DMS, KI und Co.: Diese fünf Tech­no­lo­gien prä­gen den Arbeits­platz der Zukunft

Büro­ar­beit wird zuneh­mend fle­xi­bler und mobi­ler. Vom digi­ta­len Arbeits­platz der Zukunft ist die Rede. Doch wel­che Tech­no­lo­gien haben das Poten­tial, sich dau­er­haft in den Büros zu eta­blie­ren? Wir stel­len die fünf wich­tigs­ten Tech­no­lo­gie-Trends vor, die den Arbeits­platz der Zukunft prägen.

Daten sind mitt­ler­weile in fast allen Unter­neh­men das wich­tigste Kapi­tal. Gleich­zei­tig wer­den diese Daten längst nicht umfas­send genutzt: Infor­ma­tio­nen schlum­mern immer noch in den ein­zel­nen Abtei­lun­gen und Berei­chen. Das wird und muss sich ändern, um fle­xi­bles bzw. agi­les Arbei­ten zu ermöglichen!

Tech­no­lo­gie-Trend No. 1: Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme (DMS)

Im Zuge der immer schnel­ler wach­sen­den Ver­net­zung von bis­her insel­ar­ti­gen Berei­chen in Unter­neh­men nimmt der digi­tale Work­flow daher in den kom­men­den Jah­ren immer kon­kre­tere For­men an. Dazu ist es erfor­der­lich, dass alle pro­jekt­re­le­van­ten Infor­ma­tio­nen zunächst digi­tal vor­lie­gen. Lösun­gen, die dies ermög­li­chen, sind heute bereits im Ein­satz: soge­nannte Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme (DMS).

DMS-Lösun­gen wie der KYOCERA Work­flow Mana­ger erlau­ben es, papier­ba­sierte Abläufe, wie Rech­nungs­be­ar­bei­tung, Ver­trags­ma­nage­ment oder Ver­wal­tungs­pro­zesse, digi­tal abzu­bil­den. Anders als in elek­tro­ni­schen Archi­ven, in denen nur ein PDF auf dem Unter­neh­mens-Ser­ver abge­legt wird, erlau­ben DMS das ein­fa­che Suchen und Bear­bei­ten von Infor­ma­tio­nen. Das Arbei­ten mit digi­ta­len Akten sowie work­flow­ge­stützte Pro­zesse erleich­tern die täg­li­che Arbeit und erhö­hen die Transparenz.

Dem­entspre­chend ver­wun­dert es nicht, dass laut Bit­kom immer mehr mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men die Vor­teile des elek­tro­ni­schen Doku­men­ten­ma­nage­ments erken­nen und in diese Tech­no­lo­gien investieren.

Ste­fan Rief über den Arbeits­platz der Zukunft

Tech­no­lo­gie-Trend No. 2: Selbst­ler­nende Systeme

Um dies in opti­ma­ler Form zu errei­chen, sind ler­nende Sys­teme zukünf­tig unab­ding­bar. Sie opti­mie­ren die Abläufe selbst­stän­dig und unter­stüt­zen effek­tiv bei der Klas­si­fi­zie­rung und Bewer­tung der vor­lie­gen­den Daten, bei­spiels­weise eines Projektes.

Selbst­ler­nende Sys­teme unter­stüt­zen den Men­schen bei der Aus­ar­bei­tung ähn­li­cher Auf­ga­ben und wer­den daher zukünf­tig in immer mehr Büros zu fin­den sein. Anhand der gesam­mel­ten „Erfah­run­gen“ opti­mie­ren diese Sys­teme ihre Ergeb­nisse auto­ma­tisch. Für den Mit­ar­bei­ter hat das große Vor­teile: Der Auf­wand für ein­zelne Pro­jekte wird mini­miert und Rou­ti­ne­auf­ga­ben ent­fal­len. „Die dadurch frei gewor­de­nen Res­sour­cen kön­nen Büro­ar­bei­ter dann für andere Auf­ga­ben nut­zen“, zeigt Dr. Ste­fan Rief, Lei­ter des Com­pe­tence Cen­ter Workspace Inno­va­tion am Fraun­ho­fer-Insti­tut für Arbeits­wirt­schaft und Orga­ni­sa­tion (IAO), einen wich­ti­gen Vor­teil auf.

