Gemeinsam mit Statista hat KYOCERA 1.560 Büroangestellte in Deutschland und Österreich befragt, wie weit digitale Arbeitsweisen in ihrem Unternehmen vorangeschritten sind. Die Ergebnisse zeigen, dass es zum papierlosen Büro noch ein weiter Weg ist. Doch warum eigentlich?
Mehr Zeit für das eigentliche Geschäft, ein schnellerer Informations- und Datentransfer sowie gemeinsames Arbeiten, wann und wo es am besten passt: Die Digitalisierung der Büroarbeit hat das Potenzial, Arbeitsabläufe zu verändern und neue Formen der Arbeitsorganisation zu eröffnen. Doch werden diese Potenziale auch genutzt?
Die Ergebnisse der Studie legen zumindest nahe, dass die meisten Unternehmen das papierlose Büro durchaus auf dem Zettel haben: 45 Prozent der befragten Büroangestellten gaben an, dass dieses Thema bei ihnen aktiv verfolgt werden – lediglich in 16 Prozent der Unternehmen wird dem papierlosen Büro keinerlei Bedeutung zugeschrieben. Dies wird auch durch Zahlen von IDC zur Verbreitung von Print- und Dokumentenmanagement-Lösungen gestützt. So sei die Automatisierung von Papier-Workflows seit mehreren Jahren ein anhaltender Trend. Dennoch steht die Verwirklichung des papierlosen Büros in den meisten Unternehmen noch am Anfang. Die Studienergebnisse zeigen allerdings, dass der Trend in Richtung „papierlos“ in den nächsten 12 bis 24 Monaten weiter zunehmen wird. So haben viele Anwender geäußert, künftig bei einigen ihrer Tätigkeiten überwiegend auf Papier verzichten möchten.
Wunsch nach papierlosem Büro vorhanden
Aus Sicht der befragten Anwender wird also in den kommenden Jahren noch stärker digital gearbeitet werden. Der Wunsch nach dem papierlosen Büro ist also bei den Mitarbeitern durchaus vorhanden und auch Entscheider geben kund, dass sie dieses Thema forcieren möchten. Ein interessantes Paradox, denn auf den Schreibtischen der Angestellten ist nach wie vor noch Papier zu finden. Laut KYOCERA-Studie gaben nur 4 Prozent der Befragten an, bei ihrer Arbeit komplett auf Papierdokumente zu verzichten. Die Mehrheit hingegen (39 Prozent) druckt noch zwischen 21 und 100 Seiten in der Woche. Ein Viertel der Umfrageteilnehmer (24 Prozent) gab sogar an, wöchentlich mehr als 100 Seiten zu drucken. Dies ist schon erstaunlich. So wird die Diskussion rund um das papierlose Büro bereits seit mehreren Jahrzehnten geführt.
Motive für die Entscheidung real vs. digital
Obwohl also Angestellte wie Entscheider digitale Arbeitsweisen präferieren und auch der Umgang mit digitalen Technologien wie Notebook, Tablet und Software für die meisten vertraute und selbstverständliche Arbeitsmittel sind, hat das Papier noch nicht ausgedient. Während bei Empfang, Weitergabe und Ablage von Dokumenten häufig bereits digitale Dokumente dominieren, wird bei Besprechungen ganz eindeutig dem Papier der Vorzug gegeben. Sei es um Notizen zu machen oder um die für ein Meeting relevanten Dokumente ausgedruckt zur Verfügung zu haben.
Der häufigste Grund dafür, zu Papier und Stift zu greifen, anstatt ein digitales Arbeitsgerät zu verwenden, ist die bessere Lesbarkeit. So gab fast jeder zweite Befragte (44 Prozent) an, dass Dokumente auf Papier besser zu lesen seien als am Bildschirm. Auch die Möglichkeit, eine Idee unmittelbar auf Papier zu bringen, ist auch im digitalen Zeitalter noch nicht in Vergessenheit geraten. Ebenfalls 44 Prozent der Befragten gaben an, dass sie mit Papier und Stift kreativer arbeiten können. Auch die einfache Möglichkeit, Anmerkungen oder Notizen zu machen, ist für 41 Prozent der Befragten ein wesentliches
Motiv für die Entscheidung real statt digital.
Doch es sind nicht nur interne Faktoren, die dafür sorgen, dass das papierlose Büro nur in wenigen Unternehmen Realität ist. So gaben 47 Prozent der Studienteilnehmer an, dass externe Stellen wie Kunden oder Dienstleister auf Papier erwarten: Wenn es um Lieferscheine, Rechnungen, Gutscheine oder Verträge geht, kommen die Unternehmen nicht am Gedruckten vorbei. Das papierlose Büro scheint also auch im Jahr 2019 noch Zukunftsmusik zu sein.
