Neun Dinge, mit denen Ihre Druck­um­ge­bung smar­ter wird

Das papier­lose Büro ist nach wie vor eher Aus­nahme als die Regel. IT-Ver­ant­wort­li­che sind daher gut bera­ten, ihre Druck­um­ge­bung zu über­prü­fen. Wir ver­ra­ten neun Dinge, mit denen Druck­pro­zesse smar­ter gestal­tet wer­den können.

Gedruck­tes Papier ist aus den deut­schen Büros noch lange nicht ver­schwun­den. Laut einer Umfrage im Auf­trag von Kyocera arbei­ten erst vier Pro­zent der Büro­an­ge­stell­ten in Deutsch­land und Öster­reich in einem papier­lo­sen Büro. Jeder Vierte druckt dem­nach zwi­schen 21 und 100 Sei­ten pro Woche aus. Ein Vier­tel der Befrag­ten druckt sogar mehr als 100 Sei­ten die Woche.

Den­noch besteht bei vie­len Druck­um­ge­bun­gen Opti­mie­rungs­po­ten­zial. Sei es, dass die Out­put-Kos­ten zu hoch sind, es zu Aus­fall­zei­ten auf­grund von Ton­er­eng­päs­sen oder tech­ni­schen Defek­ten kommt oder die Anfor­de­run­gen der Mit­ar­bei­ter nicht erfüllt wer­den – der Dru­cker bzw. das Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem ist ein wich­ti­ger Bestand­teil jeder IT-Infra­struk­tur. Wir ver­ra­ten neun Dinge, mit denen sich Druck­pro­zesse smar­ter gestal­ten lassen.

1. Anwen­der­freund­lich­keit durch ein­heit­li­che Sys­teme erhöhen

In vie­len Unter­neh­men und Orga­ni­sa­tio­nen ist die Dru­cker­in­fra­struk­tur hete­ro­gen gewach­sen. Dies geschieht vor allem häu­fig, wenn der Ein­kauf von IT-Equip­ment nicht zen­tral koor­di­niert wird. So kommt es nach wie vor häu­fig vor, dass in einem Unter­neh­men Dru­cker von unter­schied­li­chen Her­stel­lern ein­ge­setzt wer­den. Dies führt zu unan­ge­neh­men Neben­ef­fek­ten: Nicht nur, dass die Ser­vice-Ver­träge bzw. die Admi­nis­tra­tion der Sys­teme unter­schied­lich sind – auch für Anwen­der ist eine hete­ro­gene Dru­cker­land­schaft von Nach­teil: So gibt es kein ein­heit­li­ches Bedien­kon­zept bzw. Menü­füh­rung. Das Anfer­ti­gen einer Kopie oder der Scan ins E‑Mail-Post­fach raubt somit schnell Zeit. Es ist daher nicht nur fast immer kos­ten­güns­ti­ger, son­dern erleich­tert auch die Nut­zung, wenn die Flotte aus ein­heit­li­chen Sys­te­men besteht.

2. Toner­ver­sor­gung automatisieren

Eine ein­heit­li­che Dru­cker­flotte hat fer­ner den Vor­teil, dass Unter­neh­men nicht für jedes Modell unter­schied­li­che Toner vor­hal­ten müs­sen. Es gibt Kun­den, die für die Bevor­ra­tung ihres Toners sogar ganze Räume als Lager abstel­len müs­sen. Deut­lich ange­neh­mer geht dies mit einer Flot­ten­ma­nage­ment-Soft­ware wie bei­spiels­weise dem KYOCERA Fleet Mana­ger. Mit einer sol­chen Lösung haben IT-Admi­nis­tra­to­ren sämt­li­che Sys­teme im Blick. Beson­ders smart: Durch ein Fleet­ma­nage­ment kann auch der betreu­ende Fach­händ­ler pro­ak­tiv reagie­ren, wenn Toner zu Neige geht. Die­ser ver­an­lasst dann auto­ma­tisch eine Lie­fe­rung an vor­her defi­nierte Anlauf­stel­len im Unter­neh­men. So stellt die IT sicher, dass der Dru­cker druckt und druckt!

