Warum sich die digi­tale Rech­nungs­ver­ar­bei­tung rechnet

11. November 2020

Eine digi­tale Rech­nungs­ver­ar­bei­tung lohnt sich für die meis­ten Unter­neh­men, bie­tet sie gleich eine Reihe von Vor­tei­len. Daher treibt der Bund mit der E‑Rechnung die­ses Thema voran. Warum es sich für Unter­neh­men lohnt, die Rech­nungs­be­ar­bei­tung umzu­stel­len, ver­ra­ten wir hier. 

Frei­tag­nach­mit­tag, kurz vor Fei­er­abend: Noch schnell die letzte Rech­nung als PDF abge­spei­chert, an eine E‑Mail ange­hängt und los­ge­schickt – ent­spannt kann es ins Wochen­ende gehen. Immer mehr Rech­nungs­ab­tei­lun­gen arbei­ten digi­tal. Doch für viele Unter­neh­men, die im Auf­trag öffent­li­cher Orga­ni­sa­tio­nen tätig sind, fin­det jetzt eine fun­da­men­tale Ände­rung ihren Abschluss: Ab dem 27. Novem­ber 2020 akzep­tie­ren nun auch der Bund und die zu ihm gehö­ren­den Behör­den nur noch eine elek­tro­ni­sche Rech­nung, wenn es sich um Beträge ab 1.000 Euro han­delt – und eine sol­che ist die ein­fa­che PDF aus dem Fir­men­rech­ner nicht.

Eine E‑Rechnung muss die rele­van­ten Daten in struk­tu­rier­ter, maschi­nen­les­ba­rer Form ent­hal­ten. Der Gesetz­ge­ber will mit sei­nen Vor­ga­ben errei­chen, dass Infor­ma­tio­nen medi­en­bruch­frei zwi­schen Com­pu­ter­sys­te­men aus­ge­tauscht wer­den kön­nen, sie also nicht bei­spiels­weise mit einem Scan­ner erfasst oder gar von Hand ein­ge­ge­be­nen wer­den müssen.

E‑Rechnung: nied­rige Kos­ten, gerin­ger Per­so­nal­auf­wand, mehr Liquidität

Gleich­zei­tig treibt der Bund damit die Digi­ta­li­sie­rung von papier­ba­sier­ten Geschäfts­pro­zes­sen in der Ver­wal­tung voran: Gerade der Rech­nungs­ein­gangs­pro­zess eig­net sich näm­lich her­vor­ra­gend als Start­punkt für die Digi­ta­li­sie­rung in Orga­ni­sa­tio­nen. Zum einen da hier mit Frei­gabe und Bear­bei­tung gleich meh­rere Abtei­lun­gen betei­ligt sind, zum ande­ren da ein papier­ba­sier­ter Rech­nungs­pro­zess zeit- und arbeits­in­ten­si­ver ist als ein digitaler.

Die E‑Rechnung kann daher zum Trei­ber der Digi­ta­li­sie­rung wer­den. So sind von der ver­pflich­ten­den Ein­rei­chung einer E‑Rechnung bei Behör­den auf kom­mu­na­ler, Lan­des- und Bun­des­ebene zunächst unmit­tel­bar Unter­neh­men betrof­fen, die an diese lie­fern oder für diese Dienste leis­ten. Das kann vom Geträn­ke­lie­fe­rant bis zum Fens­ter­put­zer rei­chen – diese müs­sen han­deln und ihre Rech­nungs­le­gung digi­ta­li­sie­ren, wol­len sie nicht Gefahr lau­fen, Rech­nun­gen auf­wän­dig stü­ckeln zu müs­sen oder gar keine Zah­lungs­ein­gänge mehr zu erhalten.

