Lücken­lose Doku­men­ta­tion: Rüter GmbH setzt auf DMS-Lösung von Kyocera

Der KYOCERA Work­flow Mana­ger ist die opti­male DMS-Lösung für kleine und mitt­lere Unter­neh­men. Davon ist auch die Rüter GmbH über­zeugt. Das Unter­neh­men fer­tigt und mon­tiert Fens­ter, Türen sowie Son­der­ele­mente für Han­del, Pro­jekte und Pri­vat­kun­den. Dabei ist eine lücken­lose Doku­men­ta­tion ausschlaggebend. Die Rüter GmbH in Reken fer­tigt seit über 30 Jah­ren Fens­ter, Haus­tü­ren und Son­der­ele­mente aus Kunst­stoff und Alu­mi­nium. Das Unter­neh­men beschäf­tigt rund 60 Mit­ar­bei­ter in Ver­trieb, Auf­trags­be­ar­bei­tung, Fer­ti­gung, Bau­lei­tung, Mon­tage und Ver­wal­tung. Um Kun­den­wün­sche best­mög­lich zu erfül­len, ist eine detail­lierte Doku­men­ta­tion wich­tig. Von der Pla­nung über die Fer­ti­gung bis hin zur zeit­na­hen Mon­tage: Gleich meh­rere Mit­ar­bei­ter arbei­ten zeit­gleich an Pro­jek­ten. Um die Kun­den­zu­frie­den­heit sicher­zu­stel­len, gilt es daher alle Infor­ma­tio­nen  aus den unter­schied­li­chen Berei­chen zusam­men­zu­fü­gen und zu doku­men­tie­ren.

Kun­den­zu­frie­den­heit im Blick

Bis­lang ver­lief die Doku­men­ta­tion pri­mär ana­log: So wur­den abge­schlos­sene Vor­gänge in einem klas­si­schen Paper­ar­chiv mit allen dazu­ge­hö­ri­gen Unter­la­gen gesam­melt. Hierzu gehör­ten nicht nur Kun­den­wün­sche, son­dern auch Ange­bote und Beauf­tra­gun­gen. Ebenso wur­den Auf­maße und tech­ni­sche Klä­run­gen der Bau­lei­ter sowie Fer­ti­gungs- und Mon­ta­ge­un­ter­la­gen archi­viert. Auch die Abrech­nung inklu­sive der Leis­tungs­er­klä­run­gen mit CE-Zei­chen wur­den in dem Archiv abge­legt. Die Doku­men­ta­tion und Archi­vie­rung der papier­ba­sier­ten Doku­mente nahm somit viel Zeit in Anspruch. Durch eine ste­tig stei­gende Auf­trags­lage sowie gesetz­lich vor­ge­schrie­bene Auf­be­wah­rungs­pflich­ten, lie­ßen das Archiv und die Akten­menge mit den Jah­ren stark wach­sen. Die Rüter GmbH ent­schloss sich daher im Rah­men einer Betriebs­er­wei­te­rung, die Doku­men­ta­ti­ons­pro­zesse zu opti­mie­ren.

Ziel: Ein­füh­rung einer moder­nen DMS-Lösung

Die Rüter GmbH wandte sich daher an ihren lang­jäh­ri­gen Kyocera Fach­han­dels­part­ner Hein­rich Wiet­holt GmbH aus Velen. Der Fach­händ­ler unter­stütze das Team der Rüter GmbH bei der Pla­nung und Umset­zung des Pro­jekts. Ziel war es, ein elek­tro­ni­sches Doku­men­ten­ma­nage­ment (DMS) ein­zu­füh­ren. Somit sol­len alle Kun­den- und Pro­jekt­in­for­ma­tio­nen sicher und digi­tal zur Ver­fü­gung ste­hen. Gleich­zei­tig wollte man eine schnelle Mög­lich­keit zur Recher­che schaf­fen. Die Ein­füh­rung der DMS-Lösung sollte vor allem schnell erfol­gen und den lau­fen­den Betrieb nicht stö­ren. Bei der Ent­schei­dung für ein DMS-Sys­tem war zugleich eine hohe Benut­zer­freund­lich­keit aus­schlag­ge­ben. Die Mit­ar­bei­ter in Ver­trieb, Kun­den­dienst und in der Ver­wal­tung soll­ten schnell und unkom­pli­ziert mit den digi­ta­len Akten arbei­ten kön­nen.

