Digi­tale Per­so­nal­akte: Warum sich die Ein­füh­rung für Unter­neh­men lohnt

24. Februar 2021

Die digi­tale Per­so­nal­akte ist das Herz­stück einer moder­nen Per­so­nal­ab­tei­lung. Sie ist effi­zi­ent, schnell und vir­tu­ell ver­füg­bar. Der aktu­elle Trend zum Home­of­fice ist ein Grund mehr, warum Mit­tel­ständ­ler auf sie set­zen sollten.

Das Home­of­fice boomt. Anfang 2021 haben 24 Pro­zent aller Arbeit­neh­mer in Deutsch­land einer Umfrage der Hans-Böck­ler-Stif­tung zufolge vor­wie­gend oder aus­schließ­lich zuhause gear­bei­tet. Die wich­tigs­ten Gründe: Emp­feh­lun­gen medi­zi­ni­scher Exper­ten und die Home­of­fice-Ver­ord­nung der Bun­des­re­gie­rung. Doch noch eine wei­tere Erkennt­nis hat die Stu­die zu Tage geför­dert: Rund 39 Pro­zent der Befrag­ten gaben an, sie könn­ten ihren Beruf unein­ge­schränkt oder größ­ten­teils in Heim­ar­beit erledigen.

Der Trend zum Home­of­fice stellt Per­so­nal­ab­tei­lun­gen gleich mehr­fach vor neue Her­aus­for­de­run­gen. Gilt es doch nicht nur, das Per­so­nal­ma­nage­ment für Beschäf­tigte zu orga­ni­sie­ren, die mobil arbei­ten. Bei­spiel: Krank­mel­dun­gen und dadurch ver­än­derte Dienst­pläne, die statt digi­tal immer noch von Hand erstellt wer­den. Diese Auf­ga­ben müs­sen viel­fach eben­falls in Heim­ar­beit bewäl­tigt wer­den. Und das oft noch abtei­lungs­über­grei­fend, wenn etwa eine Stelle neu aus­ge­schrie­ben ist und der per­fekte Bewer­ber im Zusam­men­spiel von Fach­ab­tei­lung und HR-Ver­ant­wort­li­chen gefun­den wer­den muss.

Die Zusam­men­ar­beit von mobi­len Teams dürfte künf­tig wei­ter zuneh­men. Denn auch nach der Krise wird der Anteil der Tele­ar­beit wach­sen, wie das Zen­trum für Euro­päi­sche Wirt­schafts­for­schung (ZEW) jüngst in einer Umfrage ermit­telt hat. Dem­nach gehen bei­spiels­weise in der Infor­ma­ti­ons­wirt­schaft rund zwei Drit­tel der mit­tel­gro­ßen Unter­neh­men bis 100 Mit­ar­bei­ter von mehr Home­of­fice auch nach Corona aus. Bei den Unter­neh­men mit mehr als 100 Mit­ar­bei­tern sind es sogar drei Viertel.

HR-Module hel­fen bei Umstellung

Einen Vor­teil haben dabei jene Mit­tel­ständ­ler, die bereits heute auf ein digi­ta­les Per­so­nal­ma­nage­ment umge­stellt haben. Doku­men­ten­ma­nage­ment-Soft­ware wie der KYOCERA Work­flow Mana­ger bie­ten dafür ein ent­spre­chen­des HR-Modul an.

Die Umstel­lung auf digi­tale Per­so­nal­ak­ten ist sehr ein­fach. Denn die Soft­ware ist stan­dar­di­siert und lässt sich zugleich leicht an spe­zi­fi­sche Nut­zer­be­dürf­nisse anpas­sen. Dateien kön­nen per Drag & Drop hin­zu­ge­fügt wer­den, die Ein­gabe von Daten erfolgt über vor­kon­fi­gu­rierte Ein­ga­be­mas­ken, Aus­wer­tun­gen lie­fert das Pro­gramm per Maus­klick. Dass die Soft­ware Struk­tu­ren zur Bear­bei­tung vor­gibt und Rou­ti­ne­pro­zesse wie zum Bei­spiel die Sor­tie­run­gen von Daten und Dateien nach kla­ren Kri­te­rien auto­ma­ti­siert, senkt zudem die ope­ra­tive Fehleranfälligkeit.

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Schnel­lere Bear­bei­tung durch digi­ta­les Archiv

Digi­tale Per­so­nal­ak­ten erhö­hen auch die Geschwin­dig­keit der Bear­bei­tung um ein Viel­fa­ches. Statt Infor­ma­tio­nen über Mit­ar­bei­tende in Papier­do­ku­men­ten und Akten­schrän­ken zu suchen, rei­chen im digi­ta­li­sier­ten Per­so­nal­pro­zess wenige Klicks, um sich zu infor­mie­ren – ob per Stich­wort oder mit sekun­den­schnel­ler Voll­text­su­che über alle digi­ta­li­sier­ten Unter­la­gen hinweg.

