Doku­men­ten­si­cher­heit: Glei­che Arbeit, ande­rer Ort – kein Problem!

Im Büro, im Home­of­fice oder im Zug: Die Doku­men­ten­si­cher­heit lässt sich mit digi­ta­len Work­flows fast über­all rea­li­sie­ren. Das ist wich­tig, weil der Trend hin zu fle­xi­ble­ren Arbeits­mo­del­len in der Pan­de­mie deut­lich gestie­gen ist.

Ers­tens: Kol­le­gen begrü­ßen, PC ein­schal­ten, Pass­wort ein­ge­ben, E‑Mails öff­nen und lesen, Anhang mit Ver­trag sicher her­un­ter­la­den, direkt vor Ort aus­dru­cken oder elek­tro­nisch unter­schrei­ben. Zwei­tens: Katze strei­cheln, PC ein­schal­ten, Pass­wort ein­ge­ben, E‑Mails öff­nen und lesen, Anhang mit Ver­trag sicher her­un­ter­la­den, direkt vor Ort aus­dru­cken oder elek­tro­nisch unter­schrei­ben. Drit­tens: Latte Mac­chiato bestel­len, Lap­top ein­schal­ten, Pass­wort ein­ge­ben, E‑Mails öff­nen und lesen, Anhang mit Ver­trag sicher her­un­ter­la­den, direkt vor Ort aus­dru­cken oder elek­tro­nisch unter­schrei­ben. Wie wenig sich diese drei Sze­na­rien unter­schei­den, war vie­len Unter­neh­men vor der Corona-Pan­de­mie nicht bewusst. Die Arbeit im Büro, die Tele­ar­beit im Home­of­fice oder die orts­un­ab­hän­gige mobile Arbeit gal­ten für sie als schwer vereinbar.

Pan­de­mie rückt digi­tale Work­flows in den Fokus

Das hat sich jedoch im Zuge der Pan­de­mie ver­än­dert. So geben in einer aktu­el­len Umfrage des  Bran­chen­ver­ban­des Bit­kom 84 Pro­zent von 502 befrag­ten Fir­men an, dass die Digi­ta­li­sie­rung von Geschäfts- und Ver­wal­tungs­pro­zes­sen für sie an Bedeu­tung gewon­nen habe. Das Pro­blem: 61 Pro­zent der Unter­neh­men stell­ten zugleich fest, dass viele ana­loge Geschäfts­pro­zesse das Arbei­ten im Home­of­fice behin­dern. Kurzum, Remote-Tech­no­lo­gien wie digi­ta­li­sierte Doku­men­ten­ar­chive oder elek­tro­ni­sche Signa­tur­lö­sun­gen sind noch immer weni­ger ver­brei­tet, als dies tech­nisch mög­lich wäre. Das ifo-Insti­tut sieht vor allem bei klei­nen und mitt­le­ren Unter­neh­men (KMU) Nach­hol­be­darf. Der­zeit wür­den nur rund ein Vier­tel der KMUs orts­fle­xi­ble Arbeits­mo­delle wie das Home­of­fice nut­zen. Das Poten­zial liege jedoch bei ins­ge­samt 56 Prozent.
Ein Cyber­an­griff kos­tet im Schnitt knapp 22.000 Euro.

Die Corona-Pan­de­mie hat dazu geführt, dass die Digi­ta­li­sie­rung in der Wirt­schaft stark an Bedeu­tung gewon­nen hat.

Als Hin­der­nisse für Home­of­fice und Mobile Work nen­nen Unter­neh­men laut Bit­kom-Umfrage vor allem „Anfor­de­run­gen an den Daten­schutz“ (63 Pro­zent) und „Angst vor unbe­rech­tig­tem Zugriff auf sen­si­ble Unter­neh­mens­da­ten“ (61 Pro­zent). Eine Sorge, die durch­aus berech­tigt ist, wie Sta­tis­ti­ken zei­gen. Dem „Cyber Rea­di­ness Report 2021“ des Spe­zi­al­ver­si­che­rers His­cox zufolge haben 57 Pro­zent der deut­schen Unter­neh­men wäh­rend der Pan­de­mie über­wie­gend oder ganz im Home­of­fice gear­bei­tet, wäh­rend es vor der Pan­de­mie nur 15 Pro­zent waren. Par­al­lel stieg die Zahl jener deut­schen Unter­neh­men, die min­des­tens einen Cyber­an­griff erlebt haben, von 41 Pro­zent im Jahr 2020 auf 46 Pro­zent im lau­fen­den Jahr 2021 an. Im Mit­tel kos­tete jeder Cyber­an­griff die Unter­neh­men 21.818 Euro.

Ein Ver­zicht auf moderne Arbeits­for­men wie Home­of­fice oder Mobile Work ist jedoch keine Lösung. Denn der Trend ist ein­deu­tig. So hat das Zen­trum für Euro­päi­sche Wirt­schafts­for­schung (ZEW) jüngst in einer Umfrage ermit­telt, dass rund zwei Drit­tel der mit­tel­gro­ßen Unter­neh­men bis 100 Mit­ar­bei­ter außer­halb des Ver­ar­bei­ten­den Gewer­bes auch nach Corona von einer Stei­ge­rung der Tele­ar­beit aus­ge­hen. Bei den Unter­neh­men die­ser Bran­chen mit mehr als 100 Mit­ar­bei­tern sind es sogar drei Viertel.

Doku­men­ten­si­cher­heit im Home­of­fice: DMS hilft

Nicht zuletzt exis­tie­ren längst stan­dar­di­sierte Anwen­dun­gen, mit denen bei­spiels­weise Rech­nun­gen „remote“ sicher unter­schrie­ben wer­den kön­nen, statt dafür extra ins Büro zu fah­ren. Das­selbe gilt für siche­res Dru­cken von Fir­men­do­ku­men­ten, ob im Home­of­fice oder unter­wegs beim Kun­den. Anwen­dun­gen wie der Kyocera Work­flow Mana­ger stel­len dar­über hin­aus die Ein­hal­tung von Daten­schutz­be­stim­mun­gen die der DSGVO sicher und schüt­zen durch klare Zugriffs­rechte sen­si­ble Daten.

Das mit der Fir­men-Infra­struk­tur ver­knüpfte Equip­ment aus Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem (DMS), Scan­nern und Dru­ckern bie­ten Dienst­leis­ter wie Kyocera eben­falls pass­ge­nau an. Genutzt wer­den kann es ebenso im Home­of­fice, bei dem der Arbeit­ge­ber das Heim­büro kom­plett aus­stat­tet, wie per Mobile Work, die mit Fir­men-Equip­ment von fast über­all erle­digt wer­den kann. So lässt sich die Doku­men­ten­si­cher­heit an allen Arbeits­or­ten rea­li­sie­ren. Da Infor­ma­tio­nen durch eine DMS per Maus­lick zur Ver­fü­gung ste­hen, ist das Arbei­ten mit digi­ta­len Work­flows zudem effizienter.

Kyocera Insights: Exper­ten­talk zur Zukunft der Büroarbeit

Wei­tere Infor­ma­tio­nen zu die­sem Thema gibt es auch in der ers­ten Folge von Kyocera Insights (www.insights.kyocera.de), dem Live­stream für Ent­schei­der. Darin dis­ku­tiert Mode­ra­tor Tors­ten Knip­pertz mit sei­nen Gäs­ten zur Zukunft der Büro­ar­beit und klärt, wie Doku­men­ten­lö­sun­gen bei der Rea­li­sie­rung von Remote-Working- bzw. Home­of­fice-Kon­zep­ten unterstützen.