Fast ein Viertel der mittelständischen Unternehmen setzt inzwischen auf digitale Dokumentenverwaltung. Das Hauptmotiv laut Bitkom-Umfrage: Effizienzsteigerung. Für viele Firmen dürfte bald jedoch ein wichtiger Grund hinzukommen: Die E‑Rechnung.
Die E‑Rechnungsnorm legt fest, dass Auftraggeber der öffentlichen Hand in Deutschland ab November 2020 nur noch das E‑Invoicing, also die elektronische Rechnungsstellung, akzeptieren dürfen. Damit setzt die Bundesregierung eine EU-Richtlinie aus dem April 2014 um.
E‑Rechnung könnte Standard werden
Für privatwirtschaftliche Unternehmen, die keine Geschäftsbeziehungen mit der öffentlichen Verwaltung unterhalten, gibt es solche Vorgaben zwar bislang nicht. Allerdings betrifft die neue Verpflichtung nicht nur Ministerien, sondern beispielsweise auch öffentliche Krankenhäuser, Schulen und Stadtwerke. Wohl kaum ein Mittelständler kann die E‑Rechnungsnorm daher ignorieren.
Zumal ihre Umsetzung nach und nach zum Standard werden könnte. Und zwar dann, wenn die betroffenen Unternehmen damit beginnen, die digitale Rechnungsstellung nicht nur im Zahlungsverkehr mit öffentlichen Verwaltungen, sondern auch im Austausch mit privaten Firmen und Geschäftspartnern zu nutzen. Schließlich ermöglichen digitale Transaktionen unter anderem die Einbindung der Rechnungsdaten in das jeweilige ERP-System, also die Ressourcen-Management-Software, des Kunden oder Auftraggebers – ein Wettbewerbsvorteil für beide.
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Budget und Umwelt werden geschont
Das Sparpotenzial spricht ebenfalls für die E‑Rechnung. Dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) zufolge könnte das Ende der Papierform die Bearbeitungskosten pro Rechnung in Unternehmen von derzeit 23 Euro auf rund 5,90 Euro senken.
Zu ähnlichen Ergebnissen kommen die Markforscher von Billentis. Ihnen zufolge fallen für die Bearbeitung von Papierrechnungen Kosten von derzeit rund 17,60 Euro pro Rechnung an. Das Beratungshaus hat ermittelt, dass das E‑Invoicing diese Kosten um bis zu 80 Prozent senken könnte. Denn Bearbeitungsaufwand, Druckkosten, Papier, Kuvertierung und Porto entfallen. Das schont nicht nur das Budget, sondern auch die Umwelt.
Automatisierung ist nicht nur ein Kostenkiller
Darüber hinaus kann der Bearbeitungsprozess signifikant beschleunigt werden. Möglich wird dies durch moderne IT-Systeme, die Dokumente automatisch klassifizieren und Daten extrahieren. Professionelle Software für ein Enterprise Content Management (ECM) prüft zudem, ob elektronische Rechnungen gesetzlichen Anforderungen genügen und stimmig sind.
In den internen Zahlungs- und Bearbeitungsprozess eingebunden, durchlaufen elektronische Rechnungen so einen weitgehend automatisierten Weg durch das Unternehmen. Dort, wo es nötig ist, werden die zuständigen Mitarbeiter einbezogen. Ist der Prozess abgeschlossen, wird die Rechnung samt Protokoll digital, revisionssicher und leicht auffindbar archiviert.
Eine schnellere Bearbeitung ausgehender Rechnungen kann im Übrigen Zahlungseingänge beschleunigen und so die Liquidität erhöhen. Umgekehrt werden Skontoverluste und Mahngebühren verhindert, wenn Rechnungen schneller und verlässlicher bezahlt werden können.
Ein PDF allein reicht nicht aus
Die Umstellung auf ein professionelles E‑Invoicing muss jedoch vorbereitet werden. Denn eingescannte Rechnungen einfach per E‑Mail zu versenden, reicht künftig nicht aus. Um den neuen Vorgaben zu entsprechen, müssen E‑Rechnungen strukturierte, maschinenlesbare Daten enthalten. Dazu zählen unter anderem umsatzsteuerrechtliche Pflichtangaben wie die Auftragskennnummer. Hinzu kommt künftig auch eine Leitweg-Identifikationsnummer. Sie ordnet Rechnungsempfänger eindeutig zu.
Um die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug zu erfüllen, gibt es weitere Hürden. So muss unter anderem der Rechnungsempfänger der elektronischen Rechnung zustimmen. Außerdem muss die Echtheit des Dokuments gewährleistet sein, zum Beispiel durch eine digitale Signatur.
Diese Anforderungen unterstreichen, dass die Europäische Kommission mit dem E‑Invoicing mehr im Blick hat als den schlichten Austausch digitaler Rechnungen. Das ausgesprochene Ziel ist deren automatisierte Verarbeitung.
E‑Rechnung: Vom Ist zum Soll
Mittelständler, die dies als Chance begreifen, können die Umstellung auf die E‑Rechnung schon heute professionell und strukturiert angehen.
Dabei sollten zunächst die betriebsinternen Ist-Prozesse abgebildet werden. Hier muss beispielsweise beantwortet werden, wie viele Rechnungen monatlich eingehen, ob sie zentral oder dezentral zugestellt und wie sie von welchen Mitarbeitern freigegeben werden.
Auf Grundlage der so abgeleiteten Ziele sollten Firmen zweitens ein Pilotprojekt entwickeln. Je nachdem, welcher Automatisierungsgrad angestrebt wird, werden hier Anforderungen definiert sowie Umfeld und Zeitraum des Testlaufs festgelegt.
In einem dritten Schritt sollten die beteiligten Mitarbeiter sehr eng in das Projekt eingebunden werden. Hier stehen Schulungen und persönliche Gespräche im Mittelpunkt.
Im vierten Schritt sollte schließlich geprüft werden, in wie weit die Einführung einer digitalen Lösung für die Rechnungsverarbeitung den ursprünglich formulierten Soll-Zustand erfüllt hat. Auf dieser Grundlage können dann letzte Korrekturen vorgenommen werden. Spätestens dann sollte der Aufforderung, „Die E‑Rechnung, bitte!“, nichts mehr im Weg stehen.
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