Vom papierlosen Büro wird seit Jahrzehnten gesprochen. Realität ist es aber längst noch nicht. Woran das trotzt zunehmender Digitalisierung liegt und in warum Print weiterhin zum Büroalltag gehört, erklären wir hier.
Vom papierlosen Büro spricht man seit Jahrzehnten. Die Idee wurde Ende der 1970er-Jahre von den ersten Personal Computern inspiriert. Seit Mitte der 1990er-Jahre wurde der Gedanke von den neuen Möglichkeiten des Internets befeuert. Seit Anfang der 2010er-Jahren wird der Gedanke von der papierlosen Arbeit durch den Einsatz von Smartphones und Tablets befeuert.
Und Heute? Heute nährt sich die Vision weiter der Wirklichkeit. Mit modernen Collaboration-Tools wie Microsoft Teams oder Dokumentenmanagement-Systemen wie dem Kyocera Workflow Manager lassen sich die Vorteile des papierlosen Büros optimal nutzen. Dazu zählen nicht nur das sekundenschnelle Auffinden digitalisierter Dokumente: Auch der ortsunabhängige Zugriff auf Informationen sowie die gemeinsame und parallele Bearbeitung im Team sind wesentliche Vorteile.
Studien zeigen: Print weiterhin lebendig
Und doch hat jüngst eine Befragung des IT-Branchenverbandes Bitkom unter 1.104 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern aus allen Branchen in Deutschland ergeben: Bislang kommen nur sechs Prozent der Firmen bei ihren Geschäftsprozessen komplett ohne Papier aus. In jedem vierten Unternehmen spielt Papier sogar noch immer eine sehr wichtige Rolle.
Was gegen das papierlose Büro spricht
Begründen lässt sich dies unter anderem mit dem befürchteten Aufwand, den Unternehmen mit der Umstellung auf papierloses Arbeiten verbinden. Folgende Hürden werden oft genannt:
- Planungsaufwand: Das Papier verschwindet nicht von allein aus den Büros. Die Umstellung vom Ist- auf den Soll-Zustand muss vorbereitet, professionell begleitet und schrittweise vollzogen werden.
- Büroausstattung: Die Umstellung von analog auf digital benötigt Investitionen in geeignete Hardware. Mit einem alten Scanner ist es nicht getan. Verlässliche Software zur Texterfassung und ein professionelles Dokumenten-Management-System (DMS), das einfach zu handhaben ist, muss eingeführt werden.
- Mitarbeiterakzeptanz: Das beste papierlose Büro nützt nichts, wenn die Mitarbeitenden das Konzept nicht annehmen oder mit dessen Umgang nicht vertraut sind. Deshalb müssen auch sie vom Nutzen des papierlosen Arbeitens überzeugt und für das erforderliche DMS geschult werden.
- Rechtsfragen: Im Handelsgesetzbuch (HGB) sind diverse Pflichten formuliert, zum Beispiel zur Aufbewahrung von Rechnungen. Unternehmen ohne ein dafür geeignetes DMS kommen daher weiterhin nicht um ein Papierarchiv herum.
Gute Gründe für Print
Zusätzlich gibt es gute Gründe, die in der Büroarbeit den einen oder anderen Ausdruck auf Papier rechtfertigen können. Dazu zählen:
- Praktikabilität: In einer nannte fast die Hälfte der Befragten, die Dokumente, Tabellen oder E‑Mails ausdrucken, die Möglichkeit, sich direkt auf dem Papier Notizen zu machen, als Grund für die Nutzung von Papier. 42 Prozent der Befragten nannten als Grund, dass Papier einfach mitgeführt werden könnte.
- Lesbarkeit: Ein weiteres Ergebnis der KYOCERA-Studie: 42 Prozent der Befragten bevorzugen Ausdrucke aufgrund der besseren Lesbarkeit. Das korrespondiert mit den Ergebnissen einer Meta-Studie, in der 130 europäische Leseforscher 54 internationale Untersuchungen mit insgesamt 170.000 Teilnehmern ausgewertet haben. Kern-Ergebnis der daraus abgeleiteten „Stavanger-Erklärung“: Lange Texte werden in gedruckter Form konzentrierter gelesen – Inhalte bleiben so besser im Gedächtnis.
Unternehmen, die aufgrund solcher Argumente das papierarme dem papierlosen Büro vorziehen, haben immerhin die Möglichkeit, den dadurch verursachten CO2-Ausstoß zu kompensieren.
Manche Branchen kommen ohne Druck gar nicht aus
Nicht zuletzt ist die Umsetzung des papierlosen Büros von der Branche abhängig. So haben laut der Bitkom-Befragung immerhin 22 Prozent der Banken und Finanzdienstleister ihre Akten weitestgehend digitalisiert. In der Automobilwirtschaft sind es dagegen neun Prozent, im Bereich Chemie, Pharma und Lebensmittelindustrie nur sieben Prozent.
In einigen Sektoren ist bedrucktes Papier bis heute sogar essenziell – zum Beispiel in der Lagerlogistik in Form von Versandetiketten, Lieferscheinen und Barcodes, die wiederum mit der Unternehmens-IT verknüpft sind. Ein reibungsloser Krankenhausbetrieb wäre ebenfalls ohne den Druck von Medikationsplänen, Identifikationsetiketten oder Rezepten nicht denkbar.
Reibungsloses Zusammenspiel zwischen analog und digital
Auch im Marketing hat das gedruckte Wort längst noch nicht ausgedient. Zu diesem Schluss kommt beispielsweise das Multisense Institut für sensorisches Marketing, das dazu mehr als 300 Studien weltweit analysiert hat. Das Ergebnis: Egal ob als Katalog, Kundenmagazin, Broschüre, Flyer oder Post-Mailing – das Gedruckte genießt bei vielen Kundinnen und Kunden eine hohe Wertschätzung. So dient es der Pflege von Bestands- und der Gewinnung von Neukunden.
Ganz ohne Papier und Drucker dürfte das Büro der Zukunft also nicht auskommen. Weil aber die Digitalisierung voranschreitet, wird es entscheidend sein, dass Unternehmen ihre Geschäftsprozesse ganzheitlich betrachten und sich an der Schnittstelle zwischen analog und digital bestmöglich aufstellen: Hier ist ein reibungsloses Zusammenspiel zum Beispiel zwischen Multifunktionsgeräten auf der Hardware- und DMS-Systemen auf der Softwareseite unerlässlich. Ein Dienstleister, der sich um Implementierung, Wartung und Sicherheit der eingesetzten Lösungen kümmert, kann dabei für einen problemfreien Betrieb sorgen und so die IT-Abteilung entlasten.
Welche Zukunft hat Print im Büro?
Wie das Zusammenspiel zwischen analog und digtal funktioniert und welches Potenzial in den Druckprozessen steckt, steht im Mittelpunkt von Kyocera Insights #07 sowie in diesem E‑Book.
