Christian Pudzich
28. September 2017
Laut der aktu­el­len Bit­kom-Stu­die „ECM im Mit­tel­stand 2017“, die KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons unter­stützte, wol­len kleine und mitt­lere Unter­neh­men (KMU) ver­stärkt auf Lösun­gen für die digi­tale Doku­men­ten­ver­wal­tung set­zen. Aller­dings bestim­men zur­zeit noch papier­ba­sierte Pro­zesse die Büroarbeit. 

Die gute Nach­richt zuerst: Viele mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men haben sich auf die Fah­nen geschrie­ben, künf­tig papier­ge­bun­dene Pro­zesse zu redu­zie­ren und ver­stärkt auf Lösun­gen für die digi­tale Doku­men­ten­ver­wal­tung zu set­zen. Immer­hin 18 Pro­zent der Unter­neh­men pla­nen in nächs­ter Zeit Inves­ti­tio­nen in eine ent­spre­chende umfas­sende Soft­ware­lö­sung. Bei wei­te­ren acht Pro­zent ste­hen Ersatz- oder Erwei­te­rungs­be­schaf­fun­gen für Enter­prise Con­tent Manage­ment (ECM) bezie­hungs­weise Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme (DMS) auf der Agenda.

Die 755 deut­schen Unter­neh­men, die diese Aus­sa­gen im Rah­men einer reprä­sen­ta­ti­ven Befra­gung im Auf­trag des Digi­tal­ver­bands Bit­kom getrof­fen haben, agie­ren unter­neh­me­risch vor­aus­schau­end, wenn sie ihre Vor­ha­ben in die Tat umset­zen. Zum Teil wer­den neue, euro­pa­weite Rege­lun­gen dafür sor­gen, dass der Ein­satz digi­ta­ler Lösun­gen nahezu alter­na­tiv­los ist.

Die schlechte Nach­richt: Viele mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men sind bis dato mit der Digi­ta­li­sie­rung im Büro­be­reich noch nicht so recht vor­an­ge­kom­men. Gerade ein­mal jeder dritte Mit­tel­ständ­ler (33 Pro­zent) nutzt eine digi­tale Doku­men­ten­ver­wal­tung etwa für die Archi­vie­rung, den Post­ein­gang oder das Tei­len von Infor­ma­tio­nen im Unternehmen.

Run­ter von der Insel

Zahl­rei­che Mit­tel­ständ­ler ver­wen­den bis­lang digi­tale Insel­lö­sun­gen für ein­zelne Berei­che. Knapp die Hälfte (49 Pro­zent) setzt bereits eine digi­tale Doku­men­ten­ver­wal­tung in der Buch­hal­tung ein, 44 Pro­zent im Ver­trieb und 38 Pro­zent im Ein­kauf. Nur in 27 Pro­zent der Unter­neh­men kommt eine sol­che Soft­ware in der Per­so­nal­ab­tei­lung zum Ein­satz und erst 17 Pro­zent der Unter­neh­men set­zen in der Logis­tik darauf.

Im Ver­gleich zu den deut­schen Groß­un­ter­neh­men ist der Mit­tel­stand damit bereits mas­siv in Rück­stand gera­ten: Eine unter­neh­mens­weite digi­tale Doku­men­ten­ver­wal­tung set­zen aktu­ell nur 11 Pro­zent der mitt­le­ren Betriebe ein, bei den Groß­un­ter­neh­men sind es 81 Prozent.

Natür­lich muss nicht jeder Mit­tel­ständ­ler sämt­li­che Pro­zesse digi­ta­li­sie­ren. Und selbst­ver­ständ­lich ist es auch eine finan­zi­elle Her­aus­for­de­rung, sol­che stra­te­gi­schen Ent­schei­dun­gen umzu­set­zen. Noch immer haben es Kon­zerne im Regel­fall weit­aus leich­ter, sich bei den Ban­ken Geld für Inves­ti­tio­nen zu beschaffen.

Längst nicht jedes KMU kann hier aus dem Vol­len schöp­fen. Zudem wird in vie­len Unter­neh­men auch tra­di­tio­nell vor­sich­ti­ger inves­tiert. Was nicht an Geld vor­han­den ist, kann nicht aus­ge­ge­ben wer­den lau­tet viel­fach die – durch­aus nicht kurz­sich­tige – Devise.

