Eine digitale Rechnungsverarbeitung lohnt sich für die meisten Unternehmen, bietet sie gleich eine Reihe von Vorteilen. Daher treibt der Bund mit der E‑Rechnung dieses Thema voran. Warum es sich für Unternehmen lohnt, die Rechnungsbearbeitung umzustellen, verraten wir hier.
Freitagnachmittag, kurz vor Feierabend: Noch schnell die letzte Rechnung als PDF abgespeichert, an eine E‑Mail angehängt und losgeschickt – entspannt kann es ins Wochenende gehen. Immer mehr Rechnungsabteilungen arbeiten digital. Doch für viele Unternehmen, die im Auftrag öffentlicher Organisationen tätig sind, findet jetzt eine fundamentale Änderung ihren Abschluss: Ab dem 27. November 2020 akzeptieren nun auch der Bund und die zu ihm gehörenden Behörden nur noch eine elektronische Rechnung, wenn es sich um Beträge ab 1.000 Euro handelt – und eine solche ist die einfache PDF aus dem Firmenrechner nicht.
Eine E‑Rechnung muss die relevanten Daten in strukturierter, maschinenlesbarer Form enthalten. Der Gesetzgeber will mit seinen Vorgaben erreichen, dass Informationen medienbruchfrei zwischen Computersystemen ausgetauscht werden können, sie also nicht beispielsweise mit einem Scanner erfasst oder gar von Hand eingegebenen werden müssen.
E‑Rechnung: niedrige Kosten, geringer Personalaufwand, mehr Liquidität
Gleichzeitig treibt der Bund damit die Digitalisierung von papierbasierten Geschäftsprozessen in der Verwaltung voran: Gerade der Rechnungseingangsprozess eignet sich nämlich hervorragend als Startpunkt für die Digitalisierung in Organisationen. Zum einen da hier mit Freigabe und Bearbeitung gleich mehrere Abteilungen beteiligt sind, zum anderen da ein papierbasierter Rechnungsprozess zeit- und arbeitsintensiver ist als ein digitaler.
Die E‑Rechnung kann daher zum Treiber der Digitalisierung werden. So sind von der verpflichtenden Einreichung einer E‑Rechnung bei Behörden auf kommunaler, Landes- und Bundesebene zunächst unmittelbar Unternehmen betroffen, die an diese liefern oder für diese Dienste leisten. Das kann vom Getränkelieferant bis zum Fensterputzer reichen – diese müssen handeln und ihre Rechnungslegung digitalisieren, wollen sie nicht Gefahr laufen, Rechnungen aufwändig stückeln zu müssen oder gar keine Zahlungseingänge mehr zu erhalten.
Digitale Rechnungsverarbeitung als Digitalisierungstreiber
Doch selbst Mittelständler, die kein Geschäft mit der öffentlichen Hand haben, sollten sich mit der Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse beschäftigen, denn die E‑Rechnung bietet eine Reihe von Vorteilen: die Kosten sind niedriger, der Personalaufwand geringer, meist werden ausstehende Zahlungen schneller beglichen, was sich positiv auf die Liquiditätssituation des Unternehmens auswirken kann – und die Umwelt schont sie obendrein.
Zudem gehen inzwischen auch kleinere und mittlere Unternehmen verstärkt die Digitalisierung ihrer Prozesse an, wie die aktuelle Studie des Bitkom zeigt. Die Umstellung auf eine digitale Rechnungsverarbreitung bietet viele Vorteile. Wer sich als Verantwortlicher mit der Einführung von E‑Rechnungen beschäftigt, sollte folgende Punkte beachten:
1. E‑Rechnungsformate prüfen und auswählen
Für die E‑Rechnung sind zurzeit zwei Formate gängig, ZUGFerD und XRechnung. Beide verfügen über die entscheidende Eigenschaft: Sie enthalten die maßgeblichen Daten in strukturierter Form. Zudem erfüllen sie die wichtige Voraussetzung der Lesbarkeit – und zwar für Maschinen wie für Menschen. Bei ZUGFerD handelt es sich quasi um eine PDF, der maschinell lesbare Daten hinzugefügt sind und die von Mitarbeitern per Durchsicht geprüft werden kann. Dafür bedarf es bei der XRechnung einer speziellen Software, eines Viewers, der den XML-Code für das menschliche Auge erkennbar macht. Rechnungen an Behörden können künftig in beiden Formaten eingereicht werden, wobei die öffentliche Hand die XRechnung bevorzugt. Tipp: Wer sein Unternehmen auf E‑Rechnung umstellen möchte, sollte ein System prüfen, das die Ausgabe in beiden Formaten ermöglicht.
