Moderne Büros: Drei The­sen zur Zukunft der Büroarbeit

So schön war damals die Büro­ar­beit: Die Ziga­rette am Arbeits­platz war wie das Gläs­chen Cognac oder Whis­key kein Pro­blem. Die per­sön­li­che Assis­tenz stellte nur die wich­ti­gen Anrufe durch. Anstatt auf­wen­di­ger Power­Point-Schlach­ten reichte ein Papp-Pla­kat, um den Kun­den vom Kon­zept zu über­zeu­gen. So zumin­dest zu sehen in der Serie Mad Men. Darin zeigt ein Team von auf­stre­ben­den (pri­mär männ­li­chen) Wer­bern im New York der 1950er Jahre nicht nur, wie damals Wer­bung funk­tio­nierte, son­dern auch, wie die Büro­ar­beit aussah.

Moderne Büros: Alles bleibt anders

Diese Zei­ten sind vor­bei. Das lässt sich nicht nur am deut­lich zurück­ge­gan­ge­nen Ziga­ret­ten- und Alko­hol­kon­sum able­sen, son­dern auch an der Gestal­tung des Büros selbst: Aus dem Tele­fon mit Wähl­scheibe wurde das Tele­fon mit Tas­ten, wurde das Smart­phone, wurde Voice-over-IP-Soft­ware. Aus Stem­pel­kis­sen und Schreib­ma­schine wur­den erst PCs, dann Tablets, Smart­phones und Cloud-Lösun­gen. Aus Ein­zel- wurde Groß­raum­büro, wurde Home-Office wird… ja was eigentlich?

Dass das Büro im Wan­del ist, ist also nicht neu: Neu ist jedoch die Geschwin­dig­keit mit der die­ser Wan­del von stat­ten geht. Was heute up-to-date ist, kann in den kom­men­den Jah­ren schon wie­der ganz anders aus­se­hen. Die Frage ist daher: Was zeich­net moderne Büros eigent­lich aus und was müs­sen Unter­neh­men tun, um ihren Ange­stell­ten mög­lichst opti­male Arbeits­be­din­gun­gen zu bie­ten? Drei The­sen zum Büro der Zukunft.

These 1: Das Büro wird auch in Zukunft wich­tig sein

Schon heute ist das Büro nicht mehr der ein­zige Ort, an dem Wis­sens- bzw. Büro­ar­beit statt­fin­det: Immer mehr Unter­neh­men bie­ten ihren Mit­ar­bei­tern die Mög­lich­keit des Home-Offices oder der Ver­trau­ens­ar­beits­zeit an. Unter­neh­mens­be­ra­ter sowie Soft­ware-Ent­wick­ler arbei­ten zudem bereits heute einen Groß­teil ihrer Zeit beim Kun­den oder unter­wegs. Diese Fle­xi­bi­li­sie­rung der Arbeit zeigt sich auch an der gestie­ge­nen Anzahl von Cowor­king Spaces. In denen arbei­ten nicht nur Free­lan­cer. Auch immer mehr Unter­neh­men mie­ten Flä­chen an, um den Mit­ar­bei­tern hier das Arbei­ten zu ermöglichen.

Büro­ar­beit wird also zuneh­mend fle­xi­bler, was Ort und Zeit angeht. Wel­che Rolle spielt hier­bei über­haupt noch das klas­si­sche Büro? Nimmt seine Bedeu­tung ab? Ganz im Gegen­teil, wie eine aktu­elle Befra­gung des Fraun­ho­fer-Insti­tuts für Arbeits­wirt­schaft und Orga­ni­sa­tion nahe­legt: Die Daten zei­gen, dass auch in einer agi­len Arbeits­welt das Büro ein wesent­li­cher Erfolgs­fak­tor ist. Es för­dere nicht nur die soziale Inter­ak­tion und den per­sön­li­chen Wis­sens­aus­tausch, son­dern bil­det zugleich eine Art Hei­mat­ha­fen der Geschäftsreisenden.

Das Büro ist somit nicht nur als Arbeits­stätte anzu­se­hen, in dem klas­si­sche Unter­neh­mens­auf­ga­ben erle­digt wer­den. Moderne Büros die­nen viel­mehr als Ort der Ver­net­zung und Kol­la­bo­ra­tion. Die Fraun­ho­fer-Stu­die zeigte: Je mehr Face-to-Face-Gesprä­che Per­so­nen haben, desto leich­ter fällt ihnen die Lösungsfindung.

These 2: Mul­tispaces als domi­nante Büroform

Das Büro spielt also in Zukunft wei­ter­hin eine Rolle. Moderne Büros soll­ten sich dazu aber vor allem auf das Thema Kol­la­bo­ra­tion kon­zen­trie­ren bzw. diese för­dern. Vor die­sem Hin­ter­grund wer­den Mul­tispaces als domi­nante Büro­form in den kom­men­den Jah­ren an Bedeu­tung gewinnen.

Gemeint sind damit Büros, in denen sich nicht nur Schreib­tisch an Schreib­tisch reiht, son­dern in denen der Nut­zen im Vor­der­grund steht. So bie­ten diese Mul­tispaces die Mög­lich­keit, ver­schie­dene Arbeits­wei­sen mit ein­an­der zu kom­bi­nie­ren: Neben den klas­si­schen Büro­tä­tig­kei­ten besteht in die­sen Mul­tispace-Kon­zep­ten auch die Mög­lich­keit, sich infor­mell aus­zu­tau­schen und gemein­sam an Ideen zu tüf­teln. Im Zuge des­sen wird auch die Pro­jekt­ar­beit zunehmen.

