Das papier­lose Büro wei­ter­hin nur auf dem Zettel

6. Februar 2019

Gemein­sam mit Sta­tista hat KYOCERA 1.560 Büro­an­ge­stellte in Deutsch­land und Öster­reich befragt, wie weit digi­tale Arbeits­wei­sen in ihrem Unter­neh­men vor­an­ge­schrit­ten sind. Die Ergeb­nisse zei­gen, dass es zum papier­lo­sen Büro noch ein wei­ter Weg ist. Doch warum eigentlich?

Mehr Zeit für das eigent­li­che Geschäft, ein schnel­le­rer Infor­ma­ti­ons- und Daten­trans­fer sowie gemein­sa­mes Arbei­ten, wann und wo es am bes­ten passt: Die Digi­ta­li­sie­rung der Büro­ar­beit hat das Poten­zial, Arbeits­ab­läufe zu ver­än­dern und neue For­men der Arbeits­or­ga­ni­sa­tion zu eröff­nen. Doch wer­den diese Poten­ziale auch genutzt?

Die Ergeb­nisse der Stu­die legen zumin­dest nahe, dass die meis­ten Unter­neh­men das papier­lose Büro durch­aus auf dem Zet­tel haben: 45 Pro­zent der befrag­ten Büro­an­ge­stell­ten gaben an, dass die­ses Thema bei ihnen aktiv ver­folgt wer­den – ledig­lich in 16 Pro­zent der Unter­neh­men wird dem papier­lo­sen Büro kei­ner­lei Bedeu­tung zuge­schrie­ben. Dies wird auch durch Zah­len von IDC zur Ver­brei­tung von Print- und Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen gestützt. So sei die Auto­ma­ti­sie­rung von Papier-Work­flows seit meh­re­ren Jah­ren ein anhal­ten­der Trend. Den­noch steht die Ver­wirk­li­chung des papier­lo­sen Büros in den meis­ten Unter­neh­men noch am Anfang. Die Stu­di­en­ergeb­nisse zei­gen aller­dings, dass der Trend in Rich­tung „papier­los“ in den nächs­ten 12 bis 24 Mona­ten wei­ter zuneh­men wird. So haben viele Anwen­der geäu­ßert, künf­tig bei eini­gen ihrer Tätig­kei­ten über­wie­gend auf Papier ver­zich­ten möchten.

Wunsch nach papier­lo­sem Büro vorhanden

Aus Sicht der befrag­ten Anwen­der wird also in den kom­men­den Jah­ren noch stär­ker digi­tal gear­bei­tet wer­den. Der Wunsch nach dem papier­lo­sen Büro ist also bei den Mit­ar­bei­tern durch­aus vor­han­den und auch Ent­schei­der geben kund, dass sie die­ses Thema for­cie­ren möch­ten. Ein inter­es­san­tes Para­dox, denn auf den Schreib­ti­schen der Ange­stell­ten ist nach wie vor noch Papier zu fin­den. Laut KYOCERA-Stu­die gaben nur 4 Pro­zent der Befrag­ten an, bei ihrer Arbeit kom­plett auf Papier­do­ku­mente zu ver­zich­ten. Die Mehr­heit hin­ge­gen (39 Pro­zent) druckt noch zwi­schen 21 und 100 Sei­ten in der Woche. Ein Vier­tel der Umfra­ge­teil­neh­mer (24 Pro­zent) gab sogar an, wöchent­lich mehr als 100 Sei­ten zu dru­cken. Dies ist schon erstaun­lich. So wird die Dis­kus­sion rund um das papier­lose Büro bereits seit meh­re­ren Jahr­zehn­ten geführt.

Motive für die Ent­schei­dung real vs. digital

Obwohl also Ange­stellte wie Ent­schei­der digi­tale Arbeits­wei­sen prä­fe­rie­ren und auch der Umgang mit digi­ta­len Tech­no­lo­gien wie Note­book, Tablet und Soft­ware für die meis­ten ver­traute und selbst­ver­ständ­li­che Arbeits­mit­tel sind, hat das Papier noch nicht aus­ge­dient. Wäh­rend bei Emp­fang, Wei­ter­gabe und Ablage von Doku­men­ten häu­fig bereits digi­tale Doku­mente domi­nie­ren, wird bei Bespre­chun­gen ganz ein­deu­tig dem Papier der Vor­zug gege­ben. Sei es um Noti­zen zu machen oder um die für ein Mee­ting rele­van­ten Doku­mente aus­ge­druckt zur Ver­fü­gung zu haben.