DMS-Lösung von KYOCERA

Die Hein­rich Wiet­holt GmbH schlug dar­auf­hin den KYOCERA Work­flow Mana­ger vor. Die­ser ist spe­zi­ell für die Anfor­de­run­gen von klei­nen und mitt­le­ren Unter­neh­men geeig­net. Davon über­zeute sich die Rüter GmbH auch im Rah­men einer Test­in­stal­la­tion. Diese hat im Novem­ber 2018 statt­ge­fun­den. Nach weni­gen Wochen ent­schied man sich dazu, die DMS-Soft­ware im gesam­ten Betrieb aus­zu­rol­len. Die Imple­men­tie­rung des KYOCERA Work­flow Mana­gers star­tete Anfang 2019 und konnte nach weni­gen Wochen abge­schlos­sen wer­den. Im ers­ten Schritt wur­den sämt­li­che Daten, die bereits im Waren­wirt­schafts-Sys­tem zur Ver­fü­gung stan­den, per CSV-Datei in die neue Soft­ware über­führt. Somit pro­fi­tie­ren die Mit­ar­bei­ter der Rüter GmbH von der schnel­len Such­funk­tion von Beginn an, wie die Ver­wal­tungs­mit­ar­bei­ter berich­ten: „Das Arbei­ten mit dem KYOCERA Work­flow Mana­ger ist wirk­lich sehr ein­fach. Wir haben uns schnell mit dem neuen Sys­tem und des­sen Hand­ha­bung ver­traut gemacht.“

“Uns hat die Kyocera-Lösung voll­stän­dig überzeugt”

Bereits kurz nach der Ein­füh­rung der DMS-Lösung zeigte sich der Mehr­wert. Der KYOCERA Work­flow Mana­ger ließ sich rei­bungs­los in die vor­han­de­nen Struk­tu­ren des Unter­neh­mens inte­grie­ren. Die Mit­ar­bei­ter haben seit­her die Mög­lich­keit, elek­tro­ni­sche Akten nach der ihnen bekann­ten Sys­te­ma­tik anzu­le­gen und mit ihnen zu arbei­ten. Dabei kön­nen ver­schie­denste Doku­men­ten­ty­pen per Drag & Drop in die digi­tale Kun­den­akte abge­legt wer­den. Ob Auf­träge, tech­ni­sche Zeich­nun­gen, Bestel­lun­gen, Lie­fer­scheine oder wei­tere Belege: Alle Infor­ma­tio­nen lie­gen zen­tral ab und ste­hen im Sys­tem zur Ver­fü­gung. Kun­den der Rüter GmbH pro­fi­tie­ren von einer noch schnel­le­ren Reak­ti­ons­zeit. Die Ver­ant­wort­li­chen zei­gen sich zufrie­den: „Unser Ziel ist es, unsere Papier­ak­ten wei­ter zu redu­zie­ren und auf digi­tale Geschäfts­pro­zesse umzu­stel­len. Mit der Ein­füh­rung des KYOCERA Work­flow Mana­gers haben wir hierzu einen wich­ti­gen Schritt gemacht“, erklä­ren die Pro­jekt­ver­ant­wort­li­chen der Rüter GmbH.

KYOCERA DMS-Lösung für den Mittelstand

Sie wol­len den KYOCERA Work­flow Mana­ger tes­ten oder benö­ti­gen unter­stüt­zen bei der Umset­zung einer DMS-Stra­te­gie? Spre­chen Sie uns gerne an. Wei­tere Infor­ma­tio­nen, wie Sie mit unse­rer DMS-Lösung Ihre Geschäfts­pro­zesse opti­mie­ren, fin­den Sie zudem in dem E‑Book “Smarte Doku­mente”.