Arbeit im Grü­nen: Wie Büro­pro­zesse umwelt­freund­li­cher werden

Rund 18 Mil­lio­nen Men­schen in Deutsch­land arbei­ten in Büros. Öko­lo­gi­sche Aspekte gewin­nen daher auch bei der Gestal­tung von Büro­ar­beit und ‑kozep­ten an Bedeu­tung. Dabei gibt es gleich ver­schie­dene Ansätze und Maß­nah­men, mit denen sich Büro­pro­zesse umwelt­freund­li­cher gestal­ten lässt.

Die Vision des papier­lo­sen und nach­hal­ti­gen Büros exis­tiert seit Jahr­zehn­ten. Doch die Wirk­lich­keit ist bis­lang eine andere. Nur vier Pro­zent der Büro­an­ge­stell­ten in Deutsch­land und Öster­reich arbei­ten papier­los, wie eine 2019 ver­öf­fent­lichte Stu­die von Sta­tista im Auf­trag von Kyocera erge­ben hat. Zwei Fünf­tel der Befrag­ten druckt dem­nach noch immer zwi­schen 21 und 100 Sei­ten in der Woche aus.

Papier­ver­brauch stets im Griff

Um den Papier­ver­brauch in den Griff zu bekom­men, gibt es längst zahl­rei­che Werk­zeuge. So las­sen sich öko­lo­gi­sche Richt­li­nien schon heute in die Dru­cker-Soft­ware inte­grie­ren. Bei­spiels­weise wer­den ver­se­hent­li­che Aus­dru­cke ver­hin­dert, indem der Druck erst beim Abho­len durch die Büro­an­ge­stell­ten beginnt. Auch der dop­pel­sei­tige Druck (Duplex-Druck-Funk­tion) kann als Stan­dard ein­ge­rich­tet werden.

Zudem trägt die Digi­ta­li­sie­rung von papier­in­ten­si­ven Büro­pro­zes­sen dazu bei, die Kli­ma­bi­lanz im Büro zu ver­bes­sern. Mög­lich wird dies durch Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen wie dem KYOCERA Work­flow Mana­ger. Diese ermög­li­chen die Digi­ta­li­sie­rung von zen­tra­len und doku­men­ten­ba­sier­ten Unter­neh­mens­pro­zesse – wie das Ver­trags­ma­nage­ment oder die Bear­bei­tung von Ein­gangs­rech­nun­gen. Auf diese Weise lässt sich nicht nur Papier spa­ren, son­dern auch die Effi­zi­enz der Arbeit erhöhen.

Kli­ma­scho­nend rei­sen und konferieren

Die Digi­ta­li­sie­rung von Doku­men­ten ist auch eine Vor­aus­set­zung dafür, Video- und Tele­fon­kon­fe­renz­sys­teme ein­zu­füh­ren oder aus­zu­bauen – und so umwelt­be­las­tende Rei­sen und Fahr­ten der Mit­ar­bei­ter zu ver­mei­den. Dort, wo sol­che Fahr­ten unum­gäng­lich sind – etwa beim Pen­deln ins Büro – haben Unter­neh­men dar­über hin­aus viele Mög­lich­kei­ten, ihren Beschäf­tig­ten den Weg ins „Green Office“ schmack­haft zu machen. Ver­güns­tigte ÖPNV-Tickets, aber auch die Bereit­stel­lung von Fahr­rä­dern. Seit 2012 sind diese im Übri­gen steu­er­lich einem Dienst­wa­gen gleich­ge­stellt, müs­sen also nicht mehr mit dem vol­len Ein­kom­mens­steu­er­satz ver­steu­ert werden.

Standby für Stromfresser

Den Vor­tei­len der Digi­ta­li­sie­rung ste­hen aller­dings auch Nach­teile ent­ge­gen. Schon eine selbst ver­fasste E‑Mail ver­ur­sacht dem fran­zö­si­schen Think Tank „The Shift Pro­ject“ zufolge umge­rech­net vier Gramm CO2. Zum Ver­gleich: Eine 60-Watt-Glüh­birne, die neun Stun­den lang im Büro brennt, ver­ur­sacht rund 280 Gramm Koh­len­di­oxid. Schlecht ist die Ener­gie­bi­lanz vor allem von Online-Videos und Strea­ming­diens­ten. Wäh­rend hier vor allem die Mit­ar­bei­ter selbst dar­auf ach­ten kön­nen, nicht unnö­tig zu viele strom- und daten­fres­sende Anwen­dun­gen zu ver­wen­den, ist in einer ande­ren Hin­sicht vor allem der Arbeit­ge­ber gefragt.

So kön­nen Geräte wie zum Bei­spiel Dru­cker, die nicht häu­fig genutzt wer­den, stan­dard­mä­ßig auf einen Ruhe­mo­dus mit Ener­gie­spar­prio­ri­tät ein­ge­stellt wer­den. Auch Com­pu­ter­bild­schirme und die Rech­ner selbst müs­sen nicht lau­fen, wenn die Mit­ar­bei­ter in der Mit­tags­pause oder in einer län­ge­ren Bespre­chung sind.