Tech­no­lo­gie-Trend No. 3: Künst­li­che Intel­li­genz (KI)

Auch die künst­li­che Intel­li­genz wird nach Ein­schät­zung des Exper­ten in Unter­neh­men an Bedeu­tung gewin­nen. Im Büro fal­len viele Auf­ga­ben an, die zwar im Grunde nicht als tri­vial zu bezeich­nen sind. Auf­grund der Menge der zu bewer­ten­den Daten erfor­dern sie jedoch einen hohen Arbeitsaufwand.

Vor allem, wenn diese Auf­ga­ben zwar aus frü­he­ren Pro­zes­sen abge­lei­tet wer­den kön­nen, aber sich in den ein­zel­nen Para­me­tern grund­sätz­lich unter­schei­den, kön­nen KI-gestützte-Sys­teme  sehr hilf­reich sein. Im Gegen­satz zu selbst­ler­nen­den Sys­te­men ent­wi­ckelt KI eigene Stra­te­gien zur Lösung neuer Pro­blem­stel­lun­gen. Daher stel­len auch schnell wech­selnde Para­me­ter für sie kein Pro­blem dar. Basis dafür ist eine ein­ge­hende Bewer­tung aller rele­van­ten Kenn­grö­ßen einer Auf­gabe in ihrer Gesamtheit.

Tech­no­lo­gie-Trend No. 4: Digi­tale Oberflächen

Visua­li­sierte Dar­stel­lun­gen wer­den in Unter­neh­men wei­ter­hin wich­tig blei­ben, sich aber noch deut­lich ver­än­dern. Groß­for­ma­tige, digi­tale Ober­flä­chen wer­den im Büro der nahen Zukunft eine ent­schei­dende Rolle spie­len, ist sich Dr. Ste­fan Rief sicher. Der Grund: Der Mensch denkt und han­delt in vie­len Berei­chen immer noch sehr ana­log. So erfolgt zum Bei­spiel die Erfas­sung grö­ße­rer Daten­men­gen aus unter­schied­li­chen Teil­be­rei­chen im Kopf nach dem Ord­ner- und Karteikartensystem.

Ste­fan Rief: “Der Mensch nutzt Räume um Infor­ma­tio­nen zu ver­ord­nen, sprich, die Akte ist oben links im Regal oder neben dem roten Ord­ner. Diese Orte hel­fen uns, Infor­ma­tio­nen auch gedank­lich zu sor­tie­ren – des­we­gen bin ich auch über­zeugt, dass wir Daten in der „Vir­tu­el­len Rea­li­tät“ auch zukünf­tig räum­lich able­gen werden. ”

Tech­no­lo­gie-Trend No. 5: Ver­netz­ter Büroarbeitsplatz

Ein wei­te­rer wich­ti­ger Trend in den Büros der Zukunft ist einer, der sich bereits heute klar abzeich­net. Die Bedeu­tung von Ver­net­zung wird immer mehr zuneh­men, sowohl zwi­schen ein­zel­nen Unter­neh­mens­stand­or­ten, mit Kun­den oder mit Part­nern, als auch inner­halb der Büros. Der kom­mende Mobil­funk­stan­dard 5G wird diese Ent­wick­lung sicher­lich ebenso vor­an­trei­ben wie die Mög­lich­keit, per IoT (Inter­net of Things) prak­tisch alles mit­ein­an­der zu ver­bin­den und so kom­mu­ni­ka­ti­ons­fä­hig zu machen.

Ver­net­zun­gen, wie wir sie heute schon aus Büros ken­nen, wer­den künf­tig noch auf­wän­di­ger und inter­ak­ti­ver sein. Nicht nur die heute domi­nie­ren­den linea­ren Work­flows wer­den aus­ge­baut, es wer­den viel­mehr auch par­al­lele, ver­netzte Grup­pen geschaf­fen, die dyna­misch inter­agie­ren. Damit kön­nen schon in frü­hen Sta­dien von Arbeits­pro­zes­sen rele­vante Daten aus ande­ren Pro­zes­sen ein­flie­ßen und die Arbeits­er­geb­nisse im Ent­ste­hen adap­tie­ren und opti­mie­ren. Zeit­auf­wän­dige, rekur­sive Schlei­fen mit fer­ti­gen Teil­ergeb­nis­sen wer­den so weit­ge­hend vermieden.

Wei­tere Infor­ma­tio­nen fin­den Sie auch in unse­rem E‑Book „Wege ins Büro der Zukunft“. Die­ses kön­nen Sie kos­ten­frei hier her­un­ter­la­den.