Wie groß das Poten­zial ist, zeigt eine Umfrage von Sta­tista im Auf­trag von Kyocera Docu­ment Solu­ti­ons unter Büro­an­ge­stell­ten. Sie ergab, dass die Ein­füh­rung von digi­ta­len Lösun­gen zur Archi­vie­rung bis zu zwei Stun­den Arbeits­zeit pro Tag ein­spa­ren könnte. Zeit, die Per­so­na­ler nut­zen könn­ten, um sich auf stra­te­gi­sche Per­so­nal­the­men zu kon­zen­trie­ren, sei es das Talent­ma­nage­ment, die Fach­kräf­te­su­che oder das Employer-Branding.

Effi­zi­ente Work­flows und Datensicherheit

Eine digi­tale Per­so­nal­ver­wal­tung hilft auch dabei, Work­flows effi­zi­en­ter zu koor­di­nie­ren. Dienst­pläne, Team­be­spre­chun­gen oder Mit­ar­bei­ter­ge­sprä­che kön­nen so mit Hilfe der Soft­ware opti­mal auf­ein­an­der abge­stimmt wer­den – egal ob vom Heim- oder Fir­men­büro aus. Erst ein­mal digi­ta­li­siert, kön­nen Arbeits­ver­träge, Wei­ter­bil­dungs­an­träge oder Krank­mel­dun­gen, die von meh­re­ren Mit­ar­bei­ten­den und unter­schied­li­chen Abtei­lun­gen ein­ge­se­hen wer­den müs­sen, zudem online und par­al­lel bear­bei­tet werden.

Das Sys­tem infor­miert dabei nicht nur, wenn kri­ti­sche Fris­ten ablau­fen oder Arbeits­schritte von den zustän­di­gen Stel­len erle­digt wor­den sind. Es gewähr­leis­tet auch Rechts­si­cher­heit. So las­sen sich Anwen­der­rol­len bei­spiels­weise in Sach­be­ar­bei­ter und Vor­ge­setzte tren­nen, um nur befug­ten Mit­ar­bei­tern Ein­bli­cke in Zeug­nisse, Bewer­bungs­un­ter­la­gen oder Ver­dienst­nach­weise zu gewähren.

Nicht zuletzt stellt die digi­ta­li­sierte Per­so­nal­akte sicher, dass gesetz­li­che Buch­füh­rungs­an­for­de­run­gen wie die GoBD und Daten­schutz­ver­ord­nun­gen wie die DSGVO ein­ge­hal­ten wer­den. Kurzum, Doku­mente in Papier­form auf­zu­be­wah­ren, wenn diese nach gesetz­li­chen Vor­ga­ben elek­tro­nisch archi­viert wor­den sind, ist heute ein­fach nicht mehr nötig.

Digi­ta­li­sie­rung von Per­so­nal­pro­zes­sen senkt Kos­ten und stei­gert Flexibilität

Neben den schnel­le­ren Arbeits­pro­zes­sen sind der orts­un­ab­hän­gige Zugriff und weg­fal­lende Platz­be­darf für Akten wich­tige Fak­to­ren, die zu Kos­ten­sen­kun­gen durch digi­tale Per­so­nal­ak­ten füh­ren kön­nen. Archive für Alt- und Bestands­ak­ten kön­nen umge­nutzt oder müs­sen nicht mehr ange­mie­tet wer­den. Aus­dru­cke und Fahrt­kos­ten entfallen.

Letz­te­res spart nicht nur Geld, son­dern schont auch die Natur. So hat die Umwelt­schutz­or­ga­ni­sa­tion Green­peace errech­net, dass bei einem Anteil der Tele­ar­beit von 40 Pro­zent und zwei wei­te­ren Home­of­fice-Tagen in der Woche der CO2-Aus­stoß des Pen­del­ver­kehrs in Deutsch­land um 18 Pro­zent sin­ken würde.

Ent­schei­der in klei­nen und mitt­le­ren Unter­neh­men soll­ten daher die aktu­elle Situa­tion und den Trend zum Home­of­fice als Chance sehen, Pro­zesse zu digi­ta­li­sie­ren. Gerade bei doku­men­ten­in­ten­si­ven Work­flows, wie sie bei­spiels­weise in Per­so­nal­ab­tei­lun­gen anfal­len, spricht vie­les für eine Umstel­lung bei­spiels­weise auf digi­ta­li­sierte Personalakten.
Online-Semi­nar: Digi­tale Personalakte

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