Der KYOCERA Workflow Manager ist die optimale DMS-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen. Davon ist auch die Rüter GmbH überzeugt. Das Unternehmen fertigt und montiert Fenster, Türen sowie Sonderelemente für Handel, Projekte und Privatkunden. Dabei ist eine lückenlose Dokumentation ausschlaggebend.

Die Rüter GmbH in Reken fertigt seit über 30 Jahren Fenster, Haustüren und Sonderelemente aus Kunststoff und Aluminium. Das Unternehmen beschäftigt rund 60 Mitarbeiter in Vertrieb, Auftragsbearbeitung, Fertigung, Bauleitung, Montage und Verwaltung. Um Kundenwünsche bestmöglich zu erfüllen, ist eine detaillierte Dokumentation wichtig. Von der Planung über die Fertigung bis hin zur zeitnahen Montage: Gleich mehrere Mitarbeiter arbeiten zeitgleich an Projekten. Um die Kundenzufriedenheit sicherzustellen, gilt es daher alle Informationen  aus den unterschiedlichen Bereichen zusammenzufügen und zu dokumentieren.

Kundenzufriedenheit im Blick

Bislang verlief die Dokumentation primär analog: So wurden abgeschlossene Vorgänge in einem klassischen Paperarchiv mit allen dazugehörigen Unterlagen gesammelt. Hierzu gehörten nicht nur Kundenwünsche, sondern auch Angebote und Beauftragungen. Ebenso wurden Aufmaße und technische Klärungen der Bauleiter sowie Fertigungs- und Montageunterlagen archiviert. Auch die Abrechnung inklusive der Leistungserklärungen mit CE-Zeichen wurden in dem Archiv abgelegt.

Die Dokumentation und Archivierung der papierbasierten Dokumente nahm somit viel Zeit in Anspruch. Durch eine stetig steigende Auftragslage sowie gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflichten, ließen das Archiv und die Aktenmenge mit den Jahren stark wachsen. Die Rüter GmbH entschloss sich daher im Rahmen einer Betriebserweiterung, die Dokumentationsprozesse zu optimieren.

Ziel: Einführung einer modernen DMS-Lösung

Die Rüter GmbH wandte sich daher an ihren langjährigen Kyocera Fachhandelspartner Heinrich Wietholt GmbH aus Velen. Der Fachhändler unterstütze das Team der Rüter GmbH bei der Planung und Umsetzung des Projekts. Ziel war es, ein elektronisches Dokumentenmanagement (DMS) einzuführen. Somit sollen alle Kunden- und Projektinformationen sicher und digital zur Verfügung stehen. Gleichzeitig wollte man eine schnelle Möglichkeit zur Recherche schaffen.

Die Einführung der DMS-Lösung sollte vor allem schnell erfolgen und den laufenden Betrieb nicht stören. Bei der Entscheidung für ein DMS-System war zugleich eine hohe Benutzerfreundlichkeit ausschlaggeben. Die Mitarbeiter in Vertrieb, Kundendienst und in der Verwaltung sollten schnell und unkompliziert mit den digitalen Akten arbeiten können.

DMS-Lösung von KYOCERA

Die Heinrich Wietholt GmbH schlug daraufhin den KYOCERA Workflow Manager vor. Dieser ist speziell für die Anforderungen von kleinen und mittleren Unternehmen geeignet. Davon überzeute sich die Rüter GmbH auch im Rahmen einer Testinstallation. Diese hat im November 2018 stattgefunden. Nach wenigen Wochen entschied man sich dazu, die DMS-Software im gesamten Betrieb auszurollen.

Die Implementierung des KYOCERA Workflow Managers startete Anfang 2019 und konnte nach wenigen Wochen abgeschlossen werden. Im ersten Schritt wurden sämtliche Daten, die bereits im Warenwirtschafts-System zur Verfügung standen, per CSV-Datei in die neue Software überführt. Somit profitieren die Mitarbeiter der Rüter GmbH von der schnellen Suchfunktion von Beginn an, wie die Verwaltungsmitarbeiter berichten: „Das Arbeiten mit dem KYOCERA Workflow Manager ist wirklich sehr einfach. Wir haben uns schnell mit dem neuen System und dessen Handhabung vertraut gemacht.“

„Uns hat die Kyocera-Lösung vollständig überzeugt“

Bereits kurz nach der Einführung der DMS-Lösung zeigte sich der Mehrwert. Der KYOCERA Workflow Manager ließ sich reibungslos in die vorhandenen Strukturen des Unternehmens integrieren. Die Mitarbeiter haben seither die Möglichkeit, elektronische Akten nach der ihnen bekannten Systematik anzulegen und mit ihnen zu arbeiten. Dabei können verschiedenste Dokumententypen per Drag & Drop in die digitale Kundenakte abgelegt werden.

Ob Aufträge, technische Zeichnungen, Bestellungen, Lieferscheine oder weitere Belege: Alle Informationen liegen zentral ab und stehen im System zur Verfügung. Kunden der Rüter GmbH profitieren von einer noch schnelleren Reaktionszeit. Die Verantwortlichen zeigen sich zufrieden: „Unser Ziel ist es, unsere Papierakten weiter zu reduzieren und auf digitale Geschäftsprozesse umzustellen. Mit der Einführung des KYOCERA Workflow Managers haben wir hierzu einen wichtigen Schritt gemacht“, erklären die Projektverantwortlichen der Rüter GmbH.

KYOCERA DMS-Lösung für den Mittelstand

Sie wollen den KYOCERA Workflow Manager testen oder benötigen unterstützen bei der Umsetzung einer DMS-Strategie? Sprechen Sie uns gerne an. Weitere Informationen, wie Sie mit unserer DMS-Lösung Ihre Geschäftsprozesse optimieren, finden Sie zudem in dem E-Book „Smarte Dokumente“.

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