Warum Print im Büro wei­ter­hin eine Rolle spielt

19. Mai 2022

Vom papier­lo­sen Büro wird seit Jahr­zehn­ten gespro­chen. Rea­li­tät ist es aber längst noch nicht. Woran das trotzt zuneh­men­der Digi­ta­li­sie­rung liegt und in warum Print wei­ter­hin zum Büro­all­tag gehört, erklä­ren wir hier.

Vom papier­lo­sen Büro spricht man seit Jahr­zehn­ten. Die Idee wurde Ende der 1970er-Jahre von den ers­ten Per­so­nal Com­pu­tern inspi­riert. Seit Mitte der 1990er-Jahre wurde der Gedanke von den neuen Mög­lich­kei­ten des Inter­nets befeu­ert. Seit Anfang der 2010er-Jah­ren wird der Gedanke von der papier­lo­sen Arbeit durch den Ein­satz von Smart­pho­nes und Tablets befeuert.

Und Heute? Heute nährt sich die Vision wei­ter der Wirk­lich­keit. Mit moder­nen Col­la­bo­ra­tion-Tools wie Micro­soft Teams oder Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­te­men wie dem Kyocera Work­flow Mana­ger las­sen sich die Vor­teile des papier­lo­sen Büros opti­mal nut­zen. Dazu zäh­len nicht nur das sekun­den­schnelle Auf­fin­den digi­ta­li­sier­ter Doku­mente: Auch der orts­un­ab­hän­gige Zugriff auf Infor­ma­tio­nen sowie die gemein­same und par­al­lele Bear­bei­tung im Team sind wesent­li­che Vorteile.

Stu­dien zei­gen: Print wei­ter­hin lebendig

Und doch hat jüngst eine Befra­gung des IT-Bran­chen­ver­ban­des Bit­kom unter 1.104 Unter­neh­men ab 20 Mit­ar­bei­tern aus allen Bran­chen in Deutsch­land erge­ben: Bis­lang kom­men nur sechs Pro­zent der Fir­men bei ihren Geschäfts­pro­zes­sen kom­plett ohne Papier aus. In jedem vier­ten Unter­neh­men spielt Papier sogar noch immer eine sehr wich­tige Rolle.

Was gegen das papier­lose Büro spricht

Begrün­den lässt sich dies unter ande­rem mit dem befürch­te­ten Auf­wand, den Unter­neh­men mit der Umstel­lung auf papier­lo­ses Arbei­ten ver­bin­den. Fol­gende Hür­den wer­den oft genannt:

  • Pla­nungs­auf­wand: Das Papier ver­schwin­det nicht von allein aus den Büros. Die Umstel­lung vom Ist- auf den Soll-Zustand muss vor­be­rei­tet, pro­fes­sio­nell beglei­tet und schritt­weise voll­zo­gen werden.
  • Büro­aus­stat­tung: Die Umstel­lung von ana­log auf digi­tal benö­tigt Inves­ti­tio­nen in geeig­nete Hard­ware. Mit einem alten Scan­ner ist es nicht getan. Ver­läss­li­che Soft­ware zur Text­erfas­sung und ein pro­fes­sio­nel­les Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem (DMS), das ein­fach zu hand­ha­ben ist, muss ein­ge­führt werden.
  • Mit­ar­bei­ter­ak­zep­tanz: Das beste papier­lose Büro nützt nichts, wenn die Mit­ar­bei­ten­den das Kon­zept nicht anneh­men oder mit des­sen Umgang nicht ver­traut sind. Des­halb müs­sen auch sie vom Nut­zen des papier­lo­sen Arbei­tens über­zeugt und für das erfor­der­li­che DMS geschult werden.
  • Rechts­fra­gen: Im Han­dels­ge­setz­buch (HGB) sind diverse Pflich­ten for­mu­liert, zum Bei­spiel zur Auf­be­wah­rung von Rech­nun­gen. Unter­neh­men ohne ein dafür geeig­ne­tes DMS kom­men daher wei­ter­hin nicht um ein Papier­ar­chiv herum.

