So ein­fach ver­wal­ten Sie große Druckumgebungen

29. August 2022

IT-Abtei­lun­gen haben es oft nicht leicht, wenn es ums Dru­cken geht. Große Druck­um­ge­bun­gen pro­du­zie­ren bei­nahe mehr Sup­port-Tickets als Aus­dru­cke. Grund dafür ist viel­fach eine hete­ro­gen gewach­sene Struk­tur, die nur schwer zu über­schauen und zu admi­nis­trie­ren ist. Abhilfe schaf­fen kann hier die von der AKI GmbH ent­wi­ckelte her­stel­ler­un­ab­hän­gige Soft­ware Prin­Tau­rus. Sie sorgt dafür, dass die Admi­nis­tra­tion der Druck­in­fra­struk­tur wesent­lich ein­fa­cher, schnel­ler und trans­pa­ren­ter wird.

Die Ver­wal­tung von gro­ßen und/oder dezen­tra­len Druck­um­ge­bun­gen ist oft­mals zeit­auf­wän­dig und kom­pli­ziert. Dabei ist das Dru­cken in der Regel nur ein klei­ner Teil­be­reich des gesam­ten Auf­ga­ben­felds von IT-Abtei­lun­gen. Den­noch hän­gen häu­fig viele Hel­pdesk-Tickets mit dem Thema Dru­cken zusam­men. Das liegt nicht sel­ten daran, dass sich in his­to­risch gewach­se­nen Druck­um­ge­bun­gen oft Dru­cker­mo­delle ver­schie­dens­ter Her­stel­ler finden. 

Was sind die Her­aus­for­de­run­gen gro­ßer Druckumgebungen? 

In man­chen Unter­neh­men stam­men sogar die Dru­cker inner­halb einer Abtei­lung nicht nur aus einer Hand. Kom­men nur Geräte eines Her­stel­lers zum Ein­satz, ver­ein­facht sich in der Regel das Patch-Manage­ment und die Admi­nis­trier­bar­keit. Eine Homo­ge­ni­sie­rung der Drucker­land­schaft ist des­halb – auch abseits der rei­nen Ver­brauchs­kos­ten – sinn­voll und trägt dazu bei, die Druck­kos­ten zu reduzieren. 

Aber: Der Weg hin zu mehr Homo­ge­ni­tät ist oft­mals stei­nig und weit. So kann das Druck­ver­hal­ten ver­schie­de­ner Fir­men­ab­tei­lun­gen mas­siv vari­ie­ren. Schnell ver­lie­ren die zustän­di­gen IT-Mit­ar­bei­ten­den dabei den Über­blick über das Druck­ver­hal­ten und die damit ver­bun­de­nen Kos­ten. Genauere Infor­ma­tio­nen erhal­ten die Anwen­der, wenn eine netz­werk­ba­sierte Soft­ware zur Ana­lyse des Druck­ver­hal­tens instal­liert wird. Gerade bei gro­ßen Unter­neh­men mit meh­re­ren Filia­len oder Nie­der­las­sun­gen lohnt sich der Zahlenvergleich.

Wie las­sen sich große Druck­um­ge­bun­gen ein­fach verwalten?

Die von AKI ent­wi­ckelte her­stel­ler­un­ab­hän­gige Soft­ware Prin­Tau­rus ermög­licht es, eine exis­tie­rende Druck­in­fra­struk­tur in ein voll­wer­ti­ges Out­put-Manage­ment-Sys­tem zu ver­wan­deln, ohne die bereits bestehen­den Pro­zesse ver­än­dern zu müs­sen. Die Prin­Tau­rus-Soft­ware über­wacht und steu­ert alle Druck­auf­ga­ben im gesam­ten Unter­neh­men. Prin­Tau­rus ist dazu modu­lar auf­ge­baut und sorgt für per­for­mante Druck­pro­zesse – selbst in hete­ro­ge­nen Drucker­land­schaf­ten unter­schied­li­cher Größe. Über eine intui­tive Benut­zer­ober­flä­che (GUI) hat die IT-Admi­nis­tra­tion die gesamte Flotte im Blick. 

Von die­sem Sin­gle-Point-of-Con­trol aus lässt sich das Dru­cker­netz­werk kom­plett admi­nis­trie­ren. Etwaige Stö­run­gen kön­nen schnell iden­ti­fi­ziert und beho­ben wer­den – ganz gleich, wie hete­ro­gen, groß oder kom­plex das Fir­men­netz­werk ist.