Digitalisierung von Geschäftsprozessen vorantreiben
Vor allem kleine und mittlere Unternehmen tun sich schwer, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen voranzutreiben, wie unlängst der Digitalverband Bitkom berichtete. So gibt es hier keine klaren Verantwortlichkeiten in Sachen Digitalisierungsstrategie. Nur ein Bruchteil der KMU haben einen Chief Digital Officer, der die digitale Transformation im Unternehmen vorantreibt. Dies liegt vor allem an fehlenden Ressourcen. Die Digitalisierung findet oftmals nur neben dem Tagesgeschäft statt.
Hier sind also die Unternehmensverantwortlichen gefragt, digitale Arbeitsweisen voranzutreiben. Alles beim Alten lassen oder par ordre du mufti entscheiden: “Ab morgen sind wir digital”? Weder noch. Gerade kleine und mittlere Unternehmen sollten sich auf ihre vorhandenen Prozesse konzentrieren und diese in die digitale Welt überführen. Das Ziel muss es sein, die Mitarbeiter zu entlasten. Das Beste: Diese würden die Einführung entsprechender Software-Lösungen sogar begrüßen. Jeweils 43 Prozent der Befragten gaben an, dass die Einführung von Software, welche die Zusammenarbeit sowie die Organisation von Dokumenten verbessert, dazu führen würde, dass sie weniger Dokumente ausdrucken.
3 Tipps für digitale Arbeitsweisen
Der Ball, die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben, liegt also bei den Geschäftsführungen bzw. den IT-Verantwortlichen. Sie sind gefragt, eine klar definierte Digitalisierungsstrategie zu schaffen. Unternehmensverantwortliche sollten sich daher frühzeitig mit den Möglichkeiten und Lösungen auseinandersetzen. Dabei sollten sie drei Tipps beherzigen:
- Identifizieren Sie Einsatzmöglichkeiten von Dokumentenmanagement-Lösungen. Starten Sie in einzelnen kleineren Bereichen mit Routineprozessen. Weiten Sie dann den Einsatz nach und nach auf andere Prozesse im Unternehmen aus.
- Sorgen Sie darüber hinaus dafür, dass Sie nicht nur über das erforderliche Fach-Know-how verfügen, sondern auch über das nötige Prozessverständnis. Nur wer die Workflows kennt, die in einer Abteilung existieren, kann diese mittels smarter Lösung erfolgreich optimieren. Digitalisierungsprozesse entstehen bestenfalls kollaborativ unter Einbeziehung der Mitarbeiter, die sich mit Begeisterung auf neue Anwendungen und Tools stürzen und ein gutes Gespür für deren Vor- und Nachteile haben.
- Stellen Sie Ihren Anwendern die notwendigen Tools – insbesondere Dokumentenmanagement‑, Enterprise-Content-Management- und Collaboration-Lösungen – zur Verfügung. Sie ermöglichen damit ein medienbruchfreies digitales Arbeiten. So können Tätigkeiten, aber auch Geschäftsprozesse schneller, zuverlässiger und automatisierter erledigt werden.
Stellen Sie Ihren Anwendern die notwendigen Tools – insbesondere Document-Management‑, Enterprise-Content-Management- und Collaboration-Lösungen – zur Verfügung, die ihnen ein medienbruchfreies digitales Arbeiten ermöglichen. So können Tätigkeiten, aber auch Geschäftsprozesse schneller, zuverlässiger und automatisierter erledigt werden.
Fazit
Die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse geschieht nicht über Nacht – digitale Arbeitsweisen müssen Teil der Unternehmenskultur werden. Dies braucht Zeit und der Weg dorthin ist für jedes Unternehmen verschieden. Es lohnt sich jedoch, diesen Weg zu gehen. Investitionen in das Dokumentenmanagement ist hierfür ein guter Hebel.
Unternehmen sollten die Chance ergreifen, ihre dokumentenintensiven Prozesse und Workflows zu überdenken und umfassend – das heißt in allen Unternehmensbereichen – zu optimieren, zu automatisieren und zu digitalisieren. Es ist in dem Zusammenhang essentiell, die verschiedenen Facetten und Trends, die der Einsatz von Druck- und Dokumentenmanagement-Lösungen bietet, zu berücksichtigen. Nur so können Unternehmen heute die notwendigen Voraussetzungen für agile, digitale und sichere Workflows und Prozesse schaffen und die Vision vom papierlosen Büro realisieren.
Die Ergebnisse zur Studie sowie Tipps, wie Sie digitale Arbeitsweisen in Ihrem Unternehmen etablieren, finden Sie in unserem Leitfaden. Diesen können Sie kostenfrei herunterladen.
