Digi­ta­ler Rech­nungs­work­flow: Wie Medi­en­brü­che Unter­neh­men schaden

23. November 2022

Obwohl bereits viele Unter­neh­men auf einen digi­ta­len Rech­nungs­ein­gang set­zen, wird der Work­flow oft aus­ge­bremst. Denn Beleg­da­ten wer­den viel­fach noch ana­log vor­ge­hal­ten und sor­gen so für Medi­en­brü­che. Ein digi­ta­ler Rech­nungs­work­flow schafft Abhilfe und beschleu­nigt Zahlungsprozesse. 

Kaum ein Ent­schei­der wird heute noch bezwei­feln, dass die Digi­ta­li­sie­rung ein zuneh­mend wich­ti­ger Fak­tor für den Erfolg eines Unter­neh­mens ist. Die Pra­xis zeich­net jedoch ein ande­res Bild: Digi­tale Pro­zesse wer­den nach wie vor durch Medi­en­brü­che behin­dert, sodass ana­loge Teil­be­rei­che die Digi­ta­li­sie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen aus­brem­sen. Beim digi­ta­len Rech­nungs­work­flow wird diese Dis­kre­panz beson­ders deut­lich. Das zeigt eine aktu­elle Befra­gung des Bran­chen­ver­bands Bit­kom.

 Stu­die: Digi­ta­ler Rech­nungs­work­flow kommt voran

Die Stu­die, für die über 1.100 Unter­neh­men befragt wur­den, hat der Digi­tal­ver­band Bit­kom gemein­sam mit dem Forum elek­tro­ni­sche Rech­nung Deutsch­land (FeRD) durch­ge­führt. Digi­tale Rech­nun­gen set­zen sich dem­nach in der deut­schen Wirt­schaft immer mehr durch. Für 71 Pro­zent der Unter­neh­men sind Rech­nungs­da­ten in digi­ta­ler Form wich­tig. Sie schät­zen deren Rele­vanz für geschäft­li­che Pro­zesse als sehr hoch ein.

Weni­ger aktiv sind die Fir­men aller­dings bei Beleg­da­ten wie Bestel­lun­gen, Lie­fer­schei­nen oder Aus­schrei­bun­gen. Hier fällt vie­len der Abschied vom Papier immer noch schwer. Nur 44 Pro­zent der Befrag­ten hal­ten die Digi­ta­li­sie­rung der Beleg­da­ten für rele­vant. Das bedeu­tet im Klar­text, dass sich die Mehr­heit die Chance ent­ge­hen lässt, durch struk­tu­rierte Beleg- und Rech­nungs­da­ten Medi­en­brü­che zu ver­mei­den. Dabei birgt die umfas­sende Digi­ta­li­sie­rung erheb­li­ches Innovationspotenzial.

Medi­en­brü­che beim digi­ta­len Rech­nungs­work­flow als Hemmschuh

Die Stu­die „Elek­tro­ni­sche Beleg- und Rech­nungs­da­ten im Jahr 2022“ von Bit­kom und FeRD stellt fest, dass eine medi­en­bruch­freie Bereit­stel­lung von rele­van­ten Infor­ma­tio­nen den Beschaf­fungs­pro­zess in einem Unter­neh­men beschleu­ni­gen und somit auch wirt­schaft­li­cher gestal­ten kann.

Die rasche Ver­ar­bei­tung und die damit ver­bun­dene schnel­lere Bezah­lung von Rech­nun­gen sorg­ten laut der Erhe­bung für Liqui­di­täts- und Kos­ten­vor­teile. Das ver­deut­licht, dass Medi­en­brü­che für Unter­neh­men schnell zum Hemm­schuh wer­den kön­nen. Die ver­zö­gerte Beschaf­fung von Pro­duk­ti­ons­mit­teln beein­träch­tigt die gesamte Pro­duk­ti­ons­kette, eine nicht punkt­ge­naue Rech­nungs­stel­lung schafft unnö­tige Außen­stände und eine müh­same, manu­elle Zuord­nung von Papier­be­le­gen lähmt Pro­zesse zusätz­lich. Wenn der gesamte Pro­zess hin­ge­gen durch­gän­gig abge­bil­det ist, stei­gert das die Effi­zi­enz der Bear­bei­tung deutlich.

 PDF ist gut — E‑Rechnung ist besser

Wie vor­teil­haft sich ein digi­ta­ler Rech­nungs­ein­gang auf ein Unter­neh­men aus­wirkt, zeigt sich im Detail: Zwar set­zen laut Stu­die bereit zwei Drit­tel der Unter­neh­men auf digi­tale Rech­nungs­for­men, aber papier­los bedeu­tet nicht unbe­dingt opti­mal. In vie­len Fir­men wer­den PDFs als digi­tale Medien genutzt, was gegen­über dem Papier-Pen­dant schon ein­mal eine bes­sere Ver­füg­bar­keit im Unter­neh­men sowie ein schnel­le­res Hand­ling bedeutet.