Über die ein­fach zu bedie­nende Benut­zer­ober­flä­che kön­nen IT-Ver­ant­wort­li­che ihre gesamte Druck­in­fra­struk­tur im Blick behal­ten. So kön­nen Druck­pro­zesse hoch­ver­füg­bar und sehr ver­läss­lich auf­ge­baut wer­den. Das wirkt sich pos­tiv auf die Betriebs­kos­ten aus. Mit der Lösung erhal­ten sowohl die Micro­soft- als auch die SAP-Admi­nis­tra­to­ren und der Hel­pdesk eine trans­pa­rente Über­sicht über die gesamte Druck­um­ge­bung. So ist nicht nur eine schnelle Feh­ler­su­che mög­lich, son­dern auch die direkte Fehlerbehebung. 

Die Anlage und Ver­wal­tung von Dru­cker­war­te­schlan­gen wird ver­ein­facht und eine best­mög­li­che Auto­ma­ti­sie­rung bei deren Zuord­nung geschaf­fen. Die Kon­fi­gu­ra­tion, Admi­nis­tra­tion und Ver­wal­tung der gesam­ten Druck­in­fra­struk­tur von Win­dows-Print­ser­vern sowie auch von Unix- und SAP-Sys­te­men geschieht zen­tral aus einer gra­fi­schen Ober­flä­che heraus. 

Die AKI-Soft­ware unter­stützt zudem die Ein­rich­tung von Queues und Print­ser­vern, instal­liert auto­ma­ti­siert die Trei­ber und bewäl­tigt alle Pro­bleme rund um das Dru­cken. Ver­bin­dun­gen zwi­schen den Druck­ob­jek­ten und der gewähl­ten Ziel­queue wer­den auf Funk­tio­na­li­tät geprüft. Ein­stel­lun­gen, zum Bei­spiel von LOMS und ROMS, wer­den verwaltet. 

Wel­che Vor­teile hat dies?

Wer an einer Seh­schwä­che lei­det und erst­mals dank einer Brille wie­der „klare Sicht“ hat, staunt oft nicht schlecht. Ganz ähn­lich ist der Effekt mit dem Prin­Tau­rus-Ein­satz. Die Trans­pa­renz der Drucker­land­schaft ver­bes­sert sich deut­lich, der Unter­schied zwi­schen „vor­her“ und „nach­her“ ist frap­pie­rend. Der Weg wird frei gemacht für einen rei­bungs­lo­sen Betrieb, dem nach der Inte­gra­tion nichts mehr im Weg steht. 

Die Sicher­heit wird durch Hoch­ver­füg­bar­keit auf meh­re­ren Ebe­nen maxi­miert. Durch auto­ma­ti­sierte Backup-Kon­zepte ist keine zeit­auf­wän­dige und oft­mals kom­pli­zierte Inter­ak­tion von Anwen­der oder Hel­pdesk mehr nötig.

Das Tempo beschleu­nigt sich selbst in kom­ple­xen Infra­struk­tu­ren spür­bar: Zeit­kri­ti­sche Pro­zesse wer­den nicht mehr unter­bro­chen. Prin­Tau­rus sorgt durch das ent­hal­tene Backup-Sys­tem für die Ver­füg­bar­keit der Sys­teme auch in War­tungs­zei­ten. Ist das vom Anwen­der gewählte Gerät nicht ver­füg­bar, springt ein Alter­na­tiv­dru­cker ein. Damit steigt die Ver­füg­bar­keit für alle Unter­neh­men mit zeit­kri­ti­schen und sen­si­blen Pro­zes­sen auf 24/7.

Die Prin­Tau­rus-Lösung stellt bei der Admi­nis­tra­tion der Druck­in­fra­struk­tur den­noch nicht alles auf den Kopf. Von den IT-Ver­ant­wort­li­chen wird auch nicht vorab erwar­tet, dass ein Trak­tor zum Renn­wa­gen umge­baut wer­den muss. Die Lösung kann in jede bestehende Umge­bung ein­fach inte­griert werden. 

