Akten­schrank ade: Mit der E‑Akte Kun­den­pro­zesse verbessern

Digi­tale Akten stel­len den per­fek­ten Start in die Digi­ta­li­sie­rung dar: Sie lösen das Papier­ar­chiv ab, ent­las­ten Mit­ar­bei­ter und sor­gen für mehr Fle­xi­bi­li­tät. Aus die­sem Grund ist die elek­tro­ni­sche Akten­füh­rung für Behör­den ab Jahr 2020 nach dem E‑Go­vern­ment-Gesetz ver­pflich­tend. Die E‑Akte bringt aber nicht nur Vor­teile für die Admi­nis­tra­tion der Behör­den und Ämter, son­dern auch für das Kundenmanagement. Auch wenn sie heute vor der Ablö­sung durch ihre digi­ta­len Nach­fah­ren steht: Die Papier­akte war ursprüng­lich selbst ein­mal eine revo­lu­tio­näre Wei­ter­ent­wick­lung. Sie wird in der öffent­li­chen Ver­wal­tung bereits seit dem spä­ten Mit­tel­al­ter genutzt. Ab dem 16. Jahr­hun­dert setzte sie sich über­all in Europa durch. Ab Anfang des 20. Jahr­hun­derts erleich­ter­ten dann nor­mierte Ord­ner, Schnell­hef­ter und Heft­strei­fen die Arbeit mit Akten: Zuvor wur­den ein­zelne Papiere mit­tels Akten­zwirn fest ver­bun­den, was die Hand­ha­bung schwie­rig machte. Das alles ist Geschichte: Im 21. Jahr­hun­dert wer­den die papier­nen Akten­berge abge­tra­gen. Die digi­tale Akte wird zum Stan­dard. Ein Bereich, für den dies beson­ders gilt, ist die öffent­li­che Ver­wal­tung. Das E‑Go­vern­ment-Gesetz ist am 25. Juli 2013 erlas­sen wor­den und trat über­wie­gend am 1. August 2013 in Kraft. Ziel ist es, dass Bundes‑, Lan­des- und kom­mu­nale Behör­den eine elek­tro­ni­sche Akte – kurz: E‑Akte – füh­ren. Aus stau­bi­gem Papier wird eine vir­tu­elle Samm­lung von Dateien und Doku­men­ten, die zu einem ein­heit­li­chen elek­tro­ni­schen Datei­ord­ner zusam­men­ge­fasst sind. Hierin kön­nen auch Gra­fik­da­teien, Bild­da­teien, Film- und Ton­da­teien ent­hal­ten sein. In der E‑Akte wer­den somit alle rele­van­ten Schrift­stü­cke elek­tro­nisch gespei­chert. Die ver­trau­ten, phy­si­schen Ord­nungs­sys­teme wer­den dabei jedoch bei­be­hal­ten. Die abge­leg­ten Daten sind somit in digi­ta­ler Form für jeden Berech­tig­ten zugäng­lich. Bes­ser noch: In der digi­ta­len Akte wer­den alle Infor­ma­tio­nen an einem zen­tra­len Ort gespei­chert, wodurch orts­un­ge­bun­den jeder Berech­tigte dar­auf zugrei­fen kann.

End­lich mehr Flexibilität

Was so selbst­ver­ständ­lich klingt, bringt Behör­den und öffent­li­che Ver­wal­tun­gen zu papier­ar­men Arbei­ten wei­ter: Die fest­ge­hal­te­nen Daten und Infor­ma­tio­nen zu einer Per­son oder einem Sach­ver­halt sind nicht mehr nur bei einer Behörde oder einem Amt ver­füg­bar. Mit der Umstel­lung auf die elek­tro­ni­sche Akte ste­hen alle Infor­ma­tio­nen frei von Medi­en­brü­chen in einem zen­tra­len Netz­werk zur Ver­fü­gung. Im Klar­text: Nie­mand muss mehr zur Bear­bei­tung eines Vor­gangs ein Papier­schrift­stück aus Bux­te­hude, eine digi­tale Datei aus Ober­am­mer­gau und eine Datei aus Bie­le­feld anfor­dern, die ein völ­lig ande­res For­mat hat. Bis dato wurde durch diese bunte Mischung ana­lo­ger und digi­ta­ler Akten die Arbeit vie­ler Behör­den mas­siv aus­ge­bremst und erschwert. Ohne große Umstände und War­te­zei­ten kön­nen Sach­be­ar­bei­ter nun in unter­schied­li­chen Behör­den Infor­ma­tio­nen par­al­lel abru­fen. Es müs­sen keine Akten mehr aus ande­ren Gebäu­den oder Städ­ten geor­dert wer­den, was immens zeit­auf­wen­dig und feh­ler­an­fäl­lig ist.

