E‑Rechnung bitte: So digi­ta­li­sie­ren Sie die Rechnungsstellung

11. Dezember 2019

Ab Novem­ber 2020 akzep­tie­ren Auf­trag­ge­ber der öffent­li­chen Hand nur noch elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen. Für Mit­tel­ständ­ler ist das Her­aus­for­de­rung und Chance zugleich.

Fast ein Vier­tel der mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men setzt inzwi­schen auf digi­tale Doku­men­ten­ver­wal­tung. Das Haupt­mo­tiv laut Bit­kom-Umfrage: Effi­zi­enz­stei­ge­rung. Für viele Fir­men dürfte bald jedoch ein wich­ti­ger Grund hin­zu­kom­men: Die E‑Rechnung.

Die E‑Rechnungsnorm legt fest, dass Auf­trag­ge­ber der öffent­li­chen Hand in Deutsch­land ab Novem­ber 2020 nur noch das E‑Invoicing, also die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung, akzep­tie­ren dür­fen. Damit setzt die Bun­des­re­gie­rung eine EU-Richt­li­nie aus dem April 2014 um.

E‑Rechnung könnte Stan­dard werden

Für pri­vat­wirt­schaft­li­che Unter­neh­men, die keine Geschäfts­be­zie­hun­gen mit der öffent­li­chen Ver­wal­tung unter­hal­ten, gibt es sol­che Vor­ga­ben zwar bis­lang nicht. Aller­dings betrifft die neue Ver­pflich­tung nicht nur Minis­te­rien, son­dern bei­spiels­weise auch öffent­li­che Kran­ken­häu­ser, Schu­len und Stadt­werke. Wohl kaum ein Mit­tel­ständ­ler kann die E‑Rechnungsnorm daher ignorieren.

Zumal ihre Umset­zung nach und nach zum Stan­dard wer­den könnte. Und zwar dann, wenn die betrof­fe­nen Unter­neh­men damit begin­nen, die digi­tale Rech­nungs­stel­lung nicht nur im Zah­lungs­ver­kehr mit öffent­li­chen Ver­wal­tun­gen, son­dern auch im Aus­tausch mit pri­va­ten Fir­men und Geschäfts­part­nern zu nut­zen. Schließ­lich ermög­li­chen digi­tale Trans­ak­tio­nen unter ande­rem die Ein­bin­dung der Rech­nungs­da­ten in das jewei­lige ERP-Sys­tem, also die Res­sour­cen-Manage­ment-Soft­ware, des Kun­den oder Auf­trag­ge­bers – ein Wett­be­werbs­vor­teil für beide.

Web­cast: So füh­ren Sie elek­tro­ni­sche Doku­mente ein

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzep­tie­ren Sie die Daten­schutz­er­klä­rung von You­Tube.
Mehr erfah­ren

Video laden

Bud­get und Umwelt wer­den geschont

Das Spar­po­ten­zial spricht eben­falls für die E‑Rechnung. Dem Forum elek­tro­ni­sche Rech­nung Deutsch­land (FeRD) zufolge könnte das Ende der Papier­form die Bear­bei­tungs­kos­ten pro Rech­nung in Unter­neh­men von der­zeit 23 Euro auf rund 5,90 Euro senken.

Zu ähn­li­chen Ergeb­nis­sen kom­men die Mark­for­scher von Bil­len­tis. Ihnen zufolge fal­len für die Bear­bei­tung von Papier­rech­nun­gen Kos­ten von der­zeit rund 17,60 Euro pro Rech­nung an. Das Bera­tungs­haus hat ermit­telt, dass das E‑Invoicing diese Kos­ten um bis zu 80 Pro­zent sen­ken könnte. Denn Bear­bei­tungs­auf­wand, Druck­kos­ten, Papier, Kuver­tie­rung und Porto ent­fal­len. Das schont nicht nur das Bud­get, son­dern auch die Umwelt.

Auto­ma­ti­sie­rung ist nicht nur ein Kostenkiller

Dar­über hin­aus kann der Bear­bei­tungs­pro­zess signi­fi­kant beschleu­nigt wer­den. Mög­lich wird dies durch moderne IT-Sys­teme, die Doku­mente auto­ma­tisch klas­si­fi­zie­ren und Daten extra­hie­ren. Pro­fes­sio­nelle Soft­ware für ein Enter­prise Con­tent Manage­ment (ECM) prüft zudem, ob elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen genü­gen und stim­mig sind.

