ler im Zugriff zu haben. So sind die Kun­den bei Rück­fra­gen deut­lich auskunftsfähiger.

Wei­tere Infor­ma­tio­nen, wie Doku­mente dazu bei­tra­gen, Geschäfts­pro­zesse mobi­ler und fle­xi­bler zu machen, bie­ten wir in die­sem E‑Book. Zudem ste­hen unsere DMS-Exper­ten selbst­ver­ständ­lich für einen unver­bind­li­chen Bera­tungs­ter­min zur Verfügung. 

Mehr wis­sen

Kyocera Blog
Newsletter

Bleiben Sie immer auf dem
Laufenden mit unserem
Newsletter!