Digi­tale Rech­nungs­ver­ar­bei­tung als Digitalisierungstreiber

Doch selbst Mit­tel­ständ­ler, die kein Geschäft mit der öffent­li­chen Hand haben, soll­ten sich mit der Umstel­lung auf digi­tale Rech­nungs­pro­zesse beschäf­ti­gen, denn die E‑Rechnung bie­tet eine Reihe von Vor­tei­len: die Kos­ten sind nied­ri­ger, der Per­so­nal­auf­wand gerin­ger, meist wer­den aus­ste­hende Zah­lun­gen schnel­ler begli­chen, was sich posi­tiv auf die Liqui­di­täts­si­tua­tion des Unter­neh­mens aus­wir­ken kann – und die Umwelt schont sie obendrein.

Zudem gehen inzwi­schen auch klei­nere und mitt­lere Unter­neh­men ver­stärkt die Digi­ta­li­sie­rung ihrer Pro­zesse an, wie die aktu­elle Stu­die des Bit­kom zeigt. Die Umstel­lung auf eine digi­tale Rech­nungs­ver­ar­brei­tung bie­tet viele Vor­teile. Wer sich als Ver­ant­wort­li­cher mit der Ein­füh­rung von E‑Rechnungen beschäf­tigt, sollte fol­gende Punkte beachten:

1. E‑Rechnungsformate prü­fen und auswählen

Für die E‑Rechnung sind zur­zeit zwei For­mate gän­gig, ZUG­FerD und XRech­nung. Beide ver­fü­gen über die ent­schei­dende Eigen­schaft: Sie ent­hal­ten die maß­geb­li­chen Daten in struk­tu­rier­ter Form. Zudem erfül­len sie die wich­tige Vor­aus­set­zung der Les­bar­keit – und zwar für Maschi­nen wie für Men­schen. Bei ZUG­FerD han­delt es sich quasi um eine PDF, der maschi­nell les­bare Daten hin­zu­ge­fügt sind und die von Mit­ar­bei­tern per Durch­sicht geprüft wer­den kann. Dafür bedarf es bei der XRech­nung einer spe­zi­el­len Soft­ware, eines View­ers, der den XML-Code für das mensch­li­che Auge erkenn­bar macht. Rech­nun­gen an Behör­den kön­nen künf­tig in bei­den For­ma­ten ein­ge­reicht wer­den, wobei die öffent­li­che Hand die XRech­nung bevor­zugt. Tipp: Wer sein Unter­neh­men auf E‑Rechnung umstel­len möchte, sollte ein Sys­tem prü­fen, das die Aus­gabe in bei­den For­ma­ten ermöglicht.

2. Pro­zesse doku­men­tie­ren und Ein­wil­li­gung des Emp­fän­gers einholen

Für die rechts­si­chere Erstel­lung, Ver­ar­bei­tung und Spei­che­rung einer E‑Rechnung müs­sen die betrieb­li­chen Pro­zesse detail­liert doku­men­tiert wer­den. Denn auch für E‑Rechnungen gel­ten die Grund­sätze ordent­li­cher Buch­füh­rung (GoB) gemäß Han­dels­ge­setz­buch sowie die Grund­sätze zur Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff (GoBD). Die Finanz­ver­wal­tung legt Wert auf die Fixie­rung des orga­ni­sa­to­ri­schen wie tech­ni­schen Ver­fah­rens, mit dem ein Unter­neh­men steu­er­lich rele­vante Infor­ma­tio­nen ver­ar­bei­tet. Vor Ver­sand der ers­ten E‑Rechnung ist zudem zu beach­ten, dass die Ein­wil­li­gung des Emp­fän­gers zu deren Erhalt ein­ge­holt wird. Tipp: Diese Ein­wil­li­gung kann auch still­schwei­gend erfol­gen, indem der Rech­nungs­emp­fän­ger den aus­ste­hen­den Betrag begleicht.

