Bist du schon auf die E‑Rechnung vorbereitet? Im März 2024 wurden die neuen Regelungen zur elektronischen Rechnung im Rahmen des Wachstumschancengesetzes beschlossen, die am 1. Januar 2025 für alle Unternehmen wirksam werden. Das neue E‑Rechnungsgesetz übersetzt die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht. De facto kommst du mit der gesetzlichen Pflicht im B2B ab diesem Zeitpunkt nicht mehr um einen digitalen Rechnungsworkflow herum.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, was eine E‑Rechnung im Detail bedeutet und wie sie funktioniert, welche Vorteile sie bietet und wie du mit einer intelligenten Software für gesetzeskonforme und effiziente Zahlungsprozesse sorgst.
Was ist eine E‑Rechnung?
Eine E‑Rechnung ist, kurz gesagt, der elektronische „Zwilling“ einer herkömmlichen Forderung auf Papier. Aber Achtung: Sie unterscheidet sich von bereits digitalen Formaten wie PDF, Word oder Excel. Ihr Inhalt wird in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz (gemäß EU-Norm EN 16931) dargestellt. Damit ist sichergestellt, dass eine E‑Rechnung automatisch weiterverarbeitet sowie elektronisch übermittelt und empfangen werden kann.
Wie funktioniert eine elektronische Rechnung
Mit der Digitalisierung erhalten Unternehmen neue Möglichkeiten, um ihre Workflows effizienter, umweltfreundlicher und kostengünstiger zu gestalten. Dazu gehört auch die E‑Rechnung. Sie löst die bisher herkömmliche Form der Papierrechnung ab.
Ihre Erstellung in den gängigen Rechnungsformaten ZUGFeRD oder XRechnung erfordert deutlich weniger Aufwand, verursacht keinen Abfall und reduziert Betriebskosten. Ihre Inhalte bleiben dabei identisch, d. h. Adressen, Rechnungsnummer, Leistungen, Beträge, Steuerangaben etc.
Die XRechnung ist ein deutscher Standard für den Austausch der E‑Rechnungsdaten. Das Format umfasst XML-Datensätze, die für den Empfang und die Weiterverarbeitung durch verschiedene Softwaresysteme strukturiert aufbereitet sind. Hinter der Entwicklung und dem Betrieb der XRechnung steht die Koordinierungsstelle für IT-Standards.
ZUGFeRD: Das einheitliche Rechnungsdatenformat in Deutschland
ZUGFeRD wurde als ein einheitliches Rechnungsdatenformat vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) entwickelt und eingeführt. Es handelt sich um eine sogenannte Hybridrechnung, da sie sowohl als PDF-Dokument als auch als integrierte XML-Version vorliegt. Einerseits erhält der Empfänger ein vertrautes Rechnungsformat, das einen unmittelbaren Überblick über alle wichtigen Rechnungsinhalte schafft, andererseits sind durch das „inhaltsgleiche Mehrstück“ ein automatisiertes Auslesen und die medienbruchfreie Weiterverarbeitung möglich. Entscheidend ist, dass die Inhalte beider Datenformate identisch sind. ZUGFeRD, in der 2. Version, erfüllt alle Anforderungen der E‑Rechnungspflicht und kommt grundsätzlich auch für europäische Formate infrage.
Beide Varianten sind für die Erstellung von E‑Rechnungen zugelassen. Mehr Flexibilität, vor allem bei Rechnungen im B2B-Bereich, bietet ZUGFeRD, während die XRechnung als etablierter Standard in Deutschland gilt und sich ideal für die Kommunikation mit Behörden eignet.
Die Übertragung und Verifizierung der E‑Rechnung
Nachdem alle Daten gemäß § 14 UStG Abs. 4 korrekt übertragen wurden, kann eine E‑Rechnung optional mit einer Signatur versehen werden. Ziel ist es, die Echtheit und Authentizität des Absenders sowie die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten. Dazu wird bei der Übermittlung ein Übertragungscode mitgesendet.
Die eigentliche Übertragung erfolgt über eine spezielle E‑Invoicing-Plattform, wie EDI (Electronic Data Interchange). Dies ist das am weitesten verbreitete System, das eine sichere Datenübermittlung direkt zwischen Sender und Empfänger sicherstellt. Alternativ kann auch eine E‑Mail mit der E‑Rechnung als Anhang verschickt werden, da auch die neuen Richtlinien keine Regelungen zum einheitlichen elektronischen Übermittlungsweg festgelegt haben. Wichtig: Prüfe vorher die Datensicherheit im Sinne des Datenschutzgesetzes und hole dir die Zustimmung des Empfängers ein. Außerdem muss die elektronische Weiterverarbeitung ohne Medienbruch möglich sein.
Nach dem Versand erhält der Adressat die E‑Rechnung direkt in seinem elektronischen Postkorb, von wo aus digitale Tools wie z. B. der Invoice Manager der Kyocera Workflow Manager-Software den Posteingang automatisch verarbeiten und in das Buchhaltungssystem überführen. Ganz ohne manuellen Eingriff. Im Rahmen smarter Workspaces ist auch eine nahtlose Integration in ERP-Systeme oder DATEV kein Problem.
Der letzte Schritt ist die gesetzeskonforme Archivierung der elektronischen Rechnung. Die Aufbewahrungsfristen haben wir weiter unten für dich zusammengefasst.
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Welche Vorteile hat eine E‑Rechnung?
Die folgenden Vorteile zeigen, warum du als Rechnungssteller nicht erst im Zuge der Gesetzesänderung eine E‑Rechnung in deine Rechnungsworkflows einführen solltest.
