Digi­tale Geschäfts­pro­zesse im Mit­tel­stand: Was die per­fekte DMS-Lösung bie­ten muss

7. Januar 2022

Die neue Situa­tion, von über­all fle­xi­bel zu arbei­ten, stellt vor allem kleine und mitt­lere Unter­neh­men (KMU) vor gro­ßen Her­aus­for­de­run­gen. Um erfolg­reich zu sein, müs­sen Unter­neh­men nicht nur dem Wan­del der Arbeits­kul­tur stel­len, son­dern auch die Digi­ta­li­sie­rung ihrer papier­ge­bun­de­nen Pro­zesse vor­an­trei­ben. Mit Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­te­men (DMS-Lösun­gen) ist dies möglich.

Ein Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS) ist eine Soft­ware, die eine elek­tro­ni­sche Ver­wal­tung von Doku­men­ten inner­halb eines Unter­neh­mens ermög­licht. Es unter­stützt Ange­stellte und Füh­rungs­kräfte bei der Bear­bei­tung, Auf­be­wah­rung und Recher­che von Infor­ma­tio­nen. Gleich­zei­tig ermög­licht eine DMS-Soft­ware den fle­xi­blen Zugang auf geschäfts­re­le­vante Unter­la­gen. Das Arbei­ten aus dem Home­of­fice oder von unter­wegs ist somit pro­blem­los mög­lich. Die Ein­füh­rung einer DMS-Lösung ist daher für kleine und mitt­lere Unter­neh­men von Vorteil.

Den­noch scheuen vor allem KMU Inves­ti­tio­nen in ein Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem. Das hat meh­rere Gründe: Zum einen war der Bene­fit weder trans­pa­rent noch greif­bar. Vie­len Unter­neh­men fehlt oft­mals die Vor­stel­lungs­kraft, wie sich die Ein­füh­rung einer DMS-Lösung im All­tags­ge­schäft bezahlt macht. Zudem sind sol­che Pro­jekte zeit- und kos­ten­in­ten­siv. Bei­des sind im Mit­tel­stand sehr sen­si­ble Themen.

DMS-Ein­stieg im Mittelstand

Um vor allem mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men den DMS-Ein­stieg zu ermög­li­chen, hat Kyocera den Kyocera Work­flow Mana­ger ent­wi­ckelt. Die DMS-Soft­ware ist bereits kon­fi­gu­riert und ermög­licht so einen schnelle Imple­men­tie­rung. Dazu trägt auch die benut­zer­freund­lich gestal­tete Ober­flä­che bei.

Zugleich ist der Kyocera Work­flow Mana­ger hoch­gra­dig ska­lier­bar. So las­sen sich sämt­li­che Anfor­de­run­gen eines Unter­neh­mens abde­cken, wie auch Oli­ver Rapp von der ME Engi­nee­ring GmbH berich­tet: “Gerade die Ska­lier­bar­keit der Soft­ware hat für uns den Aus­schlag gege­ben. Auf­wen­di­ges und kos­ten­pflich­ti­ges Cus­to­mi­zing, wie es bei ande­ren DMS-Sys­te­men not­wen­dig ist, ist bei Kyocera nicht erfor­der­lich.” Auf diese Weise lässt sich der Kyocera Work­flow Mana­ger sehr schnell in Betrieb nehmen.

Ob Unter­neh­men Durch­lauf­zei­ten beschleu­ni­gen, Papier redu­zie­ren oder die Suche nach Infor­ma­tio­nen beschleu­ni­gen möch­ten: Mit der Kyocera DMS-Lösung las­sen sich diese Ziele sehr schnell errei­chen. Dazu ist auch die Inte­gra­tion der Soft­ware in andere Anwen­dun­gen entscheidend.

SAP, Micro­soft und Co.: Inte­gra­tion in andere Anwendungen

In den meis­ten mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men sind bereits ein oder meh­rere Sys­teme vor­han­den. Dies reicht von SAP über Lösun­gen von Micro­soft bis hin zu selbst ent­wi­ckel­ten Tools. Die Inte­gra­tion eines DMS-Sys­tems in die bestehen­den Anwen­dun­gen und Pro­zesse ist daher ein wich­ti­ger Fak­tor. Bei­spiel Micro­soft Office: Der Kyocera Work­flow Mana­ger bie­tet eine naht­lose Inte­gra­tion in diese Office-Welt. Bedeu­tet, die Mit­ar­bei­ter kön­nen aus Out­look her­aus Mails direkt in das Archiv sen­den, mit oder ohne Anhang. Vor­la­gen kön­nen in Word erstellt und im Archiv als Mus­ter­texte ver­an­kert wer­den. Alle Vor­la­gen sind immer aktu­ell und ein­heit­lich. Die Zeit­er­spar­nis für Mit­ar­bei­ter ist nicht zu unter­schät­zen und somit wert­voll für die Unter­neh­men. Wenn es gelingt, die Basis­ar­beit zu digi­ta­li­sie­ren, steigt im eige­nen Unter­neh­men die Ser­vice­qua­li­tät am Kunden.