2. Prozesse dokumentieren und Einwilligung des Empfängers einholen
Für die rechtssichere Erstellung, Verarbeitung und Speicherung einer E‑Rechnung müssen die betrieblichen Prozesse detailliert dokumentiert werden. Denn auch für E‑Rechnungen gelten die Grundsätze ordentlicher Buchführung (GoB) gemäß Handelsgesetzbuch sowie die Grundsätze zur Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die Finanzverwaltung legt Wert auf die Fixierung des organisatorischen wie technischen Verfahrens, mit dem ein Unternehmen steuerlich relevante Informationen verarbeitet. Vor Versand der ersten E‑Rechnung ist zudem zu beachten, dass die Einwilligung des Empfängers zu deren Erhalt eingeholt wird. Tipp: Diese Einwilligung kann auch stillschweigend erfolgen, indem der Rechnungsempfänger den ausstehenden Betrag begleicht.
3. Rechnung verarbeiten und übermitteln
Für das Erstellen einer E‑Rechnung gelten dieselben Prinzipien wie für eine konventionelle, auf Papier erstellte Rechnung. Dazu gehören zum Beispiel gesetzliche Pflichtangaben wie vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers, Rechnungsdatum und ‑summe, aber auch etwa die Umsatzsteuernummer des Rechnungsstellers. Zudem muss gewährleistet sein, dass die Herkunft der Rechnung echt und der Inhalt unversehrt ist. Beides sollte durch Kontrollprozesse innerhalb des Betriebs ebenso geprüft werden wie Menge und Art der erbrachten Leistungen oder der gelieferten Waren sowie der vereinbarte Preis. Auch eine E‑Rechnung kann prinzipiell per E‑Mail versendet werden. Allerdings werden dadurch die vollen Vorteile einer komplett elektronischen Verarbeitung geschmälert. Tipp: Ein Up- und Downloadportal kann die Verwendung von E‑Rechnungen noch effizienter machen.
4. Rechnung und Prozesse archivieren
Das Umsatzsteuerrecht schreibt vor, dass Rechnungen über mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren sind – das gilt auch für E‑Rechnungen. Egal, ob elektronisch oder auf Papier: Die Unveränderbarkeit muss dabei gewährleistet sein, Prüfer müssen also immer auf den Originalzustand schließen können. Das kann auch dann der Fall sein, wenn Originale in einen hauseigenen Standard konvertiert und archiviert werden, sofern die dazu nötige Soft- und Hardwareausstattung ebenfalls über den geforderten Zeitraum hinweg vorgehalten werden, einschließlich der relevanten Prozessdokumentation. Tipp: Denken Sie bei der Archivierung unbedingt daran, auch Programme wie den Viewer zur Visualisierung der Daten mit zu sichern – das gilt auch für eventuelle genutzte frühere Programmversionen!
5. Rechnungsverarbeitung digitalisieren
Neben der Rechnungsstellung sollten Unternehmen zudem den eigenen Rechnungseingangsprozess optimieren. Wie oben beschrieben bietet die Umstellung auf einen digitalen Rechnungsempfang zahlreiche Vorteile. Um diese abzurufen, eignet sich ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie der Kyocera Workflow Manager. Dieser ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen geeignet, da er sich mit relativ niedrigem Aufwand implementieren lässt.
Dabei ist es egal, ob es sich um einen multinationalen Konzern oder um einen mittelständischen Betrieb handelt. Denn durch seinen modularen Aufbau gelingt die Digitalisierung von Prozessen und Workflows einfach und zu geringen Kosten. Auch die Freigabe und Bearbeitung von Rechnungen aus dem Home-Office ist auf diese Weise kein Problem mehr. Da kann es auch für die Verantwortlichen dann auch entspannt ins Wochenende gehen.
Kostenfreies Online-Seminar: Digitale Akten für mehr Effizienz
Weitere Informationen, wie Unternehmen von einer digitalen Rechnungsverarbeitung mit dem Kyocera Workflow Manager profitieren, gibt es in diesem kostenfreien Online-Webinar. Anhand der digitalen Lieferantenakte zeigen unsere DMS-Experten, wie Unternehmen das Lieferantenmanagement mit dem Kyocera Workflow Manager optimieren.
