Darum schei­tert die digi­tale Trans­for­ma­tion in Unternehmen

Ins­be­son­dere im Mit­tel­stand sehen Exper­ten bei der Ein­füh­rung digi­ta­ler Pro­zesse noch Auf­hol­po­ten­zial. Das haben die Orga­ni­sa­tio­nen zwar erkannt, bei der Umset­zung der digi­ta­len Trans­for­ma­tion im Unter­neh­men lau­ern aller­dings Fallstricke.

Die Vor­aus­set­zun­gen für eine nach­hal­tige Digi­ta­li­sie­rung der deut­schen Wirt­schaft schei­nen gut – das zeigt der „Digi­tal Office Index 2022“ des IT-Bran­chen­ver­ban­des Bit­kom. Dem­nach ver­fü­gen von den rund 1200 für die Stu­die befrag­ten Unter­neh­men und öffent­li­chen Ein­rich­tun­gen 83 Pro­zent über eine Digitalisierungsstrategie. 

Das sind neun Pro­zent­punkte mehr als bei der Befra­gung zwei Jahre zuvor. Wäh­rend aller­dings „nahezu jedes Groß­un­ter­neh­men“ eine klare Vor­stel­lung davon hat, wie es in Sachen Digi­ta­li­sie­rung von Pro­zes­sen und Pro­duk­tion wei­ter­ge­hen soll, gibt es eine sol­che Stra­te­gie bei 19 Pro­zent der klei­ne­ren Unter­neh­men mit 20 bis 99 Mit­ar­bei­ten­den nicht. Ange­sichts der über­ra­gen­den Bedeu­tung digi­ta­ler Abläufe für die Pro­duk­ti­vi­tät dro­hen diese damit im Wett­be­werb zurückzufallen.

Feh­ler bei der digi­ta­len Trans­for­ma­tion im Unter­neh­men vermeiden

Für die Digi­ta­li­sie­rung mit­tel­stän­di­scher Unter­neh­men liegt eine Reihe von Bei­spie­len einer Best Prac­tice vor. Diese zu beach­ten kann ver­mei­den, schon ganz zu Anfang Feh­ler zu bege­hen und damit Wei­chen an ent­schei­den­der Stelle falsch zu stel­len. Und damit wür­den Fehl­in­ves­ti­tio­nen und Ver­zö­ge­run­gen beim Umbau des Unter­neh­mens dro­hen. Fol­gende Hin­weise ermög­li­chen es, etwa­ige Klip­pen zu umschiffen:

Fail #01: Zu große Schritte

Jede Digi­ta­li­sie­rung beginnt mit einer ein­ge­hen­den Ana­lyse des Ist-Zustands im Betrieb. Die Bestands­auf­nahme sollte sowohl die aktu­el­len Pro­zesse und Infra­struk­tu­ren umfas­sen, aber auch Kun­den, Ziel­grup­pen sowie die Abläufe der Umsatz­er­brin­gung, emp­fiehlt zum Bei­spiel der Bun­des­ver­band mit­tel­stän­di­sche Wirt­schaft (BVMW). 

Auf Basis die­ser Ana­lyse kann fest­ge­legt wer­den, wel­che Unter­neh­mens­be­rei­che digi­ta­li­siert wer­den kön­nen. Danach kann eine ent­spre­chende Stra­te­gie aus­ge­ar­bei­tet wer­den. Diese kom­plett und auf ein­mal umzu­set­zen, sollte aller­dings ver­mie­den wer­den, um eine Über­las­tung von Betei­lig­ten und Res­sour­cen zu ver­mei­den. Erfolg­ver­spre­chen­der erscheint eine Zer­le­gung der not­wen­di­gen Schritte in ein­zelne Pro­jekte, die nach­ein­an­der abge­ar­bei­tet wer­den kön­nen. Prak­tisch kann dies zum Bei­spiel bedeu­ten, in der Ver­wal­tung statt wie bis­her papier­ba­siert künf­tig mit einem Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem wie dem Kyocera Docu­ment Mana­ger zu arbeiten.