Gute Gründe für Print

Zusätz­lich gibt es gute Gründe, die in der Büro­ar­beit den einen oder ande­ren Aus­druck auf Papier recht­fer­ti­gen kön­nen. Dazu zählen:

  • Prak­ti­ka­bi­li­tät: In einer nannte fast die Hälfte der Befrag­ten, die Doku­mente, Tabel­len oder E‑Mails aus­dru­cken, die Mög­lich­keit, sich direkt auf dem Papier Noti­zen zu machen, als Grund für die Nut­zung von Papier. 42 Pro­zent der Befrag­ten nann­ten als Grund, dass Papier ein­fach mit­ge­führt wer­den könnte.
  • Les­bar­keit: Ein wei­te­res Ergeb­nis der KYOCERA-Stu­die: 42 Pro­zent der Befrag­ten bevor­zu­gen Aus­dru­cke auf­grund der bes­se­ren Les­bar­keit. Das kor­re­spon­diert mit den Ergeb­nis­sen einer Meta-Stu­die, in der 130 euro­päi­sche Lese­for­scher 54 inter­na­tio­nale Unter­su­chun­gen mit ins­ge­samt 170.000 Teil­neh­mern aus­ge­wer­tet haben. Kern-Ergeb­nis der dar­aus abge­lei­te­ten „Sta­van­ger-Erklä­rung“: Lange Texte wer­den in gedruck­ter Form kon­zen­trier­ter gele­sen – Inhalte blei­ben so bes­ser im Gedächtnis.

Unter­neh­men, die auf­grund sol­cher Argu­mente das papier­arme dem papier­lo­sen Büro vor­zie­hen, haben immer­hin die Mög­lich­keit, den dadurch ver­ur­sach­ten CO2-Aus­stoß zu kom­pen­sie­ren.

Man­che Bran­chen kom­men ohne Druck gar nicht aus

Nicht zuletzt ist die Umset­zung des papier­lo­sen Büros von der Bran­che abhän­gig. So haben laut der Bit­kom-Befra­gung immer­hin 22 Pro­zent der Ban­ken und Finanz­dienst­leis­ter ihre Akten wei­test­ge­hend digi­ta­li­siert. In der Auto­mo­bil­wirt­schaft sind es dage­gen neun Pro­zent, im Bereich Che­mie, Pharma und Lebens­mit­tel­in­dus­trie nur sie­ben Prozent.

In eini­gen Sek­to­ren ist bedruck­tes Papier bis heute sogar essen­zi­ell – zum Bei­spiel in der Lager­lo­gis­tik in Form von Ver­san­de­ti­ket­ten, Lie­fer­schei­nen und Bar­codes, die wie­derum mit der Unter­neh­mens-IT ver­knüpft sind. Ein rei­bungs­lo­ser Kran­ken­haus­be­trieb wäre eben­falls ohne den Druck von Medi­ka­ti­ons­plä­nen, Iden­ti­fi­ka­ti­ons­eti­ket­ten oder Rezep­ten nicht denkbar.

Rei­bungs­lo­ses Zusam­men­spiel zwi­schen ana­log und digital

Auch im Mar­ke­ting hat das gedruckte Wort längst noch nicht aus­ge­dient. Zu die­sem Schluss kommt bei­spiels­weise das Mul­ti­sense Insti­tut für sen­so­ri­sches Mar­ke­ting, das dazu mehr als 300 Stu­dien welt­weit ana­ly­siert hat. Das Ergeb­nis: Egal ob als Kata­log, Kun­den­ma­ga­zin, Bro­schüre, Flyer oder Post-Mai­ling – das Gedruckte genießt bei vie­len Kun­din­nen und Kun­den eine hohe Wert­schät­zung. So dient es der Pflege von Bestands- und der Gewin­nung von Neukunden.

Ganz ohne Papier und Dru­cker dürfte das Büro der Zukunft also nicht aus­kom­men. Weil aber die Digi­ta­li­sie­rung vor­an­schrei­tet, wird es ent­schei­dend sein, dass Unter­neh­men ihre Geschäfts­pro­zesse ganz­heit­lich betrach­ten und sich an der Schnitt­stelle zwi­schen ana­log und digi­tal best­mög­lich auf­stel­len: Hier ist ein rei­bungs­lo­ses Zusam­men­spiel zum Bei­spiel zwi­schen Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rä­ten auf der Hard­ware- und DMS-Sys­te­men auf der Soft­ware­seite uner­läss­lich. Ein Dienst­leis­ter, der sich um Imple­men­tie­rung, War­tung und Sicher­heit der ein­ge­setz­ten Lösun­gen küm­mert, kann dabei für einen pro­blem­freien Betrieb sor­gen und so die IT-Abtei­lung entlasten.

Wel­che Zukunft hat Print im Büro?

Wie das Zusam­men­spiel zwi­schen ana­log und dig­tal funk­tio­niert und wel­ches Poten­zial in den Druck­pro­zes­sen steckt, steht im Mit­tel­punkt von Kyocera Insights #07 sowie in die­sem E‑Book.

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