Das papierlose Büro ist nach wie vor eher Ausnahme als die Regel. IT-Verantwortliche sind daher gut beraten, ihre Druckumgebung zu überprüfen. Wir verraten neun Dinge, mit denen Druckprozesse smarter gestaltet werden können.

Gedrucktes Papier ist aus den deutschen Büros noch lange nicht verschwunden. Laut einer Umfrage im Auftrag von Kyocera arbeiten erst vier Prozent der Büroangestellten in Deutschland und Österreich in einem papierlosen Büro. Jeder Vierte druckt demnach zwischen 21 und 100 Seiten pro Woche aus. Ein Viertel der Befragten druckt sogar mehr als 100 Seiten die Woche.

Dennoch besteht bei vielen Druckumgebungen Optimierungspotenzial. Sei es, dass die Output-Kosten zu hoch sind, es zu Ausfallzeiten aufgrund von Tonerengpässen oder technischen Defekten kommt oder die Anforderungen der Mitarbeiter nicht erfüllt werden – der Drucker bzw. das Multifunktionssystem ist ein wichtiger Bestandteil jeder IT-Infrastruktur. Wir verraten neun Dinge, mit denen sich Druckprozesse smarter gestalten lassen.

1. Anwenderfreundlichkeit durch einheitliche Systeme erhöhen

In vielen Unternehmen und Organisationen ist die Druckerinfrastruktur heterogen gewachsen. Dies geschieht vor allem häufig, wenn der Einkauf von IT-Equipment nicht zentral koordiniert wird. So kommt es nach wie vor häufig vor, dass in einem Unternehmen Drucker von unterschiedlichen Herstellern eingesetzt werden. Dies führt zu unangenehmen Nebeneffekten: Nicht nur, dass die Service-Verträge bzw. die Administration der Systeme unterschiedlich sind – auch für Anwender ist eine heterogene Druckerlandschaft von Nachteil: So gibt es kein einheitliches Bedienkonzept bzw. Menüführung. Das Anfertigen einer Kopie oder der Scan ins E-Mail-Postfach raubt somit schnell Zeit. Es ist daher nicht nur fast immer kostengünstiger, sondern erleichtert auch die Nutzung, wenn die Flotte aus einheitlichen Systemen besteht.

2. Tonerversorgung automatisieren

Eine einheitliche Druckerflotte hat ferner den Vorteil, dass Unternehmen nicht für jedes Modell unterschiedliche Toner vorhalten müssen. Es gibt Kunden, die für die Bevorratung ihres Toners sogar ganze Räume als Lager abstellen müssen. Deutlich angenehmer geht dies mit einer Flottenmanagement-Software wie beispielsweise dem KYOCERA Fleet Manager. Mit einer solchen Lösung haben IT-Administratoren sämtliche Systeme im Blick. Besonders smart: Durch ein Fleetmanagement kann auch der betreuende Fachhändler proaktiv reagieren, wenn Toner zu Neige geht. Dieser veranlasst dann automatisch eine Lieferung an vorher definierte Anlaufstellen im Unternehmen. So stellt die IT sicher, dass der Drucker druckt und druckt!

3. Administration durch Fernwartung entlasten

Einen Schritt weiter geht die Fernwartung der Flotte. Mit der Software-Lösung KYOCERA Fleet Services etwa kann der jeweilige Fachhändler remote Zugriff auf einzelne Systeme nehmen. Dadurch können kostenintensive Servicebesuche und Ausfallzeiten vermieden werden. Ein Firmware-Update ist übe die Lösung nämlich ebenso wie die Konfiguration der Systeme aus der Ferne möglich. Das schont auch die Umwelt, da die Anfahrt des Technikers vermieden wird.

4. Anzahl Systeme reduzieren

Das Monitoring der Druckumgebung liefert natürlich auch wichtige Daten über die tatsächliche Auslastung der einzelnen Systeme. Gerade in einzelnen Abteilungen oder Großraumbüros ist es oft sinnvoller, ein leistungsfähiges Multifunktionssystem einzusetzen als ein oder zwei reine Drucksysteme. Hierzu ist es zunächst erforderlich, eine ausführliche Analyse der vorhandenen Druckerlandschaft durchzuführen. So lässt sich am besten der Bedarf der unterschiedlichen Abeilungen identifizieren und ein Optimierungskonzept entwickeln. Dieses führt in den meisten Fällen nicht nur zu erheblichen Kostensenkungen, sondern verbessert auch die Administration.

