Dokumentenmanagement (DMS) hat in den letzten Jahren auch im Mittelstand deutlich an Bedeutung gewonnen. Schließlich spielt der Einsatz von DMS-Lösungen bei der Digitalisierung im Unternehmen eine entscheidende Rolle.
Auch kleine und mittlere Unternehmen werden sich also immer mehr der betriebswirtschaftlichen Vorteile des Dokumentenmanagements bewusst: Globalisierung, der verstärkte Wettbewerb und mobile Arbeitsweisen fordern auch den Mittelstand.
Flexiblere Arbeitsweisen, höhere Prozesseffizienz und schnellere Abläufe: Insbesondere die vergangenen Jahre haben dazu geführt, dass die Digitalisierung in Unternehmen immer mehr vorankommt – ja, sogar vorankommen muss. Das zeigen auch Studien wie der Digital Office Index 2022, den der Bitkom e. V. herausgegeben hat: Drei Viertel (76 Prozent) der Unternehmen setzen mindestens eine Anwendung ein, die eine elektronische Verwaltung geschäftlicher Dokumente ermöglicht. Im Jahr 2020 waren es nur 68 Prozent.
Bewusstsein für Dokumentenmanagement-Systeme wächst
Entscheider haben demnach den Wert der Digitalisierung für ihre Unternehmen erkannt. Waren es bei der 2018 – vor Corona – durchgeführten Befragung noch 34 Prozent, die am Sinn digitaler Tools für die Produktivität zweifelten, sind es nach aktuellen Werten nur noch 19 Prozent.
Folglich werden auch die Investitionen in den IT-Bereich hoch bleiben. So liegt der Anteil der kleineren Betriebe mit 20 bis 99 Mitarbeitenden, die weniger Digitalinvestitionen planen, bei 14 Prozent – im Corona-Krisenjahr 2020 war der Wert mit 25 Prozent noch deutlich höher.
Doch lohnt sich angesichts der steigenden Energiepreise eine Investition in ein Dokumentenmanagement-System? Wie und wann wird der Return on Investment einer DMS-Lösung sichtbar?
Was ist Dokumentenmanagement?
Um diese Fragen zu beantworten, gilt es zunächst einmal, das Verständnis im Unternehmen aufzubauen: Was ist überhaupt ein Dokumentenmanagement-System? Kurz gesagt: Das Dokumentenmanagement ermöglicht die zentrale Verwaltung aller elektronischen Unterlagen, Korrespondenzen und Belege, die durch Geschäftsvorfälle entstehen.
Für die Verwaltung wird eine Datenbank eingesetzt. Das so genannte Dokumentenmanagement-System mit dem bekannten Kürzel DMS hat die zentrale Aufgabe, die geschäftlichen Dokumente zu archivieren und innerhalb des gesamten Unternehmens zugänglich zu machen.
Vorteile von Dokumentenmanagement
Auch Workflows wie Freigabeprozesse lassen sich mit einem DMS automatisieren. Im Gegensatz zu Umlaufmappen werden Abläufe damit transparenter bzw. durch automatisch generierte Erinnerungsmails beschleunigt. Der Hauptvorteil eines Dokumentenmanagement-Systems ist sicherlich das einfache Suchen und Finden von Informationen.
Selbstverständlich lassen sich auf einem File-Server alle Dokumente speichern, aber das Wiederfinden wird oft schwierig, insbesondere, wenn viele Mitarbeiter involviert sind. Zudem haben oft nicht immer alle Mitarbeiter Zugriff auf alle Systeme im Unternehmen.
Nehmen wir z. B. die Buchhaltung: Hier haben ausschließlich die Abteilungsmitarbeiter Zugriffsrechte. Ein hochmodernes Archiv liest Dokumente aus, klassifiziert diese, verarbeitet Metadaten und stellt somit sicher, dass alle Dokumente schnell wiedergefunden werden.
All dies passiert automatisiert im Hintergrund, entweder beim Capturing, also Scanrouting, oder beim Einlesen über Mail oder Drag and Drop von Dokumenten ins Archiv. Natürlich spielt auch hier das Thema Rechtevergabe eine große Rolle und ist weiterhin zentraler Baustein bei einer Implementierung.
Ein Dokumentenmanagement-System ist daher ideal, um die digitale Transformation im Unternehmen voranzutreiben. Gerade mittelständische Unternehmen, in denen die Digitalisierung oft nur neben dem Tagesgeschäft mitgemacht wird, können so die eigene Digitalisierung vorantreiben.
