Obwohl bereits viele Unternehmen auf einen digitalen Rechnungseingang setzen, wird der Workflow oft ausgebremst. Denn Belegdaten werden vielfach noch analog vorgehalten und sorgen so für Medienbrüche. Ein digitaler Rechnungsworkflow schafft Abhilfe und beschleunigt Zahlungsprozesse.
aum ein Entscheider wird heute noch bezweifeln, dass die Digitalisierung ein zunehmend wichtiger Faktor für den Erfolg eines Unternehmens ist. Die Praxis zeichnet jedoch ein anderes Bild: Digitale Prozesse werden nach wie vor durch Medienbrüche behindert, sodass analoge Teilbereiche die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ausbremsen. Beim digitalen Rechnungsworkflow wird diese Diskrepanz besonders deutlich. Das zeigt eine aktuelle Befragung des Branchenverbands Bitkom.
Studie: Digitaler Rechnungsworkflow kommt voran
Die Studie, für die über 1.100 Unternehmen befragt wurden, hat der Digitalverband Bitkom gemeinsam mit dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) durchgeführt. Digitale Rechnungen setzen sich demnach in der deutschen Wirtschaft immer mehr durch. Für 71 Prozent der Unternehmen sind Rechnungsdaten in digitaler Form wichtig. Sie schätzen deren Relevanz für geschäftliche Prozesse als sehr hoch ein.
Weniger aktiv sind die Firmen allerdings bei Belegdaten wie Bestellungen, Lieferscheinen oder Ausschreibungen. Hier fällt vielen der Abschied vom Papier immer noch schwer. Nur 44 Prozent der Befragten halten die Digitalisierung der Belegdaten für relevant. Das bedeutet im Klartext, dass sich die Mehrheit die Chance entgehen lässt, durch strukturierte Beleg- und Rechnungsdaten Medienbrüche zu vermeiden. Dabei birgt die umfassende Digitalisierung erhebliches Innovationspotenzial.
Medienbrüche beim digitalen Rechnungsworkflow als Hemmschuh
Die Studie „Elektronische Beleg- und Rechnungsdaten im Jahr 2022“ von Bitkom und FeRD stellt fest, dass eine medienbruchfreie Bereitstellung von relevanten Informationen den Beschaffungsprozess in einem Unternehmen beschleunigen und somit auch wirtschaftlicher gestalten kann.
Die rasche Verarbeitung und die damit verbundene schnellere Bezahlung von Rechnungen sorgten laut der Erhebung für Liquiditäts- und Kostenvorteile. Das verdeutlicht, dass Medienbrüche für Unternehmen schnell zum Hemmschuh werden können. Die verzögerte Beschaffung von Produktionsmitteln beeinträchtigt die gesamte Produktionskette, eine nicht punktgenaue Rechnungsstellung schafft unnötige Außenstände und eine mühsame, manuelle Zuordnung von Papierbelegen lähmt Prozesse zusätzlich. Wenn der gesamte Prozess hingegen durchgängig abgebildet ist, steigert das die Effizienz der Bearbeitung deutlich.
PDF ist gut – E‑Rechnung ist besser
Wie vorteilhaft sich ein digitaler Rechnungseingang auf ein Unternehmen auswirkt, zeigt sich im Detail: Zwar setzen laut Studie bereit zwei Drittel der Unternehmen auf digitale Rechnungsformen, aber papierlos bedeutet nicht unbedingt optimal. In vielen Firmen werden PDFs als digitale Medien genutzt, was gegenüber dem Papier-Pendant schon einmal eine bessere Verfügbarkeit im Unternehmen sowie ein schnelleres Handling bedeutet.
Dennoch ist ein PDF im Vergleich zu intelligenten E‑Rechnungsformaten nach Standards wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung wenig optimal. Denn PDFs werden nicht mehr von Behörden und Ämtern akzeptiert, sofern der Auftragswert 1.000 Euro übersteigt. Das bringt aktuell viele Betriebe in Zugzwang. Gleichzeitig setzen aber auch immer mehr Unternehmen bei der Geschäftstätigkeit mit anderen Firmen auf elektronische Rechnungs- und Belegformate. Der Grund: Sie bieten deutliche Vorteile im weiteren Verlauf der nachgegliederten Prozesse.
„Eine Rechnung als PDF ist besser als eine ausgedruckte Rechnung, die per Brief verschickt werden muss. Aber erst eine E‑Rechnung in einem strukturierten Format ermöglicht die wirklich sichere automatische Verarbeitung der Rechnung“, betont auch Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom.
Digitaler Rechnungsworkflow: Die passende Lösung finden
Um dieses Ziel zu erreichen, bedarf es kompatible Lösungen wie PrinTaurus e‑invoice von der AKI GmbH. Die Lösung unterstützt Unternehmen, Rechnungen in gesetzeskonforme, standardisierte E‑Rechnungsformate zu portieren.
Denn neben PDFs generieren Anwendungen in Unternehmen auch noch viele elektronische Rechnungsformate, die den aktuell geforderten Standards nicht entsprechen. Es ist daher erforderlich, solche Rechnungen abschließend in einem weiteren Arbeitsschritt zu konvertieren, was Mehraufwand und Kosten bedeutet.
Die Lösung von AKI verarbeitet Ihre bereits erstellte Rechnung im digitalen Format und erkennt diese vollautomatisch. Daraus erstellt sie konforme elektronische Rechnungen im Format XRechnung und versendet diese per E‑Mail an den Empfänger. Dadurch lassen sich verschiedene Vorteile realisieren:
- Unterstützte Eingangsformate wie maschinenlesbare PDFs sowie das SAP®-spezifische IDoc-Format.
- Erstellung des elektronischen Rechnungsformats: Dazu werden die empfangenen Dokumente auf Informationen zur Dokumentenklassifizierung untersucht und einer Dokumentenklasse zugeordnet. Anhand der ermittelten Dokumentenklasse werden die zur Rechnungsstellung notwendigen Informationen extrahiert. So erstellt die Lösung eine elektronische XRechnung im UNCEFACT-Format und sendet diese per E‑Mail an den in der Rechnung angegebenen Rechnungsempfänger.
- Übergabe an Archivsysteme: Korrekt verarbeitete Dokumente können direkt an ein Archiv-System übergeben werden, um diese für eine spätere Auditierung oder Beweisführung bereitzuhalten.
- Prozesse und Produktivität werden nicht durch Medienbrüche unterbrochen.
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