3. Rech­nung ver­ar­bei­ten und übermitteln

Für das Erstel­len einer E‑Rechnung gel­ten die­sel­ben Prin­zi­pien wie für eine kon­ven­tio­nelle, auf Papier erstellte Rech­nung. Dazu gehö­ren zum Bei­spiel gesetz­li­che Pflicht­an­ga­ben wie voll­stän­di­ger Name und Anschrift des Rech­nungs­emp­fän­gers, Rech­nungs­da­tum und ‑summe, aber auch etwa die Umsatz­steu­er­num­mer des Rech­nungs­stel­lers. Zudem muss gewähr­leis­tet sein, dass die Her­kunft der Rech­nung echt und der Inhalt unver­sehrt ist. Bei­des sollte durch Kon­troll­pro­zesse inner­halb des Betriebs ebenso geprüft wer­den wie Menge und Art der erbrach­ten Leis­tun­gen oder der gelie­fer­ten Waren sowie der ver­ein­barte Preis. Auch eine E‑Rechnung kann prin­zi­pi­ell per E‑Mail ver­sen­det wer­den. Aller­dings wer­den dadurch die vol­len Vor­teile einer kom­plett elek­tro­ni­schen Ver­ar­bei­tung geschmä­lert. Tipp: Ein Up- und Down­load­por­tal kann die Ver­wen­dung von E‑Rechnungen noch effi­zi­en­ter machen.

4. Rech­nung und Pro­zesse archivieren

Das Umsatz­steu­er­recht schreibt vor, dass Rech­nun­gen über min­des­tens zehn Jahre lang auf­zu­be­wah­ren sind – das gilt auch für E‑Rechnungen. Egal, ob elek­tro­nisch oder auf Papier: Die Unver­än­der­bar­keit muss dabei gewähr­leis­tet sein, Prü­fer müs­sen also immer auf den Ori­gi­nal­zu­stand schlie­ßen kön­nen. Das kann auch dann der Fall sein, wenn Ori­gi­nale in einen haus­ei­ge­nen Stan­dard kon­ver­tiert und archi­viert wer­den, sofern die dazu nötige Soft- und Hard­ware­aus­stat­tung eben­falls über den gefor­der­ten Zeit­raum hin­weg vor­ge­hal­ten wer­den, ein­schließ­lich der rele­van­ten Pro­zess­do­ku­men­ta­tion. Tipp: Den­ken Sie bei der Archi­vie­rung unbe­dingt daran, auch Pro­gramme wie den Viewer zur Visua­li­sie­rung der Daten mit zu sichern – das gilt auch für even­tu­elle genutzte frü­here Programmversionen!

5. Rech­nungs­ver­ar­bei­tung digitalisieren

Neben der Rech­nungs­stel­lung soll­ten Unter­neh­men zudem den eige­nen Rech­nungs­ein­gangs­pro­zess opti­mie­ren. Wie oben beschrie­ben bie­tet die Umstel­lung auf einen digi­ta­len Rech­nungs­emp­fang zahl­rei­che Vor­teile. Um diese abzu­ru­fen, eig­net sich ein Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem (DMS) wie der Kyocera Work­flow Mana­ger. Die­ser ist beson­ders für kleine und mitt­lere Unter­neh­men geeig­net, da er sich mit rela­tiv nied­ri­gem Auf­wand imple­men­tie­ren lässt.

Dabei ist es egal, ob es sich um einen mul­ti­na­tio­na­len Kon­zern oder um einen mit­tel­stän­di­schen Betrieb han­delt. Denn durch sei­nen modu­la­ren Auf­bau gelingt die Digi­ta­li­sie­rung von Pro­zes­sen und Work­flows ein­fach und zu gerin­gen Kos­ten. Auch die Frei­gabe und Bear­bei­tung von Rech­nun­gen aus dem Home-Office ist auf diese Weise kein Pro­blem mehr. Da kann es auch für die Ver­ant­wort­li­chen dann auch ent­spannt ins Wochen­ende gehen.

Kos­ten­freies Online-Semi­nar: Digi­tale Akten für mehr Effizienz

Wei­tere Infor­ma­tio­nen, wie Unter­neh­men von einer digi­ta­len Rech­nungs­ver­ar­bei­tung mit dem Kyocera Work­flow Mana­ger pro­fi­tie­ren, gibt es in die­sem kos­ten­freien Online-Webi­nar. Anhand der digi­ta­len Lie­fe­ran­ten­akte zei­gen unsere DMS-Exper­ten, wie Unter­neh­men das Lie­fe­ran­ten­ma­nage­ment mit dem Kyocera Work­flow Mana­ger optimieren.

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