Hürden bei der Umsetzung von Dokumentenmanagement
Laut Bitkom-Studie gilt der Investitionsbedarf bei insgesamt 73 Prozent der befragten Firmen als eines der größten Hemmnisse bei der weiteren Digitalisierung der Unternehmen. Als zweite Bremse erweist sich der Fachkräftemangel.
So klagen beispielsweise insgesamt 64 Prozent der Unternehmen über zu wenig qualifiziertes Personal für die Digitalisierung. Nur 44 Prozent der größeren Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden geben an, über ausreichendes Fachpersonal zu verfügen – bei kleineren Betrieben sind es nur 31 Prozent.
Darunter scheint auch die strategische Herangehensweise an die Transformation zu leiden: Zwar hat sich der Anteil der Betriebe mit einer konkreten Digitalisierungsstrategie im Vergleich zu 2020 von 74 auf 83 Prozent erhöht – bei den größeren Unternehmen beträgt er allerdings sogar 96 Prozent.
Diese investieren zugleich zu 79 Prozent gezielt in die digitale Fort- und Weiterbildung ihrer Belegschaften, während es bei den kleineren nur 69 Prozent sind. Das droht deren Nachholbedarf zu vergrößern.
Finanzwirtschaft schreitet voran
So schreibt der „Digital Office Index 2022“ den Großunternehmen weiter eine Vorreiterrolle bei der Digitalisierung zu, auch wenn kleinere Betriebe aufgeholt haben. Nach Branchen aufgeschlüsselt gehen dabei Versicherungen, Banken und Finanzdienstleister voran. Weniger digital arbeiten demnach die Bereiche Transport und Logistik sowie Chemie‑, Pharma- und Lebensmittelindustrie. Noch schwächer präsentiert sich nur die öffentliche Verwaltung.
Diese setzt allerdings stärker als der private Sektor auf digitale Rechnungen, wobei sich die Standard-PDF insgesamt und vor allem bei kleineren Organisationen noch immer als am weitesten verbreitet erweist. Dennoch schreiten die Unternehmen insgesamt auf dem Weg zum papierarmen Büro voran.
Großunternehmen werden papierlos
Großunternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten arbeiten etwa zu 16 Prozent komplett papierlos, bei weiteren 38 Prozent liegt der Anteil papierbasierter Arbeiten bei nur noch einem Viertel. Zum Vergleich: 2018 gelang das papierlose Arbeiten nur 4 Prozent aus dieser Gruppe.
Bei kleineren Unternehmen ergibt sich ein anderes Bild: Aktuell laufen bei 24 Prozent von diesen mehr als drei Viertel der Prozesse über Papier. Damit hat sich dieser Anteil seit 2018 nur um drei Prozentpunkte vermindert.
Sichere Cloud-Lösungen auf dem Vormarsch
Dabei identifizieren viele der Befragten Produktivitätspotenziale in digitalisierten Prozessen: 43 Prozent nennen hier vor allem die automatische Erkennung von eingehenden Dokumenten und Informationen, 38 Prozent der Entscheider setzen auf ein digitales Workflow-Management. Der Anteil der Unternehmen, die auf elektronisches Ressourcenmanagement (ERP) setzen, hat sich im Vergleich zu 2020 von 77 auf 95 Prozent erhöht.
Bei Lösungen fürs Customer Relationship Management (CRM) beträgt der Anteil 2022 immerhin 77 Prozent.
DMS, ECM, EIM: Dokumentenmanagement goes Cloud
Nahezu gleichauf liegen mit 76 Prozent Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM), die Prozesse in den Unternehmen durch digitale Erfassung, Bearbeitung, Speicherung und Bereitstellung von Inhalten erleichtern.
Bei digitalen Prozesslösungen wird die Cloud immer mehr das Mittel der Wahl: Laut Bitkom wird nur etwa ein Fünftel der ECM- und CRM-Systeme on-premises betrieben, läuft also auf Servern in den Betrieben vor Ort; im ERP-Bereich ist der Anteil sogar nur halb so hoch.
Am stärksten setzen IT-Entscheider Dokumentenmanagement-Lösungen in der Cloud ein: 38 Prozent der Befragten in der Public Cloud und 60 Prozent in der Private Cloud, wobei der Anteil hybrider Lösungen 20 Prozent beträgt.
Hinter dem Trend dürfte sich nicht nur der einfache Einsatz von Cloud-Lösungen zum Beispiel beim mobilen Arbeiten verbergen.
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