Ord­nung mit Sys­tem: So gelingt die revi­si­ons­si­chere Archi­vie­rung von Dokumenten

Pflich­ten für Unter­neh­men bestehen sowohl bei der Papier­ab­lage als auch bei der elek­tro­ni­schen Archi­vie­rung. Wer diese Pflich­ten ver­nach­läs­sigt, erlebt spä­tes­tens bei der nächs­ten Betriebs­prü­fung eine böse Über­ra­schung. Die Palette reicht von nega­ti­ven Kon­se­quen­zen durch das Finanz­amt bis hin zum Vor­wurf der Steu­er­hin­ter­zie­hung. Dar­über hin­aus gibt es auch bran­chen­ty­pi­sche Anfor­de­run­gen an die Archi­vie­rung. Diese soll­ten eben­falls beach­tet wer­den, da sonst bei­spiels­weise Buß­gel­der drohen.

Für eine revi­si­ons­si­chere Archi­vie­rung müs­sen Unter­neh­men bestimmte Regeln ein­hal­ten. Diese sind in § 257 Han­dels­ge­setz­buch fest­ge­legt. Dazu gehö­ren neben Han­dels­bü­chern und Inven­ta­ren unter ande­rem auch Jah­res­ab­schlüsse und Buchungs­be­lege. Unter­la­gen müs­sen in der Regel zehn Jahre lang auf­be­wahrt wer­den, wobei die Frist nach Ende des Kalen­der­jah­res beginnt. Die meis­ten Unter­la­gen mit Aus­nahme der Abschlüsse kön­nen auch in elek­tro­ni­scher Form archi­viert wer­den. Das ist beque­mer und spart den Platz für die oft­mals gro­ßen Aktenberge.

Trotz­dem schre­cken gerade klei­nere Unter­neh­men auch heute noch vor der elek­tro­ni­schen Archi­vie­rung zurück. Sie fürch­ten, sich im Vor­ga­ben-Dschun­gel zu ver­ir­ren. Diese Beden­ken sind jedoch in den meis­ten Fäl­len grundlos.

Hin­der­nisse für eine revi­si­ons­si­chere Archivierung

Um digi­tale Doku­mente rechts­kon­form zu archi­vie­ren, müs­sen Fir­men einige gesetz­li­che Bestim­mun­gen ein­hal­ten. Sie sind in den „Grund­sät­zen zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff (GoBD) fest­ge­legt. Dazu gehö­ren unter ande­rem Kri­te­rien wie Unver­än­der­bar­keit, Voll­stän­dig­keit oder Nach­voll­zieh­bar­keit der Unterlagen.

So kön­nen Fir­men frei über die Wahl einer Archi­vie­rungs­lö­sung ent­schei­den, sofern sie den Vor­ga­ben für eine ord­nungs­ge­mäße Buch­füh­rung und Doku­men­ta­tion ent­spricht. Das Gesetz schreibt außer­dem vor, dass alle archi­vier­ten Objekte mit einem Index ver­se­hen wer­den müs­sen. Die Daten müs­sen dar­über hin­aus les­bar und aus­wert­bar blei­ben und durch­sucht wer­den kön­nen. Um die recht­li­chen Anfor­de­run­gen zu erfül­len, kom­men hier ent­spre­chende Archiv­sys­teme zum Ein­satz, die aus Daten­ban­ken, Archi­vie­rungs­soft­ware und Spei­chern bestehen.

Basis die­ser Sys­teme ist in den meis­ten Fäl­len eine Refe­renz­da­ten­bank, deren Index dann auf die in einem exter­nen Spei­cher abge­leg­ten Doku­mente ver­weist. Damit die Daten auch tat­säch­lich revi­si­ons­si­cher archi­viert sind, müs­sen sie zwar gele­sen wer­den kön­nen, dür­fen sich aber nicht ver­än­dern las­sen. Hard­ware-Kom­po­nen­ten auf Basis des WORM-Stan­dards (Write Once, Read Many) gewähr­leis­ten das.

