Kol­la­bo­rie­rende Kol­le­gen: Wie Team­ar­beit Büro­gren­zen überschreitet

Team­ar­beit bestimmt zuneh­mend den Arbeits­all­tag in Unter­neh­men. Oft ste­hen der Zusam­men­ar­beit unter­ein­an­der jedoch die eigene Büro-Gren­zen sowie Silo-Den­ken im Weg. Wie schaf­fen es Füh­rungs­kräfte, die Arbeit im Team zu forcieren?

Whats­app, Drop­box, Doodle, der geteilte Ter­min­ka­len­der oder die gemein­same Ein­kaufs­liste – in ihrer Frei­zeit ver­knüp­fen und orga­ni­sie­ren sich viele Men­schen schon heute papier­los und digi­tal. An vie­len Arbeits­plät­zen ist von die­sem Trend jedoch wenig zu spü­ren. Und das, obwohl sich 82 Pro­zent der deut­schen Ange­stell­ten für Team­ar­beit im Beruf aus­spre­chen. Zu die­sem Schluss kommt zumin­dest der Wrike Hap­pi­ness-Index, für den mehr als 4.000 Arbeit­neh­mer aus Deutsch­land, Groß­bri­tan­nien, Frank­reich und den USA befragt wurden.

Team­ar­beit mit­tels smar­ten Doku­men­ten forcieren

Die gute Nach­richt: Ein Vier­tel der IT-Ent­schei­der in DACH ver­folgt das Ziel, durch digi­tale Arbeits­wei­sen eine effi­zi­en­tere Zusam­men­ar­beit mit Kol­le­gen, Kun­den und Part­nern zu ver­wirk­li­chen. Zu die­sem Ergeb­nis kommt unsere Stu­die Digi­ta­les Arbei­ten, die wir gemein­sam mit dem Markt­for­schungs­in­sti­tut IDC umge­setzt haben.

Dem­nach sehen 30 Pro­zent der IT-Ent­schei­der die enge Zusam­men­ar­beit zwi­schen IT- und Fach­be­reich als Erfolgs­fak­tor für die Digi­ta­li­sie­rung und Auto­ma­ti­sie­rung doku­men­ten­in­ten­si­ver Work­flows. Ein Grund: Pro­zesse, oft über Fach­ab­tei­lun­gen hin­weg, wer­den durch die inzwi­schen ver­füg­ba­ren Daten­men­gen immer kom­ple­xer. Dies gilt vor allem für wis­sens­in­ten­sive Bran­chen und Berei­che, bei denen Kun­den auf Know-how unter­schied­li­cher Exper­ten ange­wie­sen sind. Sol­che Exper­ten als Team digi­tal zu ver­knüp­fen, ist aller­dings eine Her­aus­for­de­rung. Die Bereit­schaft der Mit­ar­bei­ter, Wis­sen zu tei­len, ist dafür unerlässlich.

Change-Manage­ment motiviert

Diese Bereit­schaft setzt eine ent­spre­chende Unter­neh­mens­kul­tur vor­aus, die gepflegt und von der Unter­neh­mens­spitze vor­ge­lebt wer­den muss. Eine klare Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie, von der mess­bare Umset­zungs­ziele abge­lei­tet wer­den kön­nen, ist hier­für ein wich­ti­ger Schritt.

Auf dem Weg zur digi­ta­len Team­ar­beit hilft zudem ein pro­fes­sio­nel­les Change-Manage­ment. Die­ses unter­stützt den Pro­zess, ana­loge Struk­tu­ren auf­zu­bre­chen und durch digi­tale Work­flows zu erset­zen. Dies gelingt bei­spiels­weise dadurch, dass in jeder Abtei­lung Pro­jekt­ver­ant­wort­li­che eng in die digi­tale Trans­for­ma­tion ein­ge­bun­den sind. Auch Trai­nings und Schu­lun­gen – laut IDC-Umfrage für IT-Ent­schei­der die wich­tigste Maß­nahme auf dem Weg zur „digi­ta­len Arbeit“ – gehö­ren dazu. Sie ver­mit­teln bei­spiels­weise, wie das Scan­nen und Wei­ter­lei­tung von Papier­do­ku­men­ten oder elek­tro­ni­schen For­mu­la­ren effi­zi­ent und team­ori­en­tiert funktioniert.

Schlechte Tech­nik kann teuer werden

Team­ar­beit sollte auch tech­nisch nicht ohne die Ein­bin­dung der Ange­stell­ten, also nicht aus­schließ­lich von oben, vor­an­ge­trie­ben wer­den. Denn meist sind es nicht Geschäfts­füh­rung und IT-Abtei­lung, die wis­sen, wie die Kol­le­gen am bes­ten zusam­men­ar­bei­ten – es sind die Mit­ar­bei­ter selbst.

