Christian Pudzich
20. Juni 2018
Ins­be­son­dere in der Buch­hal­tung und Finanz­ab­tei­lung wird viel Zeit für admi­nis­tra­tive Tätig­kei­ten auf­ge­wen­det, die mit der Doku­men­ten­ab­lage zusam­men­hän­gen. Digi­tale Akten hel­fen, diese Zeit zu ver­kür­zen. Warum dem so ist und wel­che Vor­teile sich hier­durch in Bezug auf die Revi­si­ons­si­cher­heit sowie die GoBD erge­ben, zei­gen wir hier. 

Die Buch­hal­tung ist der opti­male Start­punkt, um mit der Ein­füh­rung von elek­tro­ni­schem Doku­men­ten­ma­nage­ment (DMS) zu begin­nen. Der Grund: Hier sind die Effekte, die sich mit der Digi­ta­li­sie­rung von Doku­men­ten­work­flows ein­stel­len, beson­ders groß. Nicht nur, dass im Rech­nungs­we­sen sowie in der Buch­hal­tung beson­dere Doku­men­ta­ti­ons- und Nach­weis­pflich­ten exis­tie­ren: Auch die Zahl der Doku­mente, die hier täg­lich bewegt wer­den, ist beson­ders hoch. Zudem bestehen hier – man denke an Frei­ga­be­pro­zesse – zahl­rei­che Schnitt­stel­len zu ande­ren Abtei­lun­gen. Dem­entspre­chend hoch ist hier das Opti­mie­rungs­po­ten­zial, wie die Sta­tista-Stu­die „Doku­mente gesucht … gefun­den“ belegt: Wäh­rend die deut­schen Büro­an­ge­stell­ten im Mit­tel bis zu zwei Stun­den pro Tag mit admi­nis­tra­ti­ven Tätig­kei­ten ver­brin­gen, geht in der Buch­hal­tung noch mehr Zeit ver­lo­ren: Hier suchen die Mit­ar­bei­ter täg­lich bis zu 169 Minu­ten nach Doku­men­ten oder legen diese ab! Diese Zeit lässt sich mit digi­ta­len Akten deut­lich verkürzen.

Neben der Effi­zi­enz gibt es aber noch einen wei­te­ren Grund, wes­halb Unter­neh­men ihre Doku­men­ten­pro­zesse in Buch­hal­tung und Ver­wal­tung moder­ni­sie­ren soll­ten: Die Rede ist von recht­li­chen Anfor­de­run­gen wie der GoBD.

Hin­ter die­sem ver­meint­lich harm­lo­sen Kür­zel ver­steckt sich ein Wort­un­ge­tüm: GoBD steht näm­lich für die „Grund­sätze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Datenzugriff“.

Mit digi­ta­len Akten GoBD einhalten

Die GoBD beinhal­ten somit die for­ma­len Anfor­de­run­gen an die Buch­füh­rung und die Auf­be­wah­rung von steu­er­recht­lich rele­van­ten elek­tro­ni­schen Daten und Papier­do­ku­men­ten. Zudem ent­hal­ten die GoBD Regeln zum elek­tro­ni­schen Daten­zu­griff der Finanz­ver­wal­tung im Rah­men von Außen­prü­fun­gen. Die GoBD sind unmiss­ver­ständ­lich und nicht etwa unver­bind­lich. Die Flos­kel „Das habe ich doch nicht gewusst“ lässt der gestrenge Prü­fer vom Finanz­amt heute nicht mehr durch­ge­hen. Sind Rech­nun­gen oder Zah­lungs­be­lege bei einer Steu­er­prü­fung nicht mehr auf­find­bar, dro­hen emp­find­li­che Nachzahlungen.

Dabei bleibt jeder Unter­neh­mer nach den GoBD übri­gens für sein Geschäft ver­ant­wort­lich – selbst wenn man die Daten­ver­ar­bei­tung aus­ge­la­gert oder einen Dienst­leis­ter wie den Steu­er­be­ra­ter damit beauf­tragt hat. Die GoBD gel­ten auch im Bereich der Bar­ein­nah­men, aller­dings nur für digi­tale Auf­zeich­nun­gen mit Kas­sen­sys­te­men, Regis­trier­kas­sen, PC-Kas­sen, Wie­ge­kas­sen und Taxa­me­tern. Sie gel­ten nicht für die manu­elle Kas­sen­füh­rung wie etwa die offene Ladenkasse.

Digi­tale Akten statt Aktenberge

Über­all dort, wo Belege noch immer in Papier­form in unge­zähl­ten Regal­me­tern vol­ler Akten­ord­ner ver­schwin­den, sollte des­halb drin­gend dar­über nach­ge­dacht wer­den, den Arbeits­fluss zu ver­bes­sern. Man ver­mei­det damit nicht nur Ärger mit den Finanz­be­hör­den, son­dern der Unter­neh­mer sorgt auch dafür, dass Ange­stellte nicht einen beträcht­li­chen Teil ihrer Arbeits­zeit mit Abla­ge­auf­ga­ben ver­brin­gen. Doch auch dort, wo elek­tro­nisch abge­legt wird, läuft es längst nicht immer rund.