5. Print & Follow für abteilungsübergreifende Nutzung umsetzen

Wer kennt es nicht: Man sendet den Druckauftrag am Rechner ab, wird aber auf dem Weg zum Drucker aufgehalten oder vergisst den Ausdruck einfach. Das kommt in der Praxis häufiger vor als man meint: Fast jeder fünfte Büroangestellte gibt in einer Umfrage an, regelmäßig nicht für ihn bestimmte Dokumente im Ausgabefach des Druckers vorzufinden. Abhilfe schaffen sogenannte Print-&-Follow-Lösungen wie der Kyocera Net Manager oder Kyocera Control. Hier wird der Druckauftrag zunächst auf einem Server gespeichert und erst dann ausgegeben, wenn der Mitarbeiter sich an einem verfügbaren System authentifiziert. Dies kann zum Beispiel über den Firmenausweis bzw. der ID-Karte geschehen. Neben dem Drucken können Anwender auf diese Weise auch bequem ins eigene E-Mail-Postfach scannen.


6. Schulungen für Mitarbeiter durchführen

Gerade Multifunktionssysteme bieten eine Reihe von Funktionen, die den Anwendern aber häufig gar nicht bewusst sind. Das beginnt bei den Möglichkeiten des Ausweisdrucks, über die Bindung der Ausdrucke als Broschüre bis hin zum doppelseitigen Druck. Es lohnt sich daher – vor allem bei der Modernisierung einer Systemflotte – die Mitarbeiter mit den neuen Maschinen vertraut zu machen. So steigert man natürlich auch deren Produktivität. Auch eine Sensibilisierung für das Thema Dokumentensicherheit kann in diesem Zuge umgesetzt werden.

7. Workflows automatisieren

Es gibt Druck- oder Scan-Funktionen, die man im Büroalltag besonders häufig benötigt. Ein Beispiel ist hier etwa das Scannen von Dokumenten in ein E-Mail-Postfach oder in einen Netzwerkordner. Kyocera-Systeme können so konfiguriert werden, dass diese Funktionen direkt auf dem Display ausgewählt werden können. So bedarf es nur eines Tastendrucks, um Papierdokumente am Multifunktionssystem direkt zu digitalisieren, zu archivieren oder per Mail zu versenden. Auch häufig benötigte Formulare lassen sich auf diese Weise verwalten und immer auf dem aktuellen Stand halten.

8. Verzahnung mit IT-Systemen vorantreiben

Der Drucker oder das Multifunktionssystem bilden die Schnittstelle zwischen analoger und digitaler Welt in Unternehmen. So können diese Systeme eingesetzt werden, um Workflows zu optimieren oder Unternehmenswissen besser verfügbar zu machen. Ein Beispiel ist hier das Krankenhausumfeld: Hier werden Patientendaten wie Befunde, Überweisungen oder Abrechnungsrelevante Unterlagen in der sogenannten elektronischen Patientenakte gebündelt. Um Dokumente dieser Akte bequem hinzuzufügen, erhält jeder Patient bei der Aufnahme einen Barcode zugeteilt. Dieser wird dann gleichzeitig mit den entsprechenden Unterlagen an einem Kyocera-Multifunktionssystem eingescannt und steht dann abteilungsübergreifend zur Verfügung. Daher sollte die Druckerinfrastruktur immer als integraler Teil der IT-Infrastruktur mitgedacht werden.

9. Klimafreundliches Drucken fördern

81,8 Prozent der Büroangestellten würden es begrüßen, wenn ihr Unternehmen klimaneutrales Drucken fördern würde. Mit Kyocera ist dies besonders einfach: Alle Kyocera-Systeme, die in Deutschland und Österreich vertrieben werden, sind ebenso wie der Toner klimaneutral. Erreicht wird dies durch eine Investition in insgesamt drei mit dem Gold Standard zertifizierte Klimaschutzprojekte. Über 250.000 Tonnen CO2 konnten auf diese Weise seit Projektstart bereits ausgeglichen werden. So lässt sich das Thema Drucken ideal mit der Nachhaltigkeitsstrategie eines Unternehmens verknüpfen.

So optimieren Sie Ihre Druckumgebung

Kostensenkung, Verbessern der Sicherheit und Steigern der Mitarbeiterproduktivität: Die Optimierung der Druckerumgebung ist ein wesentlicher Hebel für Unternehmen die Büroarbeit zu optimieren. Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten erfahren möchten, die in Ihren Druckprozessen stecken, dann wenden Sie sich gerne an einen unserer Fachhandelspartner bei Ihnen vor Ort oder sprechen Sie uns direkt an. Auf unserer Website finden Sie zudem zahlreiche Referenzberichte von Kunden, deren Druckerflotte wir gemeinsam mit unseren Fachhandelspartnern optmieren konnten. Weitere Informationen, wie Sie Ihre Dokumentenprozesse allgemein smarter gestalten können, finden Sie auch in unserem kostenfreien E-Book „Smart statt nur digital“. Dieses können Sie hier kostenfrei herunterladen.