Der häu­figste Grund dafür, zu Papier und Stift zu grei­fen, anstatt ein digi­ta­les Arbeits­ge­rät zu ver­wen­den, ist die bes­sere Les­bar­keit. So gab fast jeder zweite Befragte (44 Pro­zent) an, dass Doku­mente auf Papier bes­ser zu lesen seien als am Bild­schirm. Auch die Mög­lich­keit, eine Idee unmit­tel­bar auf Papier zu brin­gen, ist auch im digi­ta­len Zeit­al­ter noch nicht in Ver­ges­sen­heit gera­ten. Eben­falls 44 Pro­zent der Befrag­ten gaben an, dass sie mit Papier und Stift krea­ti­ver arbei­ten kön­nen. Auch die ein­fa­che Mög­lich­keit, Anmer­kun­gen oder Noti­zen zu machen, ist für 41 Pro­zent der Befrag­ten ein wesent­li­ches
Motiv für die Ent­schei­dung real statt digital.

Doch es sind nicht nur interne Fak­to­ren, die dafür sor­gen, dass das papier­lose Büro nur in weni­gen Unter­neh­men Rea­li­tät ist. So gaben 47 Pro­zent der Stu­di­en­teil­neh­mer an, dass externe Stel­len wie Kun­den oder Dienst­leis­ter auf Papier erwar­ten: Wenn es um Lie­fer­scheine, Rech­nun­gen, Gut­scheine oder Ver­träge geht, kom­men die Unter­neh­men nicht am Gedruck­ten vor­bei. Das papier­lose Büro scheint also auch im Jahr 2019 noch Zukunfts­mu­sik zu sein.

Digi­ta­li­sie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen vorantreiben

Vor allem kleine und mitt­lere Unter­neh­men tun sich schwer, die Digi­ta­li­sie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen vor­an­zu­trei­ben, wie unlängst der Digi­tal­ver­band Bit­kom berich­tete. So gibt es hier keine kla­ren Ver­ant­wort­lich­kei­ten in Sachen Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie. Nur ein Bruch­teil der KMU haben einen Chief Digi­tal Offi­cer, der die digi­tale Trans­for­ma­tion im Unter­neh­men vor­an­treibt. Dies liegt vor allem an feh­len­den Res­sour­cen. Die Digi­ta­li­sie­rung fin­det oft­mals nur neben dem Tages­ge­schäft statt.

Hier sind also die Unter­neh­mens­ver­ant­wort­li­chen gefragt, digi­tale Arbeits­wei­sen vor­an­zu­trei­ben. Alles beim Alten las­sen oder par ordre du mufti ent­schei­den: “Ab mor­gen sind wir digi­tal”? Weder noch. Gerade kleine und mitt­lere Unter­neh­men soll­ten sich auf ihre vor­han­de­nen Pro­zesse kon­zen­trie­ren und diese in die digi­tale Welt über­füh­ren. Das Ziel muss es sein, die Mit­ar­bei­ter zu ent­las­ten. Das Beste: Diese wür­den die Ein­füh­rung ent­spre­chen­der Soft­ware-Lösun­gen sogar begrü­ßen. Jeweils 43 Pro­zent der Befrag­ten gaben an, dass die Ein­füh­rung von Soft­ware, wel­che die Zusam­men­ar­beit sowie die Orga­ni­sa­tion von Doku­men­ten ver­bes­sert, dazu füh­ren würde, dass sie weni­ger Doku­mente ausdrucken.

