Die Buchhaltung ist der optimale Startpunkt, um mit der Einführung von elektronischem Dokumentenmanagement (DMS) zu beginnen. Der Grund: Hier sind die Effekte, die sich mit der Digitalisierung von Dokumentenworkflows einstellen, besonders groß. Nicht nur, dass im Rechnungswesen sowie in der Buchhaltung besondere Dokumentations- und Nachweispflichten existieren: Auch die Zahl der Dokumente, die hier täglich bewegt werden, ist besonders hoch. Zudem bestehen hier – man denke an Freigabeprozesse – zahlreiche Schnittstellen zu anderen Abteilungen. Dementsprechend hoch ist hier das Optimierungspotenzial, wie die Statista-Studie „Dokumente gesucht … gefunden“ belegt: Während die deutschen Büroangestellten im Mittel bis zu zwei Stunden pro Tag mit administrativen Tätigkeiten verbringen, geht in der Buchhaltung noch mehr Zeit verloren: Hier suchen die Mitarbeiter täglich bis zu 169 Minuten nach Dokumenten oder legen diese ab! Diese Zeit lässt sich mit digitalen Akten deutlich verkürzen.
Neben der Effizienz gibt es aber noch einen weiteren Grund, weshalb Unternehmen ihre Dokumentenprozesse in Buchhaltung und Verwaltung modernisieren sollten: Die Rede ist von rechtlichen Anforderungen wie der GoBD.
Hinter diesem vermeintlich harmlosen Kürzel versteckt sich ein Wortungetüm: GoBD steht nämlich für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Mit digitalen Akten GoBD einhalten
Die GoBD beinhalten somit die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten. Zudem enthalten die GoBD Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen. Die GoBD sind unmissverständlich und nicht etwa unverbindlich. Die Floskel „Das habe ich doch nicht gewusst“ lässt der gestrenge Prüfer vom Finanzamt heute nicht mehr durchgehen. Sind Rechnungen oder Zahlungsbelege bei einer Steuerprüfung nicht mehr auffindbar, drohen empfindliche Nachzahlungen.
Dabei bleibt jeder Unternehmer nach den GoBD übrigens für sein Geschäft verantwortlich – selbst wenn man die Datenverarbeitung ausgelagert oder einen Dienstleister wie den Steuerberater damit beauftragt hat. Die GoBD gelten auch im Bereich der Bareinnahmen, allerdings nur für digitale Aufzeichnungen mit Kassensystemen, Registrierkassen, PC-Kassen, Wiegekassen und Taxametern. Sie gelten nicht für die manuelle Kassenführung wie etwa die offene Ladenkasse.
Digitale Akten statt Aktenberge
Überall dort, wo Belege noch immer in Papierform in ungezählten Regalmetern voller Aktenordner verschwinden, sollte deshalb dringend darüber nachgedacht werden, den Arbeitsfluss zu verbessern. Man vermeidet damit nicht nur Ärger mit den Finanzbehörden, sondern der Unternehmer sorgt auch dafür, dass Angestellte nicht einen beträchtlichen Teil ihrer Arbeitszeit mit Ablageaufgaben verbringen. Doch auch dort, wo elektronisch abgelegt wird, läuft es längst nicht immer rund.
Häufig existieren keine klaren Regeln, an welchen Speicherorten Daten abgelegt werden, wer darauf zugreifen kann und wie diese Daten – für alle nachvollziehbar – benannt werden. Damit wird nicht nur der alltägliche Arbeitsfluss ausgebremst. Wenn wichtige Belege nur lokal auf der PC-Festplatte eines Mitarbeiters gespeichert werden, kann während seiner Abwesenheit – Stichwort: „Ich bin dann mal auf Mallorca!“ – niemand wichtige Buchungsläufe nachvollziehen.
Schlimmer noch: Werden auf dem lokalen Rechner nicht kontinuierlich alle Daten gesichert, können beispielsweise bei einem Festplattendefekt wichtige Belege verschwinden. Das schützt freilich nicht vor Strafe. Oft müssen dann kostspielige Spezialfirmen beauftragt werden, die Daten von defekten Festplatten retten. Die Kosten für eine solche „Rettungsaktion“ können schnell einen vier- bis fünfstelligen Betrag erreichen.
Schneller Zugriff auf Informationen
Wer statt eines Feuerwehreinsatzes lieber in vernünftigen „Brandschutz“ investiert, sollte sich die Lösung KYOCERA Workflow Manager einmal genauer ansehen. Hier kann klar festgelegt werden, welche Mitarbeiter in Einkauf und Buchhaltung auf welche digitale Akte zugreifen können, sodass beispielsweise einer studentischen Aushilfe bestimmte Firmen-Interna verborgen bleiben. Vorab klar definierte Fachkräfte haben Zugriff auf Kontakte, Bestellungen, Korrespondenzen, Preislisten und andere relevante Dokumente.
Sämtliche einmal abgelegten Informationen zu abgegebenen Angeboten, Bestellungen oder gestellten Rechnungen sind über intuitive Suchmasken oder Volltextsuche in Sekundenschnelle auffindbar. Jederzeit ist ersichtlich, ob eine Rechnung bezahlt wurde, ob bestellte Ware bereits geliefert wurde oder ob eine Reklamation schon bearbeitet ist. Einzuhaltende Fristen können nicht mehr versehentlich vergessen werden, Skontoerträge lassen sich endlich realisieren. Unter dem Strich wirkt das Unternehmen so wesentlich professioneller, denn Kunden, Partner oder Lieferanten erhalten wesentlich schneller und absolut verlässlich Auskunft.
Case Study: Digitale Akten beim AEV Schwarze Elster
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Der Abfallentsorgungsverband Schwarze Elster setzte zunächst in der Buchhaltung digitale Akten ein. Mit Erfolg: Mittlerweile haben auch andere Unternehmensbereiche ihre Prozesse umgestellt.
Beispiel-Workflow: Rechnungsfreigabe
Ein weiterer Vorteil: Die Software erlaubt es, Workflows anzulegen, mit denen die Buchhaltung entlastet wird und Durchlaufzeiten von Rechnungen verkürzt werden. Schauen wir uns den Weg an, den eine Rechnung durch ein Unternehmen nimmt, ist dieser beachtlich: von der Poststelle, wo der Eingang bestätigt wird, zur Buchhaltung, die das Dokument erfasst, zur Fachabteilung zur Freigabe und wieder zurück in die Buchhaltung, die im Idealfall die Zahlung anweist und das Dokument archiviert. Genau diese Prozesskette zieht den Rechnungsbearbeitungsprozess in die Länge.
Mit digitalen Akten im KYOCERA Workflow Manager geht dies deutlich schneller: Im System lässt sich jederzeit nachvollziehen, wie der Status einer Rechnung ist. Befindet sich ein Mitarbeiter im Urlaub, lassen sich Stellvertreterregeln etablieren, sodass keine Rechnung mehr liegen bleibt. Auch die Ablage erfolgt automatisch und zudem revisionssicher. Dies erleichtert auch die spätere Suche, sodass die Mitarbeiter in der Verwaltung bzw. Buchhaltung sehr schnell Auskunft geben können, ob eine Rechnung bezahlt wurde oder nicht.