Häu­fig exis­tie­ren keine kla­ren Regeln, an wel­chen Spei­cher­or­ten Daten abge­legt wer­den, wer dar­auf zugrei­fen kann und wie diese Daten – für alle nach­voll­zieh­bar – benannt wer­den. Damit wird nicht nur der all­täg­li­che Arbeits­fluss aus­ge­bremst. Wenn wich­tige Belege nur lokal auf der PC-Fest­platte eines Mit­ar­bei­ters gespei­chert wer­den, kann wäh­rend sei­ner Abwe­sen­heit – Stich­wort: „Ich bin dann mal auf Mal­lorca!“ – nie­mand wich­tige Buchungs­läufe nachvollziehen.

Schlim­mer noch: Wer­den auf dem loka­len Rech­ner nicht kon­ti­nu­ier­lich alle Daten gesi­chert, kön­nen bei­spiels­weise bei einem Fest­plat­ten­de­fekt wich­tige Belege ver­schwin­den. Das schützt frei­lich nicht vor Strafe. Oft müs­sen dann kost­spie­lige Spe­zi­al­fir­men beauf­tragt wer­den, die Daten von defek­ten Fest­plat­ten ret­ten. Die Kos­ten für eine sol­che „Ret­tungs­ak­tion“ kön­nen schnell einen vier- bis fünf­stel­li­gen Betrag erreichen.

Schnel­ler Zugriff auf Informationen

Wer statt eines Feu­er­wehr­ein­sat­zes lie­ber in ver­nünf­ti­gen „Brand­schutz“ inves­tiert, sollte sich die Lösung KYOCERA Work­flow Mana­ger ein­mal genauer anse­hen. Hier kann klar fest­ge­legt wer­den, wel­che Mit­ar­bei­ter in Ein­kauf und Buch­hal­tung auf wel­che digi­tale Akte zugrei­fen kön­nen, sodass bei­spiels­weise einer stu­den­ti­schen Aus­hilfe bestimmte Fir­men-Interna ver­bor­gen blei­ben. Vorab klar defi­nierte Fach­kräfte haben Zugriff auf Kon­takte, Bestel­lun­gen, Kor­re­spon­den­zen, Preis­lis­ten und andere rele­vante Dokumente.

Sämt­li­che ein­mal abge­leg­ten Infor­ma­tio­nen zu abge­ge­be­nen Ange­bo­ten, Bestel­lun­gen oder gestell­ten Rech­nun­gen sind über intui­tive Such­mas­ken oder Voll­text­su­che in Sekun­den­schnelle auf­find­bar. Jeder­zeit ist ersicht­lich, ob eine Rech­nung bezahlt wurde, ob bestellte Ware bereits gelie­fert wurde oder ob eine Rekla­ma­tion schon bear­bei­tet ist. Ein­zu­hal­tende Fris­ten kön­nen nicht mehr ver­se­hent­lich ver­ges­sen wer­den, Skon­to­er­träge las­sen sich end­lich rea­li­sie­ren. Unter dem Strich wirkt das Unter­neh­men so wesent­lich pro­fes­sio­nel­ler, denn Kun­den, Part­ner oder Lie­fe­ran­ten erhal­ten wesent­lich schnel­ler und abso­lut ver­läss­lich Auskunft.

Case Study: Digi­tale Akten beim AEV Schwarze Elster

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Mehr Infor­ma­tio­nen

Der Abfall­ent­sor­gungs­ver­band Schwarze Els­ter setzte zunächst in der Buch­hal­tung digi­tale Akten ein. Mit Erfolg: Mitt­ler­weile haben auch andere Unter­neh­mens­be­rei­che ihre Pro­zesse umgestellt. 

Bei­spiel-Work­flow: Rechnungsfreigabe

Ein wei­te­rer Vor­teil: Die Soft­ware erlaubt es, Work­flows anzu­le­gen, mit denen die Buch­hal­tung ent­las­tet wird und Durch­lauf­zei­ten von Rech­nun­gen ver­kürzt wer­den. Schauen wir uns den Weg an, den eine Rech­nung durch ein Unter­neh­men nimmt, ist die­ser beacht­lich: von der Post­stelle, wo der Ein­gang bestä­tigt wird, zur Buch­hal­tung, die das Doku­ment erfasst, zur Fach­ab­tei­lung zur Frei­gabe und wie­der zurück in die Buch­hal­tung, die im Ide­al­fall die Zah­lung anweist und das Doku­ment archi­viert. Genau diese Pro­zess­kette zieht den Rech­nungs­be­ar­bei­tungs­pro­zess in die Länge.

Mit digi­ta­len Akten im KYOCERA Work­flow Mana­ger geht dies deut­lich schnel­ler: Im Sys­tem lässt sich jeder­zeit nach­voll­zie­hen, wie der Sta­tus einer Rech­nung ist. Befin­det sich ein Mit­ar­bei­ter im Urlaub, las­sen sich Stell­ver­tre­ter­re­geln eta­blie­ren, sodass keine Rech­nung mehr lie­gen bleibt. Auch die Ablage erfolgt auto­ma­tisch und zudem revi­si­ons­si­cher. Dies erleich­tert auch die spä­tere Suche, sodass die Mit­ar­bei­ter in der Ver­wal­tung bzw. Buch­hal­tung sehr schnell Aus­kunft geben kön­nen, ob eine Rech­nung bezahlt wurde oder nicht.

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