Mate­ri­al­kauf als Hebel

Ein wei­te­rer Hebel ist der Ein­kauf von Aus­stat­tung und Mate­rial. Denn deren gezielte Beschaf­fung ermög­licht es Unter­neh­men, Nach­hal­tig­keit und Umwelt­schutz auch über die Gren­zen der eige­nen Büro­ge­bäude hin­aus zu tra­gen – und zwar durch so genannte Green-Office-Pro­dukte, also „grü­nere Alter­na­ti­ven“ zu den her­kömm­li­chen Büro­ma­te­ria­lien. Dies sind Pro­dukte, die bei­spiels­weise spar­sam ver­packt, recy­cling­fä­hig und lang­le­big sind. Vor allem Papier­pro­dukte, Brief­um­schläge und Auf­kle­ber soll­ten bes­ten­falls aus Alt­pa­pier her­ge­stellt und löse­mit­tel­frei sein. Man­che Anbie­ter von Büro­ma­te­ria­lien bie­ten die umwelt­freund­li­che Her­stel­lung und Ent­sor­gung von Büro­ma­te­ria­lien sogar von sich aus an.

Ori­en­tie­rung durch Zertifikate

Fir­men kön­nen auch erwä­gen, sich in punkto Umwelt­schutz grund­sätz­lich an Richt­li­nien und Zer­ti­fi­ka­ten zu ori­en­tie­ren – und sich viel­leicht auch selbst daran mes­sen zu las­sen. Eine der bekann­tes­ten die­ser Richt­li­nien ist die ISO 14001. Sie hilft Unter­neh­men dabei, mit der Methode Pla­nen-Aus­füh­ren-Kon­trol­lie­ren-Opti­mie­ren einen kon­ti­nu­ier­li­chen Ver­bes­se­rungs­pro­zess im Hin­blick auf die Umwelt­leis­tung der eige­nen Orga­ni­sa­tion anzu­sto­ßen – egal ob Dienst­leis­ter oder Industriebetrieb.

Doch auch anders­herum hilft es, sich an Zer­ti­fi­ka­ten zu ori­en­tie­ren. So garan­tiert bei­spiels­weise das Label „Blauer Engel“ bei Pro­duk­ten und Dienst­leis­tun­gen, dass diese öko­lo­gisch und qua­li­ta­tiv hohen Stan­dards ent­spre­chen. Andere Zer­ti­fi­kate wie „FSC“, „PEFC“ oder „Paper by Nature“ attes­tie­ren ihren Trä­gern hin­ge­gen den nach­hal­ti­gen Umgang mit unse­ren Wäl­dern, unse­rem Was­ser und unse­rer Luft.

Kli­ma­freund­li­che Büroprozesse

Hierzu gehört auch Kyocera Docu­ment Solu­ti­ons: So bie­ten wir im Rah­men unse­res Print-Green-Pro­gramms bei­spiels­weise bereit seit dem Jahr 2013 unse­ren Toner kli­ma­neu­tral an. Seit Okto­ber 2019 haben wir die­ses Enga­ge­ment erwei­tert: So kom­pen­sie­ren wir nun auch sämt­li­che CO2-Emis­sio­nen unse­rer Dru­cker und Mul­ti­funk­ti­ons­sys­teme, die bei Roh­stoff­ge­win­nung, Pro­duk­tion sowie Trans­port und Ver­wer­tung entstehen*.

Die Kom­pen­sa­tion erfolgt durch eine ent­spre­chende Inves­ti­tion in drei inter­na­tio­nale Kli­ma­schutz­pro­jekte in Kenia, Mada­gas­kar sowie Nepal. Alle Pro­jekte sind mit dem Gold-Stan­dard aus­ge­zeich­net. Damit ist garan­tiert, dass diese nicht nur einen Bei­trag zum Kli­ma­schutz tra­gen, son­dern zugleich die Lebens­be­din­gun­gen der Men­schen in den Regio­nen nach­hal­tig ver­bes­sern. Wei­tere Infor­ma­tio­nen zu die­sem Enga­ge­ment und den Pro­jek­ten gibt es auf www.printgreen.kyocera.de.

KYOCERA Print Green: So wer­den Büro­pro­zesse klimafreundlich

*Alle von KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons Deutsch­land und KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons Öster­reich ver­trie­be­nen Toner (ab dem 01.05.2013) sowie Geräte (ab dem 01.10.2019) sind durch zer­ti­fi­zierte CO2-Kom­pen­sa­tion kli­ma­neu­tral; Geräte mit Aus­nahme von Zube­hör, Soft­ware, Ersatz­tei­len sowie Lie­fe­run­gen aus vor dem 01.10.2019 begrün­de­ten Lieferverpflichtungen