Mit smar­ten Geschäfts­pro­zes­sen Teams im Home­of­fice führen

13. Januar 2021

Kaum ein Unter­neh­men wird sich dem Trend zu immer mobi­le­ren und fle­xi­ble­ren Arbeits­for­men ent­zie­hen kön­nen. Mit smar­ten Geschäfts­pro­zes­sen las­sen sich nicht nur die tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen dafür schaf­fen. Auch die Füh­rung von Teams im Home­of­fice wird vereinfacht.

Die Corona-Krise hat den fun­da­men­ta­len Wan­del der Arbeits­welt hin zu fle­xi­ble­ren und mobi­le­ren Arbeits­for­men „sprung­haft beschleu­nigt“. Zu die­sem Ergeb­nis kommt eine aktu­elle Stu­die des Fraun­ho­fer Insti­tuts für Arbeits­wirt­schaft und Orga­ni­sa­tion (IAO). Die Büro­zei­ten sind dem­nach bereits um rund ein Vier­tel zurück­ge­gan­gen. Fast zwei Drit­tel der für die Stu­die Befrag­ten stel­len sich auch für die Zukunft auf mehr mobi­les Arbei­ten ein. Kurz: „Zu erwar­ten ist, dass die Nut­zung von Home­of­fices mas­siv und dau­er­haft anstei­gen wird.“

Den Trend ver­deut­li­chen von der Uni­ver­si­tät St. Gal­len erho­bene Daten. Die rund 8.000 für eine Stu­die Befrag­ten arbei­te­ten vor Beginn der Pan­de­mie im Schnitt 15,9 Stun­den pro Woche mobil – danach waren es 35,7 Wochen­stun­den. Zwar sind zur­zeit nur 56,1 Pro­zent der Befrag­ten zumin­dest teil­weise mobil tätig. Doch besteht bei etwa einem Vier­tel das Poten­zial, künf­tig häu­fi­ger ins Home­of­fice zu wech­seln. Dort ver­brin­gen die Befrag­ten aktu­ell 69,9 Pro­zent ihrer mobi­len Arbeits­zeit, wei­tere 11,9 Pro­zent beim Kun­den und 6,6 Pro­zent in Transportmitteln.

Work-Life-Balance ver­bes­sern

Pen­del­zei­ten pro­duk­tiv nut­zen oder sie im Home­of­fice ganz ein­spa­ren zu kön­nen gilt als einer der größ­ten Vor­teile des mobi­len Arbei­tens. Zudem ent­fällt der Rei­sestress im Auto oder in der Bahn. Posi­ti­ver Neben­ef­fekt: Die Umwelt­schutz­or­ga­ni­sa­tion Green­peace hat errech­net, dass bei einem Anteil der Tele­ar­beit von 40 Pro­zent und zwei wei­te­ren Home­of­fice-Tagen in der Woche der CO2-Aus­stoß des Pen­del­ver­kehrs in Deutsch­land um 18 Pro­zent sin­ken würde.

Wis­sen­schaft­ler heben beim mobi­len Arbei­ten dar­über hin­aus eine höhere Zufrie­den­heit und Pro­duk­ti­vi­tät der Arbeit­neh­mer her­vor sowie ihre grö­ßere Auto­no­mie und eine ver­bes­serte Work-Life-Balance. Dies ist unter ande­rem ver­bun­den mit weni­ger Schlaf­pro­ble­men. Gern genutzt wird das Home­of­fice den Stu­dien zufolge vor allem für kon­zen­trier­tes Abar­bei­ten kom­ple­xer Aufgabenstellungen.

Home­of­fice bleibt fes­ter Bestand­teil der Arbeitswelt

Dazu ist jedoch Ruhe nötig, am bes­ten in einem sepa­ra­ten Arbeits­zim­mer. Denn ein Nach­teil mobi­len Arbei­tens sind häu­fige Stö­run­gen, etwa wegen der Betreu­ung von Kin­dern oder Ange­hö­ri­gen daheim. Vir­tu­elle statt phy­si­scher Kon­takte mit Kol­le­gen und Vor­ge­set­zen ber­gen zudem Kom­mu­ni­ka­ti­ons­pro­bleme, die Krea­ti­vi­tät kann lei­den. Und viele Unter­neh­men befürch­ten einen Kon­troll­ver­lust, wenn die Mit­ar­bei­ter nicht im Büro sind.

