Wie Sie die Infor­ma­ti­ons­flut mit Doku­men­ten­ma­nage­ment beherrschen

Jedes Unter­neh­men steckt vol­ler Wis­sen über Kun­den, Abläufe, Pro­zesse – die­sen Schatz gilt es zu heben, um effek­ti­ver arbei­ten oder Neu­ge­schäft gene­rie­ren zu kön­nen. Beim größ­ten Pro­blem, der ana­lo­gen und digi­ta­len Infor­ma­ti­ons­flut, hilft das Doku­men­ten­ma­nage­ment (DMS).

Kaum ist der Com­pu­ter mor­gens im Büro hoch­ge­fah­ren, geht es los: In den vie­len unge­le­se­nen Mails mischen sich Bestel­lun­gen und Anfra­gen von Kun­den mit Rech­nun­gen von Zulie­fe­rern und unter­neh­mens­in­ter­nen Infor­ma­tio­nen. Dazu kom­men noch die Sta­pel an Papie­ren neben dem Moni­tor: wei­tere ana­loge Rech­nun­gen, Dienst­pläne, Bewer­ber­map­pen. Allein das alles zu sich­ten und zu prio­ri­sie­ren kos­tet Zeit. Zeit, die effi­zi­en­ter genutzt wer­den könnte. Geschäfts­füh­rer und IT-Ent­schei­der soll­ten sich daher mit der Pro­ble­ma­tik auseinandersetzen.

Menge an Infor­ma­tio­nen wächst

Denn Unter­neh­men welt­weit erzeu­gen und ver­wal­ten eine immer grö­ßer wer­dende Flut an Daten und Infor­ma­tio­nen. Das Bera­tungs­un­ter­neh­men IDC schätzt laut Zusam­men­stel­lung des Sta­tis­tik­por­tals Sta­tista, dass sich die­ses digi­tale Daten­vo­lu­men in 2022 welt­weit auf 2,025 Peta­byte sum­miert. Das sind mehr als 2 Mil­lio­nen Giga­byte an Infor­ma­tio­nen. IDC stellt dabei ein rasan­tes Wachs­tum in den ver­gan­ge­nen zwei Jah­ren fest:  So sei die Infor­ma­ti­ons­menge um durch­schnitt­lich jeweils gut 42 Pro­zent in den letz­ten bei­den Jah­ren gestie­gen. Hinzu kom­men die abseh­ba­ren wei­te­ren Zuwächse in der Zukunft sowie noch in ana­lo­ger Form vor­lie­gende Daten.

Ins­be­son­dere für kleine und mit­tel­große Unter­neh­men ist die Ver­wal­tung und rechts­si­chere Spei­che­rung die­ser Berge an Infor­ma­tio­nen eine Bürde und blo­ckiert Res­sour­cen. Doch zugleich han­delt es sich um einen ver­bor­ge­nen Schatz: Pro­zess­wis­sen, das für die Ver­bes­se­rung von Abläu­fen genutzt wer­den kann. Infor­ma­tio­nen über Kun­den, die der Gene­rie­rung von Neu­ge­schäft die­nen könn­ten, aber auch inter­nes Wis­sen von Mit­ar­bei­tern, das für eine bes­sere Zusam­men­ar­beit ver­brei­tet wer­den sollte und so auch im Rah­men von Per­so­nal­fluk­tua­tio­nen erhal­ten bleibt. Die­sen Schatz gilt es zu heben, aus­zu­wer­ten, auf­zu­be­rei­ten und effi­zi­ent zu nutzen.

Struk­tu­rierte und unstruk­tu­rierte Daten zusammenführen

Vor­aus­set­zung dafür ist die Digi­ta­li­sie­rung unter­neh­mens­in­ter­ner Pro­zesse und die mög­lichst weit­ge­hende Tren­nung von der Papier­form in der Zusam­men­ar­beit mit Kun­den. Ein Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem spei­chert Doku­mente in einer zen­tra­len Daten­bank. Anders als auf dem Netz­werk­ord­ner sind in einem DMS benö­tigte Infor­ma­tio­nen schnell auf­find­bar. Dafür sor­gen Meta­da­ten, mit denen die Suche nach spe­zi­el­len Infor­ma­tio­nen pro­blem­los mög­lich ist. So las­sen sich — wie bei einer Inter­net­such­ma­schine — Doku­mente zu einem Kun­den, einem Pro­jekt oder auch mit einem bestimm­ten Schlag­wort  sekun­den­schnell fin­den. Ange­stellte müs­sen also nicht mehr in ver­schie­de­nen Ord­nern (ob digi­tal oder im Regal) zunächst ein Doku­ment suchen und die­ses dann nach der benö­tig­ten Infor­ma­tion durchforsten.

Ein wei­tere wich­tige Funk­tio­na­li­tät eines Doku­men­ten­ma­nage­ments-Sys­tems ist die Ver­si­ons­ver­wal­tung. Mit­ar­bei­ter arbei­ten damit immer mit oder an der letz­ten Ver­sion eines Doku­ments. Bei jeder Ände­rung an einem Doku­ment wird in einem ent­spre­chen­den Archiv eine neuere Ver­sion des Doku­men­tes abge­legt. So haben alle Mit­ar­bei­ter stets den sel­ben Kennt­nis­stand und kön­nen gemein­sam an Unter­la­gen arbei­ten: Sein dies Ver­träge, Ange­bote oder aber auch das Nach­hal­ten von KPIs.

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Mit Doku­men­ten­ma­nage­ment Wett­be­werbs­vor­teile erzielen

DMS-Sys­teme besit­zen damit die Fähig­keit, struk­tu­rierte wie unstruk­tu­rierte Daten sys­te­ma­tisch zu ord­nen, aus­zu­wer­ten und so zu spei­chern, dass sie kol­la­bo­ra­tiv ver­wen­det wer­den kön­nen – auch von Teams, die nicht gemein­sam an einem Ort arbei­ten. Damit ermög­licht ein DMS den Auf­bau eines aus­ge­feil­ten unter­neh­mens­in­ter­nen Wis­sens­ma­nage­ments. Mit dem abtei­lungs­über­grei­fen­den Aus­tausch von Wis­sen zwi­schen Beschäf­tig­ten kom­men ver­schie­dene Per­spek­ti­ven und Erfah­run­gen zusam­men. Das kann die Inno­va­ti­ons­kraft von Unter­neh­men stär­ken und die Wett­be­werbs­fä­hig­keit erheb­lich stei­gern.
ECM-Lösun­gen kön­nen also die Daten­flut nicht stop­pen. Aber durch Algo­rith­men und Fil­ter ein­ge­dämmt, machen sie diese bereit für eine intel­li­gente Nut­zung. Diese ermög­licht es Unter­neh­men, Wett­be­werbs­vor­teile zu erzielen.

Wel­che Vor­teile ein Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem Ihrem Unter­neh­men bie­tet und wie Sie das vor­han­dene Wis­sen in Ihrer Orga­ni­sa­tion bes­ser nut­zen, dis­ku­tie­ren wir auch in Kyocera Insights Folge #06. Oder ver­ein­ba­ren Sie gerne einen unver­bind­li­chen Bera­tungs­ter­min unter kontakt@dde.kyocera,com.