Die digitale Personalakte ist das Herzstück einer modernen Personalabteilung. Sie ist effizient, schnell und virtuell verfügbar. Der aktuelle Trend zum Homeoffice ist ein Grund mehr, warum Mittelständler auf sie setzen sollten.
Das Homeoffice boomt. Anfang 2021 haben 24 Prozent aller Arbeitnehmer in Deutschland einer Umfrage der Hans-Böckler-Stiftung zufolge vorwiegend oder ausschließlich zuhause gearbeitet. Die wichtigsten Gründe: Empfehlungen medizinischer Experten und die Homeoffice-Verordnung der Bundesregierung. Doch noch eine weitere Erkenntnis hat die Studie zu Tage gefördert: Rund 39 Prozent der Befragten gaben an, sie könnten ihren Beruf uneingeschränkt oder größtenteils in Heimarbeit erledigen.
Der Trend zum Homeoffice stellt Personalabteilungen gleich mehrfach vor neue Herausforderungen. Gilt es doch nicht nur, das Personalmanagement für Beschäftigte zu organisieren, die mobil arbeiten. Beispiel: Krankmeldungen und dadurch veränderte Dienstpläne, die statt digital immer noch von Hand erstellt werden. Diese Aufgaben müssen vielfach ebenfalls in Heimarbeit bewältigt werden. Und das oft noch abteilungsübergreifend, wenn etwa eine Stelle neu ausgeschrieben ist und der perfekte Bewerber im Zusammenspiel von Fachabteilung und HR-Verantwortlichen gefunden werden muss.
Die Zusammenarbeit von mobilen Teams dürfte künftig weiter zunehmen. Denn auch nach der Krise wird der Anteil der Telearbeit wachsen, wie das Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) jüngst in einer Umfrage ermittelt hat. Demnach gehen beispielsweise in der Informationswirtschaft rund zwei Drittel der mittelgroßen Unternehmen bis 100 Mitarbeiter von mehr Homeoffice auch nach Corona aus. Bei den Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern sind es sogar drei Viertel.
HR-Module helfen bei Umstellung
Einen Vorteil haben dabei jene Mittelständler, die bereits heute auf ein digitales Personalmanagement umgestellt haben. Dokumentenmanagement-Software wie der KYOCERA Workflow Manager bieten dafür ein entsprechendes HR-Modul an.
Die Umstellung auf digitale Personalakten ist sehr einfach. Denn die Software ist standardisiert und lässt sich zugleich leicht an spezifische Nutzerbedürfnisse anpassen. Dateien können per Drag & Drop hinzugefügt werden, die Eingabe von Daten erfolgt über vorkonfigurierte Eingabemasken, Auswertungen liefert das Programm per Mausklick. Dass die Software Strukturen zur Bearbeitung vorgibt und Routineprozesse wie zum Beispiel die Sortierungen von Daten und Dateien nach klaren Kriterien automatisiert, senkt zudem die operative Fehleranfälligkeit.
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Schnellere Bearbeitung durch digitales Archiv
Digitale Personalakten erhöhen auch die Geschwindigkeit der Bearbeitung um ein Vielfaches. Statt Informationen über Mitarbeitende in Papierdokumenten und Aktenschränken zu suchen, reichen im digitalisierten Personalprozess wenige Klicks, um sich zu informieren – ob per Stichwort oder mit sekundenschneller Volltextsuche über alle digitalisierten Unterlagen hinweg.
Wie groß das Potenzial ist, zeigt eine Umfrage von Statista im Auftrag von Kyocera Document Solutions unter Büroangestellten. Sie ergab, dass die Einführung von digitalen Lösungen zur Archivierung bis zu zwei Stunden Arbeitszeit pro Tag einsparen könnte. Zeit, die Personaler nutzen könnten, um sich auf strategische Personalthemen zu konzentrieren, sei es das Talentmanagement, die Fachkräftesuche oder das Employer-Branding.
Effiziente Workflows und Datensicherheit
Eine digitale Personalverwaltung hilft auch dabei, Workflows effizienter zu koordinieren. Dienstpläne, Teambesprechungen oder Mitarbeitergespräche können so mit Hilfe der Software optimal aufeinander abgestimmt werden – egal ob vom Heim- oder Firmenbüro aus. Erst einmal digitalisiert, können Arbeitsverträge, Weiterbildungsanträge oder Krankmeldungen, die von mehreren Mitarbeitenden und unterschiedlichen Abteilungen eingesehen werden müssen, zudem online und parallel bearbeitet werden.
Das System informiert dabei nicht nur, wenn kritische Fristen ablaufen oder Arbeitsschritte von den zuständigen Stellen erledigt worden sind. Es gewährleistet auch Rechtssicherheit. So lassen sich Anwenderrollen beispielsweise in Sachbearbeiter und Vorgesetzte trennen, um nur befugten Mitarbeitern Einblicke in Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen oder Verdienstnachweise zu gewähren.
Nicht zuletzt stellt die digitalisierte Personalakte sicher, dass gesetzliche Buchführungsanforderungen wie die GoBD und Datenschutzverordnungen wie die DSGVO eingehalten werden. Kurzum, Dokumente in Papierform aufzubewahren, wenn diese nach gesetzlichen Vorgaben elektronisch archiviert worden sind, ist heute einfach nicht mehr nötig.
Digitalisierung von Personalprozessen senkt Kosten und steigert Flexibilität
Neben den schnelleren Arbeitsprozessen sind der ortsunabhängige Zugriff und wegfallende Platzbedarf für Akten wichtige Faktoren, die zu Kostensenkungen durch digitale Personalakten führen können. Archive für Alt- und Bestandsakten können umgenutzt oder müssen nicht mehr angemietet werden. Ausdrucke und Fahrtkosten entfallen.
Letzteres spart nicht nur Geld, sondern schont auch die Natur. So hat die Umweltschutzorganisation Greenpeace errechnet, dass bei einem Anteil der Telearbeit von 40 Prozent und zwei weiteren Homeoffice-Tagen in der Woche der CO2-Ausstoß des Pendelverkehrs in Deutschland um 18 Prozent sinken würde.
Entscheider in kleinen und mittleren Unternehmen sollten daher die aktuelle Situation und den Trend zum Homeoffice als Chance sehen, Prozesse zu digitalisieren. Gerade bei dokumentenintensiven Workflows, wie sie beispielsweise in Personalabteilungen anfallen, spricht vieles für eine Umstellung beispielsweise auf digitalisierte Personalakten.
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