Doch wenn mobi­les Arbei­ten laut Fraun­ho­fer IAO auch nach der Corona-Pan­de­mie „ein fes­ter Bestand­teil von Büro- und Wis­sens­ar­beit und keine exo­ti­sche Arbeits­form mehr dar­stel­len wird“ – was kön­nen Mit­ar­bei­ter, was müs­sen Füh­rungs­kräfte tun, um für die Zukunft gewapp­net zu sein? Igno­rie­ren kön­nen sie den Trend wohl kaum. So kommt auch DB Rese­arch, die Denk­fa­brik der Deut­schen Bank, in ihrer Stu­die „Das Leben nach Covid-19“ beim Thema Home­of­fice zu dem Schluss, dass sich Unter­neh­men und „viele Beschäf­tigte in abseh­ba­rer Zeit auf einen zumin­dest semi­per­ma­nen­ten Wech­sel ein­stel­len müssen“.

Mit smar­ten Geschäfts­pro­zesse Tele­ar­beit realisieren

Mit­ar­bei­ter soll­ten vor­ran­gig ihre Digi­tal­kom­pe­ten­zen aus­bauen und ziel­ge­rich­tet ein­set­zen. Sie sind auf­ge­ru­fen, Fle­xi­bi­li­tät zu leben – dabei aber die Gren­zen zwi­schen Beruf und Pri­vat­le­ben sorg­sam zu mana­gen und ihre Zei­ten der Erreich­bar­keit klar gegen­über Vor­ge­setz­ten und Kol­le­gen zu kom­mu­ni­zie­ren. Dabei kön­nen Schu­lun­gen durch den Arbeit­ge­ber hel­fen. Die Kin­der­be­treu­ung dürfte nach Ende der Pan­de­mie ein­fa­cher wer­den, sich einen abge­schie­de­nen Raum zu Hause zu schaf­fen, dage­gen viel­fach kaum. Den­noch soll­ten Mit­ar­bei­ter den Wan­del als Chance begrei­fen und das Ler­nen als lebens­lan­gen Prozess.

Füh­rungs­kräfte müs­sen ihre vir­tu­el­len Fähig­kei­ten schär­fen – vor allem durch eine ver­bes­serte Kom­mu­ni­ka­tion mit Teams und ein­zel­nen Mit­ar­bei­tern. Wich­ti­ger wird auch die Unter­stüt­zung der Beschäf­tig­ten gemäß deren Bedürf­nis­sen durch Coa­ching und Feedback.

Der Infor­ma­ti­ons­fluss zwi­schen allen Betei­lig­ten ist sicher­zu­stel­len. Dar­über hin­aus schafft Ver­trauen ein ange­neh­mes, krea­ti­ve­res Arbeits­klima. Etwa jeder fünfte Mit­ar­bei­ter fühlt sich im Home­of­fice weni­ger pro­duk­tiv – diese gilt es zu iden­ti­fi­zie­ren und zu adressieren.

Mit ande­ren Arbeits­mo­del­len für das „New Nor­mal“ soll­ten Ent­schei­der neue Mög­lich­kei­ten ent­wi­ckeln, um die Mit­ar­bei­ter zu moti­vie­ren. Ein Weg kann der Aus­bau von Team­ar­beit sein, bei­spiels­weise durch den Ein­satz smar­ter Dokumente.

Nach­hol­be­darf im Mittelstand

Die gute Nach­richt: Erfah­run­gen im Corona-Lock­down haben laut Fraun­ho­fer IAO belegt, wie effi­zi­ent „gemein­sam an einem Doku­ment gear­bei­tet wer­den kann, ohne räum­lich am sel­ben Ort zu sein“. Doch ist nur etwa jeder Zehnte der für diese Stu­die Befrag­ten in klei­ne­ren und mit­tel­gro­ßen Unter­neh­men tätig. Dort hakt die Digi­ta­li­sie­rung viel­fach noch.

Ein Ansatz für Mit­tel­ständ­ler, sich fit für die Zukunft der Arbeit zu machen, kann der Kyocera Work­flow Mana­ger sein. Damit las­sen sich nicht nur Doku­mente digi­ta­li­sie­ren und von meh­re­ren Mit­ar­bei­tern gleich­zei­tig – auch mobil – bear­bei­ten. Über ihn kön­nen dar­über hin­aus Pro­zesse ein­fach defi­niert und kon­trol­liert wer­den. Durch sei­nen modu­la­ren Auf­bau eig­net er sich für Unter­neh­men jeder Größe und kann schnell sowie kos­ten­güns­tig imple­men­tiert werden.

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