Höhere Daten­si­cher­heit

Aber auch die Revi­si­ons­si­cher­heit wird durch die E‑Akte ver­bes­sert: Soft­ware sorgt auto­ma­ti­siert dafür, dass Akten über einen bestimm­ten, gesetz­lich vor­ge­schrie­be­nen Zeit­raum auf­be­wahrt wer­den, bevor sie rück­stands­los ver­nich­tet wer­den. Com­pli­ance-Pro­bleme gehö­ren dann der Ver­gan­gen­heit an: Pein­li­che Pan­nen wie unvoll­stän­dig geschred­derte Papier­ak­ten auf öffent­li­chen Müll­hal­den wird es nicht mehr geben. Und auch neben sol­chen medi­en­wirk­sa­men Aus­nah­men gilt: Im Ver­gleich zur Papier­akte ist eine E‑Akte schwe­rer zu mani­pu­lie­ren und siche­rer vor Ein­grif­fen von außen. Wer nun sagt: „Und was ist mit Cyber­kri­mi­nel­len?“, ver­kennt die Unsi­cher­heit von Papier: Die für die Bear­bei­tung der E‑Akte nötige Soft­ware ver­fügt über die erfor­der­li­chen Sicher­heits­maß­nah­men, um Hacker­an­griffe und unbe­fug­tes Aus­le­sen von Infor­ma­tio­nen zu ver­hin­dern. Updates zur wei­te­ren Ver­bes­se­rung der Sicher­heit sind jeder­zeit mög­lich.

E‑Akte: Vor­teile für Bür­ger und Wirtschaft

Das erklärte Ziel des E‑Go­vern­ment-Geset­zes ist es nicht zuletzt auch, die Kom­mu­ni­ka­tion der Bür­ger und Unter­neh­men mit der Ver­wal­tung zu erleich­tern. Das Gesetz soll somit Bund, Län­dern und Kom­mu­nen nut­zer­freund­li­chere und effi­zi­en­tere Ver­wal­tungs­dienste ermög­li­chen – die Ser­vice­qua­li­tät bei der Zusam­men­ar­beit mit Behör­den soll sich spür­bar ver­bes­sern. So kön­nen bei­spiels­weise Gebüh­ren wesent­lich ein­fa­cher elek­tro­nisch ent­rich­tet wer­den. For­mu­lare kön­nen web­ba­siert und damit orts­un­ab­hän­gig aus­ge­füllt und abge­ge­ben wer­den. Viele Anträge oder Unter­la­gen sol­len grund­sätz­lich ohne Unter­schrift ein­ge­reicht wer­den kön­nen und ohne dass Antrag­stel­ler sie per­sön­lich abge­ben müs­sen. Die Vor­teile der E‑Akte:

• orts­un­ab­hän­gige Verfügbarkeit
• schnelle und par­al­lele Zugriffsmöglichkeit
• Such­auf­wand wird minimiert
• Rou­ti­ne­tä­tig­kei­ten wer­den automatisiert
• digi­tale Akten spa­ren wert­vol­len Platz
• Schutz vor unbe­fug­tem Zugriff
• keine Com­pli­ance-Pro­bleme mehr

Digi­tale Akten für Unternehmen

Doch nicht nur Ver­wal­tun­gen und Behör­den kön­nen von den Vor­tei­len digi­ta­ler Akten­füh­rung pro­fi­tie­ren. Denn die oben ange­spro­che­nen Vor­teile las­sen sich auch in jedem Unter­neh­men rea­li­sie­ren. Eine Mög­lich­keit, sich die­sem Thema zu nähern, ist der KYOCERA Work­flow Mana­ger. Wie sich damit Infor­ma­ti­ons- und Doku­men­ten­pro­zesse digi­ta­li­sie­ren las­sen, erfah­ren Sie in unse­rem Leit­fa­den.