In den inter­nen Zah­lungs- und Bear­bei­tungs­pro­zess ein­ge­bun­den, durch­lau­fen elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen so einen weit­ge­hend auto­ma­ti­sier­ten Weg durch das Unter­neh­men. Dort, wo es nötig ist, wer­den die zustän­di­gen Mit­ar­bei­ter ein­be­zo­gen. Ist der Pro­zess abge­schlos­sen, wird die Rech­nung samt Pro­to­koll digi­tal, revi­si­ons­si­cher und leicht auf­find­bar archiviert.

Eine schnel­lere Bear­bei­tung aus­ge­hen­der Rech­nun­gen kann im Übri­gen Zah­lungs­ein­gänge beschleu­ni­gen und so die Liqui­di­tät erhö­hen. Umge­kehrt wer­den Skon­to­ver­luste und Mahn­ge­büh­ren ver­hin­dert, wenn Rech­nun­gen schnel­ler und ver­läss­li­cher bezahlt wer­den können.

Ein PDF allein reicht nicht aus

Die Umstel­lung auf ein pro­fes­sio­nel­les E‑Invoicing muss jedoch vor­be­rei­tet wer­den. Denn ein­ge­scannte Rech­nun­gen ein­fach per E‑Mail zu ver­sen­den, reicht künf­tig nicht aus. Um den neuen Vor­ga­ben zu ent­spre­chen, müs­sen E‑Rechnungen struk­tu­rierte, maschi­nen­les­bare Daten ent­hal­ten. Dazu zäh­len unter ande­rem umsatz­steu­er­recht­li­che Pflicht­an­ga­ben wie die Auf­trags­kenn­num­mer. Hinzu kommt künf­tig auch eine Leit­weg-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer. Sie ord­net Rech­nungs­emp­fän­ger ein­deu­tig zu.

Um die Vor­aus­set­zun­gen für den Vor­steu­er­ab­zug zu erfül­len, gibt es wei­tere Hür­den. So muss unter ande­rem der Rech­nungs­emp­fän­ger der elek­tro­ni­schen Rech­nung zustim­men. Außer­dem muss die Echt­heit des Doku­ments gewähr­leis­tet sein, zum Bei­spiel durch eine digi­tale Signatur.

Diese Anfor­de­run­gen unter­strei­chen, dass die Euro­päi­sche Kom­mis­sion mit dem E‑Invoicing mehr im Blick hat als den schlich­ten Aus­tausch digi­ta­ler Rech­nun­gen. Das aus­ge­spro­chene Ziel ist deren auto­ma­ti­sierte Verarbeitung.

E‑Rechnung: Vom Ist zum Soll

Mit­tel­ständ­ler, die dies als Chance begrei­fen, kön­nen die Umstel­lung auf die E‑Rechnung schon heute pro­fes­sio­nell und struk­tu­riert angehen.

Dabei soll­ten zunächst die betriebs­in­ter­nen Ist-Pro­zesse abge­bil­det wer­den. Hier muss bei­spiels­weise beant­wor­tet wer­den, wie viele Rech­nun­gen monat­lich ein­ge­hen, ob sie zen­tral oder dezen­tral zuge­stellt und wie sie von wel­chen Mit­ar­bei­tern frei­ge­ge­ben werden.

Auf Grund­lage der so abge­lei­te­ten Ziele soll­ten Fir­men zwei­tens ein Pilot­pro­jekt ent­wi­ckeln. Je nach­dem, wel­cher Auto­ma­ti­sie­rungs­grad ange­strebt wird, wer­den hier Anfor­de­run­gen defi­niert sowie Umfeld und Zeit­raum des Test­laufs festgelegt.

In einem drit­ten Schritt soll­ten die betei­lig­ten Mit­ar­bei­ter sehr eng in das Pro­jekt ein­ge­bun­den wer­den. Hier ste­hen Schu­lun­gen und per­sön­li­che Gesprä­che im Mittelpunkt.

Im vier­ten Schritt sollte schließ­lich geprüft wer­den, in wie weit die Ein­füh­rung einer digi­ta­len Lösung für die Rech­nungs­ver­ar­bei­tung den ursprüng­lich for­mu­lier­ten Soll-Zustand erfüllt hat. Auf die­ser Grund­lage kön­nen dann letzte Kor­rek­tu­ren vor­ge­nom­men wer­den. Spä­tes­tens dann sollte der Auf­for­de­rung, „Die E‑Rechnung, bitte!“, nichts mehr im Weg stehen.

Jetzt auf elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen umstellen

Sie benö­ti­gen Unter­stüt­zung bei der Umstel­lung auf elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen oder möch­ten ein Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem ein­füh­ren? Ver­ein­ba­ren Sie jetzt per E‑Mail () einen unver­bind­li­chen Bera­tungs­ter­min mit unse­ren Experten.

Mehr wis­sen

Kyocera Blog
Newsletter

Bleiben Sie immer auf dem
Laufenden mit unserem
Newsletter!