Bit­kom: Büros dem­nächst digital

Die Unter­neh­men in Deutsch­land berei­ten den Abschied von papier­ba­sier­ten Pro­zes­sen vor. So pla­nen neun von zehn Unter­neh­men, die Brief­post durch digi­tale Kom­mu­ni­ka­ti­ons­wege zu erset­zen – dop­pelt so viele wie noch vor zwei Jah­ren. Dies geht aus dem „Digi­tal Office Index 2020“ her­vor, den der Digi­tal­ver­band Bit­kom durch­ge­führt hat. 1.104 Unter­neh­men aller Bran­chen ab 20 Mit­ar­bei­tern in Deutsch­land wur­den darin zwi­schen Mai und Juni 2020 befragt.

Ob Rech­nun­gen und Lie­fer­scheine, Ange­bote und Pro­jekt­be­schrei­bun­gen oder Per­so­nal­ak­ten und Arbeits­an­wei­sun­gen: 60 Pro­zent aller Unter­neh­men und sogar 90 Pro­zent der gro­ßen Kon­zerne nut­zen dem­nach bereits Soft­ware, um Infor­ma­tio­nen digi­tal zu erfas­sen, zu bear­bei­ten oder zu archivieren.

„Das Digi­tal Office setzt sich in der deut­schen Wirt­schaft durch und ist in den ver­gan­ge­nen Mona­ten zum Inbe­griff für Arbeits­fä­hig­keit und Zusam­men­ar­beit in Unter­neh­men gewor­den“, sagt Peter Col­len­busch vom Bit­kom. An die­sem Digi­ta­li­sie­rungs­schub habe auch Covid-19 einen Anteil: „Die Geschäfts­pro­zesse der Zukunft lau­fen aus­schließ­lich digi­tal. Viele Unter­neh­men haben in den letz­ten Jah­ren bereits ent­schei­dende Wei­chen gestellt“, sagt Collenbusch.

Deut­lich wird dies an den IT-Inves­ti­tio­nen: So habe laut Umfrage jedes dritte Unter­neh­men in die­sem Jahr deut­lich mehr in die IT inves­tiert. Fast 4 von 10 Unter­neh­men (38 Pro­zent) wol­len im lau­fen­den Jahr grund­sätz­lich mehr Geld in die Digi­ta­li­sie­rung ihrer Büro- und Ver­wal­tungs­pro­zesse inves­tie­ren als in 2019. Bei 31 Pro­zent bleibt die Höhe der Inves­ti­tio­nen gleich.

Jedes vierte Unter­neh­men (25 Pro­zent) fährt den finan­zi­el­len Aus­bau des Digi­tal Office 2020 aller­dings zurück. „Ange­sichts der wirt­schaft­li­chen Lage ist die Zurück­hal­tung man­cher Unter­neh­men nach­voll­zieh­bar. Aller­dings muss jedem klar sein, dass mit einer kon­se­quen­ten Digi­ta­li­sie­rung die eigene Wider­stands­fä­hig­keit deut­lich gestei­gert wird“, sagt Col­len­busch. Hier­für sprichtauch ein ande­res Argu­ment: So geben 71 Pro­zent der Befrag­ten an, dass sich die Kun­den­zu­frie­den­heit durch die Ein­füh­rung von digi­ta­len Lösun­gen erhöht hat.

Als wei­te­rer Trei­ber für die Digi­ta­li­sie­rung hat der Bit­kom fer­ner die E‑Rechnung iden­ti­fi­ziert. Zwar über­mit­teln erst 30 Pro­zent aller Unter­neh­men der­zeit ihre Rech­nun­gen digi­tal. Durch das E‑Rechnungsgesetz, das im Novem­ber in Kraft tritt, sei aber davon aus­zu­ge­hen, dass viele kleine und mitt­lere Unter­neh­men ihre Rech­nungs­pro­zesse digi­ta­li­sie­ren werden.

Dabei besteht aber bei klei­nen Betrie­ben wei­ter­hin Nach­hol­be­darf. So zeigt die Stu­die – wie bereits die Erhe­bung von 2018: Je grö­ßer das Unter­neh­men, desto digi­ta­ler die Büros. So set­zen etwa nur 66 Pro­zent der Unter­neh­men bis 99 Mit­ar­bei­ter auf Enter­prise-Con­tent-Manage­ment-Lösun­gen (ECM), um Doku­mente digi­tal zu ver­wal­ten. Bei den Unter­neh­men ab 500 Mit­ar­bei­tern sind es hin­ge­gen fast 90 Prozent.

Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen wie der Kyocera Work­flow Mana­ger hel­fen, Büro- und Geschäfts­pro­zesse zu digi­ta­li­sie­ren. Die Kyocera-Lösung ist dabei ska­lier­bar und bie­tet somit einen ein­fa­chen und kos­ten­güns­ti­gen Ein­stieg in digi­tale Büro­pro­zesse. Wei­tere Infor­ma­tio­nen hierzu fin­den Sie auch in unse­rem E‑Book.