Den­noch ist ein PDF im Ver­gleich zu intel­li­gen­ten E‑Rechnungsformaten nach Stan­dards wie EDI, ZUG­FeRD oder XRech­nung wenig opti­mal. Denn PDFs wer­den nicht mehr von Behör­den und Ämtern akzep­tiert, sofern der Auf­trags­wert 1.000 Euro über­steigt. Das bringt aktu­ell viele Betriebe in Zug­zwang. Gleich­zei­tig set­zen aber auch immer mehr Unter­neh­men bei der Geschäfts­tä­tig­keit mit ande­ren Fir­men auf elek­tro­ni­sche Rech­nungs- und Beleg­for­mate. Der Grund: Sie bie­ten deut­li­che Vor­teile im wei­te­ren Ver­lauf der nach­ge­glie­der­ten Prozesse.

Eine Rech­nung als PDF ist bes­ser als eine aus­ge­druckte Rech­nung, die per Brief ver­schickt wer­den muss. Aber erst eine E‑Rechnung in einem struk­tu­rier­ten For­mat ermög­licht die wirk­lich sichere auto­ma­ti­sche Ver­ar­bei­tung der Rech­nung“, betont auch Nils Britze, Bereichs­lei­ter Digi­tale Geschäfts­pro­zesse beim Bitkom.

Digi­ta­ler Rech­nungs­work­flow: Die pas­sende Lösung finden

Um die­ses Ziel zu errei­chen, bedarf es kom­pa­ti­ble Lösun­gen wie Prin­Tau­rus e‑invoice von der AKI GmbH. Die Lösung unter­stützt Unter­neh­men, Rech­nun­gen in geset­zes­kon­forme, stan­dar­di­sierte E‑Rechnungsformate zu portieren.

Denn neben PDFs gene­rie­ren  Anwen­dun­gen in Unter­neh­men auch noch viele elek­tro­ni­sche Rech­nungs­for­mate, die den aktu­ell gefor­der­ten Stan­dards nicht ent­spre­chen. Es ist daher erfor­der­lich, sol­che Rech­nun­gen abschlie­ßend in einem wei­te­ren Arbeits­schritt zu kon­ver­tie­ren, was Mehr­auf­wand und Kos­ten bedeutet.

Die Lösung von AKI ver­ar­bei­tet Ihre bereits erstellte Rech­nung im digi­ta­len For­mat und erkennt diese voll­au­to­ma­tisch. Dar­aus erstellt sie kon­forme elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen im For­mat XRech­nung und ver­sen­det diese per E‑Mail an den Emp­fän­ger. Dadurch las­sen sich ver­schie­dene Vor­teile realisieren:

    • Unter­stützte Ein­gangs­for­mate wie maschi­nen­les­bare PDFs sowie das SAP®-spezifische IDoc-Format.

    • Erstel­lung des elek­tro­ni­schen Rech­nungs­for­mats: Dazu wer­den die emp­fan­ge­nen Doku­mente auf Infor­ma­tio­nen zur Doku­men­ten­klas­si­fi­zie­rung unter­sucht und einer Doku­men­ten­klasse zuge­ord­net. Anhand der ermit­tel­ten Doku­men­ten­klasse wer­den die zur Rech­nungs­stel­lung not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen extra­hiert. So erstellt die Lösung eine elek­tro­ni­sche XRech­nung im UNCE­FACT-For­mat und sen­det diese per E‑Mail an den in der Rech­nung ange­ge­be­nen Rechnungsempfänger.

    • Über­gabe an Archiv­sys­teme: Kor­rekt ver­ar­bei­tete Doku­mente kön­nen direkt an ein Archiv-Sys­tem über­ge­ben wer­den, um diese für eine spä­tere Audi­tie­rung oder Beweis­füh­rung bereitzuhalten.

    • Pro­zesse und Pro­duk­ti­vi­tät wer­den nicht durch Medi­en­brü­che unterbrochen.

 Jetzt auf digi­ta­len Rech­nungs­ein­gang umstellen

Sie möch­ten Ihre Rech­nungs­work­flows digi­ta­li­sie­ren? Dann spre­chen Sie uns an. Wir bera­ten Sie gerne und erstel­len ein unver­bind­li­ches Ange­bot. Durch das Zusam­men­spiel der AKI-Lösung mit einem Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem wie dem Kyocera Work­flow Mana­ger sor­gen wir für schnelle und rei­bungs­lose Pro­zesse. Zudem erfüllt das digi­tale Doku­men­ten­ma­nage­ment alle gesetz­li­chen und behörd­li­chen Anfor­de­run­gen. Ver­ein­ba­ren Sie jetzt einen Bera­tungs­ter­min.

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