Wich­tig ist, dass die Gestal­tung die­ser Mul­tispaces von Unter­neh­men zu Unter­neh­men unter­schied­lich sein kann. Dies hängt vor allem von den Anfor­de­run­gen der unter­schied­li­chen Mit­ar­bei­ter ab. Deren Bedürf­nisse kön­nen sich dabei sogar wider­spre­chen: Wäh­rend der eine für seine Auf­ga­ben viel Zeit in kon­zen­trier­ter Stil­l­ar­beit ver­bringt, benö­tigt der andere gleich unter­schied­li­che Mög­lich­kei­ten, um sich mit Kol­le­gen oder Kun­den aus­zu­tau­schen. Die Anfor­de­run­gen der Mit­ar­bei­ter ste­hen also bei moder­nen Büros im Mit­tel­punkt. Dies darf als Para­dig­men­wech­sel ver­stan­den wer­den: Freute sich in der Ver­gan­gen­heit das Faci­lity-Manage­ment über ein­heit­li­che Schreib­tisch­land­schaf­ten, gilt es in Zukunft, stär­ker auf die räum­li­chen, tech­ni­schen und orga­ni­sa­to­ri­schen Arbeits­wei­sen der Wis­sens­ar­bei­ter einzugehen.

These 3: Infor­ma­ti­ons­tech­no­lo­gie ent­schei­det über Unternehmenserfolg

Vor die­sem Hin­ter­grund gewinnt auch die Aus­stat­tung der Büros mit moder­nen ITK-Equip­ment an Bedeu­tung. Schließ­lich ermög­licht die­ses erst das fle­xi­ble und agile Arbei­ten. Wäh­rend Ultra­book, Fir­mensmart­phone oder Tablet vor kur­zem noch als Sta­tus­sym­bole für Büro­ar­beits­kräfte waren, gehö­ren sie heute zur Grund­aus­stat­tung des Büros.

Viel­mehr geht es bei der Moder­ni­sie­rung der IT-Infra­struk­tur um die Ver­net­zung und Auto­ma­ti­sie­rung ein­zel­ner Unter­neh­mens­pro­zesse. Hier besteht – ins­be­son­dere im Mit­tel­stand – noch Hand­lungs­be­darf, wie jüngst die Digi­tal-Office-Stu­die des Bit­kom offen­legte: So arbei­tet ein Vier­tel der von Bit­kom befrag­ten Unter­neh­men noch über­wie­gend papier­ba­siert. Der Nach­teil: Papier­ba­sierte Pro­zesse sind alles andere als fle­xi­bel. Ände­run­gen an Doku­men­ten las­sen sich nicht ohne wei­te­res nach­voll­zie­hen und auch die Suche nach bestimm­ten Infor­ma­tio­nen ist ebenso wie die Bear­bei­tung eines Vor­gangs zeitaufwendig.

Aus die­sem Grund lohnt sich die Inves­ti­tion in Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme, kurz DMS. Diese ermög­li­chen es, das unter­neh­mens­ei­gene Infor­ma­ti­ons­po­ten­zial bes­ser aus­zu­schöp­fen. Dazu fügen DMS-Lösun­gen das in Ord­nern, E‑Mail-Post­fä­chern oder eben  auf den Schreib­ti­schen vor­han­dene Wis­sen an zen­tra­ler Stelle zusammen.

Die Vor­teile: Anwen­der fin­den benö­tigte Infor­ma­tio­nen in Sekun­den­schnelle. Durch die Auto­ma­ti­sie­rung von zeit­rau­ben­den Work­flows sind die Mit­ar­bei­ter über­dies deut­lich pro­duk­ti­ver. Zugleich wird ein Ord­nungs­sys­tem geschaf­fen, in dem Mit­ar­bei­ter die Doku­mente – und das Wis­sen – ihrer Kol­le­gen auch noch Jahre spä­ter ein­fach wie­der­fin­den und nut­zen können.

Fazit: One Size does not fit all 

Was auch immer die Zukunft bringt: Im Büro ist vie­les in Bewe­gung! Wich­tig ist es dabei sich bewusst mit den tech­no­lo­gi­schen und orga­ni­sa­to­ri­schen Anfor­de­run­gen in der Abtei­lung aus­ein­an­der­zu­set­zen. Die Gestal­tung der Office-Umge­bung und der ein­ge­setz­ten Lösun­gen kann sich von Unter­neh­men zu Unter­neh­men unter­schei­den. One Size does not fit all! Unter­neh­mens­ver­ant­wort­li­che soll­ten daher unbe­dingt die eige­nen Mit­ar­bei­ter ein­bin­den. Diese wis­sen in der Regel am bes­ten, was sie von einem moder­nen Büro erwar­ten. Und das muss nicht das Glas Cognac sein!

Wei­tere Infor­ma­tio­nen fin­den Sie auch in unse­rem Leit­fa­den fürs Digi­tal Office. Die­sen kön­nen Sie kos­ten­frei herunterladen.