Schnel­lig­keit gegen Manipulation

Belege soll­ten stets zeit­nah archi­viert wer­den, um mög­li­che Ver­luste und Mani­pu­la­tio­nen aus­zu­schlie­ßen. Über­dies muss das Unter­neh­men sicher­stel­len, dass Unter­la­gen unver­än­der­bar abge­legt wer­den kön­nen. Aus die­sem Grund emp­fiehlt sich der Ein­satz eines hoch­wer­ti­gen Scan­ners für die­sen Vorgang.

Auch das For­mat der abge­leg­ten Daten ist wich­tig, damit eine dau­er­hafte Les­bar­keit gewähr­leis­tet ist. Hier bie­tet sich eine Lösung auf Basis von PDF/A an. Die­ser Stan­dard gewähr­leis­tet, dass das opti­sche und inhalt­li­che Erschei­nungs­bild erhal­ten bleibt. Durch die hohe Ver­brei­tung des PDF-For­mats ist es zudem höchst wahr­schein­lich, dass die Doku­mente auch in Jahr­zehn­ten noch gele­sen wer­den können.

Steu­er­re­le­vante Daten dür­fen im elek­tro­ni­schen Archiv­sys­tem auf­be­wahrt wer­den. Unter bestimm­ten Umstän­den erlaubt das Gesetz sogar, dass die Unter­la­gen im Aus­land archi­viert wer­den. Dabei soll­ten Unter­neh­men aller­dings beden­ken, dass sie der Finanz­ver­wal­tung die elek­tro­nisch archi­vier­ten Unter­la­gen im Rah­men von Betriebs­prü­fun­gen schnell zur Ver­fü­gung stel­len müs­sen. Dazu gehört auch, dass der Betriebs­prü­fer das Archiv­sys­tem nut­zen darf.

Nicht unge­schred­dert in den Müll

Nach der geset­zes­kon­for­men Archi­vie­rung müs­sen die Papier­be­lege nicht län­ger auf­be­wahrt wer­den. Sie soll­ten jedoch nicht ein­fach im Müll ent­sorgt, son­dern pro­fes­sio­nell ver­nich­tet wer­den. In vie­len Unter­neh­men genügt dazu ein Schred­der. Für die Ent­sor­gung grö­ße­rer Men­gen an Akten emp­fiehlt sich der Ein­satz eines pro­fes­sio­nel­len Dienstleisters.

Auch in Zei­ten elek­tro­ni­scher Archi­vie­rung ist die Auf­be­wah­rung eini­ger Doku­mente in Papier­form sinn­voll. Dazu gehö­ren zum Bei­spiel wich­tige Ver­träge und Urkun­den. Auch Doku­mente wie nota­ri­elle Beglau­bi­gun­gen und Gerichts­ur­teile dür­fen nicht in den Schred­der wan­dern. Sie sind spe­zi­ell vor Mani­pu­la­tion geschützt und müs­sen daher mit allen mit allen Was­ser­zei­chen und Sie­geln archi­viert werden.

Fak­tor Mensch wei­ter­hin wichtig

Ob Akten­schrank oder elek­tro­ni­sches Archiv: Sen­si­ble Daten soll­ten auch phy­sisch gegen unbe­fugte Zugriffe geschützt wer­den. Zur Siche­rung der Papier­ak­ten dient hier ein ver­schließ­ba­rer Akten­schrank oder ein Akten­raum, bei elek­tro­ni­schen Akten erle­digt diese Auf­gabe die sichere Daten­bank. Bei bei­den Vari­an­ten gilt: Auch für diese Auf­gabe aus­ge­wählte Mit­ar­bei­ter tra­gen mit ihrem Ein­satz dazu bei, dass ver­trau­li­che Fir­men­in­for­ma­tio­nen im Archiv auch ver­trau­lich bleiben.

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