Digi­tale Büro muss kein Zukunfts­traum bleiben

Die Unter­su­chung von Bit­kom zeigt aber auch, dass im Mit­tel­stand häu­fig der Geschäfts­füh­rer oder der Inha­ber über IT-Inves­ti­tio­nen ent­schei­det. In 86 Pro­zent der mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men ist das so. Nicht ein­mal jeder zweite Chef (45 Pro­zent) bin­det dabei den IT-Ver­ant­wort­li­chen mit ein und nur in jedem ach­ten Betrieb (12 Pro­zent) kön­nen die Anwen­der in den Abtei­lun­gen bei der Ent­schei­dung mitwirken.

In den deut­schen Groß­un­ter­neh­men sieht das deut­lich anders aus. Hier liegt die maß­geb­li­che Ent­schei­dung in nur 57 Pro­zent der Fälle bei der Geschäfts­lei­tung, die IT-Exper­ten wer­den aber in 77 Pro­zent der Unter­neh­men ein­be­zo­gen. Und auch die Anwen­der haben in jedem drit­ten Groß­un­ter­neh­men (33 Pro­zent) ein maß­geb­li­ches Wort mitzureden.

Das soll kei­nes­wegs hei­ßen, dass Geschäfts­füh­rer in Sachen IT häu­fig fal­sche Ent­schei­dun­gen tref­fen. Wird im Mit­tel­stand eine Aus­wei­tung digi­ta­ler Lösun­gen beschlos­sen, geschieht das meist auf­grund sehr kon­kre­ter Anlie­gen: Fast immer spielt hier die IT- und Daten­si­cher­heit (92 Pro­zent) eine wich­tige Rolle. Con­nec­ti­vity – also die Inte­gra­tion der Sys­teme in bestehende Anwen­dun­gen – ist für 86 Pro­zent aus­schlag­ge­bend, die Usa­bi­lity (Nut­zer­freund­lich­keit) soll sich in 81 Pro­zent der Fir­men bessern.

Umstel­lung auf digi­tale Pro­zesse forcieren

Deut­lich wird: Der Mit­tel­stand han­delt hier meist wesent­lich vor­sich­ti­ger als die Kon­zerne. Das ist zwar nach­voll­zieh­bar. Trotz­dem soll­ten Fir­men solch wich­tige, stra­te­gi­sche Inves­ti­tio­nen nicht zu weit in die Zukunft ver­schie­ben. Spä­tes­tens mit der vol­len Wirk­sam­keit der neuen EU-Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung (EU-DSGVO) dro­hen schon bald Stra­fen, wenn zu lange nicht gehan­delt wird.

Auch der Wett­be­werb und die Zusam­men­ar­beit mit gro­ßen Unter­neh­men erfor­dern Taten­drang. Denn eins ist sicher: An digi­ta­len Work­flows führt für KMU kein Weg mehr vor­bei. Wie aber lässt sich die Umstel­lung von ana­loge auf digi­tale Pro­zesse vorantreiben?

Wer hier keine über­eilte Bauch­ent­schei­dung tref­fen will, sollte den Lösungs­markt son­die­ren und hier eine Vor­auswahl tref­fen. Alter­na­tiv oder zusätz­lich kön­nen hier IT-Bera­tungs­un­ter­neh­men und Sys­tem­häu­ser unter­stüt­zen. Sie spre­chen Emp­feh­lun­gen aus und erstel­len indi­vi­du­elle Kostenvoranschläge.

Bei der Pro­dukt­vor­auswahl lohnt sich ein Blick auf den KYOCERA Work­flow Mana­ger. Er auto­ma­ti­siert Abläufe, erlaubt gleich­zei­ti­ges Arbei­ten und macht Vor­gänge nach­voll­zieh­bar – und damit kon­trol­lier­bar. Trotz der hohen Stan­dar­di­sie­rung ist der KYOCERA Work­flow Mana­ger fle­xi­bel ska­lier­bar und passt sich ohne auf­wän­di­ges Cus­to­mi­zing ganz unter­schied­li­chen Pro­zes­sen und Anfor­de­run­gen an. So lässt sich der Traum vom digi­ta­len Büro realisieren.

Die Soft­ware ist modu­lar auf­ge­baut und ermög­licht es somit ohne auf­wän­di­ges Cus­to­mi­zing geschäfts­kri­ti­sche Pro­zesse in Ein­kauf, Buch­hal­tung, Ver­trieb oder Per­so­nal zu digi­ta­li­sie­ren. Wie dies genau funk­tio­niert, lesen Sie in unse­rem E‑Book „Doku­men­ten­ma­nage­ment trifft KMU“.

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