Die repräsentative Digital-Office-Studie des Branchenverbands Bitkom zeigt: Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen schreitet quer durch alle Branchen voran. Daran haben auch die Corona-Pandemie und deren Auswirkungen auf die Arbeitswelt einen maßgeblichen Anteil.
Die Unternehmen in Deutschland bereiten den Abschied von papierbasierten Prozessen vor. So planen neun von zehn Unternehmen, die Briefpost durch digitale Kommunikationswege zu ersetzen – doppelt so viele wie noch vor zwei Jahren. Dies geht aus dem „Digital Office Index 2020“ hervor, den der Digitalverband Bitkom durchgeführt hat. 1.104 Unternehmen aller Branchen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland wurden darin zwischen Mai und Juni 2020 befragt.

Abschied von der Briefpost

Ob Rechnungen und Lieferscheine, Angebote und Projektbeschreibungen oder Personalakten und Arbeitsanweisungen: 60 Prozent aller Unternehmen und sogar 90 Prozent der großen Konzerne nutzen demnach bereits Software, um Informationen digital zu erfassen, zu bearbeiten oder zu archivieren.
„Das Digital Office setzt sich in der deutschen Wirtschaft durch und ist in den vergangenen Monaten zum Inbegriff für Arbeitsfähigkeit und Zusammenarbeit in Unternehmen geworden“, sagt Peter Collenbusch vom Bitkom. An diesem Digitalisierungsschub habe auch Covid-19 einen Anteil: „Die Geschäftsprozesse der Zukunft laufen ausschließlich digital. Viele Unternehmen haben in den letzten Jahren bereits entscheidende Weichen gestellt“, sagt Collenbusch.

IT-Investitionen gestiegen

Deutlich wird dies an den IT-Investitionen: So habe laut Umfrage jedes dritte Unternehmen in diesem Jahr deutlich mehr in die IT investiert. Fast 4 von 10 Unternehmen (38 Prozent) wollen im laufenden Jahr grundsätzlich mehr Geld in die Digitalisierung ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse investieren als in 2019. Bei 31 Prozent bleibt die Höhe der Investitionen gleich.
Jedes vierte Unternehmen (25 Prozent) fährt den finanziellen Ausbau des Digital Office 2020 allerdings zurück. „Angesichts der wirtschaftlichen Lage ist die Zurückhaltung mancher Unternehmen nachvollziehbar. Allerdings muss jedem klar sein, dass mit einer konsequenten Digitalisierung die eigene Widerstandsfähigkeit deutlich gesteigert wird“, sagt Collenbusch. Hierfür sprichtauch ein anderes Argument: So geben 71 Prozent der Befragten an, dass sich die Kundenzufriedenheit durch die Einführung von digitalen Lösungen erhöht hat.

Corona als Digitalisierungsboost

Als weiterer Treiber für die Digitalisierung hat der Bitkom ferner die E-Rechnung identifiziert. Zwar übermitteln erst 30 Prozent aller Unternehmen derzeit ihre Rechnungen digital. Durch das E-Rechnungsgesetz, das im November in Kraft tritt, sei aber davon auszugehen, dass viele kleine und mittlere Unternehmen ihre Rechnungsprozesse digitalisieren werden.
Dabei besteht aber bei kleinen Betrieben weiterhin Nachholbedarf. So zeigt die Studie – wie bereits die Erhebung von 2018: Je größer das Unternehmen, desto digitaler die Büros. So setzen etwa nur 66 Prozent der Unternehmen bis 99 Mitarbeiter auf Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM), um Dokumente digital zu verwalten. Bei den Unternehmen ab 500 Mitarbeitern sind es hingegen fast 90 Prozent.

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