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SAP-Druck opti­mie­ren

Ins­be­son­dere beim SAP-Druck kann die Out­put-Manage­ment-Soft­ware ihre Stär­ken aus­spie­len: Prin­Tau­rus ver­wal­tet die Dru­cker an zen­tra­ler Stelle. Admins benö­ti­gen nur wenige Klicks, um eine belie­bige Anzahl an Aus­ga­be­ge­rä­ten anzu­bin­den. Danach steht die SAP-Sys­tem­land­schaft in Prin­Tau­rus zur Ver­fü­gung. So kann auch in sol­chen Infra­struk­tu­ren die Druck­aus­gabe zen­tral gesteu­ert und über­wacht werden.

Mit Prin­Tau­rus wird der SAP-Druck sicher, zuver­läs­sig und rück­ver­folg­bar. Dies bedeu­tet eine gewal­tige Zeit­er­spar­nis bei der Feh­ler­su­che: Häu­fig las­sen sich mit der Prin­Tau­rus-Soft­ware sogar Pro­bleme erken­nen, bevor die Fol­gen sich aus­wir­ken. Eine qua­li­fi­zierte Rück­mel­dung ins SAP-Sys­tem, Hoch­ver­füg­bar­keit sowie auto­ma­tisch in den Druck­da­ten­strom inte­grierte Was­ser­zei­chen und Bar­codes sind wei­tere Mög­lich­kei­ten, die die Arbeit der IT erleichtern.

Zeit­ge­winn in Windows-Umgebungen

Nicht zuletzt wird auch die Admi­nis­tra­tion von Win­dows-Druck­um­ge­bun­gen, die oft­mals sehr zeit­in­ten­siv und mit sich regel­mä­ßig wie­der­ho­len­den Tätig­kei­ten ver­bun­den ist, spür­bar ver­ein­facht. Die Anlage und Ver­wal­tung von Dru­cker­war­te­schlan­gen lässt sich ver­ein­fa­chen, ein­schließ­lich einer Auto­ma­ti­sie­rung bei deren Zuordnung.Die gesamte Infra­struk­tur wird über eine Benut­zer­ober­flä­che gesteu­ert, Ände­run­gen las­sen sich dadurch unkom­pli­ziert durch­füh­ren. Auto­ma­tis­men sor­gen dafür, dass sich regel­mä­ßige Tätig­kei­ten wie die Trei­ber­ver­tei­lung und Kon­fi­gu­ra­tion von selbst erle­di­gen. Ein Hoch­ver­füg­bar­keits­kon­zept gewähr­leis­tet, dass jeder­zeit auf Druck­ge­rä­ten gedruckt wer­den kann.

Fazit

Die Lösung Prin­Tau­rus redu­ziert den admi­nis­tra­ti­ven Auf­wand enorm. Anstatt bis zu Tau­sende von indi­vi­du­el­len und loka­len War­te­schlan­gen zu mana­gen, erhält jeder Cli­ent nur noch eine gene­ri­sche War­te­schlange. Sie wird auto­ma­ti­siert an alle Cli­ents ver­teilt. Die Kon­fi­gu­ra­tion erfolgt zen­tral für alle Cli­ents auf dem Print­ser­ver. Der admi­nis­tra­tive Auf­wand kann so um bis zu 80 Pro­zent sinken. 

Ist die Lösung erst ein­mal inte­griert, redu­zie­ren sich bei den Anwen­dern erfah­rungs­ge­mäß die Hel­pdesk-Anfra­gen um bis zu 20 Pro­zent. Das Tempo bei Druck­pro­zes­sen kann um bis zu 30 Pro­zent gestei­gert wer­den. Kommt es doch ein­mal zu Hel­pdesk-Anfra­gen, dann las­sen sich diese dank der ver­bes­ser­ten Über­sicht wesent­lich schnel­ler bear­bei­ten: Die Ticket­lauf­zei­ten redu­zie­ren sich um bis zu 70 Pro­zent. Müs­sen Updates instal­liert wer­den, sinkt der manu­elle Auf­wand mit Hilfe der Lösung um bis zu 85 Pro­zent. Mit die­ser beträcht­li­chen Zeit­er­spar­nis steht dem IT-Team end­lich wie­der mehr Zeit für höher­prio­ri­sierte Auf­ga­ben im Unter­neh­men zur Ver­fü­gung. Und ist doch ein­mal eine „harte Nuss“ zu kna­cken, unter­stüt­zen die Spe­zia­lis­ten von AKI bei Bedarf sofort.

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