Die meis­ten Unter­neh­men haben die Digi­ta­li­sie­rung ihrer Geschäfts­pro­zesse auf der Agenda. Aller­dings arbei­ten erst vier Pro­zent der Ange­stell­ten in Deutsch­land und Öster­reich völ­lig papier­los. Wie kön­nen Unter­neh­men digi­tale Arbeits­wei­sen vor­an­trei­ben? Für den KYOCERA-DMS-Exper­ten Michael T. Kalaus lau­tet die Ant­wort: mit­tels Cap­tu­ring-Lösun­gen. Warum dies so ist und wie man über Cap­tu­ring den Kurs in Rich­tung Digi­tal Office set­zen kann, ver­rät er in sei­nem Gastbeitrag.

Mit zuneh­men­der Digi­ta­li­sie­rung ist auch der Begriff „Cap­tu­ring“ immer häu­fi­ger anzu­tref­fen. Was genau meint der Experte nun damit? „To cap­ture“ [käpt­scha] bedeu­tet „erfas­sen“, „ein­fan­gen“ oder auch „kapern“. Zuge­ge­ben, mit dem Begriff „kapern“, wie wir ihn aus Pira­ten­ge­schich­ten ken­nen, hat unser Cap­tu­ring nur wenig zu tun, obwohl auch hier streng dar­auf geach­tet wird, dass nichts und nie­mand Wert­vol­les über Bord geht. In unse­rem Fall sor­gen Cap­tu­ring-Lösun­gen näm­lich dafür, dass kei­ner­lei Daten aus ver­schie­dens­ten Doku­men­ten ver­lo­ren gehen und auf Nim­mer­wie­der­se­hen in den Untie­fen der Ser­ver­struk­tu­ren verschwinden.

Pira­tes of the Digitalisation

Im Zuge des Cap­tu­rings wer­den Papier­un­ter­la­gen (Briefe, For­mu­lare, Pro­to­kolle, Pläne etc.) und auch digi­tale Doku­mente (E‑Mails inkl. Atta­che­ments etc.) erfasst. Die Soft­ware wan­delt diese in jeder­zeit ver­füg­bare Infor­ma­tio­nen, sprich Daten­sätze, um. Diese wer­den dann an die dazu­ge­hö­ri­gen Geschäfts­an­wen­dun­gen, ‑pro­zesse und ‑work­flows über­ge­ben. Ziel und Nut­zen des Cap­tu­rings ist es, Infor­ma­tio­nen in Papier- oder elek­tro­ni­scher Form auto­ma­tisch, schnell, ein­fach und genau zu erfas­sen. So kann man doku­men­ten­in­ten­sive Pro­zesse auto­ma­ti­sie­ren und optimieren.

Auf zum papier­lo­sen Büro

Unge­fähr 316.000 Such­ergeb­nisse wirft die Such­ma­schine des Ver­trau­ens bei die­sem Schlag­wort aus und den­noch ist es nach wie vor nicht viel mehr als der Traum des Pira­ten von der Schatz­in­sel. Die Gründe dafür sind viel­fäl­tig, es liegt jedoch nicht an den unlös­ba­ren tech­ni­schen Her­aus­for­de­run­gen. Meist sieht das Manage­ment ein­fach die Not­wen­dig­keit zur Moder­ni­sie­rung nicht bzw. erkennt die Vor­teile eines digi­ta­len Doku­men­ten­ma­nage­ments nicht.

Ein Bekann­ter erzählt mir immer wie­der, dass frü­her jede Rech­nung nach Ein­tref­fen sofort sechs­mal kopiert und in wei­te­rer Folge auch sechs­mal von ver­schie­de­nen Per­so­nen in ver­schie­de­nen Abtei­lun­gen und ver­schie­de­nen Ord­nern abge­legt wurde. Wenn ich ihm erzähle, dass wir die meis­ten Rech­nun­gen nur noch in elek­tro­ni­scher Form bekom­men und auch nichts aus­dru­cken und kopie­ren, ver­fällt er in eine Art ängst­li­che Schock­starre. Papier gilt nach wie vor als sicher, wohin­ge­gen digi­tale Daten von einem Nim­bus der Unsi­cher­heit umge­ben sind.

Unstruk­tu­rierte Daten – also Daten, die nicht for­mu­lar­ar­tig sind wie eben For­mu­lare oder auch Rech­nun­gen – ver­meh­ren sich jähr­lich um 60 bis 80 Pro­zent. Hier ohne digi­tale Hilfs­mit­tel die Über­sicht zu bewah­ren, ist fast unmöglich.

Die Reise beginnt – unser Schiff sticht in See

Für eine funk­tio­nie­rende Doku­men­ten­ver­ar­bei­tung und in wei­te­rer Folge Doku­men­ten­ver­tei­lung ist eine kor­rekte Erfas­sung der Doku­mente unum­gäng­lich. Der Auto­ma­ti­sie­rungs­grad die­ses Vor­gangs bestimmt die damit ver­bun­de­nen Auf­wände und Kosten.

In der ent­spre­chen­den Soft­ware wer­den also phy­si­sche Doku­mente gescannt, Datei­na­men anschlie­ßend auto­ma­tisch ver­ge­ben (aus dem Doku­ment oder mit einem Bar­code) und anschlie­ßend in einer vor­de­fi­nier­ten Ablage – das kön­nen File-Ser­ver, aber auch rich­tige Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­teme sein – abgelegt.

