Aufgrund von Corona arbeiten viele Angestellte aus dem Homeoffice bzw. mobil. Das Homeoffice bringt aber nicht nur Vorteile mit sich, sondern stellt insbesondere kleine und mittlere Unternehmen sowie deren Mitarbeiter vor Herausforderungen.

Kein Gedränge in der S-Bahn, kein Stau auf der Straße, durch den es schon genervt ins Büro geht – stattdessen ein Kaffee aus der heimischen Maschine, dann den Laptop aufgeklappt. Schon kann der Arbeitstag entspannt und motiviert beginnen. Schöne neue Arbeitswelt?

Ganz so einfach ist es nicht. Schon vor den Corona-Schutzmaßnahmen in Deutschland antworteten von 1.000 Beschäftigten nur 34,6 Prozent auf die Frage, ob sie in möglichen gesundheitsgefährdenden Situationen wie etwa durch den Coronavirus von zu Hause aus arbeiten würden, mit „Ja, auf jeden Fall“. Gut ein Viertel zeigte sich in der Umfrage im Auftrag des Bundesverbands Digitale Wirtschaft (BVDW) dagegen skeptisch. Denn wer im Homeoffice arbeitet, vermisst in vielen Fällen den direkten Austausch mit den Kollegen.

Homeoffice hat nicht nur Vorteile

Manch ein Arbeitnehmer dürfte auch überfordert damit sein, wenn neben dem Küchen- oder Schreibtisch die Kinder spielen oder diese Unterstützung bei den Hausaufgaben einfordern. Zugleich ist es über die Entfernung nicht immer möglich, mit den Kollegen in Kontakt zu bleiben und sich im Team auszutauschen. Zwar können Videokonferenzen formale Meetings auffangen, die inoffiziellen Kaffeerunden oder Gespräche in der Mittagspause kompensiert dies nicht.

Doch auch Chefs machen sich in der Corona-Krise Gedanken. Neben der Sorge um die Gesundheit der Mitarbeiter sind dies vor allem organisatorische Fragen: Wie können Mitarbeiter von zu Hause ebenso effizient arbeiten wie im Büro? Wie kann ich die Arbeit in Teams organisieren und deren Leistungen kontrollieren? Wie das Zusammengehörigkeitsgefühl erhalten und stärken? Sind meine Prozesse so aufgestellt, dass sie auch bei räumlicher Trennung reibungslos funktionieren?

Organisatorische und kulturelle Herausforderungen

Allgemeingültige Antworten auf diese Fragen gibt es nicht. Aber Hinweise: In einer Studie der Universität Konstanz gaben immerhin 45 Prozent der befragten Beschäftigten an, im Homeoffice produktiver zu sein. Und die Personalführung aus der Ferne kann gelingen, wenn Führungskräfte offen und transparent agieren sowie ihrem Team Vertrauen entgegenbringen. Regelmäßige Online-Meetings tragen hierzu bei.

Neben den organisatorischen und kulturellen Herausforderungen bei der Umsetzung des Homeoffice kommen aber auch technologische hinzu. Ist die Ausstattung vorhanden, um mobiles Arbeiten und damit Homeoffice überhaupt zu ermöglichen? Laut BVDM-Studie aus dem März 2020 sah nur knapp die Hälfte der darin befragten Angestellten (54,3 Prozent) ihren Arbeitgeber technisch in der Lage, ein Homeoffice bereit zu stellen.

Digitalisierung des Office vorantreiben

Doch trotz aller Herausforderungen: Letztendlich dürfte kein Unternehmen darum herumkommen, digitales Arbeiten voranzutreiben. Die langfristigen Vorteile des mobilen Arbeitens liegen auf der Hand. So können zum Beispiel Mitarbeiter Dienstreisen effizienter nutzen und schon im Zug arbeiten. Ein weiterer Punkt: Wer außerhalb des Betriebs arbeitet, kann Berufs- und Familienleben meistens besser in Einklang bringen – ein oft unterschätzter Vorteil im Kampf um Nachwuchskräfte und Talente.

Denn an dieser wird über kurz oder lang auch in kleineren und mittleren Unternehmen kein Weg vorbeiführen: Zu schnell wandeln sich der globale Markt und die Ansprüche der Kunden. Dafür gewappnet sind Unternehmen nur durch eine tiefgreifende Digitalisierung ihrer Workflows. Wer auf diesem Weg noch nicht weit genug vorangekommen ist, droht im schärfer werdenden Wettbewerb ins Hintertreffen zu geraten.

Die Einführung digitaler Prozesse geht immer mit einer Modernisierung der Firmenkultur einher, was ebenfalls zum zukünftigen Bestand des Betriebs beitragen sollte. Diese Umstellung lässt sich gut verbinden mit der Einführung ganz neuer Arbeitsformen, beispielsweise eines Open-Space-Modells. Dabei ist der Mitarbeiter auch im Betrieb nicht mehr an seinen Schreibtisch gebunden. Er kann sich bei entsprechender Ausstattung Tag für Tag entscheiden, wo im Büro und mit welchen Kollegen er zusammenarbeiten möchte. Das fördert den Austausch in der Belegschaft und hilft, Know-how zu verbreiten.

KYOCERA Podcast Welche Trends prägen die Arbeitswelt in den kommenden Jahren?

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„Homeoffice oder das Arbeiten von unterwegs kann nur eine Ergänzung sein“, sagt der Arbeitswissenschaftler Dr. Stefan Rief vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation.

Trend zu mobilem Arbeiten auch im Mittelstand

Das Aufbrechen alter Strukturen und die Schaffung neuer, effizienterer Prozesse stehen im Zentrum der betrieblichen Digitalisierung. Für diese ist ein modernes und leistungsfähiges digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) unerlässlich.

Denn egal ob Aufträge oder Bestellungen, Verträge oder Rechnungen, Personalplanung oder Dokumentationen: Sehr viele Workflows sind dokumentenbasiert. Per DMS lassen sich all diese Prozesse transparent aufsetzen. Zudem ist der Zugriff auf Kundendaten überall und jederzeit ebenso möglich wie das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten. Datenschutzkonformität und Sicherheit sind gewährleistet.

Das Beste: DMS-Lösungen wie der KYOCERA Workflow Manager lassen sich auch remote implementieren. Auch wenn Ihre Mitarbeiter bereits aus dem Homeoffice arbeiten, kann die KYOCERA DMS-Lösung einfach implementiert werden.

Jetzt ins Dokumentenmanagement investieren

Experten sind sich einig: Die Zukunft der Arbeit ist digital – und damit mobil. Diesen Trend haben auch Mittelständler längst erkannt. So gaben in einer Studie des Branchenverbandes Bitkom bereits 2019 nur 24 Prozent der befragten Unternehmen mit bis zu 499 Beschäftigten an, dass der mobile Einsatz bei ihrer DMS-Lösung nur wenig oder gar nicht relevant sei. Für diese könnte die Corona-Krise Impulse zu einem Umdenken liefern.

Argumente dafür, Arbeitsplätze mobiler zu machen, und Tipps, wie die Umsetzung auch in Ihrem Unternehmen gelingen kann, finden Sie im E-Book „More Mobility: Wie man mit Dokumentenmanagement mobile Arbeitsweisen schafft“, das hier zum Download zur Verfügung steht.