Auf der Suche nach dem Effi­zi­enz­kil­ler im Büro

Infor­ma­tio­nen sind für Unter­neh­men längst zu einem wich­ti­gen Kapi­tal gewor­den. Dem­entspre­chend wich­tig ist es, die eige­nen Infor­ma­ti­ons- bzw. Doku­men­ten­pro­zesse auf den Prüf­stand zu stel­len. Denn: wer bei Erstel­lung, Wei­ter­gabe und Ablage von Doku­men­ten  effi­zi­ente Work­flows eta­bliert, ist deut­lich wett­be­werbs­fä­hi­ger. Soweit die Theo­rie – in der Pra­xis sieht es näm­lich häu­fig noch ganz anders aus. Dies hat eine aktu­elle Umfrage von KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons erge­ben: Dem­nach herrscht in vie­len Büros beim Thema Doku­men­ten­ver­wal­tung mehr Frust als Lust. Gerade ein­mal die Hälfte der Büro­ar­bei­ter ist zufrie­den damit, wie Doku­men­ten­pro­zesse der­zeit in ihrem Unter­neh­men abge­wi­ckelt wer­den. Zwölf Pro­zent der Befrag­ten sind sogar aus­ge­spro­chen unzu­frie­den mit der aktu­el­len Situation.

Mit­ar­bei­ter auf Dokumentensuche

Im Unter­neh­mens­all­tag suchen Mit­ar­bei­ter täg­lich viele Minu­ten oder gar Stun­den nach benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen. So geben 67 Pro­zent der Büro­mit­ar­bei­ter an, rela­tiv viel Zeit damit zu ver­brin­gen nach bestimm­ten Infor­ma­tio­nen zu fahn­den. Zeit, die eigent­lich bes­ser in pro­duk­ti­vere Auf­ga­ben inves­tiert wer­den könnte. Auch die Frei­gabe oder Abstim­mung von Vor­gän­gen mit Kol­le­gen wird von eini­gen der Befrag­ten als auf­wän­dig emp­fun­den. Obwohl die meis­ten Ange­stell­ten ihre Kun­den gut ken­nen, ist das längst nicht in allen Unter­neh­men der Fall. Ein Vier­tel der Befragten

Büro­an­ge­stell­ten räumt ein, kei­nen Über­blick über die Kun­den­kon­takte zu haben. Durch­blick haben die Inter­view­ten vor allem in punkto Geld: Zwei Drit­tel der Befrag­ten kön­nen exakt sagen, wo sich eine bestimmte Rech­nung befindet.

Die Umfra­ge­er­geb­nisse zei­gen, dass sich die Bewäl­ti­gung der Infor­ma­ti­ons­flut für viele Unter­neh­men als pro­ble­ma­tisch erweist. Abhilfe kann hier die Ein­füh­rung eines Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tems (DMS) schaf­fen. Doch: Längst kommt nicht über­all eine Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösung zum Ein­satz – fast die Hälfte der Befrag­ten (44 Pro­zent) hat einen Arbeit­ge­ber, der keine DMS-Lösung nutzt. Und das, obwohl über zwei Drit­tel (65 Pro­zent) der Nicht-DMS-Nut­zer, die Ein­füh­rung einer ent­spre­chen­den Lösung begrü­ßen würden!

Nut­zer­freund­li­che Lösun­gen gefragt

Wird ein Lösung im Unter­neh­men ver­wen­det, fin­den Mit­ar­bei­ter sie allem in den Berei­chen Archi­vie­rung und Doku­men­ten­ma­nage­ment wert­voll. Diese erleich­tert nach Ein­schät­zung der Befrag­ten vor allem die geset­zes­kon­forme Spei­che­rung von Infor­ma­tio­nen. Auch die Zusam­men­ar­beit wird nach Ansicht der Mit­ar­bei­ter deut­lich ver­ein­facht, da sich zum Bei­spiel Ände­run­gen an einem Doku­ment ein­fa­cher und trans­pa­ren­ter ver­fol­gen lassen.

Trotz­dem ist DMS kein All­heil­mit­tel, wie die KYOCERA-Erhe­bung eben­falls belegt: Denn obwohl eine DMS-Lösung dafür sor­gen soll, dass alle wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen den rele­van­ten Kol­le­gen zur Ver­fü­gung ste­hen, hakt der Vor­gang am Fak­tor Mensch. So ist für 67 Pro­zent der Befrag­ten die Bedie­ner­freund­lich­keit einer Soft­ware der wich­tigste Aspekt bei der Ein­füh­rung einer Lösung.

Die Ergeb­nisse die KYOCERA-Befra­gung im Detail sowie nütz­li­che Infor­ma­tio­nen zur Ein­füh­rung eines DMS fin­den Sie zudem in unse­rem neuen E‑Book, das Sie hier kos­ten­los her­un­ter­la­den können.