Ihnen teure, neue Sys­teme und Col­la­bo­ra­tion-Tools unge­fragt vor­zu­set­zen, macht daher wenig Sinn. Zu groß wäre die Gefahr, dass Teams die kost­spie­lige Hard- oder Soft­ware gar nicht oder falsch nut­zen. Kurzum, das aus­ge­feil­teste Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS), die leis­tungs­stärkste Ter­min­ver­wal­tung oder das modernste Col­la­bo­ra­tion-Tool nüt­zen nichts, wenn die Soft­ware weder gewollt noch ver­stan­den wird.

Doku­men­ten­ma­nage­ment eröff­net Optionen

Anders­herum kann die rich­tige Kom­bi­na­tion aus tech­nisch aus­ge­reif­ter, pra­xis­taug­li­cher und ein­fach ver­ständ­li­cher Hard­ware und Soft­ware die Team­ar­beit maß­geb­lich vor­an­trei­ben. Ein pro­fes­sio­nel­les DMS, eine gemein­same Ter­min­ver­wal­tung und ent­spre­chende Col­la­bo­ra­tion-Tools soll­ten bei­spiels­weise den gleich­zei­ti­gen Zugriff aller Betei­lig­ten auf Pro­gramme, Funk­tio­nen und Geschäfts­da­ten. Zudem ist die Anbin­dung der ana­lo­gen Welt an die digi­ta­len Sys­teme mög­li­chen. Nicht zuletzt kön­nen auch schein­bar neben­säch­li­che Aspekte wie die Mög­lich­keit, eine elek­tro­ni­sche Unter­schrift unter Doku­mente zu set­zen, für die Team­ar­beit bedeu­tend sein.

Mobi­li­tät ver­schiebt Grenzen

Dies gilt bei­spiels­weise für Teams, die mobil unter­wegs sind. Zwar arbei­ten laut IDC-Befra­gung noch immer 72 Pro­zent der Beschäf­tig­ten vom Büro aus. 41 Pro­zent können Doku­mente aber schon heute gleich­zei­tig mit Kol­le­gen oder Kun­den mobil bearbeiten.

Mobi­les Scan­nen und Dru­cken sind dafür ebenso Vor­aus­set­zung wie die Mög­lich­keit, digi­tale Doku­mente elek­tro­nisch zu signie­ren. Andern­falls lei­det die Pro­duk­ti­vi­tät beim Arbei­ten in der Bahn, auf einem Kon­gress oder zuhause. Ob Team­mit­glie­der mit pri­va­ten oder fir­men­ei­ge­nen Gerä­ten arbei­ten kön­nen, sollte eben­falls klar defi­niert sein. Sonst dro­hen Sicher­heits­lü­cken, Kom­pa­ti­bi­li­täts­pro­bleme oder recht­li­cher Streit.

Auch hier unter­stüt­zen Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen dabei, mobile Arbeits­wei­sen zu schaf­fen. So tra­gen Lösun­gen wie der KYOCERA Work­flow Mana­ger dazu bei, dass Infor­ma­tio­nen über­all und zu jeder zeit zur Ver­fü­gung ste­hen. Bear­bei­tungs­sta­tus las­sen sich nach­voll­zie­hen und auch die Suche nach Infor­ma­tio­nen wird beschleu­nigt. Mehr dazu ver­ra­ten wir in die­sem E‑Book.

Co-Working schafft Räume

Mobile Teams sind jedoch nur ein Trend. Ein wei­te­rer ist das Co-Working. Dabei wer­den Büro­flä­chen inklu­sive Netz­werke, Dru­cker, Scan­ner, Bea­mer und Bespre­chungs­räume nach Bedarf gebucht – und mit ande­ren Co-Working-Part­nern geteilt, die nicht unbe­dingt zum eige­nen Unter­neh­men gehö­ren müssen.

Was erst vor weni­gen Jah­ren als Ort für kleine Start-ups und Frei­be­ruf­ler popu­lär wurde, ist mitt­ler­weile auch für Mit­tel­ständ­ler eine Option, die sich für alle rech­nen kann. Denn hier kön­nen sich Teams und Außen­dienst­ler, die an ver­teil­ten Orten arbei­ten, regel­mä­ßig tref­fen – ohne dafür dau­er­haft ein kost­spie­li­ges Büro unter­hal­ten zu müssen.

Web­cast: So tei­len Sie Wis­sen mit dem KYOCERA Work­flow Manager