Ein wei­te­rer wich­ti­ger Aspekt, den Mit­tel­stän­der bei der Ein­füh­rung einer DMS-Lösung berück­sich­ti­gen müs­sen, sind die eige­nen Mit­ar­bei­ter. Wenn man Papier­ak­ten abschafft oder Pro­zesse ändert, hat dies direkte Aus­wir­kun­gen auf den Arbeits­all­tag der Mit­ar­bei­ter. Die Arbeit und auch der Ablauf an sich bleibt oft­mals gleich – nur gestal­ten sich die Pro­zesse dann eben digital.

Mit­ar­bei­ter in DMS-Pro­jekt einbeziehen

Viele Mit­ar­bei­ter nut­zen daher den Work­flow Desi­gner, um eigene Work­flows zu gestal­ten, mehr Trans­pa­renz für sich zu schaf­fen und um schnel­ler zu sein. Neh­men wir eine klas­si­sche Umlauf­mappe für Frei­ga­ben: Oft weiß der Mit­ar­bei­ter gar nicht, wo sich diese befin­det und wann diese wie­der zu ihm zurück­kommt. Der Mit­ar­bei­ter hat mit dem Work­flow Desi­gner also die Mög­lich­keit sei­nen Arbeits­all­tag digi­tal für sich selbst abzu­bil­den und zu gestalten.

Jeder Mit­ar­bei­ter möchte mit­ge­stal­ten!  Natür­lich gibt es auch Work­flows, die für alle Mit­ar­bei­ter fix gül­tig sind und nicht ver­än­der­bar kon­zi­piert wer­den. Dies geschieht bei Pro­zes­sen, die immer wie­der statt­fin­den und von zen­tra­ler Bedeu­tung sind. Ein Bei­spiel wäre der Rech­nungs­work­flow oder der Ein­kaufs­work­flow. Diese wer­den zen­tral ein­ge­spielt und sind ver­pflich­tend für alle Mitarbeiter.

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Fazit: So gelingt DMS im Mittelstand

Zusam­men­ge­fasst: Bevor ein Unter­neh­men mit der Ein­füh­rung eines DMS star­tet, soll­ten drei Schritte  mit Bedacht vor­be­rei­tet werden:

  1. Klare Ziele defi­nie­ren: Es emp­fiehlt sich bereits bei der Aus­wahl einer DMS-Lösung fest­zu­hal­ten, was genau durch die Ein­füh­rung einer Soft­ware erreicht wer­den soll. Sol­len Durch­lauf­zei­ten ver­bes­sert wer­den, Paper redu­ziert oder die Suche nach Infor­ma­tio­nen beschleu­nigt wer­den? Wenn die Ziele klar sind, geht es in die Bestands­auf­nahme und in den Umsetzungsplan.
  2. In Teil­schrit­ten pla­nen: Anstelle alle Pro­zesse in allen Unter­neh­mens­be­rei­chen auf ein­mal anzu­ge­hen, ist es rat­sam zunächst mit einem Pro­zess oder einer Abtei­lung zu star­ten. Ansons­ten ist Gefahr der Ver­zet­te­lung groß.
  3. Mit­ar­bei­ter invol­vie­ren: Unter­neh­men soll­ten lang­fris­tig pla­nen und die Anfor­de­run­gen aber auch Erfah­run­gen der Mit­ar­bei­ter in den Abtei­lun­gen — die letzt­end­lich mit der Lösung arbei­ten sol­len — einholen.

Die Ein­füh­rung eines Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems klingt im ers­ten Moment auf­wen­dig. Aber mit ziel­ge­rich­te­ter Vor­be­rei­tung und der rich­ti­gen Soft­ware schafft es jedes Unter­neh­men. Egal ob Kon­zern oder Mittelstand!

Kyocera Insights: Digi­tale Trans­for­ma­tion mit DMS

Wel­che Mög­lich­kei­ten DMS-Lösung und der Kyocera Work­flow Mana­ger im beson­de­ren bie­ten, zei­gen wir in der fünf­ten Aus­gabe unse­res Live­stream-For­mats Kyocera Insights. Mode­ra­tor Tors­ten Knip­pertz dis­ku­tiert darin mit Exper­ten wie dem Autor Tim Cole, IDC-Ana­lyst Marko Becker und gibt Ein­bli­cke in die Praxis.

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