3. Admi­nis­tra­tion durch Fern­war­tung entlasten

Einen Schritt wei­ter geht die Fern­war­tung der Flotte. Mit der Soft­ware-Lösung KYOCERA Fleet Ser­vices etwa kann der jewei­lige Fach­händ­ler remote Zugriff auf ein­zelne Sys­teme neh­men. Dadurch kön­nen kos­ten­in­ten­sive Ser­vice­be­su­che und Aus­fall­zei­ten ver­mie­den wer­den. Ein Firm­ware-Update ist übe die Lösung näm­lich ebenso wie die Kon­fi­gu­ra­tion der Sys­teme aus der Ferne mög­lich. Das schont auch die Umwelt, da die Anfahrt des Tech­ni­kers ver­mie­den wird.

4. Anzahl Sys­teme reduzieren

Das Moni­to­ring der Druck­um­ge­bung lie­fert natür­lich auch wich­tige Daten über die tat­säch­li­che Aus­las­tung der ein­zel­nen Sys­teme. Gerade in ein­zel­nen Abtei­lun­gen oder Groß­raum­bü­ros ist es oft sinn­vol­ler, ein leis­tungs­fä­hi­ges Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem ein­zu­set­zen als ein oder zwei reine Druck­sys­teme. Hierzu ist es zunächst erfor­der­lich, eine aus­führ­li­che Ana­lyse der vor­han­de­nen Dru­cker­land­schaft durch­zu­füh­ren. So lässt sich am bes­ten der Bedarf der unter­schied­li­chen Abei­lun­gen iden­ti­fi­zie­ren und ein Opti­mie­rungs­kon­zept ent­wi­ckeln. Die­ses führt in den meis­ten Fäl­len nicht nur zu erheb­li­chen Kos­ten­sen­kun­gen, son­dern ver­bes­sert auch die Administration.

5. Print & Fol­low für abtei­lungs­über­grei­fende Nut­zung umsetzen

Wer kennt es nicht: Man sen­det den Druck­auf­trag am Rech­ner ab, wird aber auf dem Weg zum Dru­cker auf­ge­hal­ten oder ver­gisst den Aus­druck ein­fach. Das kommt in der Pra­xis häu­fi­ger vor als man meint: Fast jeder fünfte Büro­an­ge­stellte gibt in einer Umfrage an, regel­mä­ßig nicht für ihn bestimmte Doku­mente im Aus­ga­be­fach des Dru­ckers vor­zu­fin­den. Abhilfe schaf­fen soge­nannte Print-&-Follow-Lösungen wie der Kyocera Net Mana­ger oder Kyocera Con­trol. Hier wird der Druck­auf­trag zunächst auf einem Ser­ver gespei­chert und erst dann aus­ge­ge­ben, wenn der Mit­ar­bei­ter sich an einem ver­füg­ba­ren Sys­tem authen­ti­fi­ziert. Dies kann zum Bei­spiel über den Fir­men­aus­weis bzw. der ID-Karte gesche­hen. Neben dem Dru­cken kön­nen Anwen­der auf diese Weise auch bequem ins eigene E‑Mail-Post­fach scannen.

6. Schu­lun­gen für Mit­ar­bei­ter durchführen

Gerade Mul­ti­funk­ti­ons­sys­teme bie­ten eine Reihe von Funk­tio­nen, die den Anwen­dern aber häu­fig gar nicht bewusst sind. Das beginnt bei den Mög­lich­kei­ten des Aus­weis­drucks, über die Bin­dung der Aus­dru­cke als Bro­schüre bis hin zum dop­pel­sei­ti­gen Druck. Es lohnt sich daher – vor allem bei der Moder­ni­sie­rung einer Sys­tem­flotte – die Mit­ar­bei­ter mit den neuen Maschi­nen ver­traut zu machen. So stei­gert man natür­lich auch deren Pro­duk­ti­vi­tät. Auch eine Sen­si­bi­li­sie­rung für das Thema Doku­men­ten­si­cher­heit kann in die­sem Zuge umge­setzt werden.