Fail #02: Digi­ta­len Wan­del krie­gen wir inhouse gelöst

Viel­fach belas­tet die Digi­ta­li­sie­rung Unter­neh­men stark – sowohl was den Kapi­tal­ein­satz betrifft als auch mit Blick auf das Wis­sen der Mit­ar­bei­ten­den. Ins­be­son­dere Ent­schei­de­rin­nen und Ent­schei­der in der Geschäfts­füh­rung und der IT-Abtei­lung sto­ßen oft an ihre Gren­zen. Sich ein­zig auf die unter­neh­mens­ei­ge­nen Res­sour­cen zu ver­las­sen, könnte sich daher als Feh­ler erwei­sen. Unter ande­rem die Exper­ten von Deloitte raten, exter­nen Sach­ver­stand ein­zu­bin­den. Denn die Akteure im Unter­neh­men selbst könn­ten den gesam­ten Digi­ta­li­sie­rungs­pro­zess in vie­len spe­zia­li­sier­ten Berei­chen nicht im Detail überblicken. 

Um Fach­wis­sen mit der inter­nen unter­neh­me­ri­schen Exper­tise zu ver­bin­den, bie­tet sich dem­nach bei­spiels­weise die Zusam­men­ar­beit mit Bera­tern oder Sys­tem­häu­sern an. Mög­lich schei­nen auch inten­sive Erör­te­run­gen mit dem ent­spre­chen­den Lie­fe­ran­ten von Hard- oder Software.

Fail #03: Alle wol­len digi­tal arbeiten 

Die Digi­ta­li­sie­rung rein tech­nisch zu betrach­ten, kann auf einen fal­schen Pfad füh­ren, war­nen Change-Manage­ment-Exper­ten wie Schwimm-Olym­pia­sie­ger Michael Groß. Viel­mehr müsse sie mit einer fun­da­men­ta­len Ver­än­de­rung der Fir­men­kul­tur ein­her­ge­hen, um erfolg­reich zu gelin­gen. Denn es sei ein Feh­ler, einen ana­lo­gen Pro­zess ein­fach in die digi­tale Welt über­tra­gen zu wol­len. Dies auch noch mit nicht ein­ge­bun­de­nen und daher wenig moti­vier­ten Mit­ar­bei­ten­den zu ver­su­chen, dürfte in den meis­ten Fäl­len zum Schei­tern ver­ur­teilt sein. Die Beleg­schaft müsse so weit wie mög­lich in den Digi­ta­li­sie­rungs­pro­zess ein­ge­bun­den wer­den, so Groß – ver­bun­den mit einer mög­lichst umfas­sen­den Kom­mu­ni­ka­tion durch die Unter­neh­mens­lei­tung, die den Wan­del als Change-Pro­zess im wei­te­ren Sinne begrei­fen sollte.

Digi­tale Trans­for­ma­tion im Unter­neh­men aktiv gestalten

Damit erwei­tert sich das Ver­ständ­nis der Digi­ta­li­sie­rung eines Unter­neh­mens hin zu einer ech­ten digi­ta­len Trans­for­ma­tion: Die weit­ge­hende Neu­ord­nung von Geschäfts­pro­zes­sen und Abläu­fen und die fun­da­men­tale Ände­rung der Art, wie ein Unter­neh­men funk­tio­niert, kann letzt­lich dazu bei­tra­gen, dass neue digi­tale Geschäfts­mo­delle erkannt und erschlos­sen wer­den. Im Ergeb­nis kön­nen sich so auch klei­nere und mit­tel­große Unter­neh­men zukunfts­fest aufstellen.

Wei­tere Tipps zur digi­ta­len Trans­for­ma­tion im Unter­neh­men geben wir in unse­rem Live­stream-For­mat Kyocera Insights #09.