3 Tipps für digi­tale Arbeitsweisen

Der Ball, die Digi­ta­li­sie­rung im Unter­neh­men vor­an­zu­trei­ben, liegt also bei den Geschäfts­füh­run­gen bzw. den IT-Ver­ant­wort­li­chen. Sie sind gefragt, eine klar defi­nierte Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie zu schaf­fen. Unter­neh­mens­ver­ant­wort­li­che soll­ten sich daher früh­zei­tig mit den Mög­lich­kei­ten und Lösun­gen aus­ein­an­der­set­zen. Dabei soll­ten sie drei Tipps beherzigen:

  1. Iden­ti­fi­zie­ren Sie Ein­satz­mög­lich­kei­ten von Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen. Star­ten Sie in ein­zel­nen klei­ne­ren Berei­chen mit Rou­ti­ne­pro­zes­sen. Wei­ten Sie dann den Ein­satz nach und nach auf andere Pro­zesse im Unter­neh­men aus.
  2. Sor­gen Sie dar­über hin­aus dafür, dass Sie nicht nur über das erfor­der­li­che Fach-Know-how ver­fü­gen, son­dern auch über das nötige Pro­zess­ver­ständ­nis. Nur wer die Work­flows kennt, die in einer Abtei­lung exis­tie­ren, kann diese mit­tels smar­ter Lösung erfolg­reich opti­mie­ren. Digi­ta­li­sie­rungs­pro­zesse ent­ste­hen bes­ten­falls kol­la­bo­ra­tiv unter Ein­be­zie­hung der Mit­ar­bei­ter, die sich mit Begeis­te­rung auf neue Anwen­dun­gen und Tools stür­zen und ein gutes Gespür für deren Vor- und Nach­teile haben.
  3. Stel­len Sie Ihren Anwen­dern die not­wen­di­gen Tools – ins­be­son­dere Dokumentenmanagement‑, Enter­prise-Con­tent-Manage­ment- und Col­la­bo­ra­tion-Lösun­gen – zur Ver­fü­gung. Sie ermög­li­chen damit ein medi­en­bruch­freies digi­ta­les Arbei­ten. So kön­nen Tätig­kei­ten, aber auch Geschäfts­pro­zesse schnel­ler, zuver­läs­si­ger und auto­ma­ti­sier­ter erle­digt werden.

Stel­len Sie Ihren Anwen­dern die not­wen­di­gen Tools – ins­be­son­dere Docu­ment-Manage­ment‑, Enter­prise-Con­tent-Manage­ment- und Col­la­bo­ra­tion-Lösun­gen – zur Ver­fü­gung, die ihnen ein medi­en­bruch­freies digi­ta­les Arbei­ten ermög­li­chen. So kön­nen Tätig­kei­ten, aber auch Geschäfts­pro­zesse schnel­ler, zuver­läs­si­ger und auto­ma­ti­sier­ter erle­digt werden.

Fazit

Die Umstel­lung von ana­lo­gen auf digi­tale Pro­zesse geschieht nicht über Nacht – digi­tale Arbeits­wei­sen müs­sen Teil der Unter­neh­mens­kul­tur wer­den. Dies braucht Zeit und der Weg dort­hin ist für jedes Unter­neh­men ver­schie­den. Es lohnt sich jedoch, die­sen Weg zu gehen. Inves­ti­tio­nen in das Doku­men­ten­ma­nage­ment ist hier­für ein guter Hebel.

Unter­neh­men soll­ten die Chance ergrei­fen, ihre doku­men­ten­in­ten­si­ven Pro­zesse und Work­flows zu über­den­ken und umfas­send – das heißt in allen Unter­neh­mens­be­rei­chen – zu opti­mie­ren, zu auto­ma­ti­sie­ren und zu digi­ta­li­sie­ren. Es ist in dem Zusam­men­hang essen­ti­ell, die ver­schie­de­nen Facet­ten und Trends, die der Ein­satz von Druck- und Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen bie­tet, zu berück­sich­ti­gen. Nur so kön­nen Unter­neh­men heute die not­wen­di­gen Vor­aus­set­zun­gen für agile, digi­tale und sichere Work­flows und Pro­zesse schaf­fen und die Vision vom papier­lo­sen Büro realisieren.

Die Ergeb­nisse zur Stu­die sowie Tipps, wie Sie digi­tale Arbeits­wei­sen in Ihrem Unter­neh­men eta­blie­ren, fin­den Sie in unse­rem Leit­fa­den. Die­sen kön­nen Sie kos­ten­frei herunterladen.

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