7. Work­flows automatisieren

Es gibt Druck- oder Scan-Funk­tio­nen, die man im Büro­all­tag beson­ders häu­fig benö­tigt. Ein Bei­spiel ist hier etwa das Scan­nen von Doku­men­ten in ein E‑Mail-Post­fach oder in einen Netz­werk­ord­ner. Kyocera-Sys­teme kön­nen so kon­fi­gu­riert wer­den, dass diese Funk­tio­nen direkt auf dem Dis­play aus­ge­wählt wer­den kön­nen. So bedarf es nur eines Tas­ten­drucks, um Papier­do­ku­mente am Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem direkt zu digi­ta­li­sie­ren, zu archi­vie­ren oder per Mail zu ver­sen­den. Auch häu­fig benö­tigte For­mu­lare las­sen sich auf diese Weise ver­wal­ten und immer auf dem aktu­el­len Stand halten.

8. Ver­zah­nung mit IT-Sys­te­men vorantreiben

Der Dru­cker oder das Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem bil­den die Schnitt­stelle zwi­schen ana­lo­ger und digi­ta­ler Welt in Unter­neh­men. So kön­nen diese Sys­teme ein­ge­setzt wer­den, um Work­flows zu opti­mie­ren oder Unter­neh­mens­wis­sen bes­ser ver­füg­bar zu machen. Ein Bei­spiel ist hier das Kran­ken­haus­um­feld: Hier wer­den Pati­en­ten­da­ten wie Befunde, Über­wei­sun­gen oder Abrech­nungs­re­le­vante Unter­la­gen in der soge­nann­ten elek­tro­ni­schen Pati­en­ten­akte gebün­delt. Um Doku­mente die­ser Akte bequem hin­zu­zu­fü­gen, erhält jeder Pati­ent bei der Auf­nahme einen Bar­code zuge­teilt. Die­ser wird dann gleich­zei­tig mit den ent­spre­chen­den Unter­la­gen an einem Kyocera-Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem ein­ge­scannt und steht dann abtei­lungs­über­grei­fend zur Ver­fü­gung. Daher sollte die Dru­cker­in­fra­struk­tur immer als inte­gra­ler Teil der IT-Infra­struk­tur mit­ge­dacht werden.

9. Kli­ma­freund­li­ches Dru­cken fördern

81,8 Pro­zent der Büro­an­ge­stell­ten wür­den es begrü­ßen, wenn ihr Unter­neh­men kli­ma­neu­tra­les Dru­cken för­dern würde. Mit Kyocera ist dies beson­ders ein­fach: Alle Kyocera-Sys­teme, die in Deutsch­land und Öster­reich ver­trie­ben wer­den, sind ebenso wie der Toner kli­ma­neu­tral. Erreicht wird dies durch eine Inves­ti­tion in ins­ge­samt drei mit dem Gold Stan­dard zer­ti­fi­zierte Kli­ma­schutz­pro­jekte. Über 250.000 Ton­nen CO2 konn­ten auf diese Weise seit Pro­jekt­start bereits aus­ge­gli­chen wer­den. So lässt sich das Thema Dru­cken ideal mit der Nach­hal­tig­keits­stra­te­gie eines Unter­neh­mens verknüpfen.

So opti­mie­ren Sie Ihre Druckumgebung

Kos­ten­sen­kung, Ver­bes­sern der Sicher­heit und Stei­gern der Mit­ar­bei­ter­pro­duk­ti­vi­tät: Die Opti­mie­rung der Dru­cker­um­ge­bung ist ein wesent­li­cher Hebel für Unter­neh­men die Büro­ar­beit zu opti­mie­ren. Wenn Sie mehr über die Mög­lich­kei­ten erfah­ren möch­ten, die in Ihren Druck­pro­zes­sen ste­cken, dann wen­den Sie sich gerne an einen unse­rer Fach­han­dels­part­ner bei Ihnen vor Ort oder spre­chen Sie uns direkt an. Auf unse­rer Web­site fin­den Sie zudem zahl­rei­che Refe­renz­be­richte von Kun­den, deren Dru­cker­flotte wir gemein­sam mit unse­ren Fach­han­dels­part­nern optmie­ren konn­ten. Wei­tere Infor­ma­tio­nen, wie Sie Ihre Doku­men­ten­pro­zesse all­ge­mein smar­ter gestal­ten kön­nen, fin­den Sie auch in unse­rem kos­ten­freien E‑Book „Smart statt nur digi­tal“. Die­ses kön­nen Sie hier kos­ten­frei herunterladen.