Die Vorteile der E‑Rechnung:
- Effektive Maßnahmen zur Förderung der Digitalisierung
- Reduzierter (manueller) Aufwand durch automatisierte Prozesse
- Weniger Betriebskosten durch Einsparungen bei sowie der Verwaltung eines physischen Archivs
- Schonung von Ressourcen und Umwelt
- Reduktion manueller Fehler und Steigerung von Qualität und Effizienz
- Erstellung von E‑Rechnungen unabhängig von Ort und Zeit
- Schnellerer Versand
- Zügige Bearbeitung
- Pünktlicher Zahlungseingang
Tipp: Manchmal lässt es sich nicht vermeiden, dass eine Rechnung ausgedruckt werden muss. Wir empfehlen dir dafür einen Multifunktionsdrucker aus der ECOSYS-Serie von Kyocera.
Wer ist zu einer elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet und was ändert sich 2025?
Zunächst gilt: Ab dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle B2B-Unternehmen verpflichtend, die untereinander steuerpflichtige Inlandsumsätze tätigen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Haupt- oder Nebenerwerb handelt.
Kleinunternehmen, die Umsatzsteuer abführen, sind ab 2028 zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.
Seit 2020 besteht diese bereits für den B2G-Bereich, also zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern. Der Verkauf von Waren und Dienstleistungen von Unternehmen an Verbraucher (B2C) ist derzeit noch von der E‑Rechnungspflicht ausgenommen. Außerdem gilt: Das neue Gesetz unterscheidet zwischen elektronischen Rechnungen und „sonstigen Rechnungen“ (PDF, JPG).
Ziel der E‑Rechnung ist es, die Digitalisierung zu stärken und bürokratische Hürden abzubauen. Zudem wird die Nachhaltigkeit weiter gefördert.
Welche Fristen gelten?
Da die Einführung der Workflows rund um die E‑Rechnung zu Beginn mit einem Mehraufwand verbunden ist, hat der Gesetzgeber Übergangsfristen bzw. Übergangsregeln definiert. Es gilt jedoch der Vorrang der E‑Rechnung, d. h., dein Unternehmen muss bis zum 1. Januar 2025 für den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der E‑Rechnung bereit sein.
Bis Ende 2026 kannst du noch Rechnungen auf Papier oder im PDF-Format verschicken. Dazu musst du allerdings die Erlaubnis des Empfängers einholen. Liegt die Forderung unter 250 Euro, darfst du auch ohne Zustimmung eine Papierrechnung versenden.
Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Papierrechnungen und PDFs nur noch von Unternehmen versendet werden, deren Vorjahresumsatz aus 2026 unter 800.000 EUR lag. Unternehmen mit einem höheren Umsatz müssen ihre E‑Rechnungen per EDI übermitteln, auch wenn diese nicht dem europäischen Standard entsprechen.
Alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz, sind dann ab Anfang 2028 dazu verpflichtet, ausschließlich E‑Rechnungen für B2B-Umsätze auszustellen. Zu diesem Zeitpunkt treten auch EU-weite Meldesysteme und die ViDA-Maßnahmen (Modernisierung des Mehrwertsteuersystems) in Kraft.
Wie lange müssen E‑Rechnungen aufbewahrt werden?
Mit der Einführung der E‑Rechnung ändern sich die Aufbewahrungsfristen nicht. Wie auch bei herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen, müssen diese nach § 147 AO zehn Jahre archiviert werden. Die gilt für Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem du die Rechnung ausgestellt hast. Eine Rechnung aus dem Jahr 2024 musst du also ab dem 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2034 aufbewahren.
Zudem ist das „Wie“ mit der E‑Rechnung deutlich einfacher, denn die meisten Tools übernehmen die gesetzeskonforme Archivierung und die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer Form (GoBD) automatisch. So kannst du alle Informationen sicher bewahren.
Über uns
Making Information faster. Informationsprozesse schneller, sicherer und nachhaltiger gestalten. Das ist das Ziel, dass die Kyocera-Gruppe verfolgt.
Checkliste E‑Rechnung
- Grundlegende Anforderungen prüfen
- Liegt aktuell schon eine Verpflichtung zur E‑Rechnung vor? (z. B. gesetzliche Vorgaben, GoBD, UStG)
- Form und Format
- Gängige Formate wie ZUGFeRD, XRechnung oder EDIFACT nutzen.
- Maschinenlesbarkeit sicherstellen (z.B. XML)
- Formatwahl beachten (PDF oder XML)
- Rechnungsinhalt
- Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Datum, Namen, Adressen und Leistungsbeschreibung
- Steuerinformationen und Bankdaten korrekt angeben
- Datenqualität
- Kundendaten, Positionen, Mengen und Preise auf Richtigkeit prüfen
- Übermittlung
- Versandkanal klären (E‑Mail, EDI)
- Sichere, verschlüsselte Übertragung nutzen
- Versandnachweis sicherstellen
- Zustellbestätigung
- Empfangsbestätigung einholen und Verarbeitung beim Empfänger prüfen
- Archivierung
- Revisionssichere Archivierung für 10 Jahre sicherstellen
- Zugriffssicherheit und Datensicherung gewährleisten
- Steuerrechtliche Prüfung
- Steuerangaben auf Richtigkeit prüfen und Sonderregelungen beachten
- Freigabe und Genehmigung
- Interne Freigabeprozesse und Genehmigungen vor Versand durchführen
- Technische Anforderungen
- Softwarekompatibilität sicherstellen.
- Schnittstellen und fehlerfreie Datenübertragung gewährleisten.
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