Es gibt zwei gän­gige Metho­den der Erfas­sung: einer­seits das halb­au­to­ma­ti­sche Erfas­sen mit einer Vor­gabe von Daten­mas­ken, die dann nach dem Scan­nen mit einem Maus­klick auf den Daten­wert im Ori­gi­nal­do­ku­ment mit­tels Vor­schau­an­sicht befüllt wer­den. Dem ste­hen die voll­au­to­ma­ti­sche Erken­nung von Infor­ma­tio­nen und das voll­au­to­ma­ti­sche Befül­len von Daten­fel­dern gegen­über – unter ande­rem mit Hilfe eines auto­ma­ti­sier­ten Daten­ab­gleichs mit Stamm­da­ten­sys­te­men (ERP, CRM etc.), was eine hun­dert­pro­zen­tige Erken­nung gewähr­leis­tet. Die häu­figs­ten Doku­men­ten­klas­sen für sol­che Anwen­dun­gen sind Rech­nun­gen, Ver­träge und Formulare.

Hier kann auch eine Daten­har­mo­ni­sie­rung der unter­schied­li­chen For­mate (bei­spiels­weise ver­schie­dene For­mate bei Datums­an­ga­ben – 01. Februar 2019 vs. 01.02.2019) mit gleich­zei­ti­gem Abgleich mit Geschäfts­re­geln (Plau­si­bi­li­täts­prü­fung) stattfinden.

Doku­men­ten­er­fas­sung – Doku­men­ten­ver­ar­bei­tung – Doku­men­ten­ver­tei­lung: So funk­tio­nie­ren Capturing-Lösungen

Die Route zur Schatzinsel

Ich emp­fehle den schatz­su­chen­den Fir­men und Orga­ni­sa­tio­nen, die Digi­ta­li­sie­rung stu­fen­weise vor­an­zu­trei­ben. Stu­dien zei­gen, dass Betriebe mit Cap­ture-Erfah­run­gen auch bei der Ver­bes­se­rung ihrer Doku­men­ten­pro­zesse wei­ter vor­an­ge­schrit­ten sind. Geht man Schritt für Schritt vor, wächst mit zuneh­men­der Erfah­rung und vor­zeig­ba­ren Erfol­gen das Vertrauen.

Für die Umset­zung so eines Pro­jek­tes braucht man nicht nur ein wenig Zeit und Res­sour­cen, man braucht das Com­mit­ment der Mit­ar­bei­ter. Wenn die Mann­schaft nicht an einem Strang zieht, wird es nicht funk­tio­nie­ren. Um hier wirk­lich alle mit ins Boot zu holen (wir hören gleich mit den Pira­ten­me­ta­phern auf – ver­spro­chen!), muss man seine Crew umfas­send infor­mie­ren und sich wohl auch die eine oder andere Frage gefal­len las­sen. Wie soll das funk­tio­nie­ren? Was soll da digi­ta­li­siert wer­den? Und warum über­haupt? Es geht doch bis­her auch ohne! (Meu­te­rei!)

Cap­tu­ring bringt Anwen­dern zahl­rei­che Vorteile

Die Frage nach dem „Wie“ ist leicht beant­wor­tet: Mit leis­tungs­star­ken Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rä­ten wer­den papier­ba­sierte Doku­mente direkt ins Archiv gescannt, über einen Doku­men­ten­scan­ner wer­den sie in gan­zen Sta­peln erfasst, die Sei­ten­tren­nung erfolgt über Bar­codes oder Trenn­blät­ter. Betrof­fen davon – die Frage nach dem „Was“ ist ähn­lich schnell abge­han­delt – ist alles, wonach man irgend­wann ein­mal suchen könnte. Jedes Unter­neh­men kann das selbst defi­nie­ren, sinn­voll sind natür­lich Rech­nun­gen und rech­nungs­nahe Doku­mente (Lie­fer­scheine, Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen etc.), Ver­träge, Pro­jekt­do­ku­mente etc. Die Liste ließe sich unend­lich fortsetzen.

Für die zukünf­tig betrof­fe­nen User ist die Erklä­rung, warum solch ein Cap­tu­ring-Pro­jekt umge­setzt wer­den soll und wel­che Vor­teile sich dar­aus erge­ben, sicher­lich am wich­tigs­ten. Fakt ist, Cap­tu­ring bedeu­tet Res­sour­cen­scho­nung. Man spart manu­elle Arbeit bei der Daten­er­fas­sung, Zeit beim Suchen von Doku­men­ten – weil man diese dank Voll­text­su­che mit­tels OCR plötz­lich auch fin­det – und man spart ebenso Zeit durch das gleich­zei­tige Ver­tei­len von Doku­men­ten­da­ten an meh­rere Sys­teme bei gleich­zei­tig zen­tra­ler Doku­men­ten­ab­lage. Für die Mit­ar­bei­ter bedeu­tet das eine Ent­las­tung von oft mono­to­nen und sehr zeit­fres­sen­den Tätig­kei­ten und somit bleibt mehr Zeit für anspruchs­vol­lere Tätig­kei­ten. Dank der erhöh­ten Effi­zi­enz und der redu­zier­ten Arbeits­kos­ten macht sich die Inves­ti­tion übli­cher­weise nach zwölf Mona­ten bezahlt.

Fazit: Mit Cap­tu­ring spart man Zeit und Geld, nichts geht mehr ver­lo­ren, alles bleibt nach­voll­zieh­bar, und mit einer guten Cap­tu­ring-Lösung hätte kein Pirat jemals seine Schatz­karte verloren.

Der Autor

Ing. Michael Kalaus ist Bereichs­lei­ter der Busi­ness Unit DMS & ECM bei KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons Aus­tria. Er ist zer­ti­fi­zier­ter Pro­jekt­ma­na­ger und hat in den letz­ten 20 Jah­ren in ver­schie­de­nen Unter­neh­men Pro­jekte mit den Schwer­punk­ten Daten­er­fas­sung sowie Doku­men­ten­pro­zesse und ‑archi­vie­rung geleitet.