Nie­der mit den Ordner­wän­den! Wie digi­tale Arbeits­wei­sen in der Pra­xis funktionieren

Aktu­ell spiele ich wie­der „Ich packe mei­nen Kof­fer“. In 10 Tagen geht es für 3 Wochen in die USA, danach in meine geliebte Hei­mat­re­gion – das schöne Rhein­land. Erst einen Monat nach Abreise werde ich wie­der im Home-Office ankom­men. Was dann auf kei­nen Fall auf mich war­ten wird: ein Papier­sta­pel mit unbe­ar­bei­te­ten Unter­la­gen. Denn mein Unter­neh­men funk­tio­niert digital!

Oder, da wir in Deutsch­land sind: Mein Ziel ist es, 100% papier­los und digi­tal zu arbei­ten. Mein Team bekommt das schon super hin. Behör­den, Ban­ken und Ver­si­che­run­gen spie­len noch nicht immer mit. Aber ich glaube fest daran, dass sie alle bald nach­zie­hen müssen.

Digi­tale Arbeits­wei­sen statt Dauerschlepperei

Für mich gestal­ten sich vor allem Rei­sen dadurch wesent­lich ent­spann­ter. Musste ich frü­her als Arbeit­neh­me­rin häu­fig einen gro­ßen Kof­fer mit­neh­men, um hau­fen­weise Unter­la­gen aus Mee­tings nach Hause zu tra­gen, kann ich jetzt aus­schließ­lich mit Hand­ge­päck rei­sen. In Städ­ten wie New York City oder San Fran­cisco, wo sowieso schon viel zu wenig Platz ist und jeder Zen­ti­me­ter Hotel­zim­mer die Rei­se­kos­ten in die Höhe treibt, ein ech­tes Geschenk. Mal abge­se­hen davon, dass nicht vor­han­dene Doku­mente auch nicht in fal­sche Hände gera­ten kön­nen – Stich­wort: Datenschutz.

Um an unse­ren inter­nen Unter­neh­mens­pro­zes­sen teil­zu­neh­men, die Social-Media-Kanäle und Busi­ness-Kon­takte zu pfle­gen und meine kom­plette Reise zu orga­ni­sie­ren sowie meine Aus­ga­ben und Wech­sel­kurse im Blick zu hal­ten, bräuchte ich nicht ein­mal einen Lap­top mit­zu­neh­men. Denn wer digi­tal arbei­tet, kann das auch gleich mit dem Smart­phone tun. Die haben mitt­ler­weile sowieso Tablet-Bild­schirm­größe. Text­da­teien und ein­fa­chere Gra­fi­ken las­sen sich pro­blem­los betrach­ten. Hin und wie­der dre­hen und bear­bei­ten wir sogar Videos mit unse­ren Firmentelefonen.

Die E‑Mail ist keine Alter­na­tive zum Papier!

Der Lap­top darf nur noch mit, damit ich auf den diver­sen Lang­stre­cken­flü­gen an mei­nem App-Pro­jekt arbei­ten kann. Denn pro­gram­mie­ren auf dem Smart­phone ist (noch) keine Option. Und nein, ich brau­che den gro­ßen Bild­schirm nicht, um ellen­lange Mail-Ket­ten zu lesen. Denn denen haben wir auch den Kampf ange­sagt. E‑Mails sind näm­lich der belieb­teste Work­around, wenn man Men­schen ver­bie­tet, Papier zu benut­zen. Dann wird statt dem Schreib­tisch ein­fach das vir­tu­elle Post­körb­chen zuge­müllt. Nein danke.

Statt­des­sen orga­ni­sie­ren wir unsere Auf­ga­ben über ein Pro­jekt­ma­nage­ment-Tool, das für alle Betei­lig­ten ein­seh­bar ist. Wir haben uns für Trello ent­schie­den, mit der Ein­schrän­kung, dass keine per­sön­li­chen Daten ein­ge­tra­gen wer­den dür­fen, nur pro­jekt­re­le­vante Infor­ma­tio­nen. So kann ein Kol­lege tage­lang an einer Auf­gabe arbei­ten, und möchte der andere Kol­lege ein Sta­tus-Update, schaut er ein­fach in die App und hat den kom­plet­ten Ver­lauf im Blick. Es ist also keine Nach­frage oder Abspra­che per E‑Mail mehr not­wen­dig. Das Mail-Post­fach bleibt sauber.

Ähn­lich arbei­ten wir an dem Thema Wis­sens­ma­nage­ment. Wir haben uns die Frage gestellt: „Wie kön­nen wir Infor­ma­tio­nen trans­pa­rent und jeder­zeit zugäng­lich zur Ver­fü­gung stel­len, um Nach­fra­gen zu ver­mei­den?“ Dazu haben wir ver­schie­dene Über­sich­ten für poten­zi­elle Kun­den und Geschäfts­part­ner erstellt, die unser Ange­bot beschrei­ben und erste Fra­gen beant­wor­ten. Über unsere Web­site und Social-Media-Kanäle wei­sen wir immer wie­der auf diese Über­sich­ten hin. Auch das ver­mei­det zusätz­li­chen Mail-Ver­kehr und gibt uns damit Zeit, uns auf das Wesent­li­che zu kon­zen­trie­ren: unsere Kunden.

Außer­dem haben so alle Betei­lig­ten die Frei­heit, zeit- und orts­un­ab­hän­gig zu arbei­ten. Wenn wir uns im Büro oder Co-Working Space tref­fen, dann mit einem ganz bestimm­ten Pro­jekt­ziel. Ich würde mal die steile These wagen, dass wir so im Ver­gleich zu ande­ren Unter­neh­men mit einem Team von fünf Leu­ten wesent­lich mehr erle­digt bekom­men. Immer­hin bespie­len wir nicht mehr nur den über­schau­ba­ren deutsch­spra­chi­gen Markt, son­dern star­ten seit Ende 2018 auch auf Eng­lisch durch.

Was müs­sen moderne Büros bie­ten? Caro­lin Desi­rée Töp­fer im KYOCERA digiTALK

Spa­ren, ohne Arbeits­plätze einzusparen

Die Ent­schei­dung für ein radi­kal papier­freies Büro ist also kein Nice-to-have, son­dern ein ech­ter Kos­ten­sen­kungs­fak­tor. Bewusst wird mir das jedes Mal wie­der, wenn besagte Behör­den, Ban­ken und Ver­si­che­run­gen sich nicht an unsere digi­tale Arbeits­weise hal­ten. Da war­ten wir dann auf Briefe oder müs­sen per­sön­lich irgendwo vor­bei­ge­hen. Allein die Zeit­stun­den, die mich die GmbH-Grün­dung in die­sem Jahr unnö­ti­ger­weise gekos­tet hat, würde ich gerne jeman­dem in Rech­nung stellen.

Lei­der hän­gen sich an die­sem Argu­ment häu­fig Ent­schei­der in Unter­neh­men auf: Warum in das kom­plett digi­tale Büro inves­tie­ren, wenn wich­tige Geschäfts­part­ner (noch) nicht mitmachen?

Ant­wort: Weil sie irgend­wann digi­tale Pro­zesse anbie­ten müs­sen oder von neuen Markt­an­bie­tern ersetzt wer­den. Das gilt nicht nur für Ban­ken und Ver­si­che­run­gen, son­dern mitt­ler­weile auch für Staa­ten. Hier fin­det längst ein inter­na­tio­na­ler Wett­be­werb um den attrak­tivs­ten (Gründungs-)Standort statt. Ein nicht uner­heb­li­cher Fak­tor für das Steueraufkommen.

Umge­wöh­nungs­phase zu digi­ta­len Arbeits­wei­sen nicht zu unterschätzen

Zwar ist die Umge­wöh­nungs­phase vom papier­las­ti­gen zum papier­freien Arbei­ten nicht zu unter­schät­zen. Dabei geht es aber nicht darum, Mit­ar­bei­tern etwa zu ver­bie­ten, län­gere Texte zum kom­for­ta­ble­ren Lesen aus­zu­dru­cken. Es geht darum, dass rele­vante Infor­ma­tio­nen, die zum effi­zi­en­ten Arbei­ten benö­tigt wer­den, gar nicht erst den Umweg über das Papier machen. Denn von dort müs­sen sie ja doch nur wie­der in einen Com­pu­ter ein­ge­ge­ben wer­den. Und das kos­tet Zeit und Geld.

Die Zukunft wird sowieso digi­tal. Oder zumin­dest wesent­lich digi­ta­ler, als sich das so man­cher in Deutsch­land aktu­ell vor­stellt. Und davor muss man keine Angst haben. Denn die Erfah­run­gen der letz­ten Jahre zei­gen, dass durch die Digi­ta­li­sie­rung neue Arbeits­plätze ent­ste­hen – wenn man es rich­tig angeht. Genau jetzt ist also der pas­sende Zeit­punkt, um auf papier­lo­ses Büro umzu­stel­len sowie Kun­den und Geschäfts­part­ner lang­sam dahin zu len­ken, sich eben­falls umzu­ge­wöh­nen. Und wer weiß, viel­leicht tref­fen wir uns ja dem­nächst mal spon­tan ganz ana­log auf einen Kaf­fee am Flug­ha­fen und tau­schen unsere Erfah­run­gen aus – zur schö­nen neuen Arbeitswelt.

Das Rei­se­ta­ge­buch und „Behind the Sce­nes“ gibt es auf Insta­gram unter @justme_cdt. Wei­tere Infor­ma­tio­nen zu die­sem Thema gibt es auch in unse­rem Leit